Типография «МДМ-Флекс» построила единую информационную систему с общей базой данных, которая объединила все отделы и производство, включая склад. Система построена на базе «1С:УНФ 8. Полиграфия 2». Все пользователи работают в единой среде, по четко понятным правилам и регламентам, что позволяет исключить ошибки на всех этапах работы. Выполнено нормирование по времени и стоимости всех технологических операций в области препресса, печати и послепечатной обработки продукции. Организован позаказный учет всех работ, поступающих в производство. Появилась возможность вести точный учет фактических затрат на выпуск продукции. Организована оперативная работа с макетами: они хранятся теперь в единой для всех подразделений информационной базе, это облегчает поиск и идентификацию работ, особенно при повторных тиражах.
Типография «МДМ-Флекс» работает с 2000 года испециализируется на производстве многокрасочной самоклеящейся этикетки. В типографии работают флексографские печатные машины, цифровая печатная машина, отделочное оборудования. «МДМ-Флекс» выпускает этикетки на товары (напитки, косметика, пищевые продукты, колбаса и колбасные изделия, пиво, автохимия, бытовая химия, водка, табак для кальяна, шоколад, алкоголь); на упаковку (бутылки, пластиковые контейнеры, банки, коробки).
Цель проекта: построить программно-аппаратный комплекс, решающий задачу комплексной автоматизации предприятия.
Основная задача проекта: создать единую информационную систему предприятия с общей базой данных, которая бы объединила все отделы и производство, включая склад, в единое целое. Функционал выбранного программного продукта должен обеспечивать:
- нормирование всех технологических операций и автоматизация расчета полиграфических заказов;
- управление заказами на полиграфическую продукцию от «расчета» до «отгрузки»;
- управление закупками (снабжением) и отношениями с поставщиками;
- управление заказами на производство продукции с учетом актуальных норм, цен на материалы и складских остатков;
- планирование потребности в материалах;
- учет затрат на производство, расчет нормативной себестоимости, расчет фактической себестоимости;
- фиксацию и учет бракованных продукции и материалов;
- планирование производства с учетом текущей загрузки производства и поэтапной диспетчеризации выполнения заказов;
- формирование графиков отгрузки, графиков частичной отгрузки готовой продукции;
- мониторинг полиграфических заказов в производстве в режиме реального времени;
- автоматизацию складского учета, позволяющую сократить складские остатки и увеличить оборачиваемость склада;
- синхронизацию новой системы автоматизации с системой бухгалтерского учета «1С:Бухгалтерия 8».
Типография «МДМ-Флекс» постоянно развивается и совершенствуется, увеличивая портфель заказов. Рост объемов производства требует более быстрой и отлаженной системы управления. При этом необходимо учитывать тенденции современного полиграфического бизнеса: в связи с быстрой сменой рекламных акций тиражи печатных материалов становятся все короче, клиенты чаще меняют дизайн заказов, привнося в них элементы современного цифрового маркетинга — персонализацию и вариативность. Появление в типографии цифровой печатной машины, которая ориентирована на печать коротких и сверхкоротких тиражей, потребовало от руководства пересмотра принципов управления ключевыми бизнес-процессами.
До внедрения системы автоматизации «1С:УНФ 8. Полиграфия 2» в типографии использовали собственную информационную систему, которая состояла из нескольких программ: «1С:Бухгалтерия» — для целей бухгалтерского и налогового учета, собственная программа — для оперативного управления основным производством и бизнес-процессами типографии, «1С:Зарплата и управление персоналом» — для кадрового учета и расчета заработной платы, программы Microsoft Excel и Microsoft Word — для создания вспомогательных расчетов и печатных форм.
Текущий уровень автоматизации не отвечал требованиям заказчика, так как используемый набор программных продуктов не создавал необходимое «бесшовное» информационное пространство для полного отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, не охватывал основные бизнес-процессы. Кроме того, постоянно требовались ресурсы для обновления и поддержки всего ПО, что вызывало еще больше трудностей по мере расширения бизнеса и необходимости быстрой реакции на запросы клиентов. Типографии стала необходима единая информационная система с более мощным функционалом и с учетом отраслевой специфики. Последняя должна обеспечить, прежде всего, автоматизацию расчета заказов, их отслеживание на производстве и построение понятной и эффективной системы управленческой отчетности.
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:УНФ 8. Полиграфия 2». Партнером по внедрению стала компания «Армекс».
Информационная система предприятия построена на базе решения «1С:УНФ 8. Полиграфия 2». В системе реализованы управленческий и производственный контуры деятельности, складской учет (в том числе учет готовой продукции). При проведении нормирования были учтены особенности и нюансы каждой производственной операции (более 100 операций), все операции были протестированы и, при необходимости, скорректированы, совместно с сотрудниками «МДМ-Флекс», что позволило получить точные расчеты заказов.
Реализованы расчеты сборных спусков, как последовательных, так и смешанных. Это позволило проводить менеджерам расчеты любой категории сложности и охватить всю деятельность типографии. Появилась возможность вести точный учет фактических затрат на выпуск продукции. Руководство типографии теперь видит реальную картину производства и может оценить себестоимость каждого заказа. Создана система планирования, которая позволяет быстро и корректно менять очередность заказов для производства.
Автоматизированы функции:
- Продажи (сбыт), сервис, маркетинг.
