||
Краткое описание

Компания «НИИК» завершила проект по автоматизации документооборота. На основе решения «1С:Документооборот КОРП» создана информационная система, которая охватывает 700 сотрудников предприятия в 60 подразделениях. Создан инструмент для систематизации договорной деятельности компании. Согласование документов ускорилось в 3 раза, сбор отчетности — в 10 раз, а скорость обмена документами между структурными подразделения выросла на 200%. В итоге удалось уменьшить количество потерянных сделок и контактов, а, следовательно, повысить лояльность клиентов и поставщиков компании. Улучшилась работа департамента внешнеэкономической деятельности.

ОАО «Научно-исследовательский институт карбамида и продуктов органического синтеза»
Заказчик

ОАО «Научно-исследовательский институт карбамида и продуктов органического синтеза» (ОАО «НИИК») — крупная российская инжиниринговая компания, выполняющая широкий спектр услуг по проектированию, разработке технологий, комплектной поставке оборудования, обоснованию инвестиций, управлению строительством. Занимает одно из ведущих мест на рынке инжиниринговых услуг. 

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Минимизировать бумажный документооборот.
  2. Сократить сроки создания, обработки и согласования документов.

Задачи проекта:

  1. Структурировать и систематизировать исторические документы по преддоговорной и договорной деятельности путем создания архива и удаленного доступа к нему.
  2. Создать инструмент по контролю за сроками и качеством исполнения задач и поручений.
  3. Разработать функционал для работы с контрагентами.
  4. Создать функционал для подготовки и согласованию технико-коммерческих предложений.
2
Ситуация до старта проекта

До начала проекта в компании документооборот велся исключительно на бумажных носителях. Согласование документации между структурными подразделения предприятия занимало от 3‑х недель до месяца. Отсутствовала система по контролю исполнения задач и соблюдением сроков их исполнения. Большой срок согласования документов приводил к тому, что некоторые документы теряли свою актуальность, а некоторые и вовсе терялись.

Постановка задач и взаимодействие между подразделениями и отделами велась в устной форме или посредством электронной почты. Договорные документы в рамках одного контракта были разрознены и никак не учитывались. Исполнения по контрактам велись в ручном режиме или посредством электронных таблиц. Отсутствовала система по контролю за обучением и повышением квалификации персонала, аттестации, тренингам и семинарам. Учет по работе с клиентами и поставщиками велся в электронных таблицах, что не позволяло в полной мере отслеживать путь взаимодействия с контрагентами. Неудовлетворительными были сроки по получению отчетности для руководства по договорной деятельности предприятия и информации по статусу взаимодействия с контрагентом.

Для дальнейшего развития предприятия и улучшения процессов по взаимодействию с контрагентами компания ОАО «НИИК» приняла решение о модернизации системы документооборота.

Для решения поставленных задач руководством компании был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», так как данная система отвечает таким важным требованиям, как распространённость на отечественном рынке автоматизированных систем, высокое быстродействие и открытость кода, надёжность фирмы-разработчика и перспективы дальнейшего развития функционала системы.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП».  Автоматизированы функции:

  1. Делопроизводство.
  2. Учет и хранение документов.
  3. Ведение номенклатуры дел.
  4. Учет и контроль исполнения поручений.
  5. Учет договоров.
  6. Управление отношениями с клиентами (CRM).

В корпоративной сети передачи данных развернуты следующие среды:

  • продуктивная;
  • разработки и тестирования.

На кластере серверов «1С:Предприятия 8» располагаются следующие базы:

  • «1С:Документооборот».
  • «1С:ERP Управление предприятием 2».
  • «1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП».
  • «1С:Предприятие 8 Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
  • «1C:ERP Управление строительной организацией 2».
  • «Система формирования спецификаций».

Информационные базы работают в клиент-серверном варианте на базе MS sql.

Организация единого информационного пространства из данных ИБ организована с использованием:

  • бесшовной интеграциис использованием функционала библиотеки стандартных подсистем БСП;
  • прямого подключения к информационным базам;
  • плана обмена.

Новая система объединила работу более 700 сотрудников и 60 подразделений, включая бухгалтерию, кадровую службу, отдел внешнеэкономической деятельности и руководство компании. Автоматизировано 100 рабочих мест.


1C_Shema_NIIK_-2.jpg

Схема интеграции

Масштаб проекта:

  1. В системе зарегистрировано и обучено 100 пользователей.
  2. Мигрировано более 4394 исторических документов.
  3. Обработанных документов в день до 6.
  4. Обработанных задач в день до 165.
  5. Потрачено 3800 человеко-часов.
4
Особенности и уникальность проекта

Особенность проекта по внедрению единой системы электронного документооборота заключается в ее масштабе — к системе подключены 100 рабочих мест в 60 подразделения предприятия включая удаленные.

Для организации оперативного обмена с другими информационными базами разработаны механизмы обмена данных, которые обеспечивают не только регулярный оперативный обмен, но и имеют резервирование по каналам производительности на случаи отказа основного механизма.

