МИРБИС построил комплексную систему автоматизации на базе решений «1С:Университет Проф» и «1С:Комплексная автоматизация 2». 99% выручки вуза — поступление по договорам на обучение от физических лиц и компаний. Это существенно отличается МИРБИС от бюджетных вузов. Учет в МИРБИС соответствует учету в коммерческих организациях. Поэтому вуз использует для регламентированного учета не решения для бюджетных учреждений, а «1С:Комплексную автоматизацию 2». В результате проекта в системе автоматизированы планирование и учет взаиморасчетов, учет учащихся, их движения и успеваемости, планирование и расчет вознаграждения профессорско-преподавательского состава и т.д.
Институт МИРБИС основан в 1988 г. Это первая в России независимая частная бизнес-школа для подготовки кадров по квалификации MBA, основана в рамках межправительственного соглашения СССР и Италии Институт является № 3 среди бизнес-школ России (EDUNIVERSAL, 2014) и № 2 среди MBA России (Известия). Также вуз осуществляет подготовку по программам высшего и дополнительного профессионального образования.
Цели проекта:
- минимизировать дебиторскую задолженность;
- минимизировать ошибки при расчете вознаграждения преподавателям;
- минимизировать количество используемых помещений;
- обеспечить бюджетирование с погрешностью планирования не более 5%;
- повысить производительность труда.
- создать единую и надежную информационную систему вместо разрозненных баз данных, автоматизировать с ее помощью процессы и операции:
- планирование и учет взаиморасчетов с каждым учащимся;
- планирование учебного процесса и составление расписания;
- учет проведенных занятий и успеваемости;
- планирование и расчет вознаграждения профессорско-преподавательского состава;
- учет движения контингента;
- операции регламентированного учета, в том числе подготовки первичных документов (договора, акты, квитанции);
- казначейство;
- раздельный учет финансового результата в разрезе подразделений (ЦФО), продуктов (учебных программ) и учебных групп вместо котлового учета;
- обеспечить быстрый доступ к информации и отсутствие двойного ввода данных;
- повысить информационную грамотность сотрудников.
До начала проекта в вузе использовались системы:
- база «BaseDoc» на Access содержала данные об оплате учащихся до 31.12.2017;
- база «Учащиеся» на Access содержала данные о статусе учащихся;
- база «Расписаниие ШБ» на Access содержала данные о расписании занятий по одному подразделению;
- база «Преподаватели» на Access содержала данные о преподавателях, необходимые для подготовки актов;
- в системе «1С:Комплексная автоматизация» был автоматизирован регламентированный бухгалтерский и кадровый учет, расчет зарплаты. Система содержит данные о взаиморасчетах с учащимися после 01.01.2018.
В файлах в формате Microsoft Word хранились данные:
- графики оплаты учащихся;
- предоставленные учащимся скидки;
- статусы учащихся.
В файлах в формате Microsoft Excel хранились данные:
- успеваемость студентов;
- расписание;
- кассовый план;
- бюджеты.
Вуз предпринял попытку внедрения дорогостоящей немецкой информационной системы. Проект оказался неудачным. На момент старта проекта немецкая система не использовалась.
Связанные проблемы
- Повышенная дебиторская задолженность. Для выявления задолженности необходимо учитывать данные: статус учащегося (учится, отчислен, в академическом отпуске), график оплаты согласно договорам, доп. соглашениям и предоставленным скидкам (дата оплаты — сумма оплаты), поступление оплаты (4 способа поступления) и возвраты. Так как эта информация содержалась в разных несвязанных источниках, то ответственным сотрудникам сложно было ее выявить и потребовать от учащегося оплаты.
- Излишнее начисление выручки и оплата налогов. Выручка по учащимся рассчитывалась ежемесячно. Так как статусы некоторых учащихся были неизвестны, то выручка начислялась и налоги платились, в том числе, по отчисленным учащимся.
