||
Краткое описание

ГК «Зарубежнефть» простроила систему электронного архива на основе «1С:Документооборот», что стало фазой проекта по созданию центра обслуживания бизнеса группы для централизации обеспечивающих процессов. В результате выстроен сквозной процесс «Пользователь предприятий ГК Зарубежнефть» — «ЦОБ (Центр обслуживания бизнеса)» в едином информационном поле по обработке запросов по направлениям: бухгалтерия, казначейство и кадровое делопроизводство. Разработка системы электронного архива позволила сократить количество входов и операций по всем дочерним обществам.

ООО "Нестро"
Заказчик

АО «Зарубежнефть» — это 100 % государственная российская нефтегазовая компания.  Занимается разработкой нефтегазовых месторождений в России и за границей, обеспечивает наиболее эффективную и комплексную добычу углеводородных ресурсов. Основные направления деятельности компании: нефтепереработка и сбыт; разведка и добыча; сервисные активы.

1
Цели и задачи

Цель проекта: создать и внедрить систему электронного архива.

Задача проекта: выстроить сквозной процесс «Пользователь предприятий ГК Зарубежнефть» — «ЦОБ (Центр обслуживания бизнеса)» в едином информационном поле по обработке запросов по направлениям:

  • бухгалтерия,
  • казначейство,
  • кадровое делопроизводство.

Создание и внедрение системы электронного архива являлось фазой проекта по созданию центра обслуживания бизнеса ГК «Зарубежнефть» для централизации обеспечивающих процессов.

2
Ситуация до старта проекта

Предпосылки проекта:

  1. Обработка большого числа документов по всем дочерним обществам ГК «Зарубежнефть». 
  2. Несистемная обработка запросов.  
  3. Отсутствие аналитики по оказанию услуг. 

В компании АО «Зарубежнефть» был выделен центр обслуживания бизнеса (ЦОБ) — специально созданная бизнес-единица, которая централизует транзакционные операции в едином географическом месте:

  • оказание сервисов для компаний группы на удаленной основе;
  • формирование представителей ЦОБ в локации обслуживаемых ДО (фронт-офисы) для взаимодействия ДО и ЦОБ;
  • заключение соглашения на оказание услуг ЦОБом для ДО с фиксацией сроков передачи документации от ДО в ЦОБ и оказания услуг ЦОБом;
  • обеспечение контроля качества оказываемых услуг за счет внедрения КПЭ ЦОБ по качеству.

Перечень функций, передаваемых в ЦОБ:

  • бухгалтерский и налоговый учет (учет ОС, ВНА, ДЗ/КЗ и отчетность);
  • казначейство (контроль и исполнение платежей, валютный контроль, управление банковскими счетами и отчетность и др.);
  • управление персоналом (кадровое администрирование, работа с персоналом);
  • инициация начислений и платежей (ведение графиков договоров, инициация начисления и оплаты).

Как следствие была проведена оптимизация процессов для целей автоматизации.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного архива построена на базе решения «1С:Документооборот» представляет собой единую систему по обработке и хранению первичной бухгалтерской документации.

Система электронного архива является единым входом взаимодействия всех дочерних обществ и ЦОБ:

  • система хранит всю первичную документацию;
  • накапливает историю изменения документов;
  • позволяет предоставлять скан образы документов в случае камеральных и иных проверок.

Документы обрабатываются в трех подсистемах:

  1. Подсистема сканирования и распознавания. Основные задачи:
  • потоковый импорт электронных образов документов со сканера и/или локального носителя по ключу сканирования;
  • определение и наложение шаблона на электронный образ;
  • первичное распознавание атрибутов;
  • создание карточки электронного образа документа;
  • создание задачи с электронными образами документов;
  • создание карточки задачи;
  • экспорт электронных образов в структуру хранилища подсистемы маршрутизации и подсистемы хранения;
  • привязка сканированного электронного образа документа к уже сформированному в подсистеме сканирования ключу сканирования и карточке документа;
  • привязка сканированного электронного образа документа к ключу сканирования и/или карточке документа, полученных из подсистемы маршрутизации.
  1. Подсистема маршрутизации. Основные задачи:
  • осуществлять движение электронных образов документов по заложенным сценариям и маршрутам;
  • осуществлять поиск задач, пакетов и электронных образов документов по атрибутам и другим вводимым пользователем параметрам;
  • получать документы, пакеты документов и задачи из других систем (система электронного документооборта, «1С:ERP Управление предприятияем», «1С:Зарплата и управление персооналом»);
  • получать из других систем (система электронного документооборта, «1С:ERP Управление предприятияем», «1С:Зарплата и управление персооналом») уникальные ключи сканирования и/или карточки документов и передавать их другим системам;
  • передавать документы, пакеты документов и задачи в другие системы (система электронного документооборта, «1С:ERP Управление предприятияем», «1С:Зарплата и управление персооналом»);
  • олучать от других систем и передавать другим интегрированным системам (система электронного документооборта, «1С:ERP Управление предприятияем», «1С:Зарплата и управление персооналом») сообщения о статусе документов, пакетов документов и задач, а также о назначении их тем или иным сотрудникам. 
  1. Подсистема хранения. Основные задачи:
  • формировать архив документов, обеспечивающий структурированное хранение электронных образов документов;
  • осуществлять поиск задач, пакетов и электронных образов документов, размещенных в архиве, по атрибутам и другим вводимым пользователем параметрам.

