||
Краткое описание

В группе компаний «Медси» повысили эффективность снабжения и закупок с помощью «1С:Управление холдингом». Теперь 25 клиник, входящих в группу, формируют заявки в единой системе, затем эти заявки консолидируются в укрупненные заказы и группируются по товарным направлениям с учетом действующих договоров и прайс-листов поставщиков. Это существенно снизило трудозатраты на формирование заявок, позволило контролировать цены по договорам, а процесс выбора контрагента стал прозрачным.

ГК «Медси»
Заказчик

Группа компаний «Медси» — крупнейшая в стране федеральная частная сеть лечебно-профилактических учреждений. В состав входит 25 клиник в Москве и области, 70 медицинских пунктов на предприятиях, 2 санатория, департамент семейной медицины, скорая медицинская помощь, медицинский wellness. В компании работает более 10 000 человек.

Медицина
1
Цели и задачи

Цель проекта: повысить эффективность функций снабжения и закупок.

В ходе проекта требовалось решить следующие задачи:

  • консолидировать потребности клиник;
  • контролировать складские запасы;
  • реализовать автоматический контроль бюджетных лимитов, лимитов по договорам и проектам;
  • централизацовать контроль над процессами обеспечения ресурсами;
  • обеспечить сквозной процесс от формирования потребности до проведения закупочных процедур, заключения договоров и поступления товаров, работ и услуг;
  • снизить трудоемкость проведения закупочных процедур;
  • обеспечить прозрачность закупочных процедур, возможность мониторинга и контроля закупочной деятельности на любом ее этапе;
  • улучшить качество мониторинга, анализа и контроля процессов закупочной деятельности;
  • повысить качество отчетных и аналитических сведений, скорости их формирования.
2
Ситуация до старта проекта

Исторически сбор потребностей от 25 клиник компании производился вручную с помощью электронных таблиц Microsoft Excel, в связи с чем возникали сложности с ручной консолидацией потребностей клиник и расчетом оптимального составления заявок поставщикам. Это приводило к большим трудозатратам при формировании заявок на потребность, оценке предложений и выборе контрагентов (поставщиков), было невозможно оперативно корректировать потребности, контролировать лимиты и статус процесса закупки.

Требовалось найти решение, которое позволило бы избежать ручного сбора и консолидации потребностей отдельных клиник, обеспечило автоматизацию расчета оптимального предложения поставщикам, создало систему централизованного контроля над процессами обеспечения ресурсами — от формирования потребности до завершения закупочных процедур.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Для решения поставленных задач и построения системы управления снабжением и закупками была выбрана система «1С:Управление холдингом», так как ней уже выполнялось большинство операций, и данный проект является логическим продолжением внедрения блоков «Бюджетирования» и «Казначейства». В ходе проекта были осуществлены:

  1. Настройка интеграции с существующими системами «1С:Медицина. Больничная аптека», «1С:Документооборот».
  2. Настройка длинного процесса формирования и согласования закупочных процедур.
  3. Автоматизирован монотонный и сложный процесс формирования лотов и выбора поставщика. 

1C_Shema_Medsi_.jpg

Схема архитектуры системы

4
Особенности и уникальность проекта

Особенности разработанной системы закупок:

  1. Сбор первоначальной потребности дочерних и зависимых обществ: каждая клиника заводит в «1С:Управление холдингом» свои потребности: раз в месяц плановую потребность на следующий период и оперативные потребности по мере необходимости.
  2. Консолидация потребностей — все оперативные заявки отделений компонуются в укрупненные заказы, которые группируются по товарным направлениям.
  3. Определение способа покрытия потребностей (закупка по уже заключенным договорам или проведение тендера).
  4. По оперативной потребности — прохождение маршрута согласования и формирование заказа поставщику: система автоматически предлагает на выбор уже заключенные с поставщиками договора.
  5. По плановой потребности:
    • прохождение маршрута согласования — в организации выстроен достаточно сложный процесс согласования, включающий: службу безопасности, департамент бюджетирования и контроллинга, и сам отдел закупок;
    • формирование лотов — система позволяет гибко группировать позиции номенклатуры в лоты, в зависимости от свойств позиций;
    • подготовка закупочной документации — в системе автоматически формируются шаблоны закупочных документов к примеру, в коммерческом предложении поставщику достаточно проставить свои цены, которые автоматически загружаются в систему закупок;
    • проведение закупочных процедур — интеграция с автоматизированной системой торгов «Сбербанка», возможность проведения переторжек;
    • сравнение предложений поставщиков и выбор лучшего предложения: формирование наглядной формы сравнения предложений поставщиков, с подсветкой наиболее подходящего предложения.
5
Результаты проекта
  1. Снижение трудоемкости формирования заявок на потребность.
  2. Автоматический контроль лимитов.
  3. Оперативная корректировка потребности.
  4. Возможность оперативного отслеживания статуса каждой заказываемой позиции.
  5. Интеграция с электронными торговыми площадками.
  6. Сокращение трудозатрат на оценку предложений от участников закупочных процедур, а также выбора победителя закупки.
  7. Прозрачность процесса выбора контрагента.
  8. Отслеживание статуса закупки всеми участниками процесса.
  9. Сокращение трудозатрат за счет автоматизированного создания Спецификаций по данным победителя закупки.
  10. Автоматизированный контроль цен по всему процессу от возникновения потребности, оприходования и до оплаты.

Экономический эффект:

  1. Сокращение производственных издержек на 25%. 
  2. Рост оборачиваемости складских запасов на 40%. 
  3. Сокращение операционных и административных расходов на 35%. 
  4. Ускорение обработки заказов на 50%. 
  5. Сокращение сроков исполнения заказов/оказания услуг на 50%. 
  6. Рост производительности труда в производстве на 20%. 
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
300
Отрасль
Медицина
АКСИОМА-СОФТ
клиник объединены в единую систему
25
Май 2017 —
Центральный федеральный округ РФ
Приволжский федеральный округ РФ
Южный федеральный округ РФ
Уральский федеральный округ РФ
Сибирский федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Руководитель проектов группы компаний «Медси»
Марина Мокроусова
Мы провели закупочную компанию 2019 года в новой системе, без использования Microsoft Excel. Автоматически собрали потребности по 25 клиникам, консолидировали их и выбрали способ закупки. В систему «1С:Медицина. Больничная аптека» оттранслированы данные, позволяющие заказывать продукцию из действующей спецификации, где указана номенклатура, цена и единицы измерения. Нам удалось добиться снижения трудозатрат на оценку предложений от участников закупочных процедур. У нас отыгрывается до трех тысяч позиций, раньше менеджеры сравнивали и сверяли цены в ручном режиме, сейчас система делает все сама с учетом всех-всех-всех переторжек. Кроме того, приведена в норму нормативно-справочная информация.
Новости
19 Апреля 2021
Выпущена редакция 3.1 конфигурации «1С:ERP. Управление холдингом»

Новая редакция 3.1 «1С:ERP. Управления холдингом» объединяет функции управления предприятием «1С:ERP Управления предприятием 2.5.х» и автоматизации корпоративных финансов «1С:Управления холдингом 3.1». Использование «1С:ERP. Управления холдингом» особенно целесообразно для крупных предприятий и холдингов, которым в одной системе необходимы функции ERP и управления эффективностью группы компаний.

16 Апреля 2021
Выпущена бета-версия редакции 3.0 конфигурации «Документооборот КОРП»

Фирма «1С» извещает пользователей и партнеров о выпуске бета-версии редакции 3.0 конфигурации «Документооборот КОРП».