Адыгейский государственный университет автоматизировал документооборот с помошью решения «1С:Документооборот государственного учреждения» («1С:ДГУ»). Новая система электронного документооборота объединила все подразделения и пользователей, ранее не работавших в единой системе. В рамках проекта сотрудники университета активно начали использовать систему взаимодействия: переписки, видеозвонки. А также полностью перешли на использование электронной подписи. Налажен контроль исполнения документов и поручений — процесс позволяет контролировать практически весь документооборот, а также выявить неэффективных сотрудников.
Адыгейский государственный университет — первое высшее учебное заведение республики Адыгея, кузница педагогических кадров. За все время существования вуз подготовил более 77 тысяч специалистов, которые внесли значительный вклад в социально-культурное и экономическое развитие региона.
Цели проекта:
- Снизить «потери» документов. Цифровизовать бизнес-процессы взаимодействия отделов и отдельных сотрудников.
- Обеспечить достоверность, целостность и актуальность согласуемой информации.
- Уменьшить время и трудозатраты на подготовку и поиск необходимых документов.
- Повысить эффективность исполнения заданий и документов сотрудниками университета.
- Сократить количество бумажных документов.
Задача проекта: построить систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот государственного учреждения» редакции 2.1.
В 2021 году была поставлена задача цифровизации и автоматизации документооборота в университете. Ранее весь учет велся в бумажных журналах документов. Не на всех рабочих местах присутствовали компьютеры.
Отсутствие электронного документооборота в образовательном учреждении приводило к следующим проблемным ситуациям:
- Затруднение в обмене документами между сотрудниками и преподавателями, что приводило к задержкам в работе и недопониманию.
- Невозможность быстро получать и передавать информацию о студентах. Как итог — проблема в отсутствии необходимой информации о студентах.
- Несогласованность в работе, так как каждый сотрудник мог использовать свою систему хранения документов и информации, не было единого хранилища и прозрачной системы.
- Риск потери или повреждения документов, которые хранились на бумажных носителях.
- Длительное время и большие затраты на обработку документов, так как необходимо выполнять ручную работу по их анализу и хранению.
- Отсутствие возможности быстро получать отчеты и статистические данные о работе образовательного учреждения, что затрудняло планирование и управление его деятельностью.
- Риск нарушения конфиденциальности информации, так как бумажные документы могли быть доступны третьим лицам.
- Отсутствие автоматизации процессов, связанных с обработкой документов, что приводило к ошибкам и потере времени на рутинные задачи.
Задача была амбициозной, а главное — оперативной. В сентябре и октябре 2021 года было проведено обследование бизнес-процессов университета. По результатам проведенных встреч, анализа регламентов, проработки маршрутов обработки документов было сформировано техническое задание на внедрение системы.
Проект реализован на базе конфигурации «1С:Документооборот государственного учреждения» (1С:ДГУ) редакции 2.1, с осуществленными доработками согласно требованиям.
Доступ к программе осуществляется посредством тонкого клиента, web-клиента, при необходимых требованиях безопасности — через терминальный сервер для удаленных сотрудников.
Реализована интеграция с конфигурацией «1С:Университет ПРОФ». Схема работы следующая:
- В «1С:Университет ПРОФ» создаются приказы по образовательной деятельности.
- После создания приказы отправляются на согласование — все маршруты настроены в «1С:ДГУ», там же доступны печатные формы согласуемых приказов.
- После завершения согласования результат отправляется из «1С:ДГУ» в «1С:Университет ПРОФ».
Система объединяет больше количество пользователей, подразделений, а главное — территориально отдаленных друг от друга корпусов университета с помощью современных протоколов связи.
Количество автоматизированных рабочих мест: 521
Внедренные подсистемы продукта:
- Входящая и исходящая корреспонденция.
- Мероприятия.
- Проекты.
- Приказы и распоряжения.
- Служебные записки.
- Кадровые документы в части ходатайств на совмещение, командировки, премии, изменение штатного расписания.
- Договорная работа.
- Образовательные документы.
- Научные документы.
- Система взаимодействия.
Так как сроки на реализацию проекта были сжатыми — было решено разделить проект на несколько стадий, в рамках которых последовательно внедрять подсистемы 1С:ДГУ. В первую очередь автоматизирована была работа с корреспонденцией и приказами.
