OCSiAl RUSSIA совместно с новосибирским филиалом «1С-Рарус» объединили учет группы компаний в единой системе на базе «1С:ERP Управление предприятием». Автоматизированы подсистемы оперативного и регламентированного учета (продажи, закупки, управление денежными средствами, склад, производство, учет внеоборотных активов, бухгалтерский и налоговый учет). Бухгалтерская и налоговая отчетность формируются в «1С:ERP Управление предприятием». В новой системе реализован оперативный контроль за процессами компании. Обмен документами в группе компаний теперь происходит в два раза быстрее, минимизированы ошибки ручного ввода, сократилось время обработки клиентских заявок.
OCSiAl — крупнейший производитель графеновых нанотрубок в мире. Компания разработала и запустила первую промышленную технологию их синтеза. Предлагает решения на основе нанотрубок TUBALLTM для придания электропроводности и улучшения физико-механических свойств различных материалов, в том числе красок и покрытий, резин и композитов, электрохимических источников тока. Годовая производительная мощность — 75 тонн.
Цели проекта:
- Ввести оперативный контроль за расходованием денежных средств за счет автоматизации контроля лимитов, выделенных в рамках бюджета.
- Сократить количество документов и отчетов, формируемых вручную.
- Сформировать единое информационное пространство с CRM-системой в части НСИ и данных заказов клиентов.
- Объединить учет всех организаций российского сегмента ГК «ОКСиАл» в единой информационной системе.
- Перейти на информационную систему, поддерживаемую и развиваемую вендором («1С»).
Задачи проекта:
- Вести регламентированный (бухгалтерский и налоговый) и оперативный (в т.ч. производственного) учет российский сегмент группы компаний «ОКСиАл» в одной информационной системе.
- Организовать автоматизированный контроль лимитов по статьям движения денежных средств (средствами типового функционала блока «Казначейство»).
- Организовать интеграцию информационной системы «1С:ERP Управление предприятием» с Net Suite в части получения заказов на выпуск продукции, обновления их состояния и отгрузки, синхронизации НСИ.
- Организовать интеграцию информационной системы «1С:ERP» с действующей системой электронного документооборота в части согласования заявок на денежные средства, заявок на закупку, заключаемых договоров.
- Автоматизировать контроль ОТК за входящим сырьем и материалами и выпускаемой продукцией и полуфабрикатами с хранением параметров продукции по сериям.
- Автоматизировать планирование графиков производственного процесса без учета доступности оборудования.
- Обеспечить оперативность ввода данных в систему путем делегирования обязанностей и ответственности за полноту и достоверность вводимой информации на рабочие места сотрудников.
На момент старта проекта компания работала в нескольких решениях на платформе «1С:Предприятие». С развитием компании и увеличением объемов информации использование разрозненных программ привело к ошибкам, несовпадению данных, увеличению времени на их обработку. Приходилось повторно запрашивать и перепроверять информацию.
Очень много времени сотрудники тратили на планирование, контроль за исполнением и подготовкой отчетов, а также на учет операций между компаниями группы. Для оптимизации процессов сбора и обработки, снижения трудоемкости планирования, подготовки отчетов и повышения эффективности оперативного управления руководство компании приняло решение о внедрении «1С:ERP Управление предприятием».
Единая информационная система построена на базе решения «1С:ERP Управление предприятием». Так как основной процесс производства готовой продукции по сути является сквозным для трех организаций, то ведение учета в единой базе с использованием механизма «интеркампани» сократило трудозатраты на оформление документов товародвижения между организациями.
Автоматизированы функции:
- Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей:
- учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность:
- бухгалтерский учет;
- банк и касса;
- расчеты с контрагентами;
- товарно-материальные ценности;
- торговые операции;
- производственные операции;
- основные средства;
- нематериальные активы;
- расчет зарплаты и кадровый учет;
- завершение периода;
- регламентированная отчетность;
- налоговый учет;
- управление денежными средствами (казначейство);
- управленческий учет.
- Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS):
- продажи (сбыт), сервис, маркетинг:
- оформление заказов покупателей;
- ценообразование, прайс-листы;
- учет продаж ТМЦ;
- взаиморасчеты с покупателями;
- оптовая торговля;
- подключение торгового оборудования;
- склад и логистика:
- управление складскими запасами;
- управление ордерным складом;
- резервирование ТМЦ;
- учет ТМЦ в цеховых кладовых;
- комплектация и разукомплектация ТМЦ;
- контроль и учет серийных номеров, сроков годности и сертификатов;
- подключение складского оборудования.
