«Аэропорт Салехард» построил систему управления финансовой и хозяйственной деятельностью на базе программного продукта «1С:ERP Управление предприятием». В результате проекта аэропорт ведет раздельный учет расходов по видам услуг, выросла точность расчета себестоимости и снизились затраты. Ускорились все процессы, связанные с согласованием и утверждением договоров и других документов. Сроки подготовки отчетности сократились с 2-3 недель до 3-5 дней.
«Аэропорт Салехард», являясь авиационным хабом региона, постоянно ведет работу над расширением географии полетов. Сегодня в аэропорту производят посадки и взлетают современные лайнеры, связывая столицу Ямала с 12 городами России. Пропускная способность аэропорта — 120 пассажиров в час.
Цель проекта — создать систему управления финансовой и хозяйственной деятельностью аэропорта Салехард.
Задачи проекта:
- повысить точность расчета себестоимости услуг и усилить контроль над затратами предприятия, сократить их;
- оптимизировать работу автотранспорта и спецтехники, усилить контроль расхода ГСМ;
- ускорить формирование путевых листов;
- своевременно формировать управленческую и регламентированную отчетность для внешнего и внутреннего использования;
- оптимизировать документооборот аэропорта, ускорить процессы согласования договоров и других документов.
Для поддержания необходимой пропускной способности аэропорту требуется хорошо отлаженная система планирования работы аэропортовых служб, спецтехники и автомашин. Когда учет оказания услуг ведется в разрозненных программах или вовсе вручную, предприятию сложно планировать и контролировать свою текущую деятельность.
Так в АО «Аэропорт Салехард» до старта проекта с помощью ИС «Аэропорт» отслеживался суточный план полетов и планировалась загрузка аэропорта. В бухгалтерию передавались только бумажные формы. На основании этих форм собирался сводный реестр и выставлялись акты АС (специализированные документы форм актов А и С для иностранных и отечественных авиакомпаний), далее сотрудники бухгалтерии формировали акты в ИС «Инфин.Управление». Из-за выполнения всех операций вручную переход от количественных показателей к суммовым, от оперативного учета к бухгалтерскому, был замедлен.
В «Инфин.Управлении» велись бухгалтерский учет и расчет себестоимости. Алгоритмы расчета себестоимости отталкивались от информации, внесенной в программу. В специальных массивных таблицах типа Microsoft Excel проставлялись коэффициенты с процентами, по которым распределялись расходы тех или иных подразделений. У сотрудников не было уверенности в точном подсчете себестоимости услуг, не в полной мере контролировались взаиморасчеты с поставщиками и заказчиками.
Отраслевая отчетность считалась вручную, при этом не формировалась отчетность по Приказу № 303 и форме 67-ГА (аэропортовая отчетность, которая предоставляет расшифровку по финансовым и натуральным показателям работы аэропорта, дает расшифровку по структуре себестоимости аэропортовых услуг). Учет спецодежды велся на специальных бумажных карточках. Фиксировалась только выданная спецодежда, выдачу нельзя было запланировать.
Из-за некорректного ввода данных возникали сложности с расчетом имущественного и транспортного налогов. В целом подготовка регламентированной и управленческой отчетности занимала много времени.
Система управления финансовой и хозяйственной деятельностью аэропорта Салехард построена на базе решения «1С:ERP Управление предприятием».
Автоматизированы следующие функции:
- Документооборот (ECM):
- ведение номенклатуры дел;
- делопроизводство;
- учет договоров;
- учет и контроль исполнения поручений;
- учет и хранение документов.
- Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками:
- взаиморасчеты с поставщиками;
- планирование закупок;
- управление отношениями с поставщиками;
- учет прихода ТМЦ;
- формирование графика оплаты поставщикам.
- Производство, услуги:
- расчет фактической себестоимости;
- управление ремонтами основных средств (CMM, EAM);
- учет деятельности вспомогательных производств;
- учет основных средств, расчет амортизации;
- Учет спецодежды и спецоснастки;
- Учет услуг производственного характера.
- Другое:
- планирование с учетом отраслевой специфики;
- формирование отраслевой отчетности
- Управление персоналом и кадровый учет (HRM):
- кадровый учет;
- подбор кадров;
- расчет зарплаты;
- регламентированная отчетность.
- Продажи (сбыт), сервис, маркетинг:
- взаиморасчеты с покупателями;
- лизинг;
- формирование графика поступления оплат;
- ценообразование, прайс-листы.
- Склад и логистика:
- комплектация и разукомплектация ТМЦ;
- управление складскими запасами.
- Транспорт:
- планирование расхода ГСМ;
- учет подвижного состава;
- учет собственного транспорта.
- Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей:
- бюджетирование, финансовое планирование;
- управление денежными средствами (казначейство);
- управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC.
- Налоговый учет.
- Финансовый анализ.