Для большинства сотрудников работа в программе на платформе «1С:Предприятие» была новым опытом. Поэтому особое внимание было уделено обучению, в котором на начальной стадии приняло участие более ста сотрудников университета. Всего же за весь проект обучающие курсы посетили 200 слушателей.
Важным этапом был период опытно-промышленной эксплуатации системы, когда ИТ-сотрудники университета совместно со специалистами компании «Портал-Юг» оказывали консультационную и при необходимости техническую поддержку всем новым пользователям. Вопросов было много, возникали и спорные ситуации, однако итог был достигнут — полноценно используемая система электронного документооборота. По результатам всех стадий проекта были реализованы следующие задачи: документы проходят цикл согласования, утверждения и регистрации намного быстрее, чем те же процессы, которые проходят на бумажном носителе.
Схема интеграции
На первый взгляд проект является «типичной» историей автоматизации, однако есть ряд причин обратить на него особое внимание:
- Быстрый результат — работа с корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией стартовала спустя всего 3 месяца после старта проекта.
- Масштабное обучение — во время ввода в эксплуатацию было проведено обучение 200 слушателей, на практических примерах продемонстрирована работы в системе электронного документооборота.
- Автоматизация процессов «с нуля» — новая система электронного документооборота объединила все подразделения и пользователей, ранее не работавших в единой системе.
- Использование новых возможностей платформы «1С:Предприятие» — в рамках проекта сотрудники университета активно начали использовать систему взаимодействия: переписки, видеозвонки. А также полностью осуществлен переход на использование электронной подписи.
- Масштабирование — в ходе проекта подключались все новые процессы, а также не охваченные подразделения и кафедры. Подключение новых участников проходило быстро, т.к. изначальные настройки были гибкими и позволили расширять охват автоматизации.
- Импортозамещение — проект использует исключительно отечественное и свободно распространяемое программное обеспечение: конфигурации на платформе «1С:Предприятие», СУБД PostgreSQL, ОС для серверов и клиентских компьютеров Astra Linux.
Сократились трудозатраты в подразделениях
Снизились производственные издержки
По результатам всех стадий проекта были реализованы следующие задачи:
- Обработка входящих документов осуществляется систематизировано, по фиксированным цепочкам.
- Подготовка и обработка исходящих документов. Документы проходят цикл согласования, утверждения и регистрации намного быстрее, чем те же процессы, которые проходят на бумажном носителе.
- Подготовка и обработка внутренних документов (приказов по основной деятельности, образовательных документов, научных документов) — уменьшился поток документов на бумажном носителе, все процессы (рассмотрение, исполнение) отображаются в системе электронного документооборота, облегчился поиск документов. Появилась возможность ознакомить с распорядительными документами практически всех сотрудников университета в максимально короткие сроки.
- Использование электронной подписи (ЭП): рассмотрение и обработка документов осуществляется с помощью ЭП. Визуализация штампа электронной подписи наносится на документы.
- Контроль исполнения документов и поручений (на базе механизма мероприятий) — процесс позволяет контролировать практически весь документооборот университета, появилась возможность выявить неэффективных сотрудников.
- Подготовка, согласование и утверждение договорных документов — процесс позволяет намного быстрее согласовать и подготовить договор.
- Подготовка, согласование и утверждение образовательных документов с использованием средств бесшовной интеграции.
- Подготовка, согласование и утверждение научных документов.
- Доработка интерфейса и функционала программного продукта для повышения комфортности работы в системе:
- регистрационные номера для мероприятий;
- модификация формы и функциональности формы «На контроле»;
- работа с загрузкой входящей корреспонденции из почтовых клиентов;
- модификация очередности задач в рамках одного этапа, для автоподстановок возвращающий несколько пользователей;
- автозаполнение регистрационных данных документа на файлах визуализации ЭП.
За неполный год эксплуатации системы накоплена следующая статистика по группам документов:
- договоры — 2683 экземпляра;
- приказы по образовательной деятельности — 2426 экземпляров;
- приказы по основной деятельности — 2002 экземпляра;
- служебные документы — 1920 экземпляров;
- научные приказы — 116 экземпляров.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 20%;
- ускорение получения управленческой отчетности: 15%;
- сокращение операционных и административных расходов: 7%;
- сокращение производственных издержек: 9%;
- снижение производственного брака: 10%;
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 25%.
