||
Краткое описание

Компания «Консалтинг plus» запустила систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот КОРП для Казахстана». Новая система поддерживает работу сотрудников, обеспечивая их необходимой информацией и является платформой для обратной связи между офисом и руководителями. Система охватывает все виды деятельности компании. Создана единая среда многопользовательской работы с документами. Повысился контроль исполнительской дисциплины по работе с документами, прозрачность договорного документооборота, а также уровень информационной безопасности, снизились временные затраты на работу с договорами.

ТОО «Консалтинг plus»
Заказчик

ТОО «Консалтинг plus» — региональная компания, основной деятельностью которой является предоставление услуг в области составления счетов и бухгалтерского учета. Также занимается вопросами консультационных и практических услуг в области информационных технологий, сопровождением программного обеспечения, различными видами печатного производства и другими видами услуг.

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  • заменить ранее используемую систему бумажного документооборота на современное и более функциональное техническое решение;
  • сократить сроки согласования договорной документации;
  • сократить трудозатраты на документооборот;
  • сократить время поиска необходимых документов.
  • организовать обмен электронными документами по единым бизнес-процессам;
  • повысить уровень контроля исполнительской дисциплины. 

Задачи проекта:

  • ускорить процесс делопроизводства — разработать шаблоны постоянных документов, автоматизировать рассылку внутренней документации;
  • доработать процесс учета новых договоров — обработку тела документа, распределение задач и график исполнения, автоуведомления ответственных работников;
  • улучшить сохранность документации (регистрация, обработка, заключение), автоматизировать переход документов в архив (общая документальная база, корпоративная почта);
  • структурировать хранение документации, настроить индексацию и установить сроки хранения разных документов.

2
Ситуация до старта проекта

До автоматизации сотрудники обменивались информацией через e-mail и бумажные носители, что увеличивало сроки согласования документов. Отсутствовали инструменты контроля исполнения, которые бы позволили анализировать работу с входящими, исходящими и внутренними документами компании. Перечисленные особенности имеющейся системы порой приводили к различным издержкам, неэффективному использованию ресурсов, затрудняли принятие отдельных управленческих решений. Оформление всех документов на бумажном носителе, отсутствие регламентированных процедур увеличивало риск человеческих ошибок, приводило к потере документов и высоким расходам на канцелярские товары.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП для Казахстана».

Автоматизированы следующие функции:

  1. Автоматизация бизнес-процессов.
  2. Делопроизводство.
  3. Учет и хранение документов.
  4. Учет и контроль исполнения поручений.

Разработанное решение успешно внедрено по различным направлениям, по которым ведет свою деятельность компания, а именно:

  1. Услуги в области составления счетов и бухгалтерского учета.
  2. Прочие виды печатного производства.
  3. Оптовая торговля широким ассортиментом товаров без какой-либо конкретизации.
  4. Прочая розничная торговля в неспециализированных магазинах.
  5. Прочая розничная торговля не в магазинах.
  6. Издание журналов и периодических публикаций.
  7. Прочие виды издательского дела.
  8. Сопровождение программного обеспечения.
  9. Консультационные и практические услуги в области информационных технологий.
  10. Прочая деятельность в области права.
  11. Специализированные работы по дизайну.
  12. Прочие виды образования, не включенные в другие категории.


1C_Shema_ConsultingPlus_1.jpg

Схема архитектуры системы

4
Особенности и уникальность проекта

В качестве механизмов согласования используются сложные комплексные процессы. С одной стороны, это позволило ограничить количество процессов и снизить затраты на поддержку и развитие системы. С другой — настроенные процессы отвечают всем бизнес-потребностям предприятия. При построении системы документооборта необходимо было учесть следующие моменты:

  1. В компании используется более 30-ти различных видов документов (приказы, распоряжения, акты, разнообразные виды служебных записок).
  2. Компания имеет обширную схему документирования внутренних бизнес-процессов, регламентированную как внешними, так и внутренними нормативными актами.
  3. Бизнес-процессы работы с документами могут носить как предопределенный, так и вариативный характер.
  4. Работа с документами подразумевает участие сотрудников всех подразделений компании.