- Оформление заказов покупателей.
- Расчет нормативной себестоимости заказов.
- Ценообразование, прайс-листы.
- Взаиморасчеты с покупателями.
- Склад и логистика.
- Управление складскими запасами.
- Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками.
- Учет прихода ТМЦ.
- Взаиморасчеты с поставщиками.
- Производство, услуги.
- Учет затрат на производство.
- Расчет фактической себестоимости.
Для решения поставленных задач было проведено тщательное предпроектное обследование, которое позволило учесть все недостатки текущей рабочей системы и учесть достоинства внедряемой конфигурации, а также реализовать все особенности специфики работы компании, связанные с ее основной деятельностью — производство полиграфической продукции методом флексопечати:
- Учтены особенности удаленного взаимодействия сотрудников и создан функционал, который позволяет взаимодействовать удаленным друг от друга сотрудникам без потери качества коммуникации.
- При проведении нормирования были учтены особенности и нюансы каждой производственной операции, все операции были протестированы и скорректированы совместно с сотрудниками «МДМ-Флекс», что позволило получить более точные расчеты.
- Была учтена специфика отрасли и типографии при расчете заказов, весь функционал расчетов был адаптирован под работников.
- Была описана и настроена система статусов заказа, которая позволяет отслеживать все стадии прохождения заказа.
- Все работы по внедрению проводились удаленно, без выезда на предприятие методистов и программистов.
- Под каждого сотрудника, работающего в программе «1С:УНФ 8. Полиграфия 2» были настроены права доступа и возможности программы таким образом, чтобы каждый сотрудник мог наиболее эффективно выполнять свою деятельность, при этом скрыв не нужный для работы сотрудника функционал.
Учеличение прибыли
Сокращение расходов
Уменьшение брака
Создана единая система на основе «1С:УНФ 8. Полиграфия 2», которая позволяет взаимодействовать всем подразделениям компании в рамках одной информационной системы, без необходимости конвертации данных. Все пользователи работают в единой среде, по четко понятным правилам и регламентам, что позволяет исключить ошибки на всех этапах работы.
Результатом проекта является введенная в эксплуатацию автоматизированная система управления предприятием. Ключевые итоги проекта:
- Выполнено нормирование по времени и стоимости всех технологических операций в области препресса, печати и послепечатной обработки продукции. Это позволило полностью автоматизировать расчет заказов. В результате в отделе продаж существенно сократилось время на их калькуляцию — в среднем на 25-30%. Это имеет важное значение при расчетах небольших заказов на цифровую печать, где фактор времени часто является ключевым. Клиенты стали быстрее получать расчеты, скорость принятия решений и оперативность согласований внутри типографии увеличилась. Как результат — лояльность клиентов повышается, новых заказчиков стало проще удержать.
- Организован позаказный учет всех работ, поступающих в производство. В системе фиксируется выработка каждого сотрудника и время выполнения технологических операций по каждой единице оборудования. Это позволило руководству увидеть реальную загрузку сотрудников, оценить трудоемкость технологических операций и установить справедливые нормы выработки. При сдельной оплате труда персонал типографии стал более мотивированным, посменная выработка продукции каждым сотрудником увеличилась на 8-12%. Это позволило увеличить загрузку оборудования и обеспечить рост объема выполняемых заказов.
- Появилась возможность вести точный учет фактических затрат на выпуск продукции. Руководство типографии теперь видит реальную картину производства и может оценить себестоимость каждого заказа. Контролируя эти показатели в типографии планомерно добиваются снижения себестоимости: тестируют и подбирают новые материалы, отслеживают и оптимизируют внутреннюю логистику, ищут пути внедрения новых технологий. Все это помогло предприятию снизить производственные затраты, добиться большей экономии в материалах, увеличить оборачиваемость складских запасов.
- Организована оперативная работа с макетами: они хранятся теперь в единой для всех подразделений информационной базе, это облегчает поиск и идентификацию работ, особенно при повторных тиражах. По каждому заказу можно посмотреть предыдущие версии макетов и найти всю сопутствующую информацию. Препресс-инженеры и дизайнеры видят всегда актуальную версию дизайна, не тратят время на поиски, при подготовке файлов к печати ошибки практически исключены.
- Система интегрирована с «1С:Бухгалтерией 8». В результате сотрудникам производства, занятым оформлением документов на отгрузку готовой продукции, больше не нужно тратить время на запросы в бухгалтерию — выписанные документы автоматически выгружаются из управленческой базы в бухгалтерию типографии.
Экономический эффект от внедрения:
- трудозатраты в подразделениях сократились на 15%;
- ускорилось получение управленческой и регламентированной отчетности на 20%;
- объемы материальных запасов снизились на 10%;
- расходы на материальные ресусры сократились на 15%;
- производственные издержки уменьшились на 15%;
- операционные и административные расходы стали меньше на 10%;
- оборачиваемость складских запасов выросла на 12%;
- сроки исполнения заказов сократились на 20%;
- себестоимость снизилась на 7%;
- объем выпускаемой продукции вырос на 12%;
- прибыль увелчилась на 10%;
- заказы обрабатываются на 30% быстрее;
- производительность труда в производстве выросла на 5%;
- длительность простоев оборудования сократилась на 10%;
- производственный брак уменьшился на 5%;
- дебиторская задоженность снизилась на 7%.
