Компания «ТехноНИКОЛЬ Торговые Системы» модернизировала систему управления документооборотом на базе «1С:Документооборот КОРП». Разработан новый уникальный бизнес-процесс, позволяющий автоматизировать сбор документов, подлежащих передаче в архив; автоматизированы процессы судебной работы с помощью механизмов регистрации и передачи данных о судебных претензиях в информационную систему CaseOne из «1С:Документооборот КОРП» и «1С:Управление торговлей»; оптимизирован механизм поиска по штрих-коду, разработана система работы с дубликатами скан-копий и долгосрочными доверенностями.
«ТехноНИКОЛЬ Торговые системы» — ведущий российский производитель кровельных, теплоизоляционных и гидроизоляционных материалов. Группа компаний включает 53 производственные площадки в 6 странах мира (Россия, Беларусь, Литва, Италия, Великобритания, Германия). «ТехноНИКОЛЬ Торговые системы» имеет более 100 торговых отделений.
Для повышения эффективности управления рабочим временем, оптимизации документооборота и делопроизводства, обеспечения полного контроля и сохранности оригиналов документов необходимо реализовать единую систему учета и хранения архива документов на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП», а также разработать систему микро-сервисов для оперативной передачи данных между системами «1С:Управление торговлей», «1С:Бухгалтерия предприятия» и «1С:Документооборот» и обмена по судебным претензиям с системой автоматизации юридических процессов CaseOne.
Основная цель проекта заключается в разработке процессов формирования транспортной пачки и архивной коробки с возможностью автоматической проверки корректности заполнения и согласования отправки документов в архив, а также разработке механизмов оперативной передачи информации, в том числе и скан-копий документов между информационными системами заказчика.
Указанные бизнес процессы обеспечат:
- создание единой системы учета и хранения документов за счет создания единого электронного архива документов;
- оперативный поиск оригинала документа по штрихкоду электронной копии;
- коллективный доступ к файлам и объектам;
- повышение уровня целостности данных и надежности их хранения;
- сокращение сроков согласования документов;
- единую политику в области ограничения прав и доступа к информации;
- сокращение времени на формирование и актуализации данных по судебным претензиям.
Каждый этап проверки и согласования подлежит контролю ответственными лицами, что должно быть обеспеченно своевременной рассылкой оповещений в удобном для пользователя формате.
В рамках проекта также необходимо обеспечить возможность расчета мотивации сотрудников посредством передачи статистической информации по прикреплению скан-копий документов в «1С:Управление торговлей»; обеспечить формирование печатных форм первичных документов с учетом особенностей законодательства для России, Белоруссии и Казахстана.
Задачи проекта включают:
- автоматизацию процесса формирования транспортной пачки документов с возможностью интерактивного получения данных по документам из других учетных систем;
- автоматизацию процесса архивации документов с обеспечением оперативного поиска оригиналов документов;
- реализацию системы хранения данных для быстрого поиска по штрих-коду с учетом разделения по принадлежности документа к базе — источнику (России, Белоруссии и Казахстана);
- автоматизацию процесса удаления архивной коробки по истечению срока действия первичных документов;
- реализацию оперативного обмена статусами и признаками документов между смежными учетными системами ( «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия предприятия») для последующего сбора статистических отчетов;
- реализацию системы микро-сервисов для передачи данных между «1С:Управление торговлей» и «1С:Документооборот» для формирования запроса обновления данных по судебным претензиям в CaseOne;
- обеспечение рассылки оповещений по изменениям статусов документов;
- реализацию универсального механизма управления макетами печатных форм, реализацию печатных форм первичных документов с учетом особенностей законодательства для России, Белоруссии и Казахстана;
- обеспечение расчета мотивации сотрудников по статистическим данным «1С:Документооборота КОРП»;
- настройку ролевой модели.
В настоящее время компания «ТехноНИКОЛЬ» занимает одно из лидирующих мест среди поставщиков товаров для строительства и ремонта. С увеличением объема документооборота возникла потребность в единой системе учета документов и централизованном архиве. До реализации проекта сбор документов, проверка и передача в архив осуществлялась вручную, что приводило к существенным временным затратам, ошибкам при формировании пакета документов, а также потере оригинальных документов при условии отсутствия центрального архива. Руководство компании приняло решение о создании единой системы учета и хранения документов на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП».
За основу единой системы учета документов и центрального архива документов было принято решение использовать программный продукт «1С:Документоброт КОРП», который уже находился в активной эксплуатации на момент старта проекта.
