Книжное издательство «МОЗАИКА-СИНТЕЗ» построило комплексную информационную систему управления предприятием на базе решения «1С:ERP Управление предприятием». Новая система интегрирована с «1С:Документооборотом», «1С:WMS Логистика. Управление складом» и другими информационными системами, а также с интернет-магазином издательства, сторонними интернет-магазинами и сайтами маркетплейсов. Унифицирована нормативно-справочная информация. Оптимизирована работа с входящими заказами, организована адресная работа с каждым клиентом, улучшились скорость и качество обслуживания. В результате обработка заказов ускорилась на 30%, усилен контроль за их прохождением по технологической цепочке. На 20% сокращено время согласования заявок на расходование денежных средств. Взаимодействие с маркетплейсами и интернет-магазинами существенно упростилось, издательство смогло расширить свою деятельность в сфере онлайн-торговли.
«МОЗАИКА-СИНТЕЗ» — ведущее российское издательство в области дошкольного воспитания и образования. Уже более 25 лет книги издательства знают и любят дети, их родители, а также педагоги в России и за рубежом. В настоящее время «МОЗАИКА-СИНТЕЗ» ежегодно выпускает более 300 изданий общим тиражом, превышающим 11 миллионов экземпляров. В структуре компании функционируют несколько ключевых отделов: издательский отдел, коммерческий отдел, интернет-магазин, 7 магазинов розничной торговли, отдел логистики с собственным автопарком. Общая производственная и складская площадь составляет 6,5 тысяч кв. м.
Цель проекта: построить комплексную информационную систему управления предприятием в рамках единого программного продукта «1С:ERP Управление предприятием», которая позволит:
- увеличить объем продаж при сохранении персонала предприятия в текущей численности;
- повысить качество и достоверность управленческой отчетности;
- внеедрить эффективную систему управления денежными средствами;
- обеспечить возможности для дальнейшего масштабирования ИТ-структуры и развития бизнеса;
- повысить эффективность работы коммерческих и логистических служб;
- улучшить качество обслуживания клиентов;
- снизить затраты на технологическое сопровождение информационных систем предприятия.
Задачи проекта:
- Унифицировать и централизовать НСИ предприятия.
- Организовать адресную работу с каждым клиентом, включая клиентов интернет-магазинов.
- Повысить качество обработки и количества обрабатываемых заказов клиентов.
- Усилить контроль за прохождением заказов клиентов по технологической цепочке.
- Расширить каналы сбыта (маркетплейсы, интернет-магазины и пр.).
Ежедневно издательство может получать от 200 до 600 заказов в день, которые нужно оперативно обработать, зарезервировать, собрать на складе и отправить клиентам. В подобной ситуации важны внимательность менеджеров, наличие корректных остатков на складе, которые резервируются под конкретного клиента, слаженная работа отдела логистики, который организует транспортировку продукции, оперативная работа склада, который отвечает за сбор заказа и корректную печать документов. Малейший сбой в такой сложной системе чреват потерей лояльности клиентов и финансовыми рисками за срыв сроков поставок и неверно оформленной документацией. Работа розничных магазинов также осуществляется непрерывно с раннего утра до позднего вечера, что требует от системы высокой степени стабильности и оперативности учета в части складских остатков и денежных средств.
Ранее для управления работой подразделений применялись разрозненные информационные системы для разных направлений бизнеса, соединенных между собой нетиповыми обменами. В ассортименте компании более 75 000 наименований продукции. При этом нормативно-справочная информация не была унифицирована, так как учет велся параллельно в разных системах. Было сложно оперативно обрабатывать заказы клиентов, формировать заказы поставщикам, анализировать динамику закупок и продаж. По этой же причине не было возможности оперативно контролировать и управлять остатками на складе, так как учет велся параллельно в разных базах.
Предприятию стала необходима информационная система, которая позволила бы объединить и синхронизировать работу всех подразделений, повысить эффективность работы коммерческих и логистических служб, улучшить качество обслуживания клиентов.
