АТП «Гидроэлектромонтаж» внедрило «1С:Управление автотранспортом», чтобы навести порядок в учете техники, топлива и работы водителей. Автоматизация выполнялась не с нуля, а на базе уже установленной в компании системы, которая ранее фактически не использовалась в ежедневной работе. Ключевой особенностью стало не столько внедрение функционала, сколько выстраивание рабочих процессов и вовлечение сотрудников в изменения. Уже через 3 месяца компания выявила расхождение между заявленной и фактической работой техники, в следствие чего сменила подход к расчету заработной платы. Система создала условия для принятия решений на основе точных данных, снизила финансовые риски и обеспечила контроль над ключевыми показателями работы автопарка.
Автотранспортное предприятие «Гидроэлектромонтаж» обеспечивает собственным транспортом строительные и монтажные работы объектов энергетики. В автопарке более 200 единиц техники: от легковых автомобилей до тягачей и спецтехники. География работ охватывает 4 региона: Амурскую область, Приморье, Хабаровский край и Якутию.
Цель проекта — создать прозрачную и управляемую систему учета и планирования автотранспорта, которая позволяет контролировать загрузку техники, затраты и финансовый результат на основе достоверных данных.
Задачи проекта:
- Обеспечить учет транспортных средств и оборудования.
- Выстроить планирование работы транспорта и оборудования на объектах.
- Автоматизировать выписку, контроль и обработку путевых листов.
- Организовать учет поступления, расхода и движения ГСМ.
- Обеспечить учет ремонтов и прочих затрат по автотранспорту.
- Автоматизировать расчет стоимости оказанных услуг по различным тарифам.
- Формировать потребность в транспортных средствах под производственные задачи.
К старту проекта в компании накопилось множество точечных ситуаций, когда ручной учет переставал справляться с нагрузкой. Их можно объединить в две ключевые причины.
Хаос в учете, путевых листах и расчтах
Путевые листы оформлялись на бумаге, часть данных вели в Ms Excel, часть вопросов решали по телефону. Пока автопарк был относительно небольшим, система, основанная на личных договоренностях, еще работала. Но с ростом количества техники и объектов она начала давать сбои:
- путевые листы содержали ошибки, приходили спустя месяц после работ или вовсе терялись;
- расчет стоимости по итогам работ занимал много времени;
- водители сами писали фактические часы работы — проверить было невозможно.
Перспектива обязательных электронных путевых листов
Дополнительным фактором стала перспектива перехода на электронные путевые листы. В компании понимали, что просто отказ от бумаги без перестройки процессов приведет к еще большему количеству ошибок. Для такого перехода сначала необходимо было выстроить прозрачный и управляемый учет.
«Мы решили начать автоматизацию заранее, чтобы решить сразу несколько задач: навести порядок в учете и одновременно подготовиться к переходу на электронные путевые листы», — отмечает Алексей Комаров, руководитель проекта внедрения в АТП «Гидроэлектромонтаж».
Компания выбрала специализированное решение «1С:Управление автотранспортом» (1С:УАТ), которое соответствовало их задачам. Внедрение начали самостоятельно, с технической стороны систему настроили, однако один из ключевых аспектов оказался недооценен — сотрудники не были вовлечены в изменения и не прошли обучение, а новые процессы не были встроены в ежедневную работу. В результате, несмотря на наличие системы, компания продолжала вести учет на бумаге.
Когда автопарк вырос до 100 единиц техники, так работать было невозможно — ошибки и ручной труд стали критическими. Тогда компания привлекла опытного партнера 1С, чтобы успешно автоматизировать учет и управление автопарком. К проекту подключилась команда «Форус».
Компании была необходима прозрачность на всех этапах работы — от планирования деятельности на объектах и распределения техники до формирования отчетности и анализа ключевых показателей.
Задача: навести порядок в работе с путевыми листами
Как было:
- Задержки и потери. Листы часто терялись или поступали спустя месяц-полтора после фактической работы, когда счета уже выставлены и оплачены.
- Ошибки и несоответствия. Листы могли быть оформлены на уволившегося водителя, с неправильными датами или некорректными кодами объектов, что повышало риск финансовых и учетных ошибок.
