Компания «НИИК» завершила проект по автоматизации документооборота. На основе решения «1С:Документооборот КОРП» создана информационная система, которая охватывает 700 сотрудников предприятия в 60 подразделениях. Создан инструмент для систематизации договорной деятельности компании. Согласование документов ускорилось в 3 раза, сбор отчетности — в 10 раз, а скорость обмена документами между структурными подразделения выросла на 200%. В итоге удалось уменьшить количество потерянных сделок и контактов, а, следовательно, повысить лояльность клиентов и поставщиков компании. Улучшилась работа департамента внешнеэкономической деятельности.
ОАО «Научно-исследовательский институт карбамида и продуктов органического синтеза» (ОАО «НИИК») — крупная российская инжиниринговая компания, выполняющая широкий спектр услуг по проектированию, разработке технологий, комплектной поставке оборудования, обоснованию инвестиций, управлению строительством. Занимает одно из ведущих мест на рынке инжиниринговых услуг.
Цели проекта:
- Минимизировать бумажный документооборот.
- Сократить сроки создания, обработки и согласования документов.
Задачи проекта:
- Структурировать и систематизировать исторические документы по преддоговорной и договорной деятельности путем создания архива и удаленного доступа к нему.
- Создать инструмент по контролю за сроками и качеством исполнения задач и поручений.
- Разработать функционал для работы с контрагентами.
- Создать функционал для подготовки и согласованию технико-коммерческих предложений.
До начала проекта в компании документооборот велся исключительно на бумажных носителях. Согласование документации между структурными подразделения предприятия занимало от 3‑х недель до месяца. Отсутствовала система по контролю исполнения задач и соблюдением сроков их исполнения. Большой срок согласования документов приводил к тому, что некоторые документы теряли свою актуальность, а некоторые и вовсе терялись.
Постановка задач и взаимодействие между подразделениями и отделами велась в устной форме или посредством электронной почты. Договорные документы в рамках одного контракта были разрознены и никак не учитывались. Исполнения по контрактам велись в ручном режиме или посредством электронных таблиц. Отсутствовала система по контролю за обучением и повышением квалификации персонала, аттестации, тренингам и семинарам. Учет по работе с клиентами и поставщиками велся в электронных таблицах, что не позволяло в полной мере отслеживать путь взаимодействия с контрагентами. Неудовлетворительными были сроки по получению отчетности для руководства по договорной деятельности предприятия и информации по статусу взаимодействия с контрагентом.
Для дальнейшего развития предприятия и улучшения процессов по взаимодействию с контрагентами компания ОАО «НИИК» приняла решение о модернизации системы документооборота.
Для решения поставленных задач руководством компании был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», так как данная система отвечает таким важным требованиям, как распространённость на отечественном рынке автоматизированных систем, высокое быстродействие и открытость кода, надёжность фирмы-разработчика и перспективы дальнейшего развития функционала системы.
Система документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Автоматизированы функции:
- Делопроизводство.
- Учет и хранение документов.
- Ведение номенклатуры дел.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет договоров.
- Управление отношениями с клиентами (CRM).
В корпоративной сети передачи данных развернуты следующие среды:
- продуктивная;
- разработки и тестирования.
На кластере серверов «1С:Предприятия 8» располагаются следующие базы:
- «1С:Документооборот».
- «1С:ERP Управление предприятием 2».
- «1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП».
- «1С:Предприятие 8 Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
- «1C:ERP Управление строительной организацией 2».
- «Система формирования спецификаций».
Информационные базы работают в клиент-серверном варианте на базе MS sql.
Организация единого информационного пространства из данных ИБ организована с использованием:
- бесшовной интеграциис использованием функционала библиотеки стандартных подсистем БСП;
- прямого подключения к информационным базам;
- плана обмена.
Новая система объединила работу более 700 сотрудников и 60 подразделений, включая бухгалтерию, кадровую службу, отдел внешнеэкономической деятельности и руководство компании. Автоматизировано 100 рабочих мест.
Схема интеграции
Масштаб проекта:
- В системе зарегистрировано и обучено 100 пользователей.
- Мигрировано более 4394 исторических документов.
- Обработанных документов в день до 6.
- Обработанных задач в день до 165.