В рамках проекта автоматизированы следующие процессы и блоки:
- процесс формирования транспортной пачки;
- процесс архивации документов;
- процесс удаления архивной коробки;
- процесс рассылки оповещений по изменениям статусов документов;
- разработана система микро-сервисов на базе http протокола для оперативного сбора данных для отправки в информационную систему CaseOne;
- разработана система хранения данных об идентификаторах и владельцев файлов для первичной выгрузки в CaseOne (для создания дел), а также для последующего прикреплении к уже созданным делам;
- реализована система индексов для поиска по штрих-коду, разделение данных по типу базы — источника (Россия, Казахстан, Беларусь), произведена оптимизация запросов в механизмах поиска по штрих-кодам;
- доработана система работы с дубликатами скан копий при формировании транспортной пачки;
- разработан механизм долгосрочных доверенностей для работы с транспортными компаниями с последующим обменом «1С:Управление торговлей»;
- разработан универсальный механизм управления макетами печатных форм, реализованы печатные формы первичных документов с учетом особенностей законодательства для России, Белоруссии и Казахстана;
- процесс расчета мотивации сотрудников по статистическим данным «1С:Документооборота КОРП»;
- настроена ролевая модель работы с транспортной пачкой, архивной коробкой и механизмом управления печатными формами.
Формирование транспортной пачки (пакет документов, подлежащих передачи в архив) и архивной коробки с присвоением штрихкода происходит на стороне «1С:Документооборот КОРП». Однако для автоматического подбора документов необходимо в режиме реального времени получать данные из смежных учетных систем — «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия предприятия». Для этой цели был разработан «онлайн» обмен на базе веб-сервисов, который формирует пакет запросов по считанным штрихкодам документов к целевой базе, выполняет запрос и заполняет необходимые данные на стороне «1С:Документооборот КОРП». Такой подход позволяет снизить нагрузку на сервер, минимизировать число запросов на передачу данных, а также значительно сократить ошибки при вводе документов.
Сформированная транспортная пачка проходит двойной контроль, который обеспечивается за счет разработанного бизнес-процесса. При успешном завершении проверки пакеты документов формируют архивные коробки. Каждой такой коробке присваивается штрих-код и адресное место хранения. Для согласования отправки документов в архив также разработан отдельный бизнес-процесс. Эти процессы происходят на стороне «1С:Документооброт» с последующей передачей результатов в учетные системы «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия предприятия». Результаты согласования и проверки влияют на группу признаков в документах в смежных системах и участвуют в расчете мотивации сотрудников. В системе реализована возможность гибкой настройки видов и шаблонов оповещения для каждого этапа бизнес-процессов.
Двойной контроль при формировании транспортной пачки, а также механизм архивации документов с присвоением собственного штрихкода для каждой архивной коробки и указания места хранения на стеллаже позволил снизить вероятность потери документов до минимально возможного значения.
Разработанная система индексов и разделение данных по типу базы-источника для хранения штрихкодов, а также оптимизация запросов по поиску по штрихкоду существенно сократила время на поиск документа и проверку транспортной пачки. Поиск документа сократился с нескольких часов до стабильного результата в доли секунды; проверка документов в транспортной пачке до оптимизации занимала 3 минуты, после — менее 1 минуты. Достигнуто уменьшение нагрузки на архив в 10 раз.
При разработке механизма обмена со сторонней системой CaseOne необходимо было учесть итерационность методов API системы — приемника в части передачи файлов — если в процессе передачи данных произошла ошибка, может возникнуть ситуация рассинхронизации приложенных скан-копий к претензии на стороне 1С и CaseOne. Система специальных признаков и дополнительных регистров, отслеживающих статус передачи файлов, на стороне 1С успешно решил данную проблему. С внедрением данного обмена трудозатраты на формирование, согласование и ведение претензионной работы существенно сократились, а также уменьшился срок просроченной дебиторской задолженности за счет оперативной работы с судебными претензиями.
В рамках проекта также был разработан механизм управления печатными формами, который позволяет в единой базе хранить перечень используемых макетов печатных форм. Изменения в макетах и актуализация списка доступных печатных форм также отправляется в целевые учетные системы — «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия предприятия».
При разработке архитектуры решения необходимо было учитывать особенности ведения учета, связанные с территориальным распределением представительств компании — не только на территории РФ, но и в Белоруссии и Казахстане. Механизмы архивации и управления печатных форм должны обеспечивать должный уровень масштабируемости и универсальности. Система настроек построена таким образом, чтобы имелась возможность без внесения изменения в программный код подключать неограниченное количество информационных баз «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия предприятия» к обмену.
