||
Краткое описание

Компания «ТОТАЛ ВОСТОК» построила систему хранения электронных документов на базе «1С:Document management». В результате компания получила возможность управления потоком документов и их оперативного согласования, а также повысила эффективность использования решения «1С:Управление производственным предприятием» за счет интеграции с «1С:Document management». Срок обработки договорных документов сократился в несколько раз. Все они ведутся в единой системе с контролем версий. Унифицированы процессы обработки документов и их шаблоны, направление по процессу происходит автоматически, в зависимости от вида документа. Это позволило исключить ошибки маршрутизации.

ООО «Тотал Восток»
Заказчик

ООО «ТОТАЛ ВОСТОК» — дочернее предприятие концерна TotalEnergies, поставляющее на российский рынок автомобильные смазочные материалы марок TotalEnergies и ELF, широкую гамму индустриальных смазочных материалов, а также продукты специальной химии, присадки к топливам и специальные виды топлива с 1994 г. Имеет разветвленную дистрибьюторскую сеть, а также филиалы в Москве, Санкт-Петербурге, Ростове-на-Дону, Екатеринбурге и Казани.

1
Цели и задачи

Цель проекта: создать единую систему хранения электронных документов с возможностью управления доступом к ним. 

Задачи проекта:

  • автоматизировать процесс согласования документов;
  • сократить срок подготовки и согласования документов;
  • контролировать сроки действия документов;
  • формировать статистические данные в автоматизированном формате;
  • улучшить и регламентировать взаимодействие подразделений компании;
  • контролировать выполнения сложных многоэтапных процессов;
  • повысить эффективность использования программного продукта «1С:Управление производственным предприятием» при помощи взаимодействия с процессами документооборота.
2
Ситуация до старта проекта

До старта проекта для оперативного, управленческого, бухгалтерского, кадрового, производственного учета компания использовала корпоративную информационную систему на базе «1С:Управление производственным предприятием» («1С:УПП»).

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции была реализована в «1С:УПП», однако скан-копии документов не сохранялись, что усложняло оперативный доступ к содержанию этих документов при необходимости. Некоторые процессы были частично автоматизированы при помощи создания задач в Microsoft Outlook и автоматической рассылки писем с уведомлениями из «1С:УПП».

В ходе предпроектного обследования также выявлены следующие нюансы организации работы с документами:

  • отсутствовало централизованное хранение электронных документов. Документы хранились в подразделениях в папках на сетевых дисках, существовала возможность использования в разных подразделениях разных версий одного документа;
  • сотрудники подразделений вели значительное количество реестров для хранения данных документов в Microsoft Excel с целью контроля сроков действия и состояния документов;
  • часть документов хранилась и подписывалась в сторонней системе, при этом внутреннее согласование документа необходимо было проводить отдельно, при помощи электронной почты. Это усложняло контроль соблюдения регламента согласования документа — состава участников и сроков согласования;
  • осуществлялся общий контроль состояния дел по графикам проекта и срокам исполнения договоров, однако не велся единый, систематический учет и контроль сроков исполнения поручений и распоряжений, а также индивидуальных задач.
  • в компании существуют сложные многоэтапные процессы, требующие взаимодействия нескольких подразделений: согласование договоров, рассмотрение претензий, подготовка коммерческого предложения, организация командировки. В связи с большим количеством типовых шаблонов документов сотрудники испытывали сложность в выборе подходящего шаблона документа и, соответственно, списка согласующих лиц, несмотря на хорошо документированные процессы и наличие СМК в компании.
3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система хранения электронных документов построена на базе решения «1C:Document management».

«1C:Document Management» — это «1С:Документооборот 8 КОРП» с интерфейсами на английском и русском языках. Продукт предназначен для средних и крупных предприятий, а также холдингов, имеющих в штате как русскоязычный, так и англоязычный персонал.

В рамках проекта выполнены следующие работы

  1. Сформированы функциональные требования к системе, составлено ТЗ на разработку и настройку системы.
  2. Проведена настройка системы в соответствии с требованиями.
  3. Выполнена интеграция систем «1С:Управление производственным предприятием» и 1С:Document Management«.
  4. Созданы технологические инструкции, описывающие порядок выполнения бизнес-функций в информационной системе.
  5. Проведено обучение пользователей.

В результате выполненных работ автоматизированы следующие блоки :

  1. Блок «Договоры». В подсистему входят следующие документы:
  • договоры, которые создаются по инициативе компании;
  • договоры, поступившие от контрагентов;
  • договоры исключения;
  • дополнительные соглашения.
  1. Блок «Кадровые документы» предназначен для учета и хранения кадровых документов и автоматизации процессов их обработки:
  • заявка на служебную поездку/командировку;
  • планирование/перенос отпуска;
  • форма оценки прохождения испытательного срока.
  1. Блок «Доверенности» предназначен для учета и хранения:
  • запросов на делегирование полномочий;
  • доверенностей;
  • заявлений об отмене доверенности и автоматизации процессов их обработки.
  1. Блок «НСИ». Данные блока «НСИ и администрирование» используют все подсистемы в части общих справочников системы.