Этапы проекта автоматизации:

  • выбор решения и исполнителя — разработка технических требований со стороны заказчика и выбор исполнителя;
  • проектирование — обследование, разработка технического задания;
  • разработка — внедрение базового функционала системы, тестирование и приемо-сдаточные испытания;
  • базовый функционал — внедрение базового функционала и запуск для предприятий 0-й волны, опытно-промышленная эксплуатация системы, устранение ошибок и доработка;
  • разработка целевого решения — развитие системы, подключение новых процессов, расширение интеграции со смежными системами, запуск на предприятия по всем волнам;
  • ОПЭ — Опытно-промышленная эксплуатация, сдача системы в промышленную эксплуатацию.

Схема архитектуры системы

4
Особенности и уникальность проекта

В системе настроено АРМ «Станция сканирования». АРМ представляет собой функциональный модуль системы электронного архива (СЭА), посредством которого осуществляется групповая обработка и размещение в СЭА скан-образов поступающих документов.
АРМ «Станция сканирования» обеспечивает возможность:

  • генерирования и печати ШК (ключа сканирования);
  • поточного или постраничного сканирования;
  • импорта электронных форм документов с рабочей станции сканирования или сетевых ресурсов;
  • объединения электронных образов документов по пакетам с возможностью ручного редактирования;
  • удобного заполнения реквизитов обрабатываемых документов;
  • поиск дублей документа по реквизитам для исключения повторного несения в систему;
  • распознавания и считывания имеющегося на документах ШК;
  • автоматического заполнения реквизитов обрабатываемых документов если документы ранее размещались в СЭА и на них нанесен соответствующий ШК;
  • преобразования электронных образов в единый формат (.pdf).

Налоговый монтиторинг

Каждый документ СЭА имеет признак, по которому определяется, участвует ли данный документ налоговом мониторинге или нет. При создании в СЭА нового вида документов пользователь должен в соответствующем реквизите указать участвуют ли документы данного вида в налоговом мониторинге. И при создании карточки такого документа в СЭА в отдельном реквизите отображается, участвует ли данный документ в мониторинге.

5
Результаты проекта

Сократилось количество подписаний ЭЦП

х15

Сократилось количество операций по всем ДО

15%

Результатом автоматизации процессов центра обслуживания бизнеса стал реализованный комплекс бизнес-процессов, который обеспечивает качественно новый уровень в едином информационном пространстве:

  • единые каналы подачи документов: единая точка ввода и хранения документов. Минимизация работы сотрудников ЦОБ в локальных информационных системах обсуживаемых ДО;
  • четкие сроки обработки запросов: система обеспечивает выполнение обещанных сроков в соответствии с SLA;
  • возможность отследить статус каждой заявки: фиксация состояний заявки в системе позволяет в любой момент увидеть на каком этапе исполнения находится заявка. Исключен риск потери обращения;
  • каждый вопрос найдет свой ответ: благодаря маршрутизации любой запрос вне зависимости от сложности будет иметь квалифицированный ответ;
  • анализ процесса: накопленные данные в разрезе различных аналитик позволяют вести по сути «Онлайн» анализ процесса.

Разработка системы электронного архива позволила:

  • сократить количество входов по всем ДО на 71%;
  • на 55% сократить количество операций по всем ДО;
  • сократить количество подписаний ЭЦП в системе в 15 раз.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
1,7
тыс
1С-КПД
Платформа
1С:Предприятие 8 ПРОФ
Август 2021 —
Федеральный масштаб
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Публикации,
связанные
с проектом
Новости
31 января 2023
Стартует конкурс для преподавателей вузов «Внедрение учебных дисциплин по тематике ERP в образовательный процесс высших учебных заведений» 2023/2024 учебного года. Приз победителю - 1 млн рублей!

Общественно полезные цели проведения Конкурса – подготовка квалифицированных специалистов для решения задач автоматизации и цифровизации предприятий и организаций страны, в том числе, разработки и внедрения современных программных продуктов для автоматизации и цифровизации бизнеса. Подача заявок: до 15 декабря 2023 года включительно.

31 января 2023
Подведены итоги конкурса для преподавателей вузов «Внедрение учебных дисциплин по тематике ERP в образовательный процесс высших учебных заведений» 2022/2023 учебного года

В 2022/2023 учебном году участники конкурса должны были внедрить в учебные планы и реализовать дисциплины из разработанных фирмой «1С» шаблонных образовательных программ бакалавриата и магистратуры по прикладной разработке...