- Переплата преподавателям за не проведенные занятия. Учет фактически проведенных занятий велся не системно. Не контролировалось соответствие проведенных занятий учебному плану, начисленной выручке по учащимся.
- Простой помещений. В результате неоптимально составленного расписания некоторые помещения были заняты минимальное время. Но это не позволяло сдать помещение в аренду.
- Риски возникновения кассовых разрывов. Составление и ведение кассового плана осуществлялось в Microsoft Excel, что приводило к ошибкам.
- Повышенные трудозатраты при планировании, учете и подготовке отчетности.
- Руководство не имело оперативный доступ к полной и актуальной информации.
Информационные системы и их назначение
«1С:Комплексная автоматизация 2»:
- регламентированный учет (бухгалтерский, налоговый, кадровый);
- учет взаиморасчетов по договорам обучения и преподавателями;
- начисление зарплаты (в т.ч. вознаграждения ГПХ, ИП);
- казначейство;
- бюджетирование.
«1С:Университет Проф»:
- печать первичных документов (договора, квитанции, акты, приказы по учащимся);
- планирование и контроль взаиморасчетов по договорам обучения;
- учет учащихся (в т.ч. движение учащихся);
- планирование учебного процесса;
- учет факта проведения занятий и успеваемости;
- расчет вознаграждения преподавателей с учетом факта проведения занятий.
«1С:Автоматизированное составление расписания» (планируется внедрение):
- составление расписания;
«1С:Документооборот»:
- учет документов;
- согласование документов;
- файловое хранилище.
Мастер-данные
В информационных системах однократно вводятся следующие данные.
«1С:Университет Проф»:
- физические лица;
- контрагенты (заказчики и преподаватели — ИП и ГПХ);
- договоры (с заказчиками и преподавателями);
- графики оплаты по договорам на обучение;
- группы учащихся;
- выручка по договорам на обучение (рассчитывается алгоритмом и передается в 1С:Комплексная автоматизация 2);
- вознаграждение преподавателей (рассчитывается алгоритмом и передается в 1С:Комплексная автоматизация 2).
«1С:Комплексная автоматизация 2»:
- подразделения;
- поступление и возврат оплаты.
Интеграция систем
Посредством планов обмена выполняется миграция данных:
- Из «1С:Университет Проф» в «1С:Комплексная автоматизация 2» передается НСИ — контрагенты, договоры, группы учащихся.
- Из «1С:Университет Проф» в «1С:Комплексная автоматизация 2» передаются данные о начисленной выручке по договорам на обучение — один документ с расчетом в «1С:Университет Проф» передается как отдельные документы «Реализация» по каждому договору на обучение.
- Из «1С:Университет Проф» в «1С:Комплексная автоматизация 2» передается рассчитанное вознаграждение преподавателей — один документ с расчетом в «1С:Университет Проф» передается как отдельные документы «Поступление» или «Начисление» по каждому преподавателю.
- Из «1С:Комплексная автоматизация 2» в «1С:Университет Проф» передаются данные об оплатах и возвратах по договорам.
- Из «1С:Университет Проф» в «1С:Автоматизированное составление расписания» будут передаваться данные о распределенной нагрузке и НСИ.
Посредством библиотеки интеграции документооборота будут интегрированы «1С:Комплексная автоматизация 2» и «1С:Документооборот» для согласования заявок на расходование денежных средств (аналогичного сводного документа).
Особенности вуза
99% выручки вуза — поступление по договорам на обучение от физических лиц и компаний. Это существенно отличается МИРБИС от бюджетных вузов. Учет в МИРБИС соответствует учету в коммерческих организациях.
В МИРБИС есть следующие особенности ведения учета:
- индивидуальные графики оплаты обучения;
- дополнительные соглашения по обучению;
- 3-х сторонние договора на обучение (несколько плательщиков);
- учет скидок на образование;
- выручка по договорам на обучение начисляется ежемесячно;
- 99% учащихся с полным возмещением затрат;
- раздельный учет затрат по источникам финансирования.
