ООО «НЗНП Инжиниринг» и компания «Портал-Юг» завершили проект создания на базе решения «1С:ERP Управление предприятием 2» комплексной информационной системы управления предприятием. В рамках системы был реализован единый сквозной процесс от формирования потребности в обеспечении строительно-монтажными и проектно-изыскательными работами, а также материалами и оборудованием, до сбора фактических данных. Проект позволил координировать деятельность всех служб и контролировать исполнение бюджета и сроки строительства, тем самым обеспечивая эффективное управление ресурсами компании и производственным процессом.
АО «НЗНП» (Новошахтинский завод нефтепродуктов) является одним из крупнейших на юге страны нефтеперерабатывающих предприятий. ООО «НЗНП Инжиниринг» входит в группу компаний НЗНП. Cовременная инжиниринговая компания, ориентированная на оказание услуг предприятиям нефтяной отрасли.
Основной целью проекта было создание комплексной информационной системы управления предприятием в области промышленного строительства в нефтеперерабатывающей отрасли, которая позволила бы:
- Контролировать ключевые показатели деятельности предприятия.
- Организовать взаимодействие подразделений, в том числе координировать деятельность финансовых и производственных подразделений.
- Оценивать эффективность инвестиционных проектов и контролировать сроки их реализации.
Задачи проекта:
- Обеспечить сквозное применение аналитики по объектам строительства и строительным работам по всей цепочке плановых и первичных документов по учету затрат, взаиморасчетов, закупок и запасов.
- Ускорить согласование договорной документации с поставщиками и подрядчиками.
- Исключить ошибки при взаиморасчетах с поставщиками и подрядчиками.
- Ускорить подготовку и улучшиить качество управленческой и финансовой отчетности, повысить достоверность планирования БДДС.
ООО «НЗНП Инжиниринг» является внутригрупповым генеральным подрядчиком в данном проекте и выполняет следующие основные функции:
- Управление процессом строительства.
- Координация и приемка работ субподрядчиков.
- Приобретение строительных материалов и оборудования.
- Контроль качества и соблюдение сроков выполняемых работ и поставки материалов.
Предпосылкой проекта автоматизации в первую очередь стало то, что по мере роста компании и вхождения в активную фазу строительства «НЗНП Инжиниринг» столкнулся с проблемами, которые мешали развиваться и эффективно выполнять функции генподрядчика:
- Разрозненный, не унифицированный учет данных. Наличие множества дублирующих систем по учету взаиморасчетов, запасов и закупок, а также по хранению документов.
- Долгое согласование договорных документов с поставщиками и подрядчиками, влияющее на сроки поставки и выполнения работ.
- Срыв сроков и ошибки в оплатах поставщикам и подрядчикам (недоплаты, переплаты, оплаты не в срок и т.д.).
- Длительное и сложное сведение плановых и фактических данных для подготовки управленческой и бюджетной отчетности.
Комплексная информационная система управления построена на базе решения «1С:ERP Управление предприятием 2». Автоматизация охватила все основные процессы компании — казначейство, склад, закупки, производство, бухгалтерский учет, планирование, бюджетирование — и все подразделения:
- Бухгалтерия.
- Финансово-экономический отдел.
- Юридический отдел.
- Отдел управления персоналом.
- Сметный отдел.
- Отдел подготовки производства.
- Отдел календарно-сетевого планирования.
- Отдел управления проектами.
- Отдел организации строительства технологических объектов.
- Отдел организации строительства энергетических объектов.
- Отдел строительного контроля.
- Производственно-технический отдел.
- Отдел МТО.
- Отдел комплектации.
- Отдел ВЭД, складской и транспортной логистики.
До проекта учетные системы — 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP, 1С:Документооборот, система ведения план-графиков — были слабо связаны между собой и представляли разрозненные программы, в основном учет велся на базе MS Excel.
По итогам проекта все процессы объединены между собой и интегрированы в единый целостный организм IT-структуры.
Схема архитектуры
Проект внедрения информационной системы на базе «1С:ERP Управление предприятием» позволил «НЗНП Инжиниринг» обеспечить эффективное ведение сквозного учета по всей цепочке бизнес-процесса — от планирования потребностей и инициирования закупки до приемки работ и план-фактного анализа с унифицированной структурой и едиными учетными данными (плановыми и фактическими) для всех подразделений по иерархии: «Очередь строительства — Объект строительства — Статья затрат — Договор — Строительная работа — Оборудование / МТР».
Унификация процесса обработки и хранения договорной документации и сопроводительных документов с поставщиками и подрядчиками. Важной задачей было построить эффективное взаимодействие с контрагентами, так как это влияет на сроки и качество строительства, особенно в постоянно меняющихся внешних условиях, таких как санкции или колебания цен на рынке.