5
Результаты проекта

Выросла скорость согласования документов

35%

Сократились расходы на материльные ресурсы

15%

Уменьшился бумажный документооборот

65%

Результатом автоматизации на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП для Казахстана» стали следующие изменения в компании:

  1. Наладили электронный документооборот.
  2. Ускорили делопроизводство компании.
  3. Улучшили регистрацию и ведение договоров.
  4. Централизовали безопасное хранение документов.
  5. Дали оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей.
  6. Настроили регистрацию входящих и исходящих документов.
  7. Наладили просмотр и редактирование документов.
  8. Настроили коллективную работу пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов.
  9. Автоматизировали загрузку документов из электронной почты и со сканера.
  10. Добавили учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Внедрение ПП «1С:Документооборот КОРП для Казахстана» в комплексе решило, все задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

  1. Автоматический учет документации позволил сортировать зарегистрированные в базе договоры, чтобы было удобно найти нужную информацию и проследить путь документа от заявки до утверждения
  2. Функция автоматического учета и контроля исполнения поручений обеспечивает своевременное исполнение обязанностей сотрудниками
  3. Организован оперативный доступ руководства к документам в реальном времени.
  4. Запущен многопользовательский режим в системе по согласованию и утверждению документов.
  5. Прописаны права пользователей с получением логинов и паролей для идентификации в программе.
  6. Разработаны маршруты прохождения документов в базе.
  7. Создана качественная система хранения и поиска документов, поэтому в разы сократилось время на поиск необходимых бумаг.
  8. Строго разграничены права доступа: пользователи работают только с теми документами, которые им необходимы для реализации конкретной задачи.
  9. Значительно сократился объем бумажного документооборота: сейчас это только документы, которые согласно законодательству, должны быть представлены в бумажном виде.
  10. Появилась возможность контролировать уровень загруженности специалистов, а также сроки выполнения поставленных задач.
  11. Систематизация документов позволила ускорить их согласование между отделами, а также, повысить эффективность их обработки
  12. Сотрудникам, отвечающим за документальную отчетность, стало намного проще работать, перестали теряться договора, заявки закрываются в срок, а приказы руководства моментально рассылаются адресатам.

1C_Shema_ConsultingPlus_2.jpg

Алгоритм работы с документами

 Количественные результаты проекта следующие:

  • выросла скорость согласования документов на 35%;
  • сократилось время подготовки управленческой отчетности на 25%;
  • сократились расходы на материальные ресурсы на 15%;
  • уменьшился бумажный документооборот на 65%. 

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
250
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Октябрь 2020 —
Национальный проект: Республика Казахстан
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Заместитель финансового директора по инвестиционным проектам ТОО «Консалтинг plus»
Мухтар Баймухамбетов
После внедрения «1С:Документооборот КОРП для Казахстана» для руководителей упростился контроль задач, выполняемых подчиненными, а для рядовых сотрудников стал понятней функционал обмена и подписания документов начальниками. Существенно изменились и упростились процессы обработки документов, людям больше не приходится ходить по отделам в поисках того, у кого находится на согласовании документ. В целом упростилась система поиска и ознакомления с документами.
Новости
17 сентября 2021
Онлайн-курс «Организация сопровождения решений 1С и информационных систем на основе 1С:ТКС 2.0»

Открыта запись на авторский онлайн-курс Владимира Павлова, руководителя направления корпоративного сопровождения фирмы «1С». Пять занятий пройдут с 12 октября по 16 ноября 2021 г.

16 сентября 2021
Бизнес-форум «1С:ERP» 17 ноября 2021 года — приглашаем принять участие в онлайн-формате

Фирма «1С» приглашает пользователей, потенциальных клиентов и партнеров принять участие в 8-ом Бизнес-форуме 1С:ERP, посвященном внедрениям и развитию решений и сервисов «1С» для корпоративного рынка, предприятий крупного и среднего масштаба. В этом году форум пройдет в онлайн-формате.