Информационное агентство ТАСС построило систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот». Внедрение единой СЭД позволило организовать и автоматизировать работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла. Это помогло агентству улучшить эффективность работы с документами, сократить затраты на бумажный документооборот и повысить уровень контроля и безопасности информации.
ТАСС — ведущее государственное информационное агентство России. Имеет региональные информационные центры в Санкт-Петербурге, Новосибирске и Екатеринбурге, десятки корпунктов в регионах России, а также 56 представительств агентства в 53 странах.
Цели проекта:
- Снизить операционные риски компании.
- Уменьшить количество ошибок и несогласованность действий между структурными подразделениями.
- Сократить сроки согласования и сроки передачи документов между подразделениями.
- Повысить уроввень контроля исполнительской дисциплины.
- Сократить время на поиск документов.
- Сократить затраты на расходные материалы (бумага, картриджи) за счет минимизации бумажного документооборота.
Задачи проекта:
- Перевести в электронный вид всех видов документов агентства, для которых это разрешено действующим законодательством РФ и локальнымы нормативнымы правовыми актама.
- Запустить юридически занчимый электронный документооборот с контрагентами.
- Максимально возможно использовать электронную подпись для подписания документов.
- Организовать и автоматизировать работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла.
- Стандартизировать и унифицировать процессы документооборота.
До внедрения «1С:Документооборот» в агентстве использовалось несколько систем для работы с документами. Регистрация документов была децентрализована, что усложняло оценку по количеству входящих и исходящих документов в целом по организации. Работа с документами в каждом отделе велась по своим правилам, одни и те же документы могли иметь разные маршруты обработки.
Отсутствие единой информационной системы имело следующие недостатки:
- не было единой структуры хранения документов;
- дублирование справочной информации;
- поиск документов требовал больших затрат времени и ресурсов
Система электронного документооборота построена на базе «1С:Документооборот».
Основной функционал системы включает возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей (поиск, классификация, обмен с внешними контрагентами и пр.).
СЭД интегрирована со следующими системами:
- «1С:Зарплата и управление персоналом» — по справочникам НСИ, автоматическое создание пользователей на основании приемов на работу физических лиц, внутренним документам (командировки, отпуска, работа в выходной и сверхурочные работы и т.д.).
- «1С:Бухгалтерия» — по договорам/дополнительным соглашениям/иной договорной документации/согласиям на использование контента/информация по бюджетам, проектам, заявкам на оплату, первичной бухгалтерской документации. Реализована аутентификация посредством JWT-токенов в «1С:Бухгалтерия».
- со сторонней системой ЭДО.
- со сторонней API, возможность использования электронной подписи с мобильного устройства.
Из BPM-системы испортированы исторические данные — справочники НСИ, входящие, исходящие и внутренние документы.
Реализована конвертация файлов в архивный формат PDF/A.
Схема архитектуры
Масштаб проекта:
- Количество автоматизированных бизнес-процессов — 150.
- Количество видов документов — 135.
- Количество документов, создаваемых ежедневно — 150.
- Количество обученных пользователей — 500.
Особенностью внедрения единой системы электронного документооборота для агентства являются:
- Уникальная интеграция с внутренней системой бюджетирования, казначейства.
- Автоматическая конвертация шаблонов в архивный формат (подготовка к архиву долговременного хранения).
- Автоматическое добавление в документ регистрационного номера и даты в момент подписание электронной подписью.
- Асинхронная передача данных по документу с использованием бесшовной интеграции.
- Возможность произвольного размещения визуализации штампа электронной подписи.
- Разработка уникальной формы листа согласования.
- Интеграция с внутренним мобильным приложением.
- Подключение облачной подписи в «1С:Документооборот» для подписания документов.
- Использование для бесшовной интеграции JWT-токенов.
- Разработка сервисов по автоматическому созданию кадровых документов в «1С:Зарплата и управление персоналом».
- Возможность обмена с операторами юридически значимого электронного документооборота (ЮЗДО).
Сократились трудозатраты в подразделениях
Снизились расходы на материальные ресурсы
Внедрение единой СЭД позволило организовать и автоматизировать работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла.
«1С:Документооборот» обеспечил:
- перевод в электронный вид всех видов документов, который соответствует действующему законодательству РФ и локальным нормативным правовым актам;
- сокращение сроков согласования документов;
- ведение единой справочной информации;
- использование почтового клиента по выполнению задач в рамках обработки документов (согласование, исполнение, ознакомление и прочее);
- снижение операционных рисков компании (оптимизированы процессы и минимизированы ошибочные действия сотрудников);
- улучшение показателей исполнительской дисциплины;
- повышение удобства работы с СЭД;
- обмен с операторами юридически значимого электронного документооборота (ЮЗДО).
Показатели экономической эффективности:
- сокращение трудозатрат в подразделениях — 10%;
- ускорение получения управленческой отчетности — 30%;
- ускорение получения регламентированной отчетности — 40%;
- сокращение расходов на материальные ресурсы — 5%.
Роман Кистаури, руководитель управления информационных систем департамента информационных технологий ТАСС*
В ТАСС проанализировали экономическую эффективность внедрения системы электронного документооборота (СЭД). Решение на базе конфигурации «1C:Документооборот КОРП», внедрение которого началось в 2021 году, позволило ускорить получение управленческой и регламентированной отчетности на 30% и 40% соответственно. Кроме того, на 10% сократились трудозатраты и на 5% — расходы на бумагу и картриджи.
Запуск СЭД повысил уровень исполнительской дисциплины, сделал прозрачными и ускорил бизнес-процессы агентства, в том числе документооборот с контрагентами, среди которых есть государственные органы и ведомства. В рамках проекта автоматизировано более 150 бизнес-процессов. Сейчас в системе более 135 видов документов — как бумажных, так и электронных. Ежедневно создается более 150 документов, и их количество постоянно растет.
ТАСС считает данное направление одним из приоритетных и продолжает развивать системы, связанные с цифровизацией документов, в частности кадровый электронный документооборот. В ближайшее время мы готовимся к внедрению системы хранения электронных документов на базе отечественного решения «1С:Архив», чтобы обеспечить юридическую значимость электронных документов долговременного хранения.
*Источник: ТАСС