В этом плане проблемой было то, что договоры согласовывались очень долго, так как до автоматизации не было унифицированных маршрутов согласования и процесс проходил в электронной почте.
Благодаря использованию «1С:Документооборот» в связке с 1С:ERP, были настроены процессы согласования в разрезе видов обеспечения — материально-технические ресурсы (МТР), проектно-изыскательные работы (ПИР), строительно-монтажные работы (СМР) — со своим перечнем согласующих лиц и версионированием документов, что позволило:
- Значительно ускорить заключение договоров, а также существенно снизить трудозатраты сотрудников по обработке договорных документов.
- Структурировать хранение всей цепочки документов от договора до акта и платежного документа в одном хранилище с возможностью адаптированной массовой выгрузки по фильтрам для целей периодического предоставления вышестоящим организационным структурам и контролирующим органам.
- Синхронизировать и обеспечить оперативную передачу информации о заключении договоров в производственный контур для дальнейшего исполнения.
Построение единого процесса обеспечения потребностей и контроля взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками. В рамках учета взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками имеют место быть достаточно сложные договорные условия:
- Отсутствуют типовые финансовые условия.
- По одному договору могут быть несколько десятков спецификаций или доп. соглашений, у которых свои этапы оплаты и этапы актирования.
- Плановый и фактический учет нужно вести обособленно по каждому объекту расчета.
1С:ERP позволила учесть и автоматизировать эти особенности учета и встроить единый процесс обеспечения потребностей и контроля взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками:
- Плановые данные по взаиморасчетам заводятся в «Бюджете выполненных работ», который позволяет фиксировать потребность в контрактации по всем видам обеспечения (ПИР, СМР, МТР) в привязке к плану-графику работ, загружаемому из системы по ведению проектов.
- После заключения договорного документа держатель процесса формирует в системе «Заказ поставщику», который отражает непосредственно саму сделку. «Заказ поставщику» уже содержит номенклатуру, стоимость, количество, плановый график поставки / сдачи работ и непосредственно график платежей, который формируется системой автоматически от графика поставки и соглашения с партнером по условиям оплаты.
- Службы, которые впоследствии оформляют первичные документы (ордера, накладные, акты, платежные документы и т.д.), уже не заносят данные вручную — все данные подтягиваются от «Заказа поставщику». Ведется четкий учет и контроль поставок, выполненных работ, взаиморасчетов и оплат не только по договору в целом, но и отдельно по спецификациям и доп. соглашениям.
- Выстроено эффективное взаимодействие между отделом снабжения, складом, отделом контроля качества и бухгалтерией. Теперь службы точно знают, у какой из них и на каком этапе находится приемка товара или работ. Каждая служба отражает свои документы строго по цепочке бизнес-процесса. Например, если раньше можно было оплатить поставку по накладной, которая еще не прошла входной контроль качества, то теперь это исключено. В свою очередь, без сформированной накладной нельзя оформить «Заявку на расходование денежных средств», что позволяет контролировать корректность оплат контрагентам.
Оперативное формирование управленческой и бюджетной отчетности. Для формирования управленческой и бюджетной отчетности теперь требуется гораздо меньше времени. Если раньше порой приходилось неделями сводить информацию, то теперь необходимые отчеты формируются буквально по одному клику мыши и всегда можно расшифровать данные до первичных документов.
Теперь можно оперативно получить из системы следующие данные:
- плановые и фактические взаиморасчеты с контрагентами в нужной детализации (по заказам, по накладным, по объектам строительства и т.д.);
- плановые потребности в финансировании объектов строительства по видам работ, контрагентам, договорам, лотам;
- бюджетные формы, которые можно оперативно сформировать на разные горизонты планирования (неделя, месяц, год).
Ускорились сроки согласования договоров
По итогам проекта была создана информационная система, которая позволила:
- Построить единый сквозной процесс от формирования потребности в обеспечении ПИР, СМР и МТР до сбора фактических данных с учетом аналитики, адаптированной к отрасли промышленного строительства.
- Координировать деятельность всех служб в одном информационном пространстве.
- Оперативно контролировать исполнение бюджета и сроки строительства, своевременно корректировать свои действия, тем самым обеспечивая более эффективное управление ресурсами компании и производственным процессом.
Наиболее показательные результаты проекта:
- Повышение качества планирования и управления финансовыми ресурсами компании — максимальный процент невыполнения БДДС достигнут в пределах −15% (уменьшился с −40%).
- Ускорение сроков согласования договоров — в 4 раза (уменьшился с 1 месяца до 5 рабочих дней).
- Уменьшение ситуаций некорректных оплат поставщикам и подрядчикам (переплаты, недоплаты, срыв сроков оплат и т.д.) — 100% (проблема полностью решена).
- Ускорение сроков подготовки управленческой и финансовой отчетности — в 5 раз (уменьшился с 2 недель до 5 рабочих дней).