- Потрачено 3800 человеко-часов.
Особенность проекта по внедрению единой системы электронного документооборота заключается в ее масштабе — к системе подключены 100 рабочих мест в 60 подразделения предприятия включая удаленные.
Для организации оперативного обмена с другими информационными базами разработаны механизмы обмена данных, которые обеспечивают не только регулярный оперативный обмен, но и имеют резервирование по каналам производительности на случаи отказа основного механизма.
Кроме того, в рамках проекта решен ряд технологических задач, которые облегчают работу сотрудников компании:
- Разработан механизм параллельного редактирования и согласования документов, который позволяет вносить корректировки и видеть комментарии других участников процесса в режиме реального времени.
- Упрощен процесс по созданию документа в системе: автоматически подбирается необходимый шаблон документа на основе его вида и типа, а также выстраивается маршрут согласования и ставятся задачи на ответственных сотрудников.
- Разработан гибкий механизм делегирования прав руководителей подразделений на заместителей руководителей с функцией просмотра документов и выполнения задач руководителя, кроме личных.
- Реализован функционал по подготовке и согласованию технико-коммерческих предложений для клиентов (CRM).
- Создан механизм для постановки отдельных задач и поручений в системе и отслеживания сроков исполнения.
- Обеспечена работа пользователей через тонкий клиент и web-интерфейс, настроены оповещения пользователей, а также функционал согласования документов по электронной почте или мобильного клиента.
- Разработаны специальные наборы атрибутов для быстрого поиска нужных документов в БД.
Сократилось время на согласование документов
Сократились расходы на материальные ресурсы
Сократилось количество просроченных задач
Уменьшился бумажный документооборот
Ключевые итоги проекта:
- Реализованы параллельные бизнес-процессы по подготовке, обработке и согласованию документов в компании с помощью «1С:Документооборот КОРП». Время на подготовку и согласование документов сократилось в 3 раза.
- На 30% сократилось количество документов, утративших свою актуальность.
- Скорость обмена документами между структурными подразделения выросла на 200%.
- Количество бумажного документооборота сократилось на 70%.
- Затраты на материалы сократились на 40%.
- Благодаря удобному механизму по поиску нужного документа в системе время на поиск сократилось на 60%.
- Реализован функционал по подготовке и согласованию технико-коммерческих предложений для клиентов (CRM). Усилен контроль за соблюдением сроков исполнения задач и поручений. Количество просроченных задач сократилось на 35%.
- Время на сбор отчетности в разрезе необходимых аналитик по статусам согласования договоров сократилось в 10 раз.
- Повышена лояльность клиентов и поставщиков компании. Ведется работа по наращиванию продаж.
С помощью ЭДО был решен следующий ряд задач:
- согласование договоров;
- согласование ТКП;
- согласование заявок на расход денежных средств;
- согласование счетов;
- согласование заявок на создание номенклатуры в каталоге ERP УСО;
- согласование проектных спецификаций;
- согласование заявок на замену позиций в оригинально разработанной конфигурации по формированию спецификаций.
Экономический эффект от внедрения (%):
- сокращение трудозатрат в подразделениях — 40%;
- ускорение получения управленческой отчётности — 90%;
- ускорение получения регламентированной отчётности — 90%;
- сокращение расходов на материальные ресурсы — 5%.
Андрей Швейников, руководитель ИТ проектов ОАО «Научно-исследовательский институт карбамида и продуктов органического синтеза»
Система документооборота, созданная на предприятии, помогла объединить и систематизировать договорную деятельность компании. Теперь каждый из сотрудников может найти нужный документ, отследить его статус и, при необходимости, поднять полную историю взаимодействия с клиентом. Это особенно актуально при возникновении спорных ситуаций.
Согласование договоров также претерпело изменения — благодаря системе документооборота наша компания не тратит по месяцу на согласование каждого документа, не ждет каждого из участников процесса и не занимается поиском документа, на каком этапе он «завис». Теперь процесс согласования прозрачен: руководство в любой момент может отследить, на каком из этапов находится документ и выполняются ли по нему первоначальные сроки. В результате проекта удалось сократить время на получение отчетности по договорной деятельности и реализовать некоторые виды отчетов, которые еще год назад были недоступны.
