Компания «Консалтинг plus» запустила систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот КОРП для Казахстана». Новая система поддерживает работу сотрудников, обеспечивая их необходимой информацией и является платформой для обратной связи между офисом и руководителями. Система охватывает все виды деятельности компании. Создана единая среда многопользовательской работы с документами. Повысился контроль исполнительской дисциплины по работе с документами, прозрачность договорного документооборота, а также уровень информационной безопасности, снизились временные затраты на работу с договорами.
ТОО «Консалтинг plus» — региональная компания, основной деятельностью которой является предоставление услуг в области составления счетов и бухгалтерского учета. Также занимается вопросами консультационных и практических услуг в области информационных технологий, сопровождением программного обеспечения, различными видами печатного производства и другими видами услуг.
Цели проекта:
- заменить ранее используемую систему бумажного документооборота на современное и более функциональное техническое решение;
- сократить сроки согласования договорной документации;
- сократить трудозатраты на документооборот;
- сократить время поиска необходимых документов.
- организовать обмен электронными документами по единым бизнес-процессам;
- повысить уровень контроля исполнительской дисциплины.
Задачи проекта:
- ускорить процесс делопроизводства — разработать шаблоны постоянных документов, автоматизировать рассылку внутренней документации;
- доработать процесс учета новых договоров — обработку тела документа, распределение задач и график исполнения, автоуведомления ответственных работников;
- улучшить сохранность документации (регистрация, обработка, заключение), автоматизировать переход документов в архив (общая документальная база, корпоративная почта);
- структурировать хранение документации, настроить индексацию и установить сроки хранения разных документов.
До автоматизации сотрудники обменивались информацией через e-mail и бумажные носители, что увеличивало сроки согласования документов. Отсутствовали инструменты контроля исполнения, которые бы позволили анализировать работу с входящими, исходящими и внутренними документами компании. Перечисленные особенности имеющейся системы порой приводили к различным издержкам, неэффективному использованию ресурсов, затрудняли принятие отдельных управленческих решений. Оформление всех документов на бумажном носителе, отсутствие регламентированных процедур увеличивало риск человеческих ошибок, приводило к потере документов и высоким расходам на канцелярские товары.
Система документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП для Казахстана».
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов.
- Делопроизводство.
- Учет и хранение документов.
- Учет и контроль исполнения поручений.
Разработанное решение успешно внедрено по различным направлениям, по которым ведет свою деятельность компания, а именно:
- Услуги в области составления счетов и бухгалтерского учета.
- Прочие виды печатного производства.
- Оптовая торговля широким ассортиментом товаров без какой-либо конкретизации.
- Прочая розничная торговля в неспециализированных магазинах.
- Прочая розничная торговля не в магазинах.
- Издание журналов и периодических публикаций.
- Прочие виды издательского дела.
- Сопровождение программного обеспечения.
- Консультационные и практические услуги в области информационных технологий.
- Прочая деятельность в области права.
- Специализированные работы по дизайну.
- Прочие виды образования, не включенные в другие категории.
Схема архитектуры системы
В качестве механизмов согласования используются сложные комплексные процессы. С одной стороны, это позволило ограничить количество процессов и снизить затраты на поддержку и развитие системы. С другой — настроенные процессы отвечают всем бизнес-потребностям предприятия. При построении системы документооборта необходимо было учесть следующие моменты:
- В компании используется более 30-ти различных видов документов (приказы, распоряжения, акты, разнообразные виды служебных записок).
- Компания имеет обширную схему документирования внутренних бизнес-процессов, регламентированную как внешними, так и внутренними нормативными актами.
- Бизнес-процессы работы с документами могут носить как предопределенный, так и вариативный характер.
- Работа с документами подразумевает участие сотрудников всех подразделений компании.
Выросла скорость согласования документов
Сократились расходы на материльные ресурсы
Уменьшился бумажный документооборот
Результатом автоматизации на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП для Казахстана» стали следующие изменения в компании:
- Наладили электронный документооборот.
- Ускорили делопроизводство компании.
- Улучшили регистрацию и ведение договоров.
- Централизовали безопасное хранение документов.
- Дали оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей.
- Настроили регистрацию входящих и исходящих документов.
- Наладили просмотр и редактирование документов.
- Настроили коллективную работу пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов.
- Автоматизировали загрузку документов из электронной почты и со сканера.
- Добавили учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Внедрение ПП «1С:Документооборот КОРП для Казахстана» в комплексе решило, все задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
- Автоматический учет документации позволил сортировать зарегистрированные в базе договоры, чтобы было удобно найти нужную информацию и проследить путь документа от заявки до утверждения
- Функция автоматического учета и контроля исполнения поручений обеспечивает своевременное исполнение обязанностей сотрудниками
- Организован оперативный доступ руководства к документам в реальном времени.
- Запущен многопользовательский режим в системе по согласованию и утверждению документов.
- Прописаны права пользователей с получением логинов и паролей для идентификации в программе.
- Разработаны маршруты прохождения документов в базе.
- Создана качественная система хранения и поиска документов, поэтому в разы сократилось время на поиск необходимых бумаг.
- Строго разграничены права доступа: пользователи работают только с теми документами, которые им необходимы для реализации конкретной задачи.
- Значительно сократился объем бумажного документооборота: сейчас это только документы, которые согласно законодательству, должны быть представлены в бумажном виде.
- Появилась возможность контролировать уровень загруженности специалистов, а также сроки выполнения поставленных задач.
- Систематизация документов позволила ускорить их согласование между отделами, а также, повысить эффективность их обработки
- Сотрудникам, отвечающим за документальную отчетность, стало намного проще работать, перестали теряться договора, заявки закрываются в срок, а приказы руководства моментально рассылаются адресатам.
Алгоритм работы с документами
Количественные результаты проекта следующие:
- выросла скорость согласования документов на 35%;
- сократилось время подготовки управленческой отчетности на 25%;
- сократились расходы на материальные ресурсы на 15%;
- уменьшился бумажный документооборот на 65%.
