ГК «Зарубежнефть» простроила систему электронного архива на основе «1С:Документооборот», что стало фазой проекта по созданию центра обслуживания бизнеса группы для централизации обеспечивающих процессов. В результате выстроен сквозной процесс «Пользователь предприятий ГК Зарубежнефть» — «ЦОБ (Центр обслуживания бизнеса)» в едином информационном поле по обработке запросов по направлениям: бухгалтерия, казначейство и кадровое делопроизводство. Разработка системы электронного архива позволила сократить количество входов и операций по всем дочерним обществам.
АО «Зарубежнефть» — это 100 % государственная российская нефтегазовая компания. Занимается разработкой нефтегазовых месторождений в России и за границей, обеспечивает наиболее эффективную и комплексную добычу углеводородных ресурсов. Основные направления деятельности компании: нефтепереработка и сбыт; разведка и добыча; сервисные активы.
Цель проекта: создать и внедрить систему электронного архива.
Задача проекта: выстроить сквозной процесс «Пользователь предприятий ГК Зарубежнефть» — «ЦОБ (Центр обслуживания бизнеса)» в едином информационном поле по обработке запросов по направлениям:
- бухгалтерия,
- казначейство,
- кадровое делопроизводство.
Создание и внедрение системы электронного архива являлось фазой проекта по созданию центра обслуживания бизнеса ГК «Зарубежнефть» для централизации обеспечивающих процессов.
Предпосылки проекта:
- Обработка большого числа документов по всем дочерним обществам ГК «Зарубежнефть».
- Несистемная обработка запросов.
- Отсутствие аналитики по оказанию услуг.
В компании АО «Зарубежнефть» был выделен центр обслуживания бизнеса (ЦОБ) — специально созданная бизнес-единица, которая централизует транзакционные операции в едином географическом месте:
- оказание сервисов для компаний группы на удаленной основе;
- формирование представителей ЦОБ в локации обслуживаемых ДО (фронт-офисы) для взаимодействия ДО и ЦОБ;
- заключение соглашения на оказание услуг ЦОБом для ДО с фиксацией сроков передачи документации от ДО в ЦОБ и оказания услуг ЦОБом;
- обеспечение контроля качества оказываемых услуг за счет внедрения КПЭ ЦОБ по качеству.
Перечень функций, передаваемых в ЦОБ:
- бухгалтерский и налоговый учет (учет ОС, ВНА, ДЗ/КЗ и отчетность);
- казначейство (контроль и исполнение платежей, валютный контроль, управление банковскими счетами и отчетность и др.);
- управление персоналом (кадровое администрирование, работа с персоналом);
- инициация начислений и платежей (ведение графиков договоров, инициация начисления и оплаты).
Как следствие была проведена оптимизация процессов для целей автоматизации.
Система электронного архива построена на базе решения «1С:Документооборот» представляет собой единую систему по обработке и хранению первичной бухгалтерской документации.
Система электронного архива является единым входом взаимодействия всех дочерних обществ и ЦОБ:
- система хранит всю первичную документацию;
- накапливает историю изменения документов;
- позволяет предоставлять скан образы документов в случае камеральных и иных проверок.
Документы обрабатываются в трех подсистемах:
- Подсистема сканирования и распознавания. Основные задачи:
- потоковый импорт электронных образов документов со сканера и/или локального носителя по ключу сканирования;
- определение и наложение шаблона на электронный образ;
- первичное распознавание атрибутов;
- создание карточки электронного образа документа;
- создание задачи с электронными образами документов;
- создание карточки задачи;
- экспорт электронных образов в структуру хранилища подсистемы маршрутизации и подсистемы хранения;
- привязка сканированного электронного образа документа к уже сформированному в подсистеме сканирования ключу сканирования и карточке документа;
- привязка сканированного электронного образа документа к ключу сканирования и/или карточке документа, полученных из подсистемы маршрутизации.
