В группе компаний «Медси» повысили эффективность снабжения и закупок с помощью «1С:Управление холдингом». Теперь 25 клиник, входящих в группу, формируют заявки в единой системе, затем эти заявки консолидируются в укрупненные заказы и группируются по товарным направлениям с учетом действующих договоров и прайс-листов поставщиков. Это существенно снизило трудозатраты на формирование заявок, позволило контролировать цены по договорам, а процесс выбора контрагента стал прозрачным.
Группа компаний «Медси» — крупнейшая в стране федеральная частная сеть лечебно-профилактических учреждений. В состав входит 25 клиник в Москве и области, 70 медицинских пунктов на предприятиях, 2 санатория, департамент семейной медицины, скорая медицинская помощь, медицинский wellness. В компании работает более 10 000 человек.
Цель проекта: повысить эффективность функций снабжения и закупок.
В ходе проекта требовалось решить следующие задачи:
- консолидировать потребности клиник;
- контролировать складские запасы;
- реализовать автоматический контроль бюджетных лимитов, лимитов по договорам и проектам;
- централизацовать контроль над процессами обеспечения ресурсами;
- обеспечить сквозной процесс от формирования потребности до проведения закупочных процедур, заключения договоров и поступления товаров, работ и услуг;
- снизить трудоемкость проведения закупочных процедур;
- обеспечить прозрачность закупочных процедур, возможность мониторинга и контроля закупочной деятельности на любом ее этапе;
- улучшить качество мониторинга, анализа и контроля процессов закупочной деятельности;
- повысить качество отчетных и аналитических сведений, скорости их формирования.
Исторически сбор потребностей от 25 клиник компании производился вручную с помощью электронных таблиц Microsoft Excel, в связи с чем возникали сложности с ручной консолидацией потребностей клиник и расчетом оптимального составления заявок поставщикам. Это приводило к большим трудозатратам при формировании заявок на потребность, оценке предложений и выборе контрагентов (поставщиков), было невозможно оперативно корректировать потребности, контролировать лимиты и статус процесса закупки.
Требовалось найти решение, которое позволило бы избежать ручного сбора и консолидации потребностей отдельных клиник, обеспечило автоматизацию расчета оптимального предложения поставщикам, создало систему централизованного контроля над процессами обеспечения ресурсами — от формирования потребности до завершения закупочных процедур.
Для решения поставленных задач и построения системы управления снабжением и закупками была выбрана система «1С:Управление холдингом», так как ней уже выполнялось большинство операций, и данный проект является логическим продолжением внедрения блоков «Бюджетирования» и «Казначейства». В ходе проекта были осуществлены:
- Настройка интеграции с существующими системами «1С:Медицина. Больничная аптека», «1С:Документооборот».
- Настройка длинного процесса формирования и согласования закупочных процедур.
- Автоматизирован монотонный и сложный процесс формирования лотов и выбора поставщика.
Схема архитектуры системы
Особенности разработанной системы закупок:
- Сбор первоначальной потребности дочерних и зависимых обществ: каждая клиника заводит в «1С:Управление холдингом» свои потребности: раз в месяц плановую потребность на следующий период и оперативные потребности по мере необходимости.
- Консолидация потребностей — все оперативные заявки отделений компонуются в укрупненные заказы, которые группируются по товарным направлениям.
- Определение способа покрытия потребностей (закупка по уже заключенным договорам или проведение тендера).
- По оперативной потребности — прохождение маршрута согласования и формирование заказа поставщику: система автоматически предлагает на выбор уже заключенные с поставщиками договора.
- По плановой потребности:
-
- прохождение маршрута согласования — в организации выстроен достаточно сложный процесс согласования, включающий: службу безопасности, департамент бюджетирования и контроллинга, и сам отдел закупок;
- формирование лотов — система позволяет гибко группировать позиции номенклатуры в лоты, в зависимости от свойств позиций;
- подготовка закупочной документации — в системе автоматически формируются шаблоны закупочных документов к примеру, в коммерческом предложении поставщику достаточно проставить свои цены, которые автоматически загружаются в систему закупок;
- проведение закупочных процедур — интеграция с автоматизированной системой торгов «Сбербанка», возможность проведения переторжек;
- сравнение предложений поставщиков и выбор лучшего предложения: формирование наглядной формы сравнения предложений поставщиков, с подсветкой наиболее подходящего предложения.
- Снижение трудоемкости формирования заявок на потребность.
- Автоматический контроль лимитов.
- Оперативная корректировка потребности.
- Возможность оперативного отслеживания статуса каждой заказываемой позиции.
- Интеграция с электронными торговыми площадками.
- Сокращение трудозатрат на оценку предложений от участников закупочных процедур, а также выбора победителя закупки.
- Прозрачность процесса выбора контрагента.
- Отслеживание статуса закупки всеми участниками процесса.
- Сокращение трудозатрат за счет автоматизированного создания Спецификаций по данным победителя закупки.
- Автоматизированный контроль цен по всему процессу от возникновения потребности, оприходования и до оплаты.
Экономический эффект:
- Сокращение производственных издержек на 25%.
- Рост оборачиваемости складских запасов на 40%.
- Сокращение операционных и административных расходов на 35%.
- Ускорение обработки заказов на 50%.
- Сокращение сроков исполнения заказов/оказания услуг на 50%.
- Рост производительности труда в производстве на 20%.
