В информационном агентстве ТАСС был проведен методологический проект для улучшения документооборота. Проект Проект по технологии «1С:Методология управления документами» и заключался тщательном обследовании документооборота компании и выдаче рекомендаций по подготовке организации к внедрению «1С:Документооборот». Для этого специалисты 1С-КПД провели анализ существующего документооборота компании, провели интервью с представителями разных структурных подразделений, а также аудит IT-инфраструктуры организации.
ТАСС – ведущее государственное информационное агентство России. Информационные продукты ТАСС получают более 5 тысяч корпоративных подписчиков в России и за рубежом, в том числе более 1000 СМИ, 200 диппредставительств, более 250 финансовых компаний и банков, более 2000 промышленных предприятий, научных и учебных заведений, библиотек.
Цель проекта: проанализировать существующий документооборот и разработать функциональные требования к дальнейшей автоматизации процессов работы с документами с помощью программы «1С:Документооборот».
Задачи проекта:
- провести анализ документопотоков между подразделениями,
- оценить соответствие порядка работы с документами действующим регламентам,
- дать рекомендации по автоматизации процессов,
- определить границы проекта автоматизации итребования к интеграции с другими системами, подготовить функциональные требования для составления технического задания проекта автоматизации.
В каждом отделе работа с документами велась по-своему. Одни и те же документы в разных подразделениях могли иметь разные маршруты. Регистрация документов была децентрализована, что не позволяло оценить количество входящих и исходящих документов в целом по организации. Это и прослужило предпосылкой к старту проекта по оптимизации процессов документооборота в зависимости от типов документов и обрабатывающих их подразделений, которая должна была быть выполнена с учетом дальнейшего внедрения программы «1С:Документооборот».
Масштаб проекта обуславливался тем, что организация крупная и ведёт свою деятельность уже очень долгий срок. Поэтому методологический проект по улучшению документооборота оказался комплексной задачей.
В рамках проекта:
- Проведен анализ существующей в организации системы документооборотаэ
- Проведен анализ соответствия фактического состояния работы с документами внутренним нормативным документам заказчика, регламентирующим документооборот.
- Проведено интервьюирование сотрудников структурных подразделений.
- Определены границы автоматизации с их обоснованием, аудит существующей IТ-инфраструктуры в части информационных систем на платформе «1С:Предприятие 8».
- Подготовлен отчет об обследовании существующего документооборота в ИТАР-ТАСС.
- Оценены работы по интеграции электронного документооборота в существующую IТ-инфраструктуру заказчика в части информационных систем на платформе «1С:Предприятие 8».
- Внесены предложения по дооборудованию IТ-инфраструктуры в части информационных систем на платформе «1С:Предприятие 8».
- Подготовлены функциональные требования для составления технического задания проекта по автоматизации бизнес-процессов обработки документов в электронном виде и созданию архива электронных документов в ИТАР-ТАСС на платформе «1С:Предприятие 8», в части подготовки автоматизации данных бизнес-процессов
Методология выполнения работ
Проект выполнялся по технологии «1С:Методология управления документами». Технология представляет собой набор готовых алгоритмов для сбора и обработки первичных данных о документных процессах и метод проектирования целевой модели на основе проанализированных действующих документных процессов. Одна из особенностей примененной технологии, которая была использована — передача знаний Заказчику для повышения заинтересованности и вовлечения в проектные работы. До начала методического проекта было проведено корпоративное обучение по программе «Подготовка к автоматизации документооборота» для руководителей агентства и участников рабочей группы проекта.
На момент реализации проекта работа с документами в каждом отделе велась по своим правилам. В зависимости от отдела, одни и те же документы могли иметь разные маршруты обработки, порой неоправданно сложные.
Кроме того, в организации был очень сложный процесс согласования договорной документации, однако специалистов, которые бы хорошо знали все проходящие в организации маршруты не было, для согласования договоров использовалась значительно модифицированная система «1С:Бухгалтерия», и на момент проекта в организации отсутствовали специалисты, которые бы хорошо знали как проходят маршруты через эту систему.
Это привело к необходимости анализа существующего документооборота и разработки функциональных требований к автоматизации процессов работы с документами.
В результате проекта:
- описаны бизнес-процессы и документопотоки,
- даны рекомендации по оптимизации процессов с учетом условий в договорах (сумма документа, подразделение),
- описаны требования к организации хранения документов в информационной системе.
Кроме того, был составлен документ «Функциональные требования», который в дальнейшем может служить основанием для написания технического задания на автоматизацию.