- Подсистема маршрутизации. Основные задачи:
- осуществлять движение электронных образов документов по заложенным сценариям и маршрутам;
- осуществлять поиск задач, пакетов и электронных образов документов по атрибутам и другим вводимым пользователем параметрам;
- получать документы, пакеты документов и задачи из других систем (система электронного документооборта, «1С:ERP Управление предприятияем», «1С:Зарплата и управление персооналом»);
- получать из других систем (система электронного документооборта, «1С:ERP Управление предприятияем», «1С:Зарплата и управление персооналом») уникальные ключи сканирования и/или карточки документов и передавать их другим системам;
- передавать документы, пакеты документов и задачи в другие системы (система электронного документооборта, «1С:ERP Управление предприятияем», «1С:Зарплата и управление персооналом»);
- олучать от других систем и передавать другим интегрированным системам (система электронного документооборта, «1С:ERP Управление предприятияем», «1С:Зарплата и управление персооналом») сообщения о статусе документов, пакетов документов и задач, а также о назначении их тем или иным сотрудникам.
- Подсистема хранения. Основные задачи:
- формировать архив документов, обеспечивающий структурированное хранение электронных образов документов;
- осуществлять поиск задач, пакетов и электронных образов документов, размещенных в архиве, по атрибутам и другим вводимым пользователем параметрам.
Этапы проекта автоматизации:
- выбор решения и исполнителя — разработка технических требований со стороны заказчика и выбор исполнителя;
- проектирование — обследование, разработка технического задания;
- разработка — внедрение базового функционала системы, тестирование и приемо-сдаточные испытания;
- базовый функционал — внедрение базового функционала и запуск для предприятий 0-й волны, опытно-промышленная эксплуатация системы, устранение ошибок и доработка;
- разработка целевого решения — развитие системы, подключение новых процессов, расширение интеграции со смежными системами, запуск на предприятия по всем волнам;
- ОПЭ — Опытно-промышленная эксплуатация, сдача системы в промышленную эксплуатацию.
Схема архитектуры системы
В системе настроено АРМ «Станция сканирования». АРМ представляет собой функциональный модуль системы электронного архива (СЭА), посредством которого осуществляется групповая обработка и размещение в СЭА скан-образов поступающих документов.
АРМ «Станция сканирования» обеспечивает возможность:
- генерирования и печати ШК (ключа сканирования);
- поточного или постраничного сканирования;
- импорта электронных форм документов с рабочей станции сканирования или сетевых ресурсов;
- объединения электронных образов документов по пакетам с возможностью ручного редактирования;
- удобного заполнения реквизитов обрабатываемых документов;
- поиск дублей документа по реквизитам для исключения повторного несения в систему;
- распознавания и считывания имеющегося на документах ШК;
- автоматического заполнения реквизитов обрабатываемых документов если документы ранее размещались в СЭА и на них нанесен соответствующий ШК;
- преобразования электронных образов в единый формат (.pdf).
Налоговый монтиторинг
Каждый документ СЭА имеет признак, по которому определяется, участвует ли данный документ налоговом мониторинге или нет. При создании в СЭА нового вида документов пользователь должен в соответствующем реквизите указать участвуют ли документы данного вида в налоговом мониторинге. И при создании карточки такого документа в СЭА в отдельном реквизите отображается, участвует ли данный документ в мониторинге.
Сократилось количество подписаний ЭЦП
Сократилось количество операций по всем ДО
Результатом автоматизации процессов центра обслуживания бизнеса стал реализованный комплекс бизнес-процессов, который обеспечивает качественно новый уровень в едином информационном пространстве:
- единые каналы подачи документов: единая точка ввода и хранения документов. Минимизация работы сотрудников ЦОБ в локальных информационных системах обсуживаемых ДО;
- четкие сроки обработки запросов: система обеспечивает выполнение обещанных сроков в соответствии с SLA;
- возможность отследить статус каждой заявки: фиксация состояний заявки в системе позволяет в любой момент увидеть на каком этапе исполнения находится заявка. Исключен риск потери обращения;
- каждый вопрос найдет свой ответ: благодаря маршрутизации любой запрос вне зависимости от сложности будет иметь квалифицированный ответ;
- анализ процесса: накопленные данные в разрезе различных аналитик позволяют вести по сути «Онлайн» анализ процесса.
Разработка системы электронного архива позволила:
- сократить количество входов по всем ДО на 71%;
- на 55% сократить количество операций по всем ДО;
- сократить количество подписаний ЭЦП в системе в 15 раз.
