Компании «ФортеИнвест» для повышения эффективности работы сотрудников, обеспечения сохранности и удобства передачи документов, потребовалась система электронного документооборота. В итоге классический документооборот компании полностью автоматизирован на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Это позволило оптимизировать процесс обработки документации и повысить исполнительскую дисциплину. Кроме того новая система электронного документооборота позволила автоматизировать процессы взаимодействия сотрудников, оптимизировать процесс обработки финансовой документации и способствовало повышению контроля исполнительской дисциплины.
АО «ФортеИнвест» (JSC «ForteInvest») основана в феврале 2011 года. Компания занимается добычей и переработкой нефтяного сырья, а также реализацией нефтепродуктов. Поставляет широкий спектр нефтепродуктов как на российский рынок, так и в страны ближнего и дальнего зарубежья. Владеет тремя добывающими активами. Предприятия работают на 7 месторождениях Оренбургской области.
Цели проекта:
- внедрение системы электронного документа для автоматизации классического документооборота компании;
- оптимизация и повышение эффективности деятельности компании в части обработки документации.
Задачи проекта:
- автоматизация процессов взаимодействия сотрудников;
- повышение контроля исполнительской дисциплины;
- оптимизация процессов обработки финансовой документации.
До старта проекта документооборот АО «ФортеИнвест» был полностью бумажным. Сотрудники согласовывали договоры и прочую документацию в печатном виде. Информация и проекты документов передавались по электронной почте. Система электронного документооборота должна была заменить достаточно крупный (из-за количества активов акционерного общества) классический документооборот.
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Архитектура системы является централизованной, т.е. серверная часть системы располагается только в центральном офисе компании. Для доступа территориально удаленных пользователей может использоваться интернет и другие каналы связи, организуемые заказчиком.
Интеграция «1С:Документооборот» с другими системами заказчика включена в следующих границах:
- синхронизация справочников НСИ с системой «1С:Бухгалтерия 2.0» (в соответствии с границами модуля «Настройка НСИ»).
- бесшовная интеграция с системой «1С:Бухгалтерия 2.0». В «1С:Бухгалтерия 2.0» добавлен модуль бесшовной интеграции с «1С:Документооборот». Настроена возможность просмотра из «1С:Бухгалтерии 2.0» карточки документа «1С:Документооборот» и приложенных файлов по видам документов: ПТУ, РТУ, счет-фактура, счет, договор.
Автоматизировано 200 рабочих мест.
Схема архитектуры системы
Проект заключался в полном переводе объемного классического документооборота в электронный документооборот для крупного акционерного общества, в который входит несколько добывающих и нефтеперерабатывающих активов. Другими словами, внедрение проводилось в компании, которая занимается сложной многоплановой деятельностью на всех стадиях добычи и производства: добыча нефти, ее переработка добытой нефти в нефтепродукты и продажа нефтепродуктов. Разноплановость внутренних процессов требовала особенно тщательного планирования внедрения и его осуществления.
В результате проекта классический документооборот заменен на электронный. Это повысило скорость согласования документов, их сохранность. Кроме того новая система электронного документооборота позволила автоматизировать процессы взаимодействия сотрудников, оптимизировать процесс обработки финансовой документации и способствовало повышению контроля исполнительской дисциплины.