Система управления финансовой и хозяйственной деятельностью аэропорта интегрирована со следующими информационными системами:
- «Аэропорт» (позволяет решать задачи, связанные с организацией, подготовкой и выполнением работ по обеспечению авиационных перевозок в аэропорту).
- «Инфин.Управление» (позволяет автоматизировать финансовый учет и другие бизнес-процессы в архитектуре клиент-сервер).
Схема архитектуры системы
Реализован раздельный учет доходов и расходов по регулируемым видам деятельности, оптимизирован блок расчета себестоимости. Настроен раздельный учет по видам деятельности, по видам услуг и формирование отраслевой отчетности. Также в части расчета себестоимости реализованы базы распределения, которых раньше не было у заказчика и с которыми не сталкивался подрядчик. Сложность была в отладке таблиц с процентами и необходимостью разделения расходов подразделений. Определенный процент затрат нужно было отнести на конкретные виды деятельности, еще проценты — на общепроизводственные или на общехозяйственные расходы.
Например, у службы электросветотехнического обеспечения часть расходов идет на освещение взлетно-посадочной полосы, часть — на освещение перронов, а часть — на общехозяйственные нужды. Типовая ERP-система не позволяла сразу так рекласифицировать затраты. Была сделана доработка, после которой все начало распределяться автоматически, и заказчик продолжил вести учет в привычном для него формате. Сотрудники аэропорта вносят данные в таблицу и указывают, как распределить доли расходов. А в конце месяца алгоритм сам рассчитывает, какую сумму куда перенести. На основе опыта подрядчика в разработке блока учета спецодежды для аэропортов Краснодарского края в «1С:Управлении производственным предприятием» для «Аэропорта Салехард» этот блок был настроен в «1С:ERP Управление предприятием».
- Модуль AMS, разработанный компанией «ГЭНДАЛЬФ» в «1С:ERP Управлении предприятием», позволил автоматизировать учет оперативной деятельности аэропорта: загрузка данных суточных планов полетов из системы «Аэропорт», учет данных карт-нарядов и коммерческой загрузки, формирование актов AC. Услуги по актам АС автоматически рассчитываются согласно правилам, настроенным в «Прейскуранте» — условно в прайс-листе в аэропорта, в котором отражены цены на услуги, в том числе пакетные услуги по более низкой стоимости. Это важный функционал для формирования документов об оказании услуг, выставления счетов, проведения взаиморасчетов. На основе введенных актов АС формируется сводный акт в бухгалтерии для выставления заказчику. Документы распределены по подразделениям, в которых сотрудники заносят в программу свои количественные данные. Финансово-эконмическая служба (группа взаиморасчетов) формирует документы «Акт АС», бухгалтерия сводно за декаду формирует документы «Акт об оказании услуг» на основании введенных актов АС. И уже далее выставляются счета авиакомпаниям, чтобы получить от них выручку.
- С помощью модуля AMS оптимизированы ресурсы по внесению данных и расчету — налажен упорядоченный ввод информации в систему, повысилась ее точность. Увеличился контроль сверки данных по количественным и суммовым расчетам оперативной деятельности, переноса этих данных в бухгалтерские.
- Расчет себестоимости реализован в соответствии с законодательством и учетной политикой «Аэропорта Салехард» по привычным для сотрудников алгоритмам. Но они получили более тонкие инструменты по управлению затратами. Были настроены правила распределения расходов на себестоимость одного или нескольких видов услуг. Автоматизирован расчет нетиповых баз распределения — по выручке, пропорционально указанным коэффициентам и расходам по списку статей затрат. При этом поддерживаются отборы по видам услуг с учетом или без учета подразделений. Амортизация разных основных средств также может распределяться по разным правилам и на разные виды деятельности. К примеру, амортизацию трапа можно направить именно на себестоимость взлет-посадки. Это влияет на детализацию экономического анализа.
- Автоматически по данным системы заполняется и отраслевая отчетность. Учитываются доходы и расходы по видам деятельности: авиационным (взлет, посадка, обслуживание пассажиров, обеспечение авиационной безопасности и др.) и неавиационным (например, работа гостиницы на территории). Отраслевая отчетность сразу совпадает с бухгалтерской. Дополнительно для формирования отчетности по требованиям Приказа Минтранса РФ от 5 декабря 2011 г. № 303 после типового закрытия месяца реализована детализация себестоимости видов услуг по процессам. Услуги делятся пропорционально трудоемкости, которая высчитывается экономистами. Соответственно, в систему вносятся проценты трудоемкости по процессам. Такие правила распределения настраиваются единожды.
- Обеспечена прозрачность себестоимости услуг. Расчет себестоимости существенно упростился, его точность повысилась. Появилась возможность оперативно контролировать расходы предприятия и принимать меры к их снижению.
