Компания SODEXO построила единую комплексную информационную систему на базе «1С:Корпорация» и других решений на платформе «1С:Предприятие 8 КОРП». Основная уникальность проекта в том, что автоматизация процессов происходила в период масштабной трансформации управления бизнесом. Выполнен огромный объем интеграций для снижения ручного ввода данных, объединены в единое информационное пространство более 100 единиц ведения бизнеса, унифицированы процедуры, уменьшен период формирования ежемесячной отчетности по МСФО до 5 календарных дней. Внедрение системы позволило осуществить перевод бухгалтерии и кадровой службы компании из Москвы в Новосибирск, что помогло экономить средства. Улучшился внутренний контроль за счет интеграций между модулями системы.
«Sodexo» в России более 26 лет предоставляет услуги по организации качественного корпоративного питания, технической эксплуатации зданий и сооружений, промышленной уборке, административному сопровождению бизнеса, управлению автопарком заказчиков. Работает в 7 Федеральных округах от Дальнего Востока до самых северных и западных границ России. В компании Sodexo работают 420 000 сотрудников в более 80 странах мира, из которых более 5000 человек — в России.
Основная цель проекта: перейти на новую информационную систему на базе платформы «1С:Предприятие 8 КОРП», чтобы решить следующие задачи:
- получать всю необходимую достоверную, оперативную, детальную и непротиворечивую информацию по персоналу;
- получать актуальную управленческую информацию, иметь возможность оперативно ее использовать;
- повысить качество управленческой информации, то есть ее достоверность и аналитичность;
- систематизировать и оптимизировать документооборот;
- обрабатывать большие объемы информации;
- создать единую среду учета по РСБУ, МСФО, управленческому учету, бюджетированию, казначейству;
- повысить уровень квалификации работников, обеспечить постоянное качество работы; сократить многократную обработку информации.
В 2018 году руководство компании приняло решение о реорганизации бизнеса «Содексо ЕвроАзия». Для осуществления этих планов необходимо было внедрить новую комплексную информационную систему управления финансами в ООО «Содексо ЕвроАзия», связать более 100 сайтов в единое информационное пространство.
В качестве базовой платформы была выбрана «1С:Предприятие 8.3 КОРП» и комплект решений в составе «1С:Корпорация». Предстоял перевод и унификация информации с текущих систем.
Единая комплексная информационная система построена на базе решений:
- «1С:Корпорация»;
- «1С:Управление холдингом»;
- «1С:Документооборот КОРП»;
- «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП»;
- «1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия»;
- «1С:Корпоративный инструментальный пакет».
«1С:Корпорация»: интеграция между продуктами 1С:УХ, 1С:ДО, 1С:ЗУП.
«1С:Управление холдингом»:
- Бухгалтерский учет.
- Налоговый учет и регламентная отчетность.
- Централизованное казначейство.
- Финансовое планирование и бюджетирование.
- Управленческая отчетность.
- МСФО.
- Консолидация данных и ВГО.
- Проведение конкурентных закупок.
- Процессы бухгалтерского учета для ОЦО.
«1С:Документооборот КОРП»:
- Входящая и исходящая корреспонденция.
- Договорная деятельность.
- Внутренний документооборот.
- Контроль исполнительской дисциплины.
- Электронный архив.
- Штрих-кодирование документов.
- Распознавание первичной документации.
- Администрирование прав доступа.
- ЭДО с контрагентами и государственными структурами.
«1С:Зарплата и управление персоналом КОРП»:
- Расчет заработной платы сотрудников.
- Кадровое делопроизводство.
- Обучение и аттестация персонала.
- Охрана труда.
- Подбор персонала.
- Конструктор трудовых договоров.
- Процессы кадрового учета для ОЦО.
«1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия»: Service Desk.
Информационная система реализована на классической трехуровневой архитектуре: клиентская часть, сервер приложений, сервер баз данных. Для управления процессами внедрения и разработки конфигураций на базе «1С:Предприятие 8.3 КОРП» организованы несколько сред:
- среда разработки — для разработки новой функциональности в конфигурациях «1С»;
- среда для тестирования — предназначена для тестирования разработанной функциональность, проведения нагрузочного тестирования;
- продуктивная среда — предназначена для промышленной эксплуатации системы.