Комплексная информационная система управления предприятием построена на базе решения «1С:ERP Управление предприятием», клиент-серверный вариант.
Система интегрирована со множеством других вспомогательных систем бизнеса: «1С:WMS Логистика. Управление складом», «1С:CRM», «1С:Документооборот», системы приема заказов от партнеров, три интернет-магазина (загрузка заказов), Почта России, счетчики посетителей в розничных магазинах, загрузка заказов из Microsoft Excel и пр.
В ходе внедрения были автоматизированы следующие функциональные блоки программы «1С:ERP Управление Предприятием 2»:
- Учет денежных средств, в том числе учет и согласование заявок на расходование денежных средств.
- Управление продажами.
- Управление закупками.
- Управление запасами и работа на складах.
- Управление доставкой.
- Кадровый учет и расчет заработной платы.
- Управление затратами и расчет себестоимости.
- Бухгалтерский и налоговый учет.
- CRM и взаимоотношения с клиентами, в том числе интеграция с ip-телефонией.
- Управленческая и регламентированная отчетность.
Схема аритектуры системы
Количество автоматизированных рабочих мест — 100.
- Высокий уровень управляемости проектом внедрения за счет широкого использования проектной технологии. Сроки и бюджет проекта практически не отличались от изначально запланированных (отклонение по бюджету составило 10%). Все цели и задачи проекта были полностью задокументированы в Уставе, что позволило в финале провести объективный анализ успешности проекта. На всем протяжении проекта руководители проекта вели мониторинг прогресса выполнения задач и контроль сроков исполнения этапов плана-графика, что позволяло своевременно купировать возникающие инциденты и не допускать отклонения от ключевых задач внедрения.
- Запуск точно в срок без дублирования информации в исторических системах. Все подразделения компании начали работу в «1С:ERP Управление предприятием» с 01.01.2019 без дублирования данных в исторических системах. Оперативная приемка и отгрузка заказов клиентов велась без сбоев в рабочем режиме.
- Широкий IT-ландшафт проекта. Внедряемая система была интегрирована со множеством других вспомогательных систем бизнеса: «1С:WMS Логистика. Управление складом», «1С:CRM», «1С:Документооборот», системы приема заказов от партнеров, три интернет-магазина (загрузка заказов), Почта России, счетчики посетителей в розничных магазинах, загрузка заказов из MS Excel и пр.
- Высокий уровень документации и передачи знаний по поддержке. Учет всех доработок системы полностью велся и согласовывался в «1С:Система проектирования прикладных решений», включая постановку задач и их техническое описание. Это позволило полностью исключить из проекта бумажную документацию, обеспечить удобный и быстрый механизм поиска, а также обеспечить высокий уровень качества настроек и доработок системы. Система стала «отчуждаемой» от исполнителя и в любой момент может быть передана на поддержку и развитие любой команде поддержке с соответствующей квалификацией и с коротким периодом погружения в специфику ее работы.
Качественные результаты проекта:
- Решение «1C:ERP Управление предприятием» стало ядром корпоративной системы предприятия. В единую систему управления компанией интегрированы ранее разрозненные информационные базы, а также все вспомогательные информационные системы. Пользователям больше не приходится дублировать и сверять данные в нескольких программах, полностью исключены расхождения данных. Повысилась дисциплина и осознанность сотрудников при внесении с систему хозяйственных операций, так как теперь все предприятие работает в единой системе.
- Руководство компании отмечает значительное усовершенствование инструментов получения управленческой отчетности по сравнению с предыдущей системой учета. Теперь в системе доступны детализированные отчеты о движении денежных средств, доходах и расходах предприятия, рентабельности продаж, в том числе, в разрезе направлений деятельности и др. Это помогает лучше контролировать работу предприятия и своевременно принимать решения для повышения эффективности бизнеса.