Технические параметры системы:
- клиент-серверный вариант работы базы данных (Сервер базы данных: Microsoft SQL Server);
- среднее количество вводимых документов в день — 41, среднее количество строк в документе — 68;
- быстрый обмен с базами «1С:Управление Торговлей» и «1С: Бухгалтерия предприятия»;
- объем информационной базы: ~112ГБ
- 340 рабочих мест.
Схема архитектуры
В первую очередь сложность и уникальность проекта обусловлена тем, что «ТехноНИКОЛЬ» — это крупнейший российский строительный холдинг, который характеризуется территориальной распределенностью представительств во всех регионах РФ, Белоруссии, Казахстане и Украине а также большим объемом информационных баз и числом активных сеансов. Для построения архитектуры проектов таких масштабов наша компания подготовила специалиста — эксперта по технологическим вопросам. Все доработки, выполненные в системах, отвечают требованиям к высоконагруженным системам с общим числом пользователей — более 500.
Одно из требований по проекту включало в себя разработку единого архива, который может быть использован для хранения документов различных представительств — центрального региона РФ, Дальнего Востока, Казахстана и Белоруссии. В рамках реализации данной потребности был разработан универсальный механизм настроек, с помощью которого в режиме предприятия можно настраивать подключение к неограниченному количеству информационных баз для дальнейшего обмена данными.
Также разработан механизм управления печатными формами — в одной системе хранятся макеты всех печатных форм для разных баз с возможностью автоматического обновления реестров в базах — приемниках. Такой подход позволяет поддерживать печатные формы в актуальном состоянии с учетом требований законодательства в разных странах в одном месте и автоматически рассылать изменения в базы-приемники.
В рамках проекта разработан уникальный бизнес-процесс по формированию транспортной пачки и архивации документов, благодаря которому вся информация об архивных документах находится в едином месте. Указанный подход обеспечивает быстрый доступ к оригиналам документов за счет механизма адресации архивных коробок.
В процессе промышленной эксплуатации и наращиванию объемов данных в 1С:Документооборот были выявлены проблемы с быстродействием поиска оригинала документа по штрих-коду. Для ускорения поиска была внедрена система разделения данных по принадлежности к базе-источнику (Европа, Дальний Восток, Белоруссия, Казахстан), оптимизированы запросы, добавлены индексы. Указанные меры позволили в десятки раз сократить время получения оригинала документа по штрих-коду.
В процессе разработки наблюдались проблемы с доступом к рабочему месту с подключенным оборудованием, в связи с чем был разработан ряд обработок, позволяющих при тестировании обойтись без физического доступа к сканеру штрих-кодов. Также проводилось нагрузочное тестирование с помощью инструментов Тест-Центра, входящих в поставку «1С:Корпоративный инструментальный пакет».
В результате выполнения работ достигнуты следующие результаты:
- реализованы все запланированные в рамках проекта цели, а именно:
- обеспечена собственная единая система учета и хранения документов за счет создания единого электронного архива документов;
- реализована возможность оперативного поиска оригинала документа по штрихкоду электронной копии;
- обеспечен коллективный доступ к файлам и объектам за счет настройки ролевой модели в системе;
- уровень целостности и надежности хранения данных увеличен на 35%;
- за счет разработки механизма приемки первичных документов время на формирование транспортной пачки сократилось в несколько раз;
- процесс согласования отправки документов в архив ускорил процесс архивации документов на 25%;
- автоматизация процесса удаления архивных коробок по истечению срока действия обеспечила оптимальное использование мест в архиве и значительно снизила трудозатраты на утилизацию неактуальных данных;
- автоматизация процесса передачи данных в информационную систему CaseOne существенно сократило затраты на ведение претензионной работы с контрагентами, по которым зарегистрирована просроченная дебиторская задолженность;
- внедрение долгосрочных доверенностей сократило объем прикладываемых файлов к документам и упростило ведение цепочки по транспорту на стороне 1С: Управление торговлей;
- появилась возможность гибкой настройки рассылки оповещений в удобном для пользователя формате;
- собственный механизм настроек подключения к обмену позволяет в режиме предприятия настраивать неограниченное количество баз для взаимодействия с «1С:Документооборот»;
- реализован механизм управления макетами печатных форм, позволяющий в одной точке системы вести реестр используемых печатных форм с автоматическим обновлением данных в базах-приемниках;
- разработан блок отчетов по статистике прикреплений скан-копий документов и отправки документов в архив;
- в части расчета мотивации сотрудников доработан алгоритм с учетом необходимости включать в критерии статистические данные по работе с документами на основании данных «1С:Документооборот»;
- в области торговли реализованы макеты печатных форм с учетом особенностей законодательства для России, Казахстана и Белоруссии.
