В Медико-генетическом научном центре имени академика Н.П. Бочкова автоматизировали работу планово-экономического отдела на основе программного продукта «Финансовое планирование. Дополнение к „1С:БГУ“ ред. 2.0». Разработан функционал, позволяющий планово-экономическому отделу вести план-фактный анализ — от планирования потребности до ее исполнения. Автоматизация выполнена с сохранением рабочих процессов подразделений бухгалтерии и закупок в привычном для них виде. В результате проекта обеспечена прозрачность работы и обратная связь между закупщиками и инициаторами. Выросло число заявок подразделений на закупку реактивов и других расходных материалов: со 100 до 3000 ед./год.
Медико-генетический научный центр имени академика Н.П. Бочкова является ведущим научным центром в области медицинской генетики и генетики человека в России. Медико-генетический научный центр предоставляет консультации врачей-генетиков и проводит широкий перечень исследований для диагностики генетических заболеваний. В МГНЦ постоянно разрабатываются и внедряются в практику новые методы диагностики наследственных болезней.
Цели проекта:
- Контролировать статусы заявок на закупки по отделениям.
- Видеть всю закупочную цепочку в едином окне.
- Получать достоверные данные по закупкам в различных аналитических разрезах.
- Связывать поступление товаров с первоначальными потребностями.
Задача проекта: автоматизировать процессы планирования и контроля исполнения контрактов и бюджета на базе программного продукта «Финансовое планирование. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».
В составе Медико-генетического научного центра им. Бочкова 43 (МГНЦ) подразделения, для которых осуществляются закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Отдельной системы для финансового учета в учреждении не было, из-за чего планово-экономический отдел был вынужден собирать данные и формировать отчетность средствами MS Excel.
Отдел бухгалтерии МГНЦ работает обособленно в системе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 1.0. Отделы закупок и контрактной службы работают через портал гос. закупок ЕИС. Также стоит отметить, что из-за специфики деятельности в центре отсутствует необходимость в отдельной системе учета медицинских изделий.
Взаимосвязь работы отделов МГНЦ отражена на схеме ниже, она является типичной для большинства бюджетных учреждений.
Решение «Финансовое планирование. Дополнение к „1С:Бухгалтерия государственного учреждения“ редакции 2.0» встраивается в систему «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 2.0 и функционирует как ещё одна её подсистема. Таким образом, «Финансовое планирование» может использовать все справочники «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 2.0 без необходимости настройки интеграций.
В данном случае отдел бухгалтерии продолжает работать обособленно в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 1.0, а планово-экономический отдел — в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 2.0 через «Финансовое планирование». Интеграция между двумя системами «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» не потребовалась.
Цепочка основных объектов в системе «Финансовое планирование. Дополнение к „1С:Бухгалтерия государственного учреждения“ редакции 2.0» выглядит следующим образом:
Уникальность проекта состоит в том, что автоматизация работы планово-экономического отдела учреждения выполнена с сохранением рабочих процессов подразделений бухгалтерии и закупок в неизменном и привычном для них виде.
В ФГБНУ «Медико-генетический научный центр имени академика Н.П. Бочкова» выполнена автоматизация на основе программного продукта «Финансовое планирование. Дополнение к „1С:БГУ“ ред. 2.0». Разработан функционал, позволяющий планово-экономическому отделу вести план-фактный анализ — от планирования потребности до ее исполнения.
Реализована следующая схема ведения учета:
Работа в системе «Финансовое планирование» происходит следующим образом:
Для занесения лимитов и контроля заявок на потребности предназначен документ «Лимиты и субсидии». Реализован контроль лимитов по заявкам в разрезе ИФО/ЦФО/КЭК.
Подразделения (лаборатории) самостоятельно формируют заявки на потребности — создают и заполняют документ «Финансовая заявка».
Скриншот «Документ «Финансовая заявка»
Для корректного формирования потребностей в системе разработан регистр соответствия «Список артикулов по продукции», который содержит связи по закупочным позициям: артикул — продукция — производитель:
- артикул — это наименование товара, которым пользуются сотрудники лабораторий.
- продукция — позиция для закупки. Данный справочник связан с ОКПД2, ОКВЭД2 и, при наличии, с КТРУ.
Информациям о производителях содержится в отдельном справочнике.
Массив данных из «Финансовых заявок» попадает в специальную обработку «Формирование лотов по финансовым заявкам», с которой работает контрактная служба. Сотрудники контрактной службы формируют «Лоты», по которым открывается закупка на портале ЕИС. План-график закупок можно загрузить в систему с портала ЕИС.
Скриншот «Документ «Лот»
При помощи специальной обработки продукцию в документе «Лот» можно заполнить автоматически. Также реализована возможность выгрузки на ЕИС заполненного лота.
По результатам конкурсной процедуры формируется документ «Итоговый протокол», на основании которого в систему заводится документ «Сведения о контракте». Документ «Контракт» можно или создать на его основании, или выгрузить с портала гос. закупок, он нужен для оформления поступивших товаров.
Для удобного контроля статусов заявок отделений и всей закупочной цепочки разработан единый сквозной отчет. По каждому лоту в нем отражается номер закупки и номер контракта.
Скриншот «Основной отчет»
Поступление товаров по контракту в системе фиксируется документом «Исполнение обязательств по договору». Создана обработка, которая автоматически связывает поступления с заявленными позициями в «Финансовых заявках».
Также в системе реализован функционал расторжения, который позволяет прекратить действие контракта, если он был исполнен частично, но по каким-либо причинам не может быть выполнен полностью.
В результате проекта обеспечена прозрачность работы и обратная связь между закупщиками и инициаторами.
Автоматизация позволила:
- Контролировать статусы заявок в отделениях и видеть всю закупочную цепочку при помощи единого сквозного отчета; получать данные по закупкам в различных аналитических разрезах.
- Связывать поступление товаров с первоначальными потребностями;
- Обособленно вести регламентированный учет бухгалтерскому подразделению в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 1.0. Поскольку система «Финансовое планирование» работает только с «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 2.0, на данный момент учет оплат в МГНЦ ведется в 1С:БГУ ред. 1.0, а учет поступления товаров — в 1С:БГУ ред. 2.0, ввод данных в которую осуществляется через «Финансовое планирование».
При этом каждый отдел работает в наиболее удобной для него системе:
- Бухгалтерия продолжает обособленно работать в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 1.0;
- Для отдела закупок и контрактной службы основным рабочим местом остался портал ЕИС;
- Сотрудники планово-экономического отдела имеют возможность вести план-фактный анализ — от планирования до исполнения — в единой наглядной системе «Финансовое планирование. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 2.0.
В системе «Финансовое планирование» отражены все необходимые планово-экономическому отделу процессы:
- Формирование лимитов для ЦФО в разрезе ЦФО/ИФО/КЭК.
- Создание заявок на расходы от каждого ЦФО в разрезе ИФО/КЭК/Продукция.
- Использование внутреннего справочника продукции с привязкой к ОКПД 2 и характеристикам.
- Обработка заявок на расходы и формирования Лота.
- Отражение контракта, его расторжения и поступления товаров по контракту.
- Согласование и утверждение документов.
- Построение единого сквозного отчета от заявок на расходы до поступления товаров.
В результате проекта:
- Выросло число заявок подразделений на закупку реактивов и других расходных материалов: со 100 до 3000 ед./год.
- Операционные издержки сократились на ~26% в связи с уменьшением штата сотрудников отдела закупок.