- Повысилось качество анализа продаж наборов. Ранее для реализации группы книг одной тематики сетевым магазинам использовали отдельное собирательное наименование продукции (микс). Для анализа продаж такой подход был крайне непродуктивен, так как в итоге не давал представления о конкретных позициях проданных книг, входящих в состав микса. Соответственно, нельзя было делать выводы, какие именно книги и где лучше продаются, спрогнозировать спрос, спланировать производство составляющих миксов и сборку миксов. В процессе внедрения данный подход был пересмотрен и использован типовой функционал системы «1С:ERP Управление предприятием», основанный на наборах номенклатуры. В результате теперь в анализе продаж фигурируют реальные данные по реализованным книгам по каждой конкретной позиции, входящей в состав миксов. Это дает возможность более четко планировать работу с торговыми сетями и прогнозировать спрос на конкретные позиции книг и миксы. Использование данных возможностей системы «1С:ERP Управление предприятием» также позволило повысить точность планирования производства в соответствие с реальными потребностями продаж и бизнеса.
- Усилился контроль за прохождением заказов клиентов по технологической цепочке. Задача своевременной отгрузки заказов клиенту в компании имеет ключевое значение. В ряде случаев договорами клиентов предусмотрены значительные штрафные санкции за несвоевременную доставку заказа. В результате внедрения в системе «1С:ERP Управление предприятием» в режиме реального времени доступна информация о текущем состоянии заказов клиентов. Разработана специальная система статусов заказов, которая интегрирована и плотно взаимодействует со складской системой «1С:WMS Логистика. Управление складом». При каждом изменении статуса заказа (сборка, передача в доставку, установка даты доставки и пр.) информация оперативно передается в систему «1С:ERP Управление предприятием». Менеджер теперь может в любое время проверить статус каждого конкретного заказа и дать клиенту исчерпывающую информацию о его выполнении: на какой стадии заказ находится в данный момент времени, когда планируется отгрузка и поставка.
- Появилась возможности вести заказы клиентов интернет-магазина в разрезе каждого физического лица. Ранее в исторической системе в части интернет-магазинов не поддерживался учет в разрезе клиентов, эта детализация велась во внешней информационной системе. Это не позволяло оценить перспективы продаж в рамках каждого клиента, и адресно работать по каждому клиенту, расширяя его потенциал и увеличивая тем самым продажи. Благодаря техническому потенциалу «1С:ERP Управление предприятием» стало возможным реализовать универсальное интеграционное решение, которое позволяет обмениваться заказами между сайтами и «1С:ERP Управление предприятием» не агрегированно, а в разрезе конкретных клиентов. Как следствие, за счет анализа активностей клиента в «одном окне» менеджер может оперативно понимать, какие интересы у клиента; на что сделать упор по взаимодействии с клиентом, чтобы потенциально повысить по нему продажи.
- Расширилось взаимодействие с торговыми площадками (маркетплейсами). Каждый из маркетплейсов, как и большинство клиентов, реализует свои стандарты обменов с поставщиками, под которые компании необходимо оперативно подстраиваться. В процессе внедрения маркетплейсы были включены в обмен заказами между сайтами и «1С:ERP Управление предприятием» наравне с остальными клиентами. Было разработано специальное рабочее место, которое позволило автоматизированно разносить платежи на заказы, отражать расходы по комиссии маркетплейса, проводить взаимозачеты встречных обязательств. Ранее только на отражение операций в старой системе по одной торговой площадке уходило 3 дня в месяц. В итоге была полностью снята нагрузка с бухгалтерии по разноске соответствующих операций маркетплейсов. Данное решение является универсальным и позволяет оперативно подключать к процессам новые марктеплейсы, тем самым увеличивая каналы сбыта без подключения дополнительных человеческих ресурсов.
- Реализована интеграция с платежными системами на уровне элементарных транзакций. Ранее бухгалтерская служба предприятия вручную разносила в системе порядка 100 эквайринговых операций по всем направлениям деятельности компании. В процессе внедрения был налажен обмен эквайринговыми операциями между «1С:ERP Управление предприятием» и платежными системами (Сбербанк, Яндекс). При оплате клиентом заказа информация об оплате сразу же попадает в «1С:ERP Управление предприятием», отражается во всех учетах и становится доступной для анализа соответствующими службами компании. С бухгалтерии полностью снята нагрузка по разноске платежей от платежных систем на клиентов: платежные поручения от клиентов грузятся автоматически с помощь типового решения «Загрузка выписки банка». В части решения обмена платежами между платежными системами достигнута требуемая для бизнеса масштабируемость, что позволяет, в случае открытия компанией новых направлений, моментально транслировать данное решение на другие бизнесы.
