Компания «ПАРФЮМСТАНДАРТ» построила единую информационную систему для управления бизнес-процессами предприятия на базе решения «1С:Управление торговлей», а также сторонних решений на платформе «1С:Предприятие 8» для Беларуси. В результате автоматизирована вся цепочка бизнес-процессов от первичного обращения клиента с прогнозом выполнения планируемого заказа до отгрузки и доставки товара. После внедрения производительность труда выросла на 23%, доля операционных расходов в выручке сократилась на 4%, на 20% уменьшился период оборачиваемости дебиторской задолженности.
ПАРФЮМСТАНДАРТ — импортер, дистрибьютор лучших мировых брендов косметики и парфюмерии категории «масс-маркет »на территории Беларуси. Компания была создана в 2001 году. С 2008 года компания параллельно развивает собственную розничную сеть магазинов красоты «КОСМО». Компания «ПАРФЮМСТАНДАРТ» входит в «ТОП-200 крупнейших частных предприятий Республики Беларусь.
Цели проекта: увеличить объемы оборота товаров на 20% ежегодно в ближайшие 3 года, повысить эффективность менеджмента и прибыль за счет:
- внедрения системы автоматизации управленческого учета в компании;
- переноса в систему операций учета и движения товаров;
- создания единой информационной системы с общей базой данных, которая объединит все участки в единое целое;
- реализации дополнительных возможностей анализа операционных показателей компании в системах бухгалтерского учета, финансов, товарных операций, закупок, продаж и логистики.
Задачи проекта в разрезе автоматизируемых бизнес-процессов:
- Автоматизация управленческого учета:
- обеспечить сквозную автоматизацию бизнес-процессов на всех уровнях управления;
- синхронизировать существующие системы бухгалтерского учета, управления персоналом и расчета заработной платы и нового программного продукта «1С: Управление торговлей»;
- повысить качество и сократить сроки получения регламентированной отчетности;
- уменьшить количество расхождений между управленческим и бухгалтерским учетом.
- Организация учета и движения товаров:
- организовать систему формирования плана продаж (по группам продуктов в различных аналитических разрезах);
- обеспечить запасы товарного ассортимента с соблюдением четких сроков поставок и оплат в целях достижения эффективности показателей товарных запасов (наличие требуемого ассортимента, высокая оборачиваемость, отсутствие залежалости товара) и взаиморасчетов (график оплат поставщикам с учетом договорных условий, отсутствие кассовых разрывов);
- наладить процессы приемки на склад, хранения и отгрузки товаров с целью сокращения логистических издержек;
- создать единую базу товарной номенклатуры, клиентской и договорной базы для ведения складских и торговых операций;
- наладить систему продажи товаров в соответствии с планами предприятия для обеспечения заданных показателей валового дохода;
- усилить контроль платежной дисциплины.
До начала проекта сотрудники компании работали с различными программными продуктами, в том числе с конфигурациями решений «1С» версии 7. Обмен информацией между базами данных был трудоемкий и затратный по времени, поскольку использовались различные версии продуктов и платформ «1С:Предприятие».
Учетная система не полностью охватывала процессы предприятия, поэтому для создания вспомогательных расчетов сотрудники дополнительно использовали программу Microsoft Excel.
Уровень автоматизации не отвечал требованиям компании, т.к. используемые программные продукты не позволяли:
- создать единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, полностью охватить необходимые бизнес-процессы;
- унифицировать нормативно-справочную информацию, что значительно усложняло сбор и анализ информации различных отделов компании и увеличивало время принятия управленческих решений;
- создать единую систему планирования спроса, управления цепочкой поставок и бюджетирования с процедурой быстрого закрытия отчетного периода;
- обеспечить взаимосвязь бизнес-процессов между складом, взаимоотношением с клиентами, продажами.
Существовала проблема дублирования информации, требовалось много времени для сбора данных и подготовки аналитической отчетности. В результате терялась информативность и актуальность управленческих отчетов.
Единая информационная система построена на базе решения «1С:Управление торговлей».
Внедренные следующие подсистемы:
- Учет НСИ.
- Продажи.
- Закупки.
- Склад и доставка.
- Управление денежными средствами.
- CRM и маркетинг.
Схема интеграции
Количество рабочих мест — 70; количество информационных баз — 3
- Автоматизирована вся цепочка бизнес-процессов от первичного обращения клиента с прогнозом выполнения планируемого заказа до отгрузки и доставки товара.
- Внедренные конфигурации максимально подстроены под устоявшиеся бизнес-процессы компании. Была учтена специфика отрасли при расчете заказов, весь функционал расчетов был адаптирован под работников компании.
- Разработаны специализированные справочники, документы, регистры и отчеты, отражающие специфику деятельности по учету:
-
- тестеров товаров;
- стикеров товаров;
- переданного оборудования во временное пользование;
- возвращений БСО с использованием сканеров штрихкодов;
- учету командировок по развозу товаров по торговым точкам;
- учету скидок, предоставляемых на выделенное количество товара.
- Создано новое АРМ для учета заказов и накладных.
- Организована работа через удаленных агентов при помощи приложения «Агент+» для оформления заказов в учетной системе. «Агент Плюс» — это мобильное приложение, которое автоматизирует работу торговых представителей и мерчендайзеров на смартфонах и планшетах (Android). С этим приложением торговый агент мгновенно оформит заказ, посетит до 5 дополнительных торговых точек за день, а его руководитель удаленно проконтролирует работу сотрудника.
- Настроена система контроля и оценки каждого сотрудника, который имеет отношение к продажам, по достижению KPI в продажах.
- Под сотрудников настроены права доступа и возможности программы так, чтобы каждый мог наиболее эффективно выполнять свою деятельность, при этом не нужный для работы сотрудника функционал скрыт. Настроен высокий уровень защиты от некорректного внесения информации и интуитивно понятным интерфейсом, чтобы рядовые сотрудники компании могли работать с программой без дополнительного обучения.
Сократилась доля операционных расходов в выручке
Уменьшился период оборачиваемости дебиторки
Снизилось время на подготовку отчетности
Увеличилась производительность труда
Введена в эксплуатацию единая информационная система, охватывающая все бизнес-процессы компании, что позволило выйти на новый уровень управления, улучшить финансовый контроль, сократить трудозатраты персонала. В рамках системы взаимодействуют все отделы компании без необходимости конвертации данных. Сотрудники работают в едином информационном пространстве, по четко понятным правилам и регламентам, что исключает ошибки на всех этапах работы.
- Организовано централизованное ведение нормативно-справочной информации, что позволяет оперативно группировать и выдавать данные в единых разрезах.
- Обозначены четкие правила взаимодействия между отделами компании, прозрачность и контролируемость прохождения заказа на этапах от расчета заказа до отгрузки его отгрузки, сократилось трудозатраты менеджеров на расчет заказа.
- Создан единый процесс движения товаров: автоматизированы закупки, логистика товаров, товарные операции, учет складских операций.
- Разработана архитектура информационного потока для эффективного прогнозирования, планирования и распределения товаров.
- Настроена система контроля за KPI в продажах, что позволяет определить качество работы каждого сотрудника.
- Разработана система управления взаимоотношениями с клиентами.
В результате внедрения системы:
- увеличилась производительность труда (выручка на 1 сотрудника) на 23%,
- сократилась доля операционных расходов в выручке на 4%,
- сократился период оборачиваемости дебиторской задолженности на 20%,
- сократились временные затраты на подготовку внутренней/внешней отчетности на 30%.