Кроме того, в рамках проекта решен ряд технологических задач, которые облегчают работу сотрудников компании:

  1. Разработан механизм параллельного редактирования и согласования документов, который позволяет вносить корректировки и видеть комментарии других участников процесса в режиме реального времени.
  2. Упрощен процесс по созданию документа в системе: автоматически подбирается необходимый шаблон документа на основе его вида и типа, а также выстраивается маршрут согласования и ставятся задачи на ответственных сотрудников.
  3. Разработан гибкий механизм делегирования прав руководителей подразделений на заместителей руководителей с функцией просмотра документов и выполнения задач руководителя, кроме личных.
  4. Реализован функционал по подготовке и согласованию технико-коммерческих предложений для клиентов (CRM). 
  5. Создан механизм для постановки отдельных задач и поручений в системе и отслеживания сроков исполнения.
  6. Обеспечена работа пользователей через тонкий клиент и web-интерфейс, настроены оповещения пользователей, а также функционал согласования документов по электронной почте или мобильного клиента.
  7. Разработаны специальные наборы атрибутов для быстрого поиска нужных документов в БД.
5
Результаты проекта

Сократилось время на согласование документов

х3

Сократились расходы на материальные ресурсы

40%

Сократилось количество просроченных задач

35%

Уменьшился бумажный документооборот

70%

Ключевые итоги проекта:

  1. Реализованы параллельные бизнес-процессы по подготовке, обработке и согласованию документов в компании с помощью «1С:Документооборот КОРП». Время на подготовку и согласование документов сократилось в 3 раза.
  2. На 30% сократилось количество документов, утративших свою актуальность.
  3. Скорость обмена документами между структурными подразделения выросла на 200%.
  4. Количество бумажного документооборота сократилось на 70%.
  5. Затраты на материалы сократились на 40%.
  6. Благодаря удобному механизму по поиску нужного документа в системе время на поиск сократилось на 60%.
  7. Реализован функционал по подготовке и согласованию технико-коммерческих предложений для клиентов (CRM). Усилен контроль за соблюдением сроков исполнения задач и поручений. Количество просроченных задач сократилось на 35%.
  8. Время на сбор отчетности в разрезе необходимых аналитик по статусам согласования договоров сократилось в 10 раз.
  9. Повышена лояльность клиентов и поставщиков компании. Ведется работа по наращиванию продаж.

С помощью ЭДО был решен следующий ряд задач:

  • согласование договоров;
  • согласование ТКП;
  • согласование заявок на расход денежных средств;
  • согласование счетов;
  • согласование заявок на создание номенклатуры в каталоге ERP УСО;
  • согласование проектных спецификаций;
  • согласование заявок на замену позиций в оригинально разработанной конфигурации по формированию спецификаций.

Экономический эффект от внедрения (%):

  • сокращение трудозатрат в подразделениях — 40%;
  • ускорение получения управленческой отчётности — 90%;
  • ускорение получения регламентированной отчётности — 90%;
  • сокращение расходов на материальные ресурсы — 5%. 

Андрей Швейников, руководитель ИТ проектов ОАО «Научно-исследовательский институт карбамида и продуктов органического синтеза»

Система документооборота, созданная на предприятии, помогла объединить и систематизировать договорную деятельность компании. Теперь каждый из сотрудников может найти нужный документ, отследить его статус и, при необходимости, поднять полную историю взаимодействия с клиентом. Это особенно актуально при возникновении спорных ситуаций. 

Согласование договоров также претерпело изменения — благодаря системе документооборота наша компания не тратит по месяцу на согласование каждого документа, не ждет каждого из участников процесса и не занимается поиском документа, на каком этапе он «завис». Теперь процесс согласования прозрачен: руководство в любой момент может отследить, на каком из этапов находится документ и выполняются ли по нему первоначальные сроки. В результате проекта удалось сократить время на получение отчетности по договорной деятельности и реализовать некоторые виды отчетов, которые еще год назад были недоступны.

 

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
100
1С-Рарус-НН
Платформа
1С:Предприятие 8z
Март 2019 —
Приволжский федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
17 сентября 2021
Онлайн-курс «Организация сопровождения решений 1С и информационных систем на основе 1С:ТКС 2.0»

Открыта запись на авторский онлайн-курс Владимира Павлова, руководителя направления корпоративного сопровождения фирмы «1С». Пять занятий пройдут с 12 октября по 16 ноября 2021 г.

16 сентября 2021
Бизнес-форум «1С:ERP» 17 ноября 2021 года — приглашаем принять участие в онлайн-формате

Фирма «1С» приглашает пользователей, потенциальных клиентов и партнеров принять участие в 8-ом Бизнес-форуме 1С:ERP, посвященном внедрениям и развитию решений и сервисов «1С» для корпоративного рынка, предприятий крупного и среднего масштаба. В этом году форум пройдет в онлайн-формате.