ФГБУ «Президентская библиотека имени Б.Н. Ельцина» построила систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Данный проект был направлен на повышение эффективности контроля процессов по обработке документов путем автоматизации функций, которые до этого выполнялись вручную (печать, согласование, внесение, правок, повторная печать, печать и сканирование подписанных документов). Одним из эффектов внедрения системы электронного документооборота стало сокращение расхода бумаги за счет использования электронного согласования, а также повышение производительности труда. Реализация данного проекта обеспечила использование ЮЗДО и позволила направлять письма в сторонние организации посредством СЭД, сокращая работы на печать, подписание, сканирование.
Президентская библиотека основана в 2007 году в Санкт-Петербурге. Является первой национальной электронной библиотекой в нашей стране. В ней организованно удаленное обслуживание пользователей по принципу работы сетевой библиотеки. Работа с ресурсами библиотеки осуществляется в электронной форме. Основными средствами доступа к фонду являются: интернет-портал (открытая часть фонда), электронный читальный зал, центры удаленного доступа в России и за рубежом — всего более 1400 центров.
Цели проекта:
- Обеспечить единое хранилище документов с соответствующими политиками безопасности доступа.
- Оперативно контролировать исполнениеедокументов.
- Сократить время согласования документов
- Снизить затраты на изготовление и копирование документов, в том числе на бумагу
- Уменьшить время, затрачиваемое различными сотрудниками на поиск документов и информации.
- Использовать юридически значимый электронный документооборот.
Для обеспечения достижения целей были поставлены следующие задачи:
- Централизовать и автоматизировать управление пользователями, ролями и правами на основе понятных формализованных бизнес-процессов.
- Анализировать регламент делопроизводства и настроить СЭД в соответствии с установленными нормативными документами в учреждении.
- Формализовать, оптимизировать и автоматизировать процессы.
- Настроить и адаптировть конфигурационное решение и интеграционные механизмы.
- Разработать дополнительную функциональность.
- Интегрировать внедряемое решение в корпоративную архитектуру учреждения.
- Обучить сотрудников работе с настроенной СЭД.
- Оказывать методическую и консультационную поддержку.
До начала внедрения «1С:Документооборот КОРП 2.1.» в учреждении использовалась СЭД, которая не позволяла в полной мере учитывать все движения документов, не отображала контрольные документы, сроки выполнения и была доступна только службе документооборота. Основные процессы по обработке документов, этапы согласования и рассмотрения проходили в бумажном виде или по электронной почте. Осуществлялся ручной контроль за исполнением поручений и контроль по исполнению важных документов.
Также предпосылками внедрения СЭД явились:
- наличие бумажного архива большого объема;
- многотиражное копирование оригинала документов для разных подразделений для исполнения документа по резолюциям руководителя;
- необходимость управления потоками работ в ручном режиме,;
- наличие территориально удаленных подразделений;
- отсутствие средств для поиска информации по документам;
- переход на безбумажный документооборот государственных ведомств, с которыми необходимо поддерживать ЭДО.
Внедрение системы электронного документооборота проходило на платформе «1С:Предприятие» на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».
Вариант работы — клиент-серверный (сервер базы данных PostgreSQL)
Пользователи работают путем подключения через тонкого клиента, а также через web.
Внедренные модули:
- Делопроизводство (входящие, исходящие, внутренние документы).
- Управление договорной деятельностью (соглашения, договоры, дополнительные соглашения, контракты и т.д).
- Управление организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения, локальные нормативные акты и др).
- Управление правовыми актами (акты о списании, акты об уничтожении, поручения руководителя и т.д).
- Управление закупочной документацией (документы по анализу рынка, проведению торгов, внесения в план финансово-хозяйственной деятельности).
- Служебные записки (о заключении договора, о возложении обязанностей, о выделении денежных средств и т.д).
- Совещания и протоколы (планы мероприятий, экспертные заключения).
- Поручения и их исполнения.
- Интеграция с информационными системами, используемыми в Учреждении (Корпоративный портал).
- Электронный архив документов: создание электронного архива в качестве целостной системы хранения электронных документов.
- Внедрение электронной подписи (юридически значимой — усиленной квалифицированной): подписание документов и файлов электронной подписью.
- Контроль исполнительской дисциплины в рамках процессов согласования, подписания и исполнения документов.
- Номенклатура дел.
Для адаптации типового решения были разработаны технические задания и доработаны следующие функциональные области:
- Реализована возможность автоматической передачи документов на электронную подпись ответственному сотруднику и автоматической регистрацией документа при подписании.
- Реализован автоматический механизм пакетного согласования документов с возможностью переноса приложенных файлов в документы, создаваемые на основании (например, документы по закупочной процедуре).
- Доработана форма карточки внутреннего документа, интерфейса задачи мне в соответствии с пожеланиями заказчика.
