||
Краткое описание проекта

Компания «Экспоцентр» построила систему управления документами и бизнес-процессам на базе «1С:Документооборот 8 КОРП». В ходе проекта внедрения сисьтемы «1С:Документооборот 8 КОРП» автоматизированы процессы организации мероприятий зарубежных внутренних и внешних выставок, собственных мероприятий, автоматизированы процессы делопроизводства, работы с организационно-распорядительной документацией, договорами, поддержка бумажного документооборота, произведена загрузка исторических данных, настроена интеграция с другими информационными системами. Проект внедрения решения «1С:Документооборот КОРП» завершил перевод всех информационных систем компании различных вендоров, которых ранее насчитывалось более 50, на единую технологическую платформу — «1С:Предприятие».

"ЭКСПОЦЕНТР"
Заказчик

«Экспоцентр» — всемирно известная российская выставочная компания, неизменно сохраняющая статус ведущего организатора крупнейших в России, СНГ и Восточной Европе международных отраслевых выставок, а также национальных экспозиций нашей страны на выставках EXPO.

В настоящее время «Экспоцентр» располагает девятью выставочными павильонами с самым современным инженерно-техническим оснащением.

1
Цели и задачи проекта

Руководством компании были поставлены следующие цели:

  • повышение эффективности корпоративных методов работы с документами и перевод последних в систему электронного документооборота;
  • обеспечение эффективного контроля исполнения приказов, распоряжений, поручений по документам на каждом уровне исполнения;
  • повышение сохранности документов за счёт создания единого электронного архива документов.
Автоматизация должна затронуть все подразделения АО «Эспоцентр».
2
Ситуация до старта проекта

Ранее документооборот в организации был организован на бумажных носителях, с использованием возможностей электронной почты и копировально-множительной техники, что не способствовало быстрому решению оперативных вопросов, приводило к высокой трудоёмкости обработки и контроля исполнения документов. «Экспоцентр» занимает большую территорию, многие подразделения находятся в большой удалённости друг от друга, согласование документов в бумажном виде требует значительного времени на их перемещение по территории организации. Продолжительность согласования и подписания документов занимало до 2 недель, что в целом негативно влияет на результаты бизнес-деятельности организации.

Согласование и подписание документов занимало до 2 недель.

Архив документов вёлся традиционным способом на бумажных носителя, что сильно ограничивало возможности поиска и доступа сотрудников к документам.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота в «Экспоцентр» разработана на основе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» и включает автоматизацию блоков учёта:

  • корреспонденция;
  • организационно-распорядительные документы;
  • служебные записки;
  • управление договорами;
  • организация выставочных мероприятий (российских и зарубежных);
  • организация вневыставочных мероприятий (российских и зарубежных).
В компании работают 1000 человек. Было автоматизировано 500 рабочих мест.

Для организации единого информационного пространства с другими информационными системами была настроена интеграция с автоматизированными системами управления бухгалтерского и кадрового учёта, а также организовано ведение единой базы нормативно-справочной информации «Контрагенты», «Контактные лица», «Банковские реквизиты», «Сотрудники», «Подразделения» для всех информационных баз компании. Подготовлены детальные инструкции для пользователей по работе с СЭД в соответствии с выполненными настройками процессов обработки документов.

4
Особенности и уникальность проекта

Наряду с классическими задачами делопроизводства, автоматизированы процессы организации выставочных и вневыставочных мероприятий, таких как конгрессы, презентации и другие.

В электронный вид переведён бумажный архив компании за 11 лет работы.

Настроена интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» с другими учётными подсистемами «Экспоцентр»:

  • подсистемой расчёта зарплаты и управления персоналом — в части информации о подразделениях и сотрудниках,
  • подсистемой управления договорами — в части обмена контрагентами.

Внедрение осуществлялось при активном участии профессиональных специалистов отдела телекоммуникаций, за плечами которых успешный опыт автоматизации других бизнес-процессов «Экспоцентр».

Были созданы и модифицированы документы различных типов (в том числе по шаблонам). Создана единая система для обработки, контроля и хранения документации компании.

5
Результаты проекта

Компания «Эспоцентр» занимает большую территорию: многие подразделения находятся в большой удалённости друг от друга, при согласовании документов в бумажном виде много времени тратилось на передвижение по территории организации. После внедрения системы документооборота время и трудозатраты сотрудников на работу с документами сократились в 3 раза. Были оптимизированы внутренние бизнес-процессы всех 30 подразделений компании, влияющие на оперативность работы и качество взаимодействия между подразделениями «Экспоцентра».

В результате внедрения СЭД были получены следующие результаты:

  • значительно сократилось время на подготовку и поиск необходимых документов;
  • ускорился поиск документов;
  • сократился бумажный документооборот;
  • стандартизирована маршрутизация документов;
  • повысилась исполнительская дисциплина;
  • постановка задач осуществляется через СЭД;
  • для руководителей появилась дополнительная функция контроля исполнительской дисциплины.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
500
Исполнитель
1С-КПД
Июль 2012 — Октябрь 2013
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Начальник отдела телекоммуникаций компании «Экспоцентр»
Михаил Любашевский
Теперь в компании все документы хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам, ускорение процессов обработки документов. Для пользователей продукты «1С» привычны и удобны в эксплуатации. Для руководителя появился инструмент контроля поставленных задач.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
18 Мая 2017
Компания 1С совместно с Сергеем Андреевым создала 1C International

Компания «1С» объявляет о создании совместного с Сергеем Андреевым предприятия 1С International. Новая компания будет заниматься развитием и продвижением группы продуктов 1C:Предприятие (1С:Enterprise) на зарубежных рынках. Сергей Андреев становится руководителем вновь создаваемой компании, в которую переводится часть экспортной активности компании «1С».

18 Мая 2017
Выход сборника задач для подготовки к экзамену «1С:Специалист-консультант»

26 мая в продажу поступит сборник задач для подготовки к экзамену «1С:Специалист-консультант» по внедрению подсистем «Управление производством и организация ремонтов» в программе «1С:ERP Управление предприятием 2.2».