Абинский ЭлектроМеталлургический завод автоматизировал табельный, кадровый учет и расчет зарплаты и перевел учет зарплаты и кадров из программного продукта «1С:Управление производственным предприятием 8 ред.1.3» на более современное и совершенное решение «1С:ERP Управление предприятием 2». Отличительной особенностью данного проекта являлись крайне сжатые сроки его выполнения. От старта проекта до начала работ в новой базе прошло всего 2,5 месяца (конец октября 2018 года — 1 января 2019 года). Работа осуществлялась по проектной технологии. В результате реализации проекта упрощено взаимодействие между отделом кадров и расчетным отделом за счет использования общих документов-отклонений (больничные, отпуска, командировки). Автоматизированы ранее выполняемые в ручном режиме операции. Доработан типовой механизм «Комплект документов на печать» для подбора необходимых пользователю печатных форм из списка и вывода их на печать перед приемом сотрудника на работу. Перенесен и значительно расширен типовой функционал «1С:Управление производственным предприятием» по учету обучения сотрудников. В результате трудозатраты в подразделениях снизились на 20%, формирование управленческой и регламентированной отчетности ускорилось на 30%, а операционные и административные расходы стали меньше на 20%.
Цель проекта: повысить эффективность работы отделов:
- расчетного,
- кадров,
- планово-экономического,
- бухгалтерии.
Задачи проекта: перевести учет заработной платы из «1С:Управление производственным предприятием» в «1С:ERP Управление предприятием» с 1 января 2019 года.
На момент старта проекта на заводе насчитывалось около 3500 сотрудников. Завершался перевод основной базы предприятия из «1С:Управление производственным предприятием» в «1С:ERP Управление предприятием». Учет заработной платы велся в отдельной базе «1С:Управление производственным предприятием», существовала необходимость постоянного обмена отражениями зарплаты в учете с основной базой предприятия.
Множество операций выполнялось вручную. Так, например, табели учета рабочего времени заполнялись табельщиками и сдавались в расчетный отдел в бумажном виде, где вручную проверялись на соответствие заполненным в программе.
Ряд начислений и удержаний загружались из дополнительных баз. Начисления транспортного цеха рассчитывались и загружались из отдельной базы «1С:Управление автотранспортом» . Удержания в счет заработной платы за обеды и за покупки в магазине загружались из «1С:Общепит» и «1С:Розница» соответственно.
Существовали проблемы с расчетом заработной платы, связанные как с некорректностью данных, так и с необходимостью доработок.
Учет зарплаты и управление персоналом осуществляется в «1С:ERP Управление предприятием» с интегрированным модулем «1С:Управление автотранспортом». Удержания в счет заработной платы за обеды и за покупки в магазине загружаются из «1С:Общепит» и «1С:Розница» соответственно.
Автоматизированы следующие функции:
- Расчет зарплаты.
- Кадровый учет.
- Анализ кадрового состава.
- Учет рабочего времени.
- Регламентированная отчетность.
- Применение различных мотивационных схем.
- Обучение персонала.
- Управление обучением и повышением квалификации.
- Планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий.
Ввод табелей осуществляется сотрудниками каждого подразделения непосредственно в «1С:ERP Управление преддприятием» и контролируется отчетами.
Ежедневно в подсистеме работают 14 человек, в период заполнения табелей — до 115.
Схема архитектуры системы
1 база, 7 рабочих мест (расчетчик, старший расчетчик, кадровик, старший кадровик, табельщик, экономист (штатное расписание), администратор).
Отличительной особенностью данного проекта являлись крайне сжатые сроки его выполнения. От старта проекта до начала работ в новой базе прошло всего 2,5 месяца (конец октября 2018 года — 1 января 2019 года). Работа осуществлялась по проектной технологии.
За 2,5 месяца необходимо было провести анализ процессов расчета заработной платы, написать техническое задание и выполнить по нему разработку. В связи с большим количеством необходимых доработок, выявленных на этапе составления ТЗ, часть из них невозможно было реализовать к 1 января 2019 года. В результате было принято непростое решение — дублировать в январе учет в двух базах.
Такое дублирование позволило выявить и ликвидировать ошибки в плановых начислениях. В феврале 2019 года расчет зарплаты полностью осуществлялся в новой базе.
Из наиболее интересных доработок стоит отметить:
- значительную доработку типовых механизмов расчета ежемесячной премии с базой для расчета прошлого месяца и выплатой отдельно от зарплаты;
- автоматическую рассылку расчетных листов с индивидуальными паролями для сотрудников при наличии ограничений по количеству писем у почтового сервера;
- разработку большого количества новых печатных форм для отдела кадров.
Сократились трудозатраты в подразделениях
Ускорилось получение управленческой отчетности
Ускорились получения регламентированной отчетности
Сократились операционные и административные расходы
В результате реализации проекта кадровый учет, расчет заработной платы, штатное расписание полностью автоматизированы в «1С:ERP Управление предприятием».
- Упрощено взаимодействие между отделом кадров и расчетным отделом за счет использования общих документов-отклонений (больничные, отпуска, командировки).
- Автоматизированы ранее выполняемые в ручном режиме операции:
- табели учета рабочего времени. Разграничены права на табели по отделам и статусам, добавлены статусы табелей (в работе, на проверку, проверен кадрами, проверен расчетчиками), добавлен новый документ-отклонения для дополнительных видов времени;
- расчет начислений за молоко и лечебное питание. Учтены особенности расчета данных начислений: компенсация за молоко и лечебное питание начисляется за каждую смену, где осотрудником отработанно более 4 часов. Если сотрудник получает компенсацию и за молоко и за лечебно-профилактическое питание, то лечебно-профилактическое питание облагается НДФЛ и взносами;
- формирование заявок на расходование денежных средств по исполнительным листам. По всем удержаниям по исполнительным листам сотрудников за месяц создаются заявки с заполненными данными (назначение платежа заполняется в соответствии с требованием банка).
- Доработан типовой механизм «Комплект документов на печать» для подбора необходимых пользователю печатных форм из списка и вывода их на печать перед приемом сотрудника на работу.
- Перенесен и значительно расширен типовой функционал «1С:Управление производственным предприятием» по учету обучения сотрудников:
- реализован учет квалификаций и допусков по результатам прохождения курсов обучения;
- реализован учет заявок на обучение и прохождение курсов обучения;
- появилась возможность проверки соответствия требованиям допуска и квалификации в позиции штатного расписания и у принимаемого сотрудника в документах «Прием на работу», «Прием на работу списком», «Кадровый перевод», «Кадровый перевод списком»;
- реализована обработка «Заполнение образования по данным курсов обучения»;
- разработано множество отчетов для учебного центра, а также возможность печатать договоры на обучение.
Количественные результаты проекта:
- Сократились трудозатраты в подразделениях на 20%.
- Ускорилось получение управленческой отчетности на 30%.
- Ускорились получения регламентированной отчетности на 30%.
- Сократились операционные и административные расходы на 20%.