Что сделали в 1С:УАТ:
Полностью автоматизировали процесс работы: от выдачи и разнарядки путевого листа до закрытия и пакетной выписки. Все операции теперь выполняются в программе, исключая потерю данных.
Результат:
- 100% прозрачность учета — все путевые листы регистрируются до выезда техники на объект, диспетчеры отслеживают открытые листы и наличие подписанных оригиналов, оперативно уточняют или наполняют данные;
- 18 700 путевых листов за год обработали 4 диспетчера — без системы учета обработка такого объема путевых листов была бы практически невозможна без ошибок и задержек.
Задача: организовать планирование работы техники на объектах
Как было:
Нехватка контроля над техникой. Диспетчеры не знали, какая машина занята, где находится и когда освободится, поэтому приходилось тратить время на обзвон водителей и коллег для уточнений.
Что сделали в 1С:УАТ:
Объединили информацию о технике, водителях и объектах в одном месте. Настроили работу с путевыми листами и обучили сотрудников использовать систему в ежедневных задачах.
Результат:
- Полная прозрачность занятости техники — диспетчеры в реальном времени видят статус каждой машины, нет необходимости обзванивать водителей, вся информация доступна в системе.
- Предсказуемое планирование — выписанный путевой лист или включение машины в разнарядку сразу отображают её занятость, при возникновении срочных задач диспетчер видит доступные машины.
- Контроль выполнения планов — сметные машино-часы сопоставляются с фактической работой. Если расход ресурсов превышает норму, система сигнализирует о необходимости корректировки.
Задача: Взять под контроль окупаемость и экономическую выгоду машин
Как было:
Отсутствовала точная информация о рентабельности каждой единицы техники. Старые машины регулярно ломались, а решения о ремонте или списании принимались на основе интуиции. Некоторые транспортные средства простаивали по несколько месяцев в ожидании редких запчастей, что увеличивало затраты и снижало эффективность автопарка.
Что сделали в 1С:УАТ:
Частично настроили функционал по управлению ремонтами — контроль времени простоя и ремонтов. В системе можно отслеживать, сколько времени и по какой причине простаивает каждая единица времени: ремонт, ожидание запчастей или другие факторы. А также сравнивать эти показатели с выработкой техники за период.
Результат:
100% прозрачность экономической эффективности техники — руководство видит реальную доходность каждой машины с учетом затрат на ремонт и простои, может обосновывать необходимость увеличения техники на объекте и принимать решения о ремонте или замене на основе данных, а не интуиции.
Задача: получать точную информацию о рабочем времени и расходу топлива
Как было:
- Отсутствовал точный контроль фактической выработки. Водители самостоятельно фиксировали часы работы в путевых листах. Ручной контроль был невозможен: мастера на объектах не могли отслеживать каждую машину.
- Отсутствовали инструменты аналитики. Руководство не могло оценивать работу разных сотрудников на схожих типах техники, чтобы своевременно выявлять расхождения, необходимые для мотивации, обучения или проверки.
Что сделали в 1С:УАТ:
Интегрировали систему со спутниковым мониторингом Omnicomm, благодаря чему «1С:Управление автотранспортом» автоматически получает данные о координатах, скорости и времени работы двигателя. Также настроен автоматический обмен с АЗС «Роснефть» для контроля заправок и расхода топлива.
Результат:
- Точный учет времени работы техники — система фиксирует реальное время работы двигателя. Если водитель указывает 10 часов, а фактически техника работала 7, оплачивается только фактическое время.
- Выявили расхождение в 15 млн рублей за первые 3 месяца между заявленной и фактической работой техники. В результате собственник разделил оклад водителей и выработку техники, что исключило перерасход и снизило мотивацию сотрудников к завышению показателей.
- 100% использование топлива по назначению — система позволила выявить случаи слива дизеля, сравнивая данные о заправках с фактическим расходом по GPS. Теперь такие ситуации невозможно повторить, при перевозках система передает данные о пройденном километраже и расходе топлива.