- Различная отраслевая специфика:
- интеграция с отраслевыми продуктами сторонних разработчиков;
- учет экспортно-импортных операций;
- производство, услуги:
- управление данными о составе и структура изделия, рецептура;
- учет затрат на производство;
- расчет нормативной себестоимости;
- расчет фактической себестоимости;
- учет основных средств, расчет амортизации;
- учет услуг производственного характера;
- планирование потребности в материалах;
- диспетчеризация производства на уровне цеха;
- переработка давальческого сырья;
- учет спецодежды и спецоснастки;
- сертификация качества сырья и продукции;
- учет деятельности вспомогательных производств;
- учет производственных заказов.
- Документооборот (ECM):
- делопроизводство;
- учет договоров.
- Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками:
- учет прихода ТМЦ;
- взаиморасчеты с поставщиками.
Интеграция с действующей системой документооборота «1С:Документооборот КОРП» в части договоров и заявок на расходование денежных средств позволила не изменять действующие процессы организации а бесшовно вписать новую систему в ИТ-ланшафт.
Также были проведены работы по интеграции с действующей облачной CRM-системой стороннего вендора. Интеграция позволила синхронизировать основную НСИ (контрагенты, номенклатура) и получать pаказы клиентов из системы в автоматизированном режиме.
Схема архитектуры
Из-за того, что организация имеет распределенную структуру, требовалось вписать новую информационную систему в уже работающие процессы и действующие информационные системы. Общие или зависимые бизнес-процессы нескольких юридических лиц требовали тщательной проработки. Несколько исторических информационных баз потребовали серьезной работы при подготовке НСИ и первоначальных остатков.
Выполнение первой очереди работ позволило компании заменить текущие информационные системы с повышением качества учета и контроля. Выполненные работы по казначейству позволили контролировать расход денежных средств в автоматизированном режиме. Интеграция с другими учетными системами компании позволила сократить ручной труд и повысить качество данных.
Сократилось время подготовки документов
Ускорился обмен документами в группе
Автоматизированы подсистемы оперативного и регламентированного учета (продажи, закупки, управление денежными средствами, склад, производство, учет внеоборотных активов, бухгалтерский и налоговый учет). Бухгалтерская и налоговая отчетность формируются в «1С:ERP Управление предприятием».
Учет компаний OCSiAl RUSSIA организован в единой информационной базе по единым правилам и стандартам.
Для упаковки разработан документ «Техническая карта», включающий в себя введение требований для упаковки продукции, учет упаковки, ввод дополнительных параметров для печатных форм документов отгрузки. На основании упакованной продукции формируется пакет отгрузочной и сопроводительной документации. Также «Техническая карта» указывает работникам склада, что необходимо собрать к отгрузке, как упаковывать и к какому сроку подготовить груз для отправки. Получен удобный механизм взаимодействия отдела логистики и работников склада при планировании и отгрузках. Также в новой программе оформляются и печатаются отгрузочные документы, в том числе на английском языке.
Реализовано хранение по иностранным кодам ТН ВЭД. Если в печатных формах требуется проставление иностранных кодов ТН ВЭД, это происходит автоматически.
Разработан механизм корректировки лимитов расходования денежных средств за текущий и последующие периоды в аналитике. Доработка соответствует внутренним правилам группы компаний OCSiAl и позволяет оперативно контролировать финансовые операции в соответствии с установленными лимитами.
В документе «Этап производства» настроено автоматическое заполнение серии выходного изделия. Механизм исключает допущение ошибок при ручном вводе серий, предусмотренном в стандартной конфигурации.
Реализован обмен с «1С:Документооборот». Разработаны необходимые печатные формы на русском и английском языках. В результате сведено к минимуму ручное формирование документов, оптимизированы механизмы их подготовки, процессы согласований, одобрений и выработки решений.
Реализован обмен данными с CRM-системой в части справочников «Номенклатура», «Прайс-лист» и документа «Заказ клиента». Теперь информация о продукции, ценах и заказах формируется в одной программе с автоматическим переносом в другую. Исключены ошибки ручного ввода, сокращено время обработки клиентских заказов.
