Компания «Волгоградские межрайонные электрические сети» построила систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот». Особенностью проекта были высокие требования к информационной безопасности организации — возможность ограничения доступа сотрудников к конфиденциальной информации и предоставление доступа к документам, в зависимости от занимаемой должности. После внедрения в два раза сократилось время согласования документов. Снизилось время на постановку и контроль задач в среднем на 50%. Уменьшилось время на подготовку отчетов.
Акционерное общество «Волгоградские межрайонные электрические сети», сокращённое наименование — АО «ВМЭС», является дочерней структурой Россети и осуществляет деятельность по распределению электроэнергии. Компания обслуживает территорию площадью 859,353 кв. км. Среднесписочная численность персонала АО «ВМЭС» составляет 611 человек.
Цели проекта:
- автоматизировать документооборот в компании.
- оптимизировать рабочее время сотрудников — сократить время на поиск документов, на ожидание действий руководителя, перемещение документов из кабинета в кабинет;
- повысить информационную безопасность организации — обеспечить возможность ограничения доступа сотрудников к конфиденциальной информации,а также предоставление доступа к документам согласно занимаемой должности и решаемым функциональным задачам.
Задача проекта: автоматизировать следующие функции:
- прием и работу с входящими письмами для вышестоящих организаций, по производственным вопросам, по вопросам сбыта, по вопросам технологического присоединения;
- прием и работу с обращениями и жалобами граждан;
- работу с исходящими письмами;
- работу с внутренними документами: служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, поручения;
- весь цикл работ по учету договоров, дополнительных соглашений, протоколов согласования / разногласий, включая сложные процессы согласования и контроль;
- контроль за исполнением документов;
- взаимодействие сотрудников;
- контроль и анализ исполнительской дисциплины.
До старта проекта в компании использовали систему электронного документооборота импортного разработчика. Сложная организация документооборота, малое количество автоматизированных рабочих мест, непростая интеграция с системой документооборота головной компании — все это привело к решению о внедрении «1С:Документооборот».
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот»
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство:
- прием и работа с входящими письмами для вышестоящих организаций, по производственным вопросам, по вопросам сбыта, по вопросам технологического присоединения;
- прием и работа с обращениями и жалобами граждан;
- работа с исходящими письмами;
- работа с внутренними документами: служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, поручения;
- Весь цикл работ по учету договоров, дополнительных соглашений, протоколов согласования / разногласий, включая сложные процессы согласования и контроль.
- Учет и хранение документов.
- Ведение номенклатуры дел.
- Учет и контроль за исполнением документов.
Масштаб проекта:
- 245 рабочих мест,
- 611 сотрудников.
Вариант работы клиент-серверный.
АО «ВМЭС» является дочерней структурой ПАО «Россети». Поэтому важно было организовать коллективную работу — дать возможность объединять в единую систему сотрудников, находящихся в разных городах. И в дальнейшем масштабировать систему на другие дочерние структуры.
Необходимо было сократить время на поиск документов, на ожидание действий руководителя, перемещение документов из кабинета в кабинет.
Предъявлялись высокие требования к информационной безопасности организации — возможность ограничения доступа сотрудников к конфиденциальной информации и предоставление доступа к документам, согласно занимаемой должности и решаемым функциональным задачам.
Нужно было снизить влияние человеческого фактора — возможность исключить из лексикона сотрудников такие слова как «не видел» / «не получил» / «забыл», снизить нагрузку сотрудников различных подразделений, контролировать исполнение регламентов и получить эффективную систему управления.
Сократилось время согласования документов
Снизилось время на постановку и контроль задач
Уменьшилось время на подготовку отчетов
Повысилась исполнительская дисциплина
Система электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 8. КОРП» позволила автоматизировать важные бизнес-процессы, определила сценарии работы пользователей служб. Документы систематизированы, легко найти нужный, понять, на каком этапе исполнения находится каждый процесс, кто является ответственным. Организован оперативный доступ сотрудников в части имеющихся полномочий к необходимой информации по документам компании.
Проведено обучение пользователей, созданы видеоинструкции, по которым можно легко подключить к работе в системе документооборота сотрудников других отделов и служб.
Результаты в количественных показателях:
- Ноль потерянных документов и скан-копий.
- Сократилось время согласования документов в два раза.
- Снизилось время на постановку и контроль задач (в среднем на 50%).
- Уменьшилось время на подготовку отчетов (до 50% времени).
- Повысилась исполнительская дисциплина за счет четкого контроля сроков исполнения (по оценке руководителей служб до 50%).
