||
Краткое описание

Информационное агентство ТАСС построило систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот». Внедрение единой СЭД позволило организовать и автоматизировать работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла. Это помогло агентству улучшить эффективность работы с документами, сократить затраты на бумажный документооборот и повысить уровень контроля и безопасности информации.

ФГУП «ИТАР-ТАСС»
Заказчик

ТАСС — ведущее государственное информационное агентство России. Имеет региональные информационные центры в Санкт-Петербурге, Новосибирске и Екатеринбурге, десятки корпунктов в регионах России, а также 56 представительств агентства в 53 странах. 

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Снизить операционные риски компании.
  2. Уменьшить количество ошибок и несогласованность действий между структурными подразделениями.
  3. Сократить сроки согласования и сроки передачи документов между подразделениями.
  4. Повысить уроввень контроля исполнительской дисциплины.
  5. Сократить время на поиск документов.
  6. Сократить затраты на расходные материалы (бумага, картриджи) за счет минимизации бумажного документооборота.

Задачи проекта:

  1. Перевести в электронный вид всех видов документов агентства, для которых это разрешено действующим законодательством РФ и локальнымы нормативнымы правовыми актама.
  2. Запустить юридически занчимый электронный документооборот с контрагентами.
  3. Максимально возможно использовать электронную подпись для подписания документов.
  4. Организовать и автоматизировать работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла.
  5. Стандартизировать и унифицировать процессы документооборота.
2
Ситуация до старта проекта

До внедрения «1С:Документооборот» в агентстве использовалось несколько систем для работы с документами. Регистрация документов была децентрализована, что усложняло оценку по количеству входящих и исходящих документов в целом по организации. Работа с документами в каждом отделе велась по своим правилам, одни и те же документы могли иметь разные маршруты обработки.

Отсутствие единой информационной системы имело следующие недостатки:

  • не было единой структуры хранения документов;
  • дублирование справочной информации;
  • поиск документов требовал больших затрат времени и ресурсов

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе «1С:Документооборот».

Основной функционал системы включает возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей (поиск, классификация, обмен с внешними контрагентами и пр.).

СЭД интегрирована со следующими системами:

  • «1С:Зарплата и управление персоналом» — по справочникам НСИ, автоматическое создание пользователей на основании приемов на работу физических лиц, внутренним документам (командировки, отпуска, работа в выходной и сверхурочные работы и т.д.).
  • «1С:Бухгалтерия» — по договорам/дополнительным соглашениям/иной договорной документации/согласиям на использование контента/информация по бюджетам, проектам, заявкам на оплату, первичной бухгалтерской документации. Реализована аутентификация посредством JWT-токенов в «1С:Бухгалтерия».
  • со сторонней системой ЭДО.
  • со сторонней API, возможность использования электронной подписи с мобильного устройства.

Из BPM-системы испортированы исторические данные — справочники НСИ, входящие, исходящие и внутренние документы.

Реализована конвертация файлов в архивный формат PDF/A.

Tass_Shema.jpg

Схема архитектуры

Масштаб проекта:

  1. Количество автоматизированных бизнес-процессов — 150.
  2. Количество видов документов — 135.
  3. Количество документов, создаваемых ежедневно — 150.
  4. Количество обученных пользователей — 500.
4
Особенности и уникальность проекта

Особенностью внедрения единой системы электронного документооборота для агентства являются:

  1. Уникальная интеграция с внутренней системой бюджетирования, казначейства.
  2. Автоматическая конвертация шаблонов в архивный формат (подготовка к архиву долговременного хранения).
  3. Автоматическое добавление в документ регистрационного номера и даты в момент подписание электронной подписью.
  4. Асинхронная передача данных по документу с использованием бесшовной интеграции.
  5. Возможность произвольного размещения визуализации штампа электронной подписи.
  6. Разработка уникальной формы листа согласования.
  7. Интеграция с внутренним мобильным приложением.
  8. Подключение облачной подписи в «1С:Документооборот» для подписания документов.
  9. Использование для бесшовной интеграции JWT-токенов.
  10. Разработка сервисов по автоматическому созданию кадровых документов в «1С:Зарплата и управление персоналом».
  11. Возможность обмена с операторами юридически значимого электронного документооборота (ЮЗДО).
5
Результаты проекта

Сократились трудозатраты в подразделениях

10%

Снизились расходы на материальные ресурсы

5%

Внедрение единой СЭД позволило организовать и автоматизировать работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла.

«1С:Документооборот» обеспечил:

  • перевод в электронный вид всех видов документов, который соответствует действующему законодательству РФ и локальным нормативным правовым актам;
  • сокращение сроков согласования документов;
  • ведение единой справочной информации;
  • использование почтового клиента по выполнению задач в рамках обработки документов (согласование, исполнение, ознакомление и прочее);
  • снижение операционных рисков компании (оптимизированы процессы и минимизированы ошибочные действия сотрудников);
  • улучшение показателей исполнительской дисциплины;
  • повышение удобства работы с СЭД;
  • обмен с операторами юридически значимого электронного документооборота (ЮЗДО).

Показатели экономической эффективности:

  • сокращение трудозатрат в подразделениях — 10%;
  • ускорение получения управленческой отчетности — 30%;
  • ускорение получения регламентированной отчетности — 40%;
  • сокращение расходов на материальные ресурсы — 5%.

Роман Кистаури, руководитель управления информационных систем департамента информационных технологий ТАСС*

В ТАСС проанализировали экономическую эффективность внедрения системы электронного документооборота (СЭД). Решение на базе конфигурации «1C:Документооборот КОРП», внедрение которого началось в 2021 году, позволило ускорить получение управленческой и регламентированной отчетности на 30% и 40% соответственно. Кроме того, на 10% сократились трудозатраты и на 5% — расходы на бумагу и картриджи.
Запуск СЭД повысил уровень исполнительской дисциплины, сделал прозрачными и ускорил бизнес-процессы агентства, в том числе документооборот с контрагентами, среди которых есть государственные органы и ведомства. В рамках проекта автоматизировано более 150 бизнес-процессов. Сейчас в системе более 135 видов документов — как бумажных, так и электронных. Ежедневно создается более 150 документов, и их количество постоянно растет.
ТАСС считает данное направление одним из приоритетных и продолжает развивать системы, связанные с цифровизацией документов, в частности кадровый электронный документооборот. В ближайшее время мы готовимся к внедрению системы хранения электронных документов на базе отечественного решения «1С:Архив», чтобы обеспечить юридическую значимость электронных документов долговременного хранения.

*Источник: ТАСС

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
1
тыс
1С-КПД
Платформа
1С:Предприятие 8 ПРОФ
Апрель 2021 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Новости
20 февраля 2024
Изменение названия и состава продукта «1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО». Выпуск модулей «Налоговый мониторинг»

Функциональность налогового мониторинга автоматизирована в конфигурациях «Управление холдингом», «ERP. Управление холдингом», «Налоговый мониторинг. БП КОРП МСФО».

16 февраля 2024
Дистанционное «1С:Бизнес-обучение» для руководителей и тарифы «1С:КП ПРОФ ГенДир» и «1С:Фреш ПРОФ ГенДир» – начало продаж

«1С:Бизнес-обучение» представляет собой образовательную веб-платформу для дистанционного обучения. В основе контента «1С:Бизнес-обучение» видеокурсы, разработанные специально для генеральных директоров и других топ-менеджеров. Занятия дополнены авторскими презентациями, рабочими тетрадями, тестами, методичками и другими полезными для работы и личного развития материалами.