Компания «НТВ-Плюс» построила комплексную информационную систему на базе решения «1С:Управление холдингом 8». Автоматизирован учет основной деятельности компании — торговли. А также отчетность, бюджетирование и казначейство, процедуры согласования, кадровый и складской учет. В ходе уточнения функциональных требований для обеспечения единой картины в учете и реализации специфических бизнес-процессов была пересмотрена архитектура системы.
НТВ‑ПЛЮС — оператор цифрового и спутникового телевидения.Основан холдингом «Медиа-Мост» в июле 1996 года. НТВ‑ПЛЮС ведет спутниковое вещание на всей территории России — от Калининграда до Курильских островов. Зрителям доступно более 340 телеканалов всех жанров на разных языках.
Цели проекта:
- Ускорить бизнес-процессы.
- Обеспечить достоверный и прозрачный управленческий учет.
Задачи проекта:
- Обеспечить прослеживаемость взаимосвязи каждой фактически совершенной оплаты с источником возникновения потребности, а также актуальность, достоверность данных и глубину аналитик.
- Автоматизировать:
- реализацию товара через агентскую сеть;
- складской и логистический учет;
- сбор фактических данных по результатам деятельности;
- сбор и расчет плановых данных;
- план-факт анализ;
- бюджетирование;
- отчетность (управленческую и регламентированную, в том числе по МСФО);
- учет бонусной системы;
- управление маркетинговыми акциями.
- Несколько информационных систем, полный автоматический обмен между которыми отсутствовал.
- Не были автоматизированы особенные бизнес-процессы, такие как управление маркетинговыми акциями и бонусная система.
- Планирование и бюджетирование велись в Microsoft Exсel.
Все эти факторы препятствовали формированию однозначной картины в учете и делали множество рутинных операций избыточно трудоемкими. Как следствие — неоднородная нормативно-справочная информация (в частности, контрагенты и номенклатура), низкий уровень достоверности и дублирование данных.
Возникла потребность не только в интеграциях, но и пересмотре архитектуры системы.
Информационная система компании построена на базе решений 1C:
- «1С:Управление торговлей».
- «1С:Управление холдингом».
- «1С:Документооборот».
- «1С:Зарплата и управление персоналом».
Архитектура системы
Торговля
Партнерская сеть на старте проекта насчитывала более 60 распределительных центров и порядка 1000 агентов. Любой покупатель может совершить покупку у любого агента, но является абонентом одной сети. Как следствие — необходим сквозной учет всей цепочки — от заказчика через агента к покупателю.
Были реализованы быстрые перемещения для случаев, когда фактически возврат товара не требуется. Например, когда центральный склад отгружает напрямую агенту товар, хранящийся в распределительном центре.
Параллельно для партнеров действуют бонусная система (Коннект Бонус) и скидки от объема продаж (линейки цен). Также применяются маркетинговые акции — реализована возможность назначать скидку на фиксированный срок и регион на отдельные части комплектов и начислять бонусные баллы абонентам.
Планирование и согласование бюджета
Для планирования-согласования бюджета используются конфигурации «1С:Управление холдингом» и «1С:Документооборот».
Согласование бюджета
Для «1С:Управление холдингом» разработаны два документа:
- «Согласование/корректировка бюджета», в котором происходит сбор информации, необходимой для формирования и согласования бюджета.
- «Планирование расчетных статей» для проведения расчетов по расчетным статьям бюджета.
Предусмотрена возможность для пользователя создавать расчетную модель выбранной статьи бюджета и задавать формулы расчета. Для хранения пользовательских формул расчета показателя используется дополнительно разработанный справочник «Настройки бюджета».
Основная часть процесса согласования и обсуждения принятия бюджета происходит в «1С:Документооборот», т.к. к данной базе имеют доступ все, кто принимает участие в формировании и согласовании бюджета. Так же за счет средств ДО можно проследить согласование по участникам процесса персонифицированно (пользователь системы).