- Реализован механизм печати отгрузочных документов. К сожалению, не все клиенты работают по стандартным печатным формам, ряд клиентов используют свои модифицированные унифицированные формы документов. Форматы клиентских документов и сроки их предоставления в большинстве случаев оговариваются договором с клиентами. Несоблюдение этих условий приводит к отказам клиентов принимать отгрузки и рождает для компании дополнительные издержки. К указанным проблемам добавляется повышенная нагрузка на склад, поскольку печать форм индивидуальных для клиентов форматов надо печатать непосредственно перед отгрузкой. В процессе внедрения был разработан функционал, позволяющий объединять клиентские формы документов в комплекты с указанием для каждой формы количества для печати, назначать соответствующие комплекты непосредственно конкретным клиентам в целях повышения гарантии того, что для клиента будет распечатана форма именно того формата, который указан в договоре. Для склада был разработан специальный механизм печати, который позволяет вывести на печать документы для отгрузки клиенту согласно его индивидуальному комплекту документов, а также сохранить весь комплект документов в любом формате для последующей отправки его клиенту по электронной почте.
Количественные результаты проекта:
- Согласование заявок на расходование денежных средств ускорилось на 20%. Ранее счета на оплату предоставлялись на подпись директору в бумажном варианте или посредством электронной почты. Сейчас в системе все заявки поступают в специальное рабочее место «Согласование заявок на расходование денежных средств» в едином формате. Теперь руководство видит все документы в режиме одного окна. Такой процесс ускоряет утверждение таких документов, повышает оперативность исходящих платежей и значительно экономит время генерального директора. В целом, согласование заявок на расходование денежных средств ускорилось на 20% по сравнению с предыдущей системой.
- На 30% ускорилась обработка заказов от клиентов. От клиентов потенциально могут поступать заказы в любом формате и по любым согласованным с клиентом каналам связи. Задача менеджера — в течение двух часов обеспечить заказ товарами и передать в отгрузку. Помимо существующих клиентов, с которыми у компании уже отлажено взаимодействие, появляются новые клиенты со своими форматами обмена данными, которые надо оперативно адаптировать под загрузку заказов в «1С:ERP. Управление предприятием» В условиях повсеместного спада продаж компания вынуждена реагировать на такие вызовы и подстраиваться практически под каждого клиента. В процессе внедрения было создано рабочее место универсальной загрузки заказов в систему, позволяющее загружать заказы от клиентов в любом формате, управлять датами отгрузки этих заказов, а также управлять групповым обеспечением заказов (распределять по заказам резервы и свободные остатки). Сейчас менеджеры обрабатывают до 500 заказов в день с перспективой расширения количества заказов до 30% (в пиковые нагрузки). Ранее для обеспечения пиковых нагрузок в помощь менеджерам приходилось привлекать дополнительный персонал. В результате использования рабочего места загрузки заказов такая необходимость отпала.
- Сотрудники отдела закупок тратят на 20% меньше времени на заполнение данных по закупаемой продукции. В рамках проекта разработан многофункциональный механизм загрузки и создания в системе новых позиций товаров и прайсов для них. Загрузка возможна из файлов разных форматов и разных объемов, и позволяет создать позиции номенклатуры со всеми необходимыми реквизитами и доп. свойствами, а также сразу внести в систему закупочные и продажные цены (прайсы на продукцию). Теперь сотрудники отдела закупок могут сосредоточиться на расширении контактов с потенциальными поставщиками, улучшении закупочных условий, улучшении качества планирования закупок, а не на операторской работе, как это было ранее.