- Ускорение работы бухгалтерии и диспетчеров — большая часть расчетов теперь выполняется автоматически. Достаточно проверить 2–3 отчета, чтобы закрыть работу.
Задача: автоматизировать расчет стоимости услуг по итогам работ
Как было:
Расчет стоимости услуг велся вручную. Диспетчеры вручную собирали данные о времени работы техники, пробеге и простоях из разных источников, сводили их в таблицы и рассчитывали стоимость услуг — это занимало много времени и увеличивало риск неточностей.
Что сделали в 1С:УАТ:
- Доработали отчет «Реализация услуг» с учетом специфики компании. В системе настроили услуги и прейскуранты для каждого типа техники, добавили коды объектов и адаптировали визуальное отображение.
- 1С теперь учитывает не только активную работу техники, но и «горячий простой», когда машина с водителем находится в ожидании на объекте, что позволяет корректно рассчитывать стоимость по разным тарифам.
Результат:
- Реализация услуг формируется автоматически одним документом сразу по всем объектам. Система сама рассчитывает время работы каждой машины на конкретных объектах, специалисту остается только проверить отчет без ручного ввода данных.
- В 2 раза быстрее расчет стоимости и формирование реализации — автоматический расчет сократил срок с недели до 2–3 дней и исключил ошибки ручного ввода.
- Ускорение взаиморасчетов и документооборота — сокращено время подготовки и согласования финансовых документов.
Автоматизация «1С:Управление автотранспортом» выполнялась не с нуля, а на базе уже установленной в компании системы, которая ранее фактически не использовалась в ежедневной работе. Ключевой особенностью стало не столько внедрение функционала, сколько выстраивание рабочих процессов и вовлечение сотрудников в изменения.
Важную роль в проекте сыграло активное участие руководителя проекта со стороны заказчика. Он был глубоко погружен в операционные процессы автопарка, выступал связующим звеном между командой внедрения и сотрудниками компании, оперативно согласовывал решения и обеспечивал принятие новых правил работы на местах. Благодаря этому изменения внедрялись последовательно и без сопротивления со стороны пользователей.
Уникальность проекта заключается в том, что уже в первые месяцы после внедрения компания получила измеримый управленческий эффект. Прозрачность ключевых процессов позволила выявить значимые расхождения между заявленной и фактической работой техники и перейти к управлению автопарком на основе достоверных данных.
Внедрение «1С:Управление автотранспортом» позволило полностью взять под контроль работу автопарка и финансовые процессы.
- 15 млн ₽ выявленных потерь за 3 месяца — за счет сопоставления фактической выработки техники и заявленных данных.
- 100% контроль путевых листов — полный переход от бумажных документов к регистрации и отслеживанию в системе.
- Сокращение цикла расчета услуг с недели до 2–3 дней — ускорение выставления счетов и оборота денежных средств.
- 0 случаев нецелевого использования топлива — благодаря интеграции с GPS-мониторингом и контролю фактического расхода ГСМ.
- 18 700 путевых листов в год без сбоев и потерь — стабильная обработка объёма силами 4 диспетчеров без расширения штата.
- Прозрачность затрат по каждой единице техники — возможность принимать решения о ремонте, замене или списании на основе данных.
Система создала условия для принятия решений на основе точных данных, снизила финансовые риски и обеспечила контроль над ключевыми показателями работы автопарка.
Критерии успешного внедрения
Работа с людьми важнее технологий. Практика показывает, что даже идеально настроенная система не будет работать, если изменения не приняты людьми. За любыми процессами и программами всегда стоят конкретные сотрудники, и именно их ежедневная работа определяет результат автоматизации. Поэтому в проектах мы уделяем большое внимание работе с командой заказчика. Тогда сотрудники уже на ранних этапах начинают осваивать программу и могут указывать на дополнительные потребности.
Выбор партнера с опытом в схожей сфере. Опыт работы с похожей моделью предприятия может стать одним из ключевых факторов успеха. Когда команда понимает специфику процессов, то может предложить проверенные решения. Именно синергия опыта и понимания бизнеса позволила добиться реального эффекта от автоматизации.