Для согласования заявки, созданной в «1С:Управление холдингом», в «1С:Документооборот» создан документ «Согласование бюджета». По окончанию согласования заявка передается обратно в «1С:Управление холдингом».
Задействованы следующие возможности конфигурации «1С:Управление холдингом»:
- Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей:
- бухгалтерский учет;
- налоговый учет;
- бюджетирование, финансовое планирование;
- управление денежными средствами (казначейство);
- управленческий учет.
- Учет по МСФО.
- Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS):
- формирование графика поступления оплат;
- взаиморасчеты с покупателями;
- оптовая торговля.
- Различная отраслевая специфика:
- учет экспортно-импортных операций;
- учет основных средств, расчет амортизации.
- Документооборот (ECM):
- делопроизводство;
- учет и контроль исполнения поручений;
- учет договоров.
- Управление проектами и портфелями проектов:
- учет хозяйственных операций по проектам;
- анализ деятельности в разрезе проектов;
- планирование проектов.
- Управление бизнес-процессами и ИТ-процессами:
- автоматизация бизнес-процессов.
- Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками:
- учет прихода ТМЦ;
- управление отношениями с поставщиками;
- формирование графика оплаты поставщикам;
- взаиморасчеты с поставщиками.
Хронология работ по проекту
07.2016–03.2017. Внедрение типового функционала «1С:Управление торговлей» и интеграция с «Коннект бонус».
04.2017–09.2017. Внедрение типового функционала «1С:Управление холдингом» и интеграция с «1С:Управление торговлей». Перенос исторических данных из «1С:Управление производственным предприятием».
09.2017–04.2018. «1С:Управление холдингом» — переработка блока бюджетирования.
05.2018–12.2019. «1С:Управление холдингом » — переработка блока МСФО.
12.2019–07.2020. Опытно-промышленная эксплуатация системы с доработками выявленных в последствии функциональных разрывов. А также реализованы доработки в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» и обмен данными с «1С:Управление холдингом».
- В системе задействовано несколько конфигураций. Для обеспечения однозначности данных и прозрачности учета реализованы интеграции между различными программными продуктами: «1С:Документооборот», «1С:Управление торговлей», «1С:Управление холдингом», «1С:Зарплата и управление персоналом», «Коннект бонус».
- Для формирования начального набора данных и архитектуры были задействованы исторические данные из использовавшихся ранее баз данных: «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Документооборот» и «1С:Управление торговлей».
- В «1С:Управление торговлей» складской учет и документальное оформление перемещений товаров были настроены в соответствии со спецификой деятельности.
- Блоки Бюджетирования и МСФО в «1С:Управление холдингом» были переработаны под уникальные бизнес-процессы компании.
Уменьшение объемов материальных запасов
Рост оборачиваемости складских запасов
Сокращение дебиторской задолженности
Сокращение трудозатрат в подразделениях
- Исключена задвойка данных и пересортица при специфических операциях (сборка-разборка комплектов, возврат по гарантии товара, проданного в другом филиале сети и т.д.).
- Сокращены необходимые складские запасы и затраты на содержание складов и логистики, что позволило высвободить денежные средства.
- Появилась возможность более оперативно реагировать на изменение покупательского спроса, точнее планировать перемещение товара к точкам продаж.
- Исключены дополнительные трудозатраты на подготовку отчетности о продажах агентами. Автоматизирована подготовка финансовой аналитики, а также согласование бюджета и расходов.
- При закупке товара агент может оплатить часть стоимости оборудования бонусами. Движение бонусов прослеживается в торгово-складском блоке и синхронизировано с личным кабинетом агента.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях — 35%;
- ускорение получения управленческой отчетности — 300%;
- ускорение получения регламентированной отчетности — 200%;
- снижение объемов материальных запасов — 20%;
- сокращение операционных и административных расходов — 50%;
- рост оборачиваемости складских запасов — 30%;
- сокращение дебиторской задолженности — 20%.
