Шереметьево Хэндлинг построил систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот». Проект был направлен на оптимизацию бизнес-процессов в области документооборота, включая контроль решений, минимизацию неотслеживаемых задач, сокращение времени согласования и утверждения документов, создание единого информационного пространства для хранения и поиска файлов, оптимизацию обработки документов и повышение автоматизации с переходом на электронный документооборот.
ООО «Шереметьево Хэндлинг» — это ключевой оператор по наземному обслуживанию воздушных судов Международного аэропорта Шереметьево. Оказывает полный спектр услуг по обслуживанию пассажиров, багажа и воздушных судов.
Цель проекта — оптимизировать бизнес-процессы в области документооборота:
- Обеспечить контроль принятых решений по документам и поручениям, полностью устранить или минимизировать задачи, которые невозможно отслеживать.
- Контролировать и оптимизировать время, затрачиваемое на согласование и утверждение документов.
- Оптимизировать обработку и отправку документов, получить контроль и возможность и исключения ошибок и задержек.
Задачи проекта:
- Создать общее документационно-информационное пространство, организовать хранение файлов документов, упростить их поиск.
- Увеличть долю автоматизированных процессов, перейти на электронный документооборот.
До начала проекта компания сталкивалась со следующими сложностями:
- ИТ-ландшафт был построен на базе продуктов различных вендоров.
- Отсутствие нормализованной НСИ.
- Отсутствие сквозной интеграции между системами.
- Недостаточная автоматизация основных бизнес-процессов.
В связи с этим получение, обработка входящей/исходящей корреспонденции, управление договорами и связями между документами требовали дополнительного ручного труда для отражения в финансовом контуре.
Система электронного документооборота построена на базе «1С:Документооборот». Автоматизированы функции:
- Документооборот (ECM).
- Делопроизводство.
- Учет и хранение документов.
- Ведение номенклатуры дел.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет рабочего времени.
- Учет договоров.
- Работа с обращениями граждан.
Схема архитектуры
Для обеспечения работоспособности системы была выбрана схема продуктивного контура, состоящего из одного сервера приложений 1С и одного сервера СУБД. Пользователи работают на своих ПК с установленным клиентом 1С.
Контур среды разработки состоит из одного сервера СУБД и одного сервера приложений 1С, совмещающего в себе веб-сервер и сервер хранилища разработки. Также имеется контур тестирования, состоящий из одного сервера СУБД и одного сервера приложений 1С, совмещающего в себе веб-сервер и сервер хранилища предпродуктивного контура.
В качестве операционной системы для серверов СУБД выбран AstraLinux, в качестве СУБД использован Postgres.
С система «бесшовно» интегрируется с функциональными блоками:
- Карточки документов.
- Входящая корреспонденция.
- Обращения граждан.
- Исходящая корреспонденция.
- Организационно-распорядительные документы.
- Внутренние локальные акты.
- Служебные записки.
- Управление доверенностями.
- Управление договорами.
- Управление претензиями и исками.
- Управление мероприятиями.
- Корпоративное одобрение вопросов.
- Уведомления.
- Отчеты.
- Управление шаблонами.
- Учет бумажных документов.
- Штрихкодирование и QR.
- Фирменные бланки.
- Распознавание документов.
- Архив электронных документов.
- Управление процессами и задачами.
Ускорилось получение управленческой отчетности
В результате проекта максимально автоматизирован электронный документооборот. Внедрение привело к стандартизации процессов, улучшило оперативность принятия решений. Новая информационная система позволяет:
- Контролировать принятые по документам и поручениям решения. Задачи, которые невозможно отслеживать, полностью устранены или минимизированы.
- Контролировать и оптимизировать время, затрачиваемое на согласование и утверждение документов.
- Оптимизировать обработку и отправку документов, получить контроль и возможность и исключения ошибок и задержек.
Показатели экономической эффективности:
- ускорилось получение управленческой отчетности: 15%;
- ускорилось формирование регламентированной отчетности: 15%;
- снизилась зависимость от зарубежного ПО: 100%.
