||
Краткое описание

В информационном агентстве ТАСС был проведен методологический проект для улучшения документооборота. Проект Проект по технологии «1С:Методология управления документами» и заключался тщательном обследовании документооборота компании и выдаче рекомендаций по подготовке организации к внедрению «1С:Документооборот». Для этого специалисты 1С-КПД провели анализ существующего документооборота компании, провели интервью с представителями разных структурных подразделений, а также аудит IT-инфраструктуры организации.

Информационное агентство России «ТАСС»
Заказчик

ТАСС – ведущее государственное информационное агентство России. Информационные продукты ТАСС получают более 5 тысяч корпоративных подписчиков в России и за рубежом, в том числе более 1000 СМИ, 200 диппредставительств, более 250 финансовых компаний и банков, более 2000 промышленных предприятий, научных и учебных заведений, библиотек.

1
Цели и задачи

Цель проекта: проанализировать существующий документооборот и разработать функциональные требования к дальнейшей автоматизации процессов работы с документами с помощью программы «1С:Документооборот».

Задачи проекта:

  • провести анализ документопотоков между подразделениями,
  • оценить соответствие порядка работы с документами действующим регламентам,
  • дать рекомендации по автоматизации процессов,
  • определить границы проекта автоматизации итребования к интеграции с другими системами, подготовить функциональные требования для составления технического задания проекта автоматизации.
2
Ситуация до старта проекта

В каждом отделе работа с документами велась по-своему. Одни и те же документы в разных подразделениях могли иметь разные маршруты. Регистрация документов была децентрализована, что не позволяло оценить количество входящих и исходящих документов в целом по организации. Это и прослужило предпосылкой к старту проекта по оптимизации процессов документооборота в зависимости от типов документов и обрабатывающих их подразделений, которая должна была быть выполнена с учетом дальнейшего внедрения программы «1С:Документооборот».

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Масштаб проекта обуславливался тем, что организация крупная и ведёт свою деятельность уже очень долгий срок. Поэтому методологический проект по улучшению документооборота оказался комплексной задачей.

В рамках проекта:

  1. Проведен анализ существующей в организации системы документооборотаэ
  2. Проведен анализ соответствия фактического состояния работы с документами внутренним нормативным документам заказчика, регламентирующим документооборот.
  3. Проведено интервьюирование сотрудников структурных подразделений.
  4. Определены границы автоматизации с их обоснованием, аудит существующей IТ-инфраструктуры в части информационных систем на платформе «1С:Предприятие 8».
  5. Подготовлен отчет об обследовании существующего документооборота в ИТАР-ТАСС.
  6. Оценены работы по интеграции электронного документооборота в существующую IТ-инфраструктуру заказчика в части информационных систем на платформе «1С:Предприятие 8».
  7. Внесены предложения по дооборудованию IТ-инфраструктуры в части информационных систем на платформе «1С:Предприятие 8».
  8. Подготовлены функциональные требования для составления технического задания проекта по автоматизации бизнес-процессов обработки документов в электронном виде и созданию архива электронных документов в ИТАР-ТАСС на платформе «1С:Предприятие 8», в части подготовки автоматизации данных бизнес-процессов

Методология выполнения работ

Проект выполнялся по технологии «1С:Методология управления документами». Технология представляет собой набор готовых алгоритмов для сбора и обработки первичных данных о документных процессах и метод проектирования целевой модели на основе проанализированных действующих документных процессов. Одна из особенностей примененной технологии, которая была использована  — передача знаний Заказчику для повышения заинтересованности и вовлечения в  проектные работы. До начала методического проекта автор методологии — Софья Ульянцева  —провела корпоративное обучение по программе «Подготовка к автоматизации документооборота» для руководителей агентства и участников рабочей группы проекта. 

4
Особенности и уникальность проекта

На момент реализации проекта работа с документами в каждом отделе велась по своим правилам. В зависимости от отдела, одни и те же документы могли иметь разные маршруты обработки, порой неоправданно сложные. 

Кроме того, в организации был очень сложный процесс согласования договорной документации, однако специалистов, которые бы хорошо знали все проходящие в организации маршруты не было, для согласования договоров использовалась значительно модифицированная система «1С:Бухгалтерия», и на момент проекта в организации отсутствовали специалисты, которые бы хорошо знали как проходят маршруты через эту систему.

Это привело к необходимости анализа существующего документооборота и разработки функциональных требований к автоматизации процессов работы с документами.

5
Результаты проекта

В результате проекта:

  • описаны бизнес-процессы и документопотоки,
  • даны рекомендации по оптимизации процессов с учетом условий в договорах (сумма документа, подразделение),
  • описаны требования к организации хранения документов в информационной системе.

Кроме того, был составлен документ «Функциональные требования», который в дальнейшем может служить основанием для написания технического задания на автоматизацию.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
0
1С-КПД
Платформа
1С:Предприятие 8 ПРОФ
Ноябрь 2019 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Новости
17 сентября 2021
Онлайн-курс «Организация сопровождения решений 1С и информационных систем на основе 1С:ТКС 2.0»

Открыта запись на авторский онлайн-курс Владимира Павлова, руководителя направления корпоративного сопровождения фирмы «1С». Пять занятий пройдут с 12 октября по 16 ноября 2021 г.

16 сентября 2021
Бизнес-форум «1С:ERP» 17 ноября 2021 года — приглашаем принять участие в онлайн-формате

Фирма «1С» приглашает пользователей, потенциальных клиентов и партнеров принять участие в 8-ом Бизнес-форуме 1С:ERP, посвященном внедрениям и развитию решений и сервисов «1С» для корпоративного рынка, предприятий крупного и среднего масштаба. В этом году форум пройдет в онлайн-формате.