Компания «Ультрамар» построила систему финансового управления на базе «1С:Управление холдингом». Автоматизировано казначейство. Активно используется платежный календарь, что упрощает планирование денежного потока. Управленческую отчетность можно получать на 80% быстрее, чем ранее. Регламетированная отчетность формируется на 10% быстрее. Заложена основа для развития системы финансового планирования и контроля. Следует отметить то, что на ход проекта наложили отпечаток ограничения, связанные с пандемией коронавируса. В этих условиях рабочие группы «Ультрамар» и «Диалог ИТ» оперативно организовали инструменты удаленной коммуникации и завершили проект без отклонений от изначально намеченных сроков внедрения.
ООО «Ультрамар» является крупнейшим перевозчиком минеральных удобрений в контейнерах. Компания была основана в 2007 с офисами в Риге и Санкт-Петербурге. Она владеет многофункциональным морским перегрузочным терминалом, специализирующимся на хранении и перевалке минеральных удобрений, прочих насыпных и генеральных грузов. Ежегодно производит перевалку и доставку до портов 1 миллиона тонн удобрений.
Цель проекта — создать систему оперативного управления деятельностью компании на базе данных финансового учета с применением технологической платформы «1С», для сокращения трудозатрат, а также ускорения в получении отчетности.
Задача проекта: внедрить систему финансового управления, которая включает в себя следующие функциональные блоки:
- Бухгалтерский и налоговый (далее — регламентированный) учет.
- Формирование Управленческой отчетности на основе данных бухгалтерского учета.
- Ведение казначейских операций.
- Формирование отчетности о фактическом исполнении бюджетов движения денежных средств и бюджетов доходов и расходов.
На момент начала проекта подходы к управленческому учету в компании пересматривались в связи с расширением бизнеса. Управленческая отчетность формировалась в Microsoft Excel, состав данных, необходимых для управленческого анализа, менялся в соответствии с требованиями бизнеса. Управление казначейскими операциями велось без применения информационных систем.
Система финансового управления построена на базе решения «1С:Управление холдингом». Автоматизированы следующие функции:
- учет основных средств;
- учет нематериальных активов;
- учет товарно-материальных ценностей;
- учет выполненных этапов работ, реализация выполненных работ, оказанных услуг;
- учет денежных средств;
- учет финансовых вложений, обеспечений полученных;
- учет заемного капитала, обеспечений выданных;
- учет собственного капитала;
- учет расчетов с персоналом, включая интеграцию с системой «1С: Зарплата и управление персоналом»;
- учет текущих обязательств и расчетов, в т.ч. расчетов с бюджетом;
- учет и распределение затрат, формирование финансового результата и использование прибыли;
- формирование отчетности, включая отчетность для банков.
- мэппинг строк бюджетов со статьями затрат, статьями движения денежных средств бухгалтерского учета;
- аналитика договоров для контроля над расходование денежных средств, управленческого учета взаиморасчетов;
- ведение графиков платежей по лизингу для оперативного планирования расходов денежных средств.
- ведение pаявок на оплату с автоматическим заполнением на основании данных системы;
- оперативное планирование поступления денежных средств;
- балансировка платежного календаря;
- исполнение платежей;
- обработка выписок банка с автоматическим заполнением аналитики учета движения денежных средств.
- по основным средствам, включая лизинг;
- по кредитам и займам;
- по финансовым вложениям;
- по дебиторской и кредиторской задолженности;
- по движению запасов;
- по остаткам денежных средств;
- управленческий баланс.
- отчеты об исполнении бюджетов по выручке, операционным расходам, неоперационным доходам и расходам, БДР;
- отчеты об исполнении БДДС.
Особенностью проекта явилось то, что проект автоматизации совпал со стадией активного развития бизнеса и реорганизацией компании. Это повлекло за собой корректировку планов и уточнение приоритетов.
Соответственным образом менялись подходы к управленческому учету и приоритеты по реализации задач автоматизации. Так, например, для сокращения сроков внедрения, были выделены два функциональных блока (регламентированного и управленческого учета), работа по которым велась параллельно.
Следует отметить и то, что на ход проекта наложили отпечаток ограничения, связанные с пандемией коронавируса. В этих условиях рабочие группы «Ультрамар» и «Диалог ИТ» оперативно организовали инструменты удаленной коммуникации и завершили проект без отклонений от изначально намеченных сроков внедрения.
Ускорилось получение управленческой отчетности
Ускорилось получение регламентированной отчетности
В результате проекта автоматизирована система финансового управления компании:
- Автоматизировано казначейство. Активно используется платежный календарь, что упрощает планирование денежного потока.
- Управленческую отчетность можно получать оперативно, исключено трудоемкое заполнение таблиц Microsoft Excel по данным бухгалтерского учета. Ускорилось получение управленческой отчетности на 80%
- Ускорилось получение регламентированной отчетности на 10%.
- Заложена основа для развития системы финансового планирования и контроля.
На текущий момент продолжается развитие системы в следующих функциональных областях:
- Внедрение маршрутов согласования договоров, заявок на оплату, реестров платежей.
- Планирование бюджетов, включая бюджет инвестиционного проекта.
- Формирование отчетности по МСФО.