- В соответствии с отраслевыми нормами законодательства в сфере охраны труда и нормами аэропорта настроен учет спецодежды, форменной одежды и средств индивидуальной защиты (шлемы, каски, утепленная обувь и костюмы). Назначена выдача спецодежды людям на определенных должностях. С помощью типового функционала системы учитывается по факту, кому что выдано и как эту одежду амортизировать, перемещать, возвращать обратно на склад, списывать, если она не носилась. А с помощью доработанного функционала можно отследить, что должно было быть выдано. Вносятся нормативы выдачи спецодежды — в каком подразделении, на какой должности сотруднику положено получение спецодежды. Формируется отчетность для сравнения плана и фактической выдачи. Можно проверить сроки носки и понять, в полном ли объеме доставлена спецодежда. Если кладовщик передал больше спецодежды, чем сотруднику предназначено, ему выводится предупреждение, что спецодежда выдается сверх нормы, чтобы исключить ошибки. Также в программе можно сформировать отчет и посмотреть, у какой спецодежды в следующем месяце истекают сроки носки, и заранее запланировать замену.
- После решения на предприятии проблемы раздельного учета доходов и расходов по видам деятельности был закрыт ряд учетных блоков: бухгалтерское закрытие месяца (бухгалтерская отчетность), закрытие месяца в налоговом учете (декларация налога на прибыль), раздельный учет НДС, отраслевая отчетность. Вся отчетность теперь формируется в «1С:ERP Управление предприятием», заполняется автоматически и сдается из системы. Сроки подготовки отчетности сократились с 2-3 недель до 3-5 дней.
- В «1С:ERP Управление предприятием» аэропорт в полном объеме ведет раздельный учет НДС. Вся информация о корректировках, возвратах и хозяйственных операциях, влияющих на учет НДС, регистрируется в системе. К камеральной проверке формируются книга покупок, книга продаж и декларация по налогу на прибыль. Расходы разносятся по облагаемым и необлагаемым НДС видам услуг или остаются распределяемыми. В конце квартала система позволяет учесть распределяемый НДС: какую часть брать к зачету и какую списать на затраты. Если сначала материалы приняли на облагаемый вид затрат, а потом оказалось, что их нужно потратить на необлагаемый, возникают ситуации, когда нужно восстановить их НДС или, наоборот, включить в стоимость. В системе это отрабатывается, и весь учет ведется полноценно.
- В части налога на прибыль также отражаются облагаемые и необлагаемые доходы и расходы с формированием необходимых движений по отложенным налоговым активам (обязательствам) и постоянным разницам. Расчет налога на прибыль и заполнение декларации происходит автоматически.
- В систему внесена необходимая информация и о прочих налогах. Используются типовые механизмы для начисления налога на имущество, транспортного налога и формирования соответствующих деклараций. При формировании транспортного налога учитываются платежи в систему «Платон». Налоги рассчитываются автоматически и корректно.
- Внедрена типовая подсистема кадрового учета и расчета зарплаты. Основными используемыми начислениями которой стали: оплата по окладу, оплата сверхурочных часов, стимулирующие выплаты и надбавки, надбавки за вредные условия труда, северная надбавка и районный коэффициент.
- Налажено эффективное управление автотранспортом. Разработаны индивидуальные формы путевых листов. Выписка и обработка путевых листов, а также заявок на транспортные средства занимает теперь вдвое меньше времени, чем это было ранее. Внедрена система учета расходования ГСМ с учетом сезонности.
- Унификация нормативно-справочной информации позволила устранить разночтения при заказе и приемке запчастей и расходных материалов. Менеджеры оперативно формируют планы закупок с учетом складских остатков. Подбирают оптимальных поставщиков товара по их надежности, истории поставок, критериям срочности исполнения заказов, территориальному или прочим произвольным признакам. Время на согласование планов закупок существенно сокращено. Все это позволило обеспечить постоянное наличие на складе требуемых запчастей и расходных материалов.
- Внедрение системы электронного документооборота ускорило все процессы, связанные с согласованием и утверждением договоров, внутренних, а также входящих и исходящих документов. Каждому участнику такого процесса отводится определенное время на согласование документа. В случае отсутствия кого-либо из ответственных за подписание лиц, его полномочия автоматически делегируются группе сотрудников с аналогичными компетенциями и должностными обязанностями. Принятие управленческих решений по предоставлению специальных условий для договоров (перечень оказываемых услуг, отсрочки платежа, периоды выставления счетов и актов) сократилось до нескольких часов, хотя ранее этот процесс мог занимать несколько дней. Все версии документов теперь хранятся в электронном виде. Исключена утеря документов при передаче между отделами.
- В результате проекта сроки подготовки отчетности сократились с 2-3 недель до 3-5 дней. Исходя из данных ФНС за 2019 год, активы аэропорта приросли на 9,1%, благодаря чему сегодня он занимает 63 позицию среди 198 предприятий отрасли. Выручка аэропорта в 2019 увеличилась на 3,7% и составила 801 млн руб.