Система хранения электронных документов построена на базе решения «1C:Document management».

Схема архитектуры системы

4
Особенности и уникальность проекта

В рамках проекта реализованы новые решения:

  1. При создании документа из блока «Доверенности» сотрудник может:
  • выбрать полномочия, которые он имеет на текущий момент, для делегирования их другому пользователю;
  • выбрать все имеющиеся полномочия, связанные с внутренним делегированием из справочника;
  • запросить дополнительные полномочия, которые отсутствуют в справочнике полномочий.

Также по делегированным полномочиям разработан отчет.

  1. При оформлении отпуска сотрудник может указать несколько планируемых периодов отпуска (в соответствии с законодательством). Данные из документа планируемого отпуска в «1С:Document management» мигрируют в график отпусков организации в «1С:Управление производственным предприятием» (кадровая). Учитывая производственную потребность в переносе запланированных отпусков, в «1С:Document management» разработан и интегрирован механизм, позволяющий переносить запланированные отпуска с миграцией данных из «1С:Document management» в «1С:Управление производственным предприятием» (кадровая). Появилась возможность согласовывать отпуск и его перенос, вести учет отпусков в «1С:Document Management», просматривать его за выбранный период и печатать график отпусков из «1С:Управление производственным предприятием». Автоматизация оформления кадровых документов , связанных с отпуском, позволила значительно упростить работу кадровой службы.
  1. Уникальный опыт реализации проекта в 100% дистанционном формате.
5
Результаты проекта

Выросла скорость согласования документов

26%

Сократилось время подготовки управленческой отчетности

35%

Наличие четкого пошагового плана действий на этапе разработки (декомпозиция целей) и план-графика позволило быстро и эффективно решать поставленные задачи. На текущий момент в интегрированной системе обрабатываются документы, относящиеся к следующим функциональным областям:

  1. Договорные документы (договоры поставки/оказания услуг, дополнительные соглашения).
  2. Доверенности (внутреннее делегирование полномочий, внешнее делегирование полномочий, заявление об отмене доверенности).
  3. Кадровые документы (заявка на командировку/служебную поездку, заявка на отпуск, форма оценки прохождения испытательного срока).

Значительную роль в реализации проекта сыграло привлечение специалистов заказчика к обсуждению формата взаимодействия на каждом этапе (четкий пошаговый план) и описанию сценариев работы пользователей.

Кроме того, проведение еженедельных совещаний рабочих групп позволило сохранять темп работы на протяжении всего проекта. 

Привлечение руководителя проекта со стороны заказчика к подготовке материалов для обучения позволило более глубоко погрузиться в бизнес-процессы и провести обучение на высоком уровне.

Оценка рисков, связанных с технической безопасностью и ИТ-инфраструктурой (в особенности, для международных компаний) также позволило избежать серьезных технических проблем.

В результате проекта:

  1. Срок обработки договорных документов сократился в несколько раз. 
  2. Все договорные документы ведутся в единой системе с контролем версий каждого документа. 
  3. Внутреннее согласование происходит в соответствии с регламентом согласования — автоматическим подбором состава участников и сроков согласования в зависимости от типа документа.
  4. Унифицированы процессы обработки договорных документов и их шаблоны, направление по процессу происходит автоматически, в зависимости от вида документа, это позволило исключить ошибки маршрутизации.
  5. Сроки исполнения поручений и распоряжений контролируются автоматически системой, что позволило повысить результативность и качество выполнения поручений. 

На текущий момент можно отметить следующие эффекты от внедрения системы:

  • высвобождение ресурсов за счет автоматизации бизнес-процессов (приблизительно на 10%);
  • существенное сокращение временных затрат для подготовки управленческой отчетности, связанной с формированием справочной информации по договорной работе в компании (на 35%);
  • упрощение дистанционной работы в части получения согласований;
  • сокращение сроков согласования и подготовки документов (скорость согласования документов увеличилась на 26%).
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
150
1С-КПД
Платформа
1С:Предприятие 8 ПРОФ
Август 2020 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
27 Июля 2021
Удостоверяющий центр «НПЦ «1С» аккредитован по новым правилам и осуществляет выпуск квалифицированных сертификатов ЭП

Фирма «1С» извещает пользователей и партнёров об аккредитации Удостоверяющего центра ООО «НПЦ «1С» по новым правилам в соответствии с требованиями федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 с учетом изменений, внесенных законом 476-ФЗ от 27.12.2019. Обзор изменений в законодательстве об электронной подписи, см. на сайте 1С:ИТС. С 1 июля 2021 года удостоверяющие центры (УЦ), не прошедшие аккредитацию по новым правилам, не могут выпускать квалифицированные сертификаты электронной подписи.

09 Июля 2021
Выпуск технического обновления ЗПК «1С:Предприятие 8.3z»

Фирма «1С» сообщает о выпуске технического обновления Защищенного программного комплекса «1С:Предприятие 8.3z» (ЗПК «1С:Предприятие 8.3z») — программного средства общего назначения со встроенными средствами защиты от несанкционированного доступа к информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну.