Компания «ТОТАЛ ВОСТОК» построила систему хранения электронных документов на базе «1С:Document management». В результате компания получила возможность управления потоком документов и их оперативного согласования, а также повысила эффективность использования решения «1С:Управление производственным предприятием» за счет интеграции с «1С:Document management». Срок обработки договорных документов сократился в несколько раз. Все они ведутся в единой системе с контролем версий. Унифицированы процессы обработки документов и их шаблоны, направление по процессу происходит автоматически, в зависимости от вида документа. Это позволило исключить ошибки маршрутизации.
ООО «ТОТАЛ ВОСТОК» — дочернее предприятие концерна TotalEnergies, поставляющее на российский рынок автомобильные смазочные материалы марок TotalEnergies и ELF, широкую гамму индустриальных смазочных материалов, а также продукты специальной химии, присадки к топливам и специальные виды топлива с 1994 г. Имеет разветвленную дистрибьюторскую сеть, а также филиалы в Москве, Санкт-Петербурге, Ростове-на-Дону, Екатеринбурге и Казани.
Цель проекта: создать единую систему хранения электронных документов с возможностью управления доступом к ним.
Задачи проекта:
- автоматизировать процесс согласования документов;
- сократить срок подготовки и согласования документов;
- контролировать сроки действия документов;
- формировать статистические данные в автоматизированном формате;
- улучшить и регламентировать взаимодействие подразделений компании;
- контролировать выполнения сложных многоэтапных процессов;
- повысить эффективность использования программного продукта «1С:Управление производственным предприятием» при помощи взаимодействия с процессами документооборота.
До старта проекта для оперативного, управленческого, бухгалтерского, кадрового, производственного учета компания использовала корпоративную информационную систему на базе «1С:Управление производственным предприятием» («1С:УПП»).
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции была реализована в «1С:УПП», однако скан-копии документов не сохранялись, что усложняло оперативный доступ к содержанию этих документов при необходимости. Некоторые процессы были частично автоматизированы при помощи создания задач в Microsoft Outlook и автоматической рассылки писем с уведомлениями из «1С:УПП».
В ходе предпроектного обследования также выявлены следующие нюансы организации работы с документами:
- отсутствовало централизованное хранение электронных документов. Документы хранились в подразделениях в папках на сетевых дисках, существовала возможность использования в разных подразделениях разных версий одного документа;
- сотрудники подразделений вели значительное количество реестров для хранения данных документов в Microsoft Excel с целью контроля сроков действия и состояния документов;
- часть документов хранилась и подписывалась в сторонней системе, при этом внутреннее согласование документа необходимо было проводить отдельно, при помощи электронной почты. Это усложняло контроль соблюдения регламента согласования документа — состава участников и сроков согласования;
- осуществлялся общий контроль состояния дел по графикам проекта и срокам исполнения договоров, однако не велся единый, систематический учет и контроль сроков исполнения поручений и распоряжений, а также индивидуальных задач.
- в компании существуют сложные многоэтапные процессы, требующие взаимодействия нескольких подразделений: согласование договоров, рассмотрение претензий, подготовка коммерческого предложения, организация командировки. В связи с большим количеством типовых шаблонов документов сотрудники испытывали сложность в выборе подходящего шаблона документа и, соответственно, списка согласующих лиц, несмотря на хорошо документированные процессы и наличие СМК в компании.
Система хранения электронных документов построена на базе решения «1C:Document management».
«1C:Document Management» — это «1С:Документооборот 8 КОРП» с интерфейсами на английском и русском языках. Продукт предназначен для средних и крупных предприятий, а также холдингов, имеющих в штате как русскоязычный, так и англоязычный персонал.
В рамках проекта выполнены следующие работы
- Сформированы функциональные требования к системе, составлено ТЗ на разработку и настройку системы.
- Проведена настройка системы в соответствии с требованиями.
- Выполнена интеграция систем «1С:Управление производственным предприятием» и 1С:Document Management«.
- Созданы технологические инструкции, описывающие порядок выполнения бизнес-функций в информационной системе.
- Проведено обучение пользователей.
В результате выполненных работ автоматизированы следующие блоки :
- Блок «Договоры». В подсистему входят следующие документы:
- договоры, которые создаются по инициативе компании;
- договоры, поступившие от контрагентов;
- договоры исключения;
- дополнительные соглашения.
- Блок «Кадровые документы» предназначен для учета и хранения кадровых документов и автоматизации процессов их обработки:
- заявка на служебную поездку/командировку;
- планирование/перенос отпуска;
- форма оценки прохождения испытательного срока.
- Блок «Доверенности» предназначен для учета и хранения:
- запросов на делегирование полномочий;
- доверенностей;
- заявлений об отмене доверенности и автоматизации процессов их обработки.
- Блок «НСИ». Данные блока «НСИ и администрирование» используют все подсистемы в части общих справочников системы.
Система хранения электронных документов построена на базе решения «1C:Document management».
Схема архитектуры системы
В рамках проекта реализованы новые решения:
- При создании документа из блока «Доверенности» сотрудник может:
- выбрать полномочия, которые он имеет на текущий момент, для делегирования их другому пользователю;
- выбрать все имеющиеся полномочия, связанные с внутренним делегированием из справочника;
- запросить дополнительные полномочия, которые отсутствуют в справочнике полномочий.
Также по делегированным полномочиям разработан отчет.
- При оформлении отпуска сотрудник может указать несколько планируемых периодов отпуска (в соответствии с законодательством). Данные из документа планируемого отпуска в «1С:Document management» мигрируют в график отпусков организации в «1С:Управление производственным предприятием» (кадровая). Учитывая производственную потребность в переносе запланированных отпусков, в «1С:Document management» разработан и интегрирован механизм, позволяющий переносить запланированные отпуска с миграцией данных из «1С:Document management» в «1С:Управление производственным предприятием» (кадровая). Появилась возможность согласовывать отпуск и его перенос, вести учет отпусков в «1С:Document Management», просматривать его за выбранный период и печатать график отпусков из «1С:Управление производственным предприятием». Автоматизация оформления кадровых документов , связанных с отпуском, позволила значительно упростить работу кадровой службы.
- Уникальный опыт реализации проекта в 100% дистанционном формате.
Выросла скорость согласования документов
Сократилось время подготовки управленческой отчетности
Наличие четкого пошагового плана действий на этапе разработки (декомпозиция целей) и план-графика позволило быстро и эффективно решать поставленные задачи. На текущий момент в интегрированной системе обрабатываются документы, относящиеся к следующим функциональным областям:
- Договорные документы (договоры поставки/оказания услуг, дополнительные соглашения).
- Доверенности (внутреннее делегирование полномочий, внешнее делегирование полномочий, заявление об отмене доверенности).
- Кадровые документы (заявка на командировку/служебную поездку, заявка на отпуск, форма оценки прохождения испытательного срока).
Значительную роль в реализации проекта сыграло привлечение специалистов заказчика к обсуждению формата взаимодействия на каждом этапе (четкий пошаговый план) и описанию сценариев работы пользователей.
Кроме того, проведение еженедельных совещаний рабочих групп позволило сохранять темп работы на протяжении всего проекта.
Привлечение руководителя проекта со стороны заказчика к подготовке материалов для обучения позволило более глубоко погрузиться в бизнес-процессы и провести обучение на высоком уровне.
Оценка рисков, связанных с технической безопасностью и ИТ-инфраструктурой (в особенности, для международных компаний) также позволило избежать серьезных технических проблем.
В результате проекта:
- Срок обработки договорных документов сократился в несколько раз.
- Все договорные документы ведутся в единой системе с контролем версий каждого документа.
- Внутреннее согласование происходит в соответствии с регламентом согласования — автоматическим подбором состава участников и сроков согласования в зависимости от типа документа.
- Унифицированы процессы обработки договорных документов и их шаблоны, направление по процессу происходит автоматически, в зависимости от вида документа, это позволило исключить ошибки маршрутизации.
- Сроки исполнения поручений и распоряжений контролируются автоматически системой, что позволило повысить результативность и качество выполнения поручений.
На текущий момент можно отметить следующие эффекты от внедрения системы:
- высвобождение ресурсов за счет автоматизации бизнес-процессов (приблизительно на 10%);
- существенное сокращение временных затрат для подготовки управленческой отчетности, связанной с формированием справочной информации по договорной работе в компании (на 35%);
- упрощение дистанционной работы в части получения согласований;
- сокращение сроков согласования и подготовки документов (скорость согласования документов увеличилась на 26%).
