||
Краткое описание

Компания «Волгоградские межрайонные электрические сети» построила систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот». Особенностью проекта были высокие требования к информационной безопасности организации — возможность ограничения доступа сотрудников к конфиденциальной информации и предоставление доступа к документам, в зависимости от занимаемой должности. После внедрения в два раза сократилось время согласования документов. Снизилось время на постановку и контроль задач в среднем на 50%. Уменьшилось время на подготовку отчетов.

АО «ВМЭС»
Заказчик

Акционерное общество «Волгоградские межрайонные электрические сети», сокращённое наименование — АО «ВМЭС», является дочерней структурой Россети и осуществляет деятельность по распределению электроэнергии. Компания обслуживает территорию площадью 859,353 кв. км. Среднесписочная численность персонала АО «ВМЭС» составляет 611 человек.

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  • автоматизировать документооборот в компании. 
  • оптимизировать рабочее время сотрудников — сократить время на поиск документов, на ожидание действий руководителя, перемещение документов из кабинета в кабинет;
  • повысить информационную безопасность организации — обеспечить возможность ограничения доступа сотрудников к конфиденциальной информации,а  также предоставление доступа к документам согласно занимаемой должности и решаемым функциональным задачам.

Задача проекта: автоматизировать следующие функции: 

  • прием и работу с входящими письмами для вышестоящих организаций, по производственным вопросам, по вопросам сбыта, по вопросам технологического присоединения;
  • прием и работу с обращениями и жалобами граждан;
  • работу с исходящими письмами;
  • работу с внутренними документами: служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, поручения;
  • весь цикл работ по учету договоров, дополнительных соглашений, протоколов согласования / разногласий, включая сложные процессы согласования и контроль;
  • контроль за исполнением документов;
  • взаимодействие сотрудников;
  • контроль и анализ исполнительской дисциплины.
2
Ситуация до старта проекта

До старта проекта в компании использовали систему электронного документооборота импортного разработчика. Сложная организация документооборота, малое количество автоматизированных рабочих мест, непростая интеграция с системой документооборота головной компании — все это привело к решению о внедрении «1С:Документооборот».

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот»

Автоматизированы следующие функции:

  1. Делопроизводство:
  • прием и работа с входящими письмами для вышестоящих организаций, по производственным вопросам, по вопросам сбыта, по вопросам технологического присоединения;
  • прием и работа с обращениями и жалобами граждан;
  • работа с исходящими письмами;
  • работа с внутренними документами: служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, поручения;
  1. Весь цикл работ по учету договоров, дополнительных соглашений, протоколов согласования / разногласий, включая сложные процессы согласования и контроль.
  2. Учет и хранение документов.
  3. Ведение номенклатуры дел.
  4. Учет и контроль за исполнением документов.

Масштаб проекта:

  • 245 рабочих мест,
  • 611 сотрудников.

Вариант работы клиент-серверный.

4
Особенности и уникальность проекта

АО «ВМЭС» является дочерней структурой ПАО «Россети». Поэтому важно было организовать коллективную работу — дать возможность объединять в единую систему сотрудников, находящихся в разных городах. И в дальнейшем масштабировать систему на другие дочерние структуры.

Необходимо было сократить время на поиск документов, на ожидание действий руководителя, перемещение документов из кабинета в кабинет.

Предъявлялись высокие требования к информационной безопасности организации — возможность ограничения доступа сотрудников к конфиденциальной информации и предоставление доступа к документам, согласно занимаемой должности и решаемым функциональным задачам.

Нужно было снизить влияние человеческого фактора — возможность исключить из лексикона сотрудников такие слова как «не видел» / «не получил» / «забыл», снизить нагрузку сотрудников различных подразделений, контролировать исполнение регламентов и получить эффективную систему управления.

5
Результаты проекта

Сократилось время согласования документов

х2

Снизилось время на постановку и контроль задач

50%

Уменьшилось время на подготовку отчетов

50%

Повысилась исполнительская дисциплина

50%

Система электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 8. КОРП» позволила автоматизировать важные бизнес-процессы, определила сценарии работы пользователей служб. Документы систематизированы, легко найти нужный, понять, на каком этапе исполнения находится каждый процесс, кто является ответственным. Организован оперативный доступ сотрудников в части имеющихся полномочий к необходимой информации по документам компании.

Проведено обучение пользователей, созданы видеоинструкции, по которым можно легко подключить к работе в системе документооборота сотрудников других отделов и служб.

Результаты в количественных показателях:

  1. Ноль потерянных документов и скан-копий.
  2. Сократилось время согласования документов в два раза.
  3. Снизилось время на постановку и контроль задач (в среднем на 50%).
  4. Уменьшилось время на подготовку отчетов (до 50% времени).
  5. Повысилась исполнительская дисциплина за счет четкого контроля сроков исполнения (по оценке руководителей служб до 50%).
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
245
Отрасль
Энергетика
Айлант
Июнь 2019 —
Южный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
18 Сентября 2020
Выпуск продукта «1С:Интеграция КОРП» в формате электронной поставки, снятие с продаж и изменение поддержки продукта «1С:Интеграция 8»

Программный продукт «1С:Интеграция КОРП» применяется для обмена данными между различными системами в виде канонической модели данных.

16 Сентября 2020
1С:Предприятие 8. Планово-финансовое управление для государственных учреждений КОРП

Программный продукт «1С:ПФУ ГУ КОРП», редакция 1.5 представляет собой комплексную систему планирования и управления обязательствами государственных учреждений.