Фонд «Сколково» построил автоматизированную систему документооборота, учета задач и поручений на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП, редакция 2.1». Основной особенностью проекта стали доработки, связанные с использованием электронной подписи в системе, а также автоматизация «горизонтального» документооборота, то есть документооборота между дочерними обществами фонда «Сколково». В результате проекта удалось снизить трудозатраты на поиск необходимой документации, автоматизировать деятельность, связанную с подписанием документов электронной подписью, автоматизировать блок учета задач и поручений, а также повысить качество контроля исполнения данных поручений.
Фонд «Сколково» — некоммерческая организация, созданная в 2010 году по инициативе Президента РФ в целях поддержки и развития инновационного предпринимательства, реализации передовых научных исследований, создания успешных высокотехнологичных компаний на глобальном рынке. Миссия Фонда — создание благоприятной среды для развития предпринимательства и исследований в таких областях, как энергоэффективность и энергосбережение, ядерные, космические, биомедицинские, стратегические компьютерные технологии и программное обеспечение.
В рамках мероприятий по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов Фонда и его дочерних обществ было принято решение о создании высокопроизводительной системы электронного документооборота, позволяющей автоматизировать все существующие процессы документационного обеспечения в соответствии с государственными стандартами и внутренними регламентами организации, а также обладающей гибкими настройками прав доступа для разделения полномочий между подразделениями Фонда и его дочерними обществами.
Основными целями создания Центрального документооборота Фонда (ЦДФ) являлись:
- масштабирование системы электронного документооборота на дочерние общества Фонда;
- организация эффективного управления документопотоками на предприятии;
- минимизация бумажного документооборота;
- оптимизация трудозатрат сотрудников на формирование отчетности;
- повышение операционной производительности персонала;
- пповышение прозрачности бизнес-процессов для принятия управленческих решений.
Для достижения поставленных целей требовалось решить следующие задачи:
- автоматизация блока внутреннего документооборота;
- автоматизация блока входящего и исходящего документооборот (в т.ч. «горизонтального» документооборота);
- адаптация механизмов подписания документов простой и квалифицированной электронной подписью;
- автоматизация основных бизнес-процессов организации (согласование, исполнение, рассмотрение и т.д.), в т.ч. согласование по почте.
Фонд «Сколково» обладает большим количеством внутренней, входящей и исходящей документации. Для поддержания необходимого уровня качества внутреннего и внешнего документооборота в Фонде «Сколково» до внедрения программного продукта «1С:Документооборот» была внедрена система электронного документооборота стороннего производителя. В результате комплекса проведенных работ по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов сотрудники Фонда обнаружили проблемы, связанные с владением текущей системой ЭДО:
- сложность масштабирования используемой системы электронного документооборота;
- высокая стоимость владения системы электронного документооборота стороннего производителя;
- отсутствие возможности адаптировать информационную систему силами штатных специалистов.
На момент принятия решения о внедрении новой системы электронного документооборота в Фонде существовало развитое информационное пространство «1С», а в компании подрядчика «1С:ВДГБ» и непосредственно в штате Фонда «Сколково» имелись высококвалифицированные специалисты в области автоматизации документооборота на базе программных продуктов «1С». Сотрудники департамента информационных систем и сервисов приняли решение о внедрении информационной системы «1С:Документооборот 2.1 КОРП».
В ходе проекта требовалось создать информационную систему, легко адаптирующуюся к новым бизнес-процессам и требованиям к функциональности и интерфейсу системы.
Для решения вопросов оперативного изменения карточки документа в зависимости от ее вида была создана функциональность настроек отображения элементов формы, для подписания документов квалифицированной и простой электронной подписью — настройки и модули, отвечающие за получение документов, подписанных необходимым видом подписи в зависимости от вида документа, а для адаптации процесса согласования к внутренним процессам компании — отдельный бизнес-процесс.
Оперативное оповещение пользователей о новых задачах было реализованы с помощью типового механизма уведомлений, а чтобы пользователь мог быстро сориентироваться в вопросе письма, не заходя в информационную базу, произведены доработки по отображению в теле письма различных параметров документа, в т.ч. истории по документу.
Для обеспечения доступа всех пользователей к информационной системе была построена инфраструктура, при которой пользователи офиса подключаются к системе ЭДО посредством локальной сети, а удалённые пользователи подключаются посредством веб-браузера.
