||
Краткое описание

Адыгейский государственный университет автоматизировал документооборот с помошью решения «1С:Документооборот государственного учреждения» («1С:ДГУ»). Новая система электронного документооборота объединила все подразделения и пользователей, ранее не работавших в единой системе. В рамках проекта сотрудники университета активно начали использовать систему взаимодействия: переписки, видеозвонки. А также полностью перешли на использование электронной подписи. Налажен контроль исполнения документов и поручений — процесс позволяет контролировать практически весь документооборот, а также выявить неэффективных сотрудников.

ФГБОУ ВО «Адыгейский государственный университет»
Заказчик

Адыгейский государственный университет — первое высшее учебное заведение республики Адыгея, кузница педагогических кадров. За все время существования вуз подготовил более 77 тысяч специалистов, которые внесли значительный вклад в социально-культурное и экономическое развитие региона.

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Снизить «потери» документов. Цифровизовать бизнес-процессы взаимодействия отделов и отдельных сотрудников.
  2. Обеспечить достоверность, целостность и актуальность согласуемой информации.
  3. Уменьшить время и трудозатраты на подготовку и поиск необходимых документов.
  4. Повысить эффективность исполнения заданий и документов сотрудниками университета.
  5. Сократить количество бумажных документов.

Задача проекта: построить систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот государственного учреждения» редакции 2.1.

2
Ситуация до старта проекта

В 2021 году была поставлена задача цифровизации и автоматизации документооборота в университете. Ранее весь учет велся в бумажных журналах документов. Не на всех рабочих местах присутствовали компьютеры.

Отсутствие электронного документооборота в образовательном учреждении приводило к следующим проблемным ситуациям:

  1. Затруднение в обмене документами между сотрудниками и преподавателями, что приводило к задержкам в работе и недопониманию.
  2. Невозможность быстро получать и передавать информацию о студентах. Как итог — проблема в отсутствии необходимой информации о студентах.
  3. Несогласованность в работе, так как каждый сотрудник мог использовать свою систему хранения документов и информации, не было единого хранилища и прозрачной системы.
  4. Риск потери или повреждения документов, которые хранились на бумажных носителях.
  5. Длительное время и большие затраты на обработку документов, так как необходимо выполнять ручную работу по их анализу и хранению.
  6. Отсутствие возможности быстро получать отчеты и статистические данные о работе образовательного учреждения, что затрудняло планирование и управление его деятельностью.
  7. Риск нарушения конфиденциальности информации, так как бумажные документы могли быть доступны третьим лицам.
  8. Отсутствие автоматизации процессов, связанных с обработкой документов, что приводило к ошибкам и потере времени на рутинные задачи.

Задача была амбициозной, а главное — оперативной. В сентябре и октябре 2021 года было проведено обследование бизнес-процессов университета. По результатам проведенных встреч, анализа регламентов, проработки маршрутов обработки документов было сформировано техническое задание на внедрение системы.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Проект реализован на базе конфигурации «1С:Документооборот государственного учреждения» (1С:ДГУ) редакции 2.1, с осуществленными доработками согласно требованиям.

Доступ к программе осуществляется посредством тонкого клиента, web-клиента, при необходимых требованиях безопасности — через терминальный сервер для удаленных сотрудников.

Реализована интеграция с конфигурацией «1С:Университет ПРОФ». Схема работы следующая:

  1. В «1С:Университет ПРОФ» создаются приказы по образовательной деятельности.
  2. После создания приказы отправляются на согласование — все маршруты настроены в «1С:ДГУ», там же доступны печатные формы согласуемых приказов.
  3. После завершения согласования результат отправляется из «1С:ДГУ» в «1С:Университет ПРОФ».

Система объединяет больше количество пользователей, подразделений, а главное — территориально отдаленных друг от друга корпусов университета с помощью современных протоколов связи.

Количество автоматизированных рабочих мест: 521
Внедренные подсистемы продукта:

  1. Входящая и исходящая корреспонденция.
  2. Мероприятия.
  3. Проекты.
  4. Приказы и распоряжения.
  5. Служебные записки.
  6. Кадровые документы в части ходатайств на совмещение, командировки, премии, изменение штатного расписания.
  7. Договорная работа.
  8. Образовательные документы.
  9. Научные документы.
  10. Система взаимодействия.

Так как сроки на реализацию проекта были сжатыми — было решено разделить проект на несколько стадий, в рамках которых последовательно внедрять подсистемы 1С:ДГУ. В первую очередь автоматизирована была работа с корреспонденцией и приказами.

Для большинства сотрудников работа в программе на платформе «1С:Предприятие» была новым опытом. Поэтому особое внимание было уделено обучению, в котором на начальной стадии приняло участие более ста сотрудников университета. Всего же за весь проект обучающие курсы посетили 200 слушателей.

Важным этапом был период опытно-промышленной эксплуатации системы, когда ИТ-сотрудники университета совместно со специалистами компании «Портал-Юг» оказывали консультационную и при необходимости техническую поддержку всем новым пользователям. Вопросов было много, возникали и спорные ситуации, однако итог был достигнут — полноценно используемая система электронного документооборота. По результатам всех стадий проекта были реализованы следующие задачи: документы проходят цикл согласования, утверждения и регистрации намного быстрее, чем те же процессы, которые проходят на бумажном носителе.


Схема интеграции

4
Особенности и уникальность проекта

На первый взгляд проект является «типичной» историей автоматизации, однако есть ряд причин обратить на него особое внимание:

  1. Быстрый результат — работа с корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией стартовала спустя всего 3 месяца после старта проекта.
  2. Масштабное обучение — во время ввода в эксплуатацию было проведено обучение 200 слушателей, на практических примерах продемонстрирована работы в системе электронного документооборота.
  3. Автоматизация процессов «с нуля» — новая система электронного документооборота объединила все подразделения и пользователей, ранее не работавших в единой системе.
  4. Использование новых возможностей платформы «1С:Предприятие» — в рамках проекта сотрудники университета активно начали использовать систему взаимодействия: переписки, видеозвонки. А также полностью осуществлен переход на использование электронной подписи.
  5. Масштабирование — в ходе проекта подключались все новые процессы, а также не охваченные подразделения и кафедры. Подключение новых участников проходило быстро, т.к. изначальные настройки были гибкими и позволили расширять охват автоматизации.
  6. Импортозамещение — проект использует исключительно отечественное и свободно распространяемое программное обеспечение: конфигурации на платформе «1С:Предприятие», СУБД PostgreSQL, ОС для серверов и клиентских компьютеров Astra Linux.
5
Результаты проекта

Сократились трудозатраты в подразделениях

20%

Снизились производственные издержки

9%

По результатам всех стадий проекта были реализованы следующие задачи:

  1. Обработка входящих документов осуществляется систематизировано, по фиксированным цепочкам.
  2. Подготовка и обработка исходящих документов. Документы проходят цикл согласования, утверждения и регистрации намного быстрее, чем те же процессы, которые проходят на бумажном носителе.
  3. Подготовка и обработка внутренних документов (приказов по основной деятельности, образовательных документов, научных документов) — уменьшился поток документов на бумажном носителе, все процессы (рассмотрение, исполнение) отображаются в системе электронного документооборота, облегчился поиск документов. Появилась возможность ознакомить с распорядительными документами практически всех сотрудников университета в максимально короткие сроки.
  4. Использование электронной подписи (ЭП): рассмотрение и обработка документов осуществляется с помощью ЭП. Визуализация штампа электронной подписи наносится на документы.
  5. Контроль исполнения документов и поручений (на базе механизма мероприятий) — процесс позволяет контролировать практически весь документооборот университета, появилась возможность выявить неэффективных сотрудников.
  6. Подготовка, согласование и утверждение договорных документов — процесс позволяет намного быстрее согласовать и подготовить договор.
  7. Подготовка, согласование и утверждение образовательных документов с использованием средств бесшовной интеграции.
  8. Подготовка, согласование и утверждение научных документов.
  9. Доработка интерфейса и функционала программного продукта для повышения комфортности работы в системе:
  • регистрационные номера для мероприятий;
  • модификация формы и функциональности формы «На контроле»;
  • работа с загрузкой входящей корреспонденции из почтовых клиентов;
  • модификация очередности задач в рамках одного этапа, для автоподстановок возвращающий несколько пользователей;
  • автозаполнение регистрационных данных документа на файлах визуализации ЭП.

За неполный год эксплуатации системы накоплена следующая статистика по группам документов:

  • договоры — 2683 экземпляра;
  • приказы по образовательной деятельности — 2426 экземпляров;
  • приказы по основной деятельности — 2002 экземпляра;
  • служебные документы — 1920 экземпляров;
  • научные приказы — 116 экземпляров.

Экономический эффект от внедрения:

  • сокращение трудозатрат в подразделениях: 20%;
  • ускорение получения управленческой отчетности: 15%;
  • сокращение операционных и административных расходов: 7%;
  • сокращение производственных издержек: 9%;
  • снижение производственного брака: 10%;
  • сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 25%.
Версия для печати
РАБОЧИХ МЕСТ
521
Компания Портал-Юг
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Сентябрь 2021 —
Южный федеральный округ РФ

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Новости
02 июля 2025
Региональные особенности налогообложения в программах «1С:Предприятия»

Сервис позволяет определить размеры ставок налога, особенности определения налоговой базы, условия применения налоговых льгот, которые устанавливаются законодательством на региональном и местном уровне для специальных налоговых режимов: упрощенной и патентной систем налогообложения.

27 июня 2025
Деснол представляет три ключевых улучшения в обновлениях 1С:ТОИР КОРП и «Мобильная бригада»

Компания «Деснол», ведущий разработчик и интегратор решений экосистемы 1С:ТОИР, выпустила релизы 1С:ТОИР КОРП 3.0.17.1 и мобильного приложения «Мобильная бригада» 3.15.1. Обновления направлены на повышение эффективности работы ремонтных подразделений, служб главных инженеров и механиков за счет автоматизации рутинных задач, улучшения возможностей аналитики и ускорения регистрации неисправностей.