- Доработаны автоподстановки по запросам заказчика.
- Доработан штамп ЭП и штамп регистрационного номера.
- Настроена интеграция с внутренним порталом, с помощью которого учреждение организует и автоматизирует свою деятельность в части передачи необходимой документации, которая будет доступна любому сотруднику, даже тому, который не использует систему электронного документооборота. В частности, организована передача согласованных и подписанных документов для общего доступа, отбираемых по определенному критерию.
Одной из ключевых особенностей проекта являлось внедрение на территории заказчика на индивидуальных местах пользователей, т.к. на объекте усилен контроль безопасности, в том числе и контроль удаленного доступа. К организации построения маршрутов и потоков документов также предъявлялись требования и проводилась проверка на защиту от неправомерного доступа к информации, блокирования данных. Также учреждение выпустило обновленные регламенты и инструкции по проведению мероприятий для обеспечения безопасности данных, но и при этом, чтобы каждый сотрудник мог получить всю необходимую информацию из внедряемой СЭД.
Личное присутствие сотрудников исполнителя на территории заказчика позволило более глубоко изучить процессы и дате рекомендации по их модификации в рамках проекта автоматизации.
Проект внедрения предусматривал автоматизацию улучшенных бизнес-процессов и методов, которые привели к результативности и эффективности построения документооборота в учреждении.
При внедрении исправлены некоторые технические особенности: устаревшее оборудование, для которого потребовались специфические настройки и дополнительное ПО.
Также в учреждении существуют особенности ведения контроля, для реализации, которого понадобилась доработка по выделению контрольных процессов и документов в отдельную группу задач, а также отображение контрольных задач в общем списке задач пользователей с отличительными признаками контроля.
В рамках внедрения было предусмотрено полное погружение сотрудников в работу с СЭД, сопровождающееся разными видами технической поддержки: групповое обучение, индивидуальное обучение, отдельное обучение администраторов системы, а также проведение подготовительных, тестовых и опытно-промышленных мероприятий по проекту перед запуском и консультация пользователей на всем протяжении внедрения.
Проектосуществлялся командой внедрения, включающей специалистов различного уровня и различных направлений, руководителей проектов, методологов, программистов, аналитиков и системных администраторов. Не менее важным условием успешности проекта явилось активное участие в его реализации руководства учреждения, которое обеспечило выделение ресурсов и своевременное решение организационных вопросов. В ФГБУ «Президентская библиотека имени Б.Н. Ельцина» инициатива внедрения СЭД принадлежала руководству учреждения, которое на текущий момент активно использует СЭД в качестве юридически значимого документооборота, а также получение оперативной информации по исполнению поручений и выполнению задач в рамках документооборота.
Адаптация типового решения позволила сократить время сотрудников, на действия по выгрузке файлов из СЭД, и загрузке необходимых файлов в создаваемый на основании документ.
Настроенная интеграция с внутренним порталом позволяет организовывать и автоматизировать свою деятельность в части передачи необходимой документации, которая будет доступна любому сотруднику, даже тому, который не использует систему электронного документооборота. В частности, организована передача согласованных и подписанных документов для общего доступа, отбираемых по определенному критерию.
Сократились трудозатраты сотрудников
Данный проект был направлен на повышение эффективности контроля процессов по обработке документов путем автоматизации функций, которые до этого выполнялись вручную:
- печать, согласование,
- внесение, правок,
- повторная печать,
- сканирование подписанных документов).
Таким образом одним из эффектов внедрения системы электронного документооборота явилось сокращение расхода бумаги в среднем на 25-30% за счет использования электронного согласования и повышение производительности труда.
Реализация данного внедрения обеспечила использование ЮЗДО, позволила направлять письма в сторонние организации посредством СЭД, сокращая работы на печать, подписание, сканирование, т.е время по направлению документов сторонним организациям сократилось почти вдвое. Соответственно это также привело к оптимизации трудозатрат, снижение составило порядка 30-40%.
Также, благодаря внедрению, удалось предоставить сотрудникам возможность работы и поиска документов в рамках безопасности доступа за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации.
Одним из полученных результатов также стоит отметить оперативное реагирование сотрудников на поступающие задачи и их оперативное выполнение, что позволяет сказать о том, что цели по сокращению времени на согласование выполнены.
Контроль за исполнением документов стал более прозрачным, благодаря выполненным доработкам и настроенным рассылкам отчетов по контролю.
Значительное ускорение поиска и выборки документов позволило не отвлекать других сотрудников от работы для поиска бумажной версии документа.
Получив эффект от использования системы электронного документооборота, в перспективе планируется интеграция системы документооборота с другими установленными конфигурациями.
Сотрудники получили полный комплект инструкций и других методических материалов, которые позволяют оперативно разобраться с программой даже новому сотруднику.