В ходе проекта к системе было подключено 200 активных пользователей, и их количество неизменно растет. Фонд «Сколково» планирует продолжить подключать свои дочерние общества к системе Центрального документооборота Фонда, развивая и поддерживая ее за счет универсально созданного решения.
Схема архитектуры системы
Реализация проекта по созданию информационной системы «Цифровой документооборот Фонда» выполнялась по методологии «1С:Технология Быстрого Результата». Весь планируемый к разработке и внедрению функционал был разбит на 10 функциональных блоков. Каждый из блоков проходил полный цикл фазы внедрения: детализация требований, разработка и тестирование, обучение и документирование, ввод в эксплуатацию и сопровождение. Благодаря итеративной разработке продукта и активному участию в проекте специалистов и руководства Фонда «Сколково» удалось не только успешно завершить внедрение СЭД, но и приступить к работе в информационной системе спустя 2 месяца после старта проекта.
Ключевая особенность СЭД «Центральный документооборот Фонда» (ЦДФ) – уникальная архитектура системы, сочетающая в себе типовые возможности программного продукта «1С:Документооборот» и доработки, необходимые для автоматизации бизнес-процессов Фонда.
В ходе внедрения программного продукта была автоматизирована работа с внутренней, входящей и исходящей документацией, проведена адаптация процессов согласования, рассмотрения и исполнения, а также настроена система разделения прав доступа среди десятков подразделений Фонда и его дочерних обществ.
Для достижения основных целей проекта был внедрен функционал использования квалифицированной электронной подписи (КЭП) и простой электронной подписи (ПЭП). Подписание документов с помощью электронной подписи позволило автоматизировать получение юридически значимых документов согласно государственным стандартам за счет одной кнопки «Подписать ЭП»: при нажатии на кнопку документу автоматически присваиваются рег.номер и дата, а в шаблон документа, конвертирующийся в формат pdf, проставляется штамп электронной подписи.
Другой серьезной особенностью разработанной системы стала реализация блока «Горизонтальный документооборот», автоматизирующая обмен входящими и исходящими документами между дочерними обществами Фонда. При отправке исходящего документа дочернему обществу система автоматически создает «зеркальный» входящий документ и запускает процесс рассмотрения для получателя документа, а после получения ответа от дочернего общества система вновь создает «зеркальный» документ и автоматически связывает всю цепочку сообщений в переписке.
Благодаря широким возможностям типового решения и грамотно построенной архитектуре в части адаптации интерфейса, разграничении прав доступа, механизмов обогащения карточек документов, настроек автоматизации бизнес-процессов и функциональности подписания квалифицированной и простой электронной подписью в системе ЦДФ можно будет легко внедрять новые и оптимизировать существующие процессы внутреннего и внешнего документооборота Фонда и его дочерних обществ.
Уменьшилось время, затрачиваемое руководителями на постановку и контроль задач
Сократилось время на подготовку отчетов
Высокопроизводительная система на базе «1С:Документооборот» помогла Фонду «Сколково» масштабировать успех автоматизации внутреннего и внешнего документооборота и подключить к системе ЦДФ дочерние общества, повысив эффективность управления и снизив операционные затраты.
Артем Миллер, заместитель руководителя Департамента информационных систем и сервисов Фонда «Сколково»
«Построение системы Центрального документооборота Фонда с фокусом на адаптацию типового решения и поддержание государственных стандартов в сочетании с отраслевой спецификой имело для организации важное стратегическое значение. Мы объединили решение 1С, технологии автоматизации и электронного документооборота, чтобы достичь необходимой эффективности. Фонд «Сколково» стремительно развивается, поэтому мы заложили потенциал развития и способность к масштабированию. Теперь у сотрудников компании есть удобный и понятный инструмент для решения самых разных и сложных задач по учету внутренней, входящей и исходящей документации, а также для контроля ключевых и вспомогательных бизнес-процессов Фонда».
В результате внедрения СЭД на базе «1С:Документооборот» удалось сократить бумажный документооборот на 30%, снизить трудозатраты по обработке документов на 25%, значительно сократить сроки согласования документов и повысить уровень контроля исполнения задач и поручений.