При построении технической архитектуры в продуктовой среде, все сервера (за исключением Web-серверов) нацелены на обслуживание исключительно конфигураций «1С:УХ», «1С:ЗУП», «1С:Документооброт». Техническая архитектура с доступом через терминальный сервер представлена несколькими серверами, которые делятся по их функционалу:
- сервер базы данных (DS),
- сервер приложений «1С» (AS),
- сервер терминального доступа (TS),
- web-сервер (WS).
Сервера размещены, как на виртуальных машинах, так и на физических серверах.
Схема архитектуры системы
Внедрение проходило в три этапа:
- Автоматизация управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы более 5 тысяч сотрудников компании на базе ПП «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Автоматизированы функции подбора персонала, обучения сотрудников, охрана труда согласно корпоративным стандартам Sodexo.
- Разработка и внедрение корпоративной системы электронного документооборота, объединившей бизнес-подразделения и созданный единый центр обслуживания на базе ПП «1С:Документооборот 8 КОРП» интеграция с ABBYY FS и RS. Автоматизированы: закупочная деятельность, бухгалтерский документооборот, кадровый документооборот, централизованный электронный архив и распознавание первичных документов, договорная деятельность, внутренний документооборот, прием и обработка корреспонденции.
- Внедрение единой системы финансового управления и отчетности (финансовое планирование и бюджетирование, централизованное казначейство, управление ВГО, МСФО и управленческая отчетность, ЦНСИ, управление KPI) на базе ПП «1С:Управление холдингом 8». Интеграция с ПП 1С и другими системами.
Основная уникальность проекта внедрения единой корпоративной информационной системы управления предприятием в компании «Содексо ЕвроАзия» состоит в том, что автоматизация процессов происходила в период масштабной трансформации управления бизнесом, открытия нового филиала в г. Новосибирске для создания Единого центра обслуживания с ведением финансовых, бухгалтерских и кадровых процедур. Выполнен огромный объем интеграций для снижения ручного ввода данных, объедины в единое информационное пространство более 100 единиц ведения бизнеса, унифицированы процедуры, уменьшен период формирования ежемесячной отчетности по МСФО до 5 календарных дней.
В результате проекта в ООО «Содексо ЕвроАзия» создана единая комплексная информационная система на базе «1С:Корпорация» по управлению бизнес-процессами в территориально-распределенной компании, оказывающей услуги в сфере корпоративного питания, технической эксплуатации зданий и сооружений, промышленной уборке, административному сопровождению бизнеса, управлению автопарком заказчиков. На технологической платформе «1С:Предпрриятие 8.3 КОРП» создано уникальное решение, наработки которого можно использовать при внедрении Единых центров обслуживания в холдингах и крупных компаниях. Внедренная система хорошо показала себя при масштабировании: параллельно проекту произошла трансформация компании, включая увеличение количества пользователей в 2 раза и увеличение количества новых бизнес единиц на 10%.
Ключевые итоги проекта:
- созданная информационная система была введена точно в срок — 20 мая 2020г.;
- выполненная интеграция между модулями системы («1С:ДО», «1С:Рарус Ресторан» и «1С:ЗУП») привела к целостности данных и поддерживает процедуру быстрого закрытия периода до 5 календарных дней (ранее до 7 дней);
- внедрение системы для единого центра обслуживания позволило осуществить перевод бухгалтерии и кадровой службы компании из Москвы в Новосибирск, что позволяет экономить средства;
- улучшение внутреннего контроля за счет интеграций между модулями системы, формирование единой базы данных и бизнес-процессов для всех пользователей;
- повышение прозрачности управленческой отчетности за счет возможности перехода к первичной бухгалтерской документации;
- прозрачность согласования всех процессов (контракты, новые проекты, кадровая документация) с сохранением истории в системе;
- повысилась достоверность информации по компании;
- единый электронный архив всей документации с контрагентами, включая договора;
- внедрение чистемы позволило сократить расход бумаги и ускорить обмен первичными документами с контрагентами.
Экономический эффект от внедрения:
- трудозатраты в подразделениях снизились на 15%;
- управленческая и регламентированная отчетность формируются на 40% быстрее;
- объемы материальных запасов снизились на 5%;
- расходы на материальные ресурсы сократились на 5%;
- производственные издержки уменьшились на 5%;
- операционные и адитнистративные расходы сократились на 5%;
- объем выпускаемой продукции / оказываемых услуг вырос на 10%;
- прибыль выросла на 5%;
- дебиторская задолженность уменьшилась на 10%.
Рис. 3 ФУКЦИОНАЛЬНАЯ АРХИТЕКТУРА РЕШЕНИЯ ОЦО