МИРБИС работает с бюджетом доходов и расходов и бюджетом движения денежных средств, а не с планом финансово-хозяйственной деятельностью как бюджетные вузы. Поэтому МИРБИС для регламентированного учета использует не решения для бюджетных учреждений, а «1С:Комплексную автоматизацию 2».
Уникальность созданной системы
Функционал «1С:Университет Проф» не полностью удовлетворяет потребностям вуза. В рамках проекта был создан и внедрен функционал:
- планирование и контроль взаиморасчетов по договорам на обучение с учетом графика оплат, дополнительных соглашений, скидок, трех способов поступления оплаты, возвратов;
- расчет выручки по договорам на обучение;
- расчет вознаграждения преподавателей по факту проведенных занятий и прочих показателей;
- интеграция с «1С:Комплексная автоматизация 2».
Условия, в которых стартовал проект
У заказчика был неудачный опыт внедрения немецкой информационной системы по водопадной модели. Заказчик не был готов выделить сотрудников с загрузкой на проекте более 20% времени.
Особенности управления проектом.
Проект выполнялся с учетом комбинации технологий «1С:ТБС» и «1С:ТКВ».
Принципы выполнения проекта:
- Agilе подход, готовность к изменениям;
- внимание на качество;
- доработка функционала параллельно с вводом данных.
Функционал внедрялся блоками в рамках подпроектов. В каждом подпроекте выделялись фазы:
- Подготовка попдроекта (сбор требований путем моделирования).
- Проектирование (разработка проектных решений).
- Реализация (разработка и настройка).
- Подготовка к опытной эксплуатации (инструкции, обучение, тестирование).
- Опытно-промышленная эксплуатация.
Для управления коммуникациями использовались:
- тематические чаты whatsapp для оперативной коммуникации;
- zoom для проведения еженедельных совещаний;
- teamviewer для доступа к рабочему столу пользователей;
- «1С:Документооборот» для планирования проекта, учета задач и трудозатрат.
Для работы с документами использовались:
- гугл диск для хранения всех материалов;
- гугл документы для совместной разработки и согласования документов.
Проектная документация, разработанная в рамках проекта
- протоколы еженедельных совещаний;
- проектные решения;
- регламенты разработки и обновления системы;
- реестры изменений;
- (видео) инструкции.
В рамках проекта выполнены задачи:
- создана и внедрена многокомпонентная информационная система на базе «1С:Университет Проф» и «1С:Комплексная автоматизация 2»;
- учет ведется в этих системах, произошел отказ от исторических разрозненных систем и файлов;
- в системе автоматизированы запланированные бизнес-процессы, в частности планирование и учет взаиморасчетов, учет учащихся, их движения и успеваемости, планирование и расчет вознаграждения профессорско-преподавательского состава и т.д.;
- минимизирован двойной ввод данных;
- руководители получили доступ к точной и актуальной информации.
Достигнуты цели проекта:
- минимизирована дебиторская задолженность. С помощью объединенных данных и самописного отчета «Реестр взаиморасчетов» были выявлены должники, с ними проведена работа. Дебиторская задолженность погашена;
- минимизированы ошибки при расчете вознаграждения преподавателям. Теперь расчет производится централизованно по одним и тем же правилам и проверенным данным из системы;
- автоматизирована работа с бюджетом движения денежных средств, автоматизирован контроль финансовой дисциплины;
- минимизированы рутинные операции по учету и отчетности.
Планы по дальнейшей автоматизации. Идет внедрение следующего функционала:
- приемная кампания;
- составление расписания;
- электронное согласование документов;
- работа с бюджетом доходов и расходов.
Параллельно в вузе выполнялись смежные ИТ-проекты:
- модернизация серверного оборудования;
- перевод части сервисов в облако;
- стандартизация и регламентирование ИТ услуг;
- внедрение CRM.
