Компания «Металлокомплект-М» построила автоматизированную систему казначейства, бюджетирования, регламентированного и управленческого учета на базе решения «1С:Управление холдингом». В результате внедрения компании удалось снизить трудозатраты на ведение учета и сократить сроки подготовки регламентированной и управленческой отчетности. Это явилось результатом объединения процессов в единой централизованной системе и автоматизации отражения операций в управленческом учете на основе операции регламентированного учета.
Основной бизнес акционерного общества «Металлокомплект-М» — складская торговля металлопрокатом. Компания входит в тройку лидеров рынка дистрибуции стальной продукции в России как универсальный поставщик металлопроката с 20-летним профессиональным стажем. Подразделения АО «МК-М» расположены в 17 городах России.
Цель проекта: создать информационную систему предприятия, которая обеспечит автоматизацию основных процессов управления финансами и решит следующие задачи:
- Снижение трудозатрат на ведение управленческого учета и сокращение сроков подготовки отчетности («fast close») за счет:
- объединения процессов в единой централизованной системе,
- автоматизации отражения операций в управленческом учете на основе операции регламентированного учета.
- Управление ликвидностью со скользящим горизонтом в 30 дней.
- Формирование единого хранилища данных процесса «Бюджетирование» для импорта плановых данных, сбора фактических данных, мультисценарного планирования и план-фактного анализа.
До внедрения выбранного решения, такие процессы как «Регламентированный учет», «Казначейство» и «Управленческий учет» были распределены по разным информационным базам.
- процесс «Бюджетирование» осуществляется в MS Excel;
- процесс «Казначейство» был автоматизирован частично: только в части согласования заявок на оплату и реестра платежей. Формирование платежных поручений — вручную. Разнесение банковский выписки осуществлялось в двух системах и полностью в ручном режиме;
- процесс «Управленческий учет»: полностью ручное отражение проводок в решении на платформе «1С:Предприятие 7.7».
Требовалось создать информационную системы предприятия, которая бы обеспечила автоматизацию основных процессов управления финансами и решение перечисленных задач.
В связи с тем, что в организации преобладали информационные системы на платформе 1С:Предприятие (1Сv77 и 1Сv8), а организации группы компаний вели регламентированный учет в конфигурации «1С:Бухгалтерия» ред. 3.0 и 2.0, первый критерий при выборе решения — простота перехода на новую систему.
Казначейство группы компаний было автоматизировано на «1С:Управление холдингом ред. 1.2.» Как следствие, второй критерий — единообразие и преемственность интерфейса систем.
Третий критерий — сохранение используемых функциональных возможностей продукта при переходе между редакциями.
Четвертый критерий — интеграционные возможности. В организации был запущен комплексный проект автоматизации, включающий в себя переход на современную ERP-систему («1С:ERP») и систему электронного документооборота («1С:Документооборот»). В рамках продуктов «1С» реализована бесшовная интеграция с «1С:Документооборотом», а также развитые инструменты интеграции между учетными системами.
Пятый критерий: экспертиза. В рамках организации и на рынке партнеров широко представлены организации и специалисты с требуемыми компетенциями по платформе (архитектура, аналитика, разработка, эксплуатация). Как следствие, внедрение новой системы не должно было сопровождаться увеличением расходов на содержание и обслуживание системы.
Также были определенные требования к интегратору, в частности:
- наличие портфолио успешных проектов в области автоматизации процессов регламентированного учета, казначейства, бюджетирования;
- наличие сертифицированных специалистов по продукту «1С:Управление холдингом» и платформе «1С:Предприятие 8».
Автоматизированная система казначейства, бюджетирования, регламентированного и управленческого учета построена на базе решения «1С:Управление холдингом».
Автоматизированы следующие блоки:
- Регламентированный (бухгалтерский и налоговый) учет:
- учет ВНА (ОС, НМА);
- учет МПЗ и ТМЦ;
- учет денежных средств;
- учет ГОЗ;
- закрытие месяца и регламентированная отчетность;
- учет прочих фактов хозяйственной деятельности для целей регламентированного учета.
- Управленческий учет:
- учет выручки по видам деятельности;
- учет затрат;
- учет ТМЦ;
- управленческая отчетность.
- Казначейство:
- управление лимитами;
- формирование и согласование заявок на оплату;
- управление ликвидностью;
- исполнение платежей;
- казначейская отчетность.
- Бюджетирование:
- импорт бюджетных форм;
- сбор фактических данных;
- план-фактный анализ.
Платформа полностью отвечает требованиям организации по скорости внесения изменений, полной стоимости владения и другим показателям.
Параметры информационной системы:
- объем базы на 12.05.2020: 35 ГБ;
- справочников: 244;
- видов документов: 85;
- регистров сведений: 298;
- регистров накопления: 32;
- регистров бухгалтерии: 1
Количество автоматизированных рабочих мест: 300.
- Особенность проекта — использование стандартных инструментов интеграции внутри платформы 1С без подключения интеграционной шины. Реализован обмен с 18 историческими системами.
- Для управления интеграцией создан интеграционный совет, который проводится каждую неделю. Выделен отдельный руководитель заказчика на эти задачи.
- Сроки — проект стратовал в мае 2019 года и в январе 2020 система была запущена в опытно-промышленную эксплуатацию.
- Проект реализуется, как бизнес-проект с ИТ составляющей.
- Вовлечение функциональных заказчиков в реализацию проекта с помощью соответствующей мотивации.
- Новая методология финансового учета разработана до начала проекта автоматизации. Все требования заказчиков были «приземлены» на возможности «1С:Управление холдингом» и смежных систем с помощью двух архитекторов проекта.
- Создана единая методология управления в компании, которой следуют все проекты внедрения.
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Сокращение материальных расходов
Ускорение обработки заказов
Ускорение формирования отчетности
В результате внедрения автоматизированной системы казначейства и бюджетирования, автоматизация регламентированного и управленческого учета на базе «1С:Управление холдингом» компании удалось снизить трудозатраты на ведение учета и сократить сроки подготовки регламентированной и управленческой отчетности. Это явилось результатом объединения процессов в единой централизованной системе и автоматизации отражения операций в управленческом учете на основе операции регламентированного учета.
Обеспечено мультисценарное планирование и план-фактный анализ процесса «Бюджетирование» за счет создания единого хранилища данных, которое обеспечило импорт плановых и сбор фактических данных.
Кроме того, было достигнуто решение задачи управления ликвидностью (скользящий горизонт планирования — 30 дней).
Экономический эффект от внедрения:
- трудозатраты в подразделениях сократились на 20%,
- управленческая отчетность формируется на 30% быстрее,
- регламентированная отчетность формируется на 30% быстрее,
- объемы материальных запасов сниизились на 10%,
- материальные расходы сократились на 15%,
- операционные и административныые расходы сократились на 12%,
- заказы обрабатываются на 15% быстрее.
