На базе системы «1С:ERP+PM Управление предприятием 2» разработана адаптированная система, закрывающая все потребности компании по учету работы с несколькими направлениями деятельности в рамках одного проекта. В системе полностью отражен процесс работы проектной организации: от подготовки предварительного расчета проекта до отгрузки товаров клиенту, выполнению пусконаладочных работ и гарантийных обязательств. Автоматизирован расчет предварительной стоимости и сроков проекта, что позволяет оперативно и точно предоставлять эту информацию клиенту на этапе продажи, обеспечивая таким образом конкурентное преимущество компании на рынке.

Предварительный расчет проекта

Для предварительного расчета стоимости проекта в системе «1С:ERP+PM 2» используется документ «Расчет коммерческой программы» (далее — РКП). Одноименный документ был доработан и в предыдущей учетной системе компании, при внедрении он был значительно усовершенствован.

В документе РКП учитываются планируемые доходы и расходы по каждому разделу проекта: предпроектные работы, транспортные расходы, импортные расходы, командировочные; указываются плановые цены закупок и планируемая себестоимость работ.

Закупочные и продажные цены заполняются по прайс-листам. Для работ, выполняемых собственными силами, по спецификации заполняются необходимые материалы и виды работ, рассчитывается плановая себестоимость работы. Связанные работы в документ РКП добавляются автоматически, например, пусконаладочные работы или поверка государственных органов. Автоматически заполняются необходимые материалы. Также в документе указываются требования к сопроводительной документации. По данным документа РКП формируются БДР и БДДС.

В документе РКП используются две группы объектов учета: одна группа соответствует спецификации клиента, в другой учитываются фактические товары и работы исполнителя. Группы объектов связаны между собой, при этом одной позиции спецификации клиента могут соответствовать несколько позиций номенклатуры: несколько товаров и работ исполнителя. Для групп используются разные номенклатурные справочники. Настроена взаимосвязь этих двух групп и автоматизирован расчет цены продажи, себестоимости и наценки.

Разработанный документ позволяет быстро получить точную информацию по стоимости и длительности как проекта, так и каждого отдельного этапа.

Детализированное согласование предварительного расчета проекта с ответственными

После заполнения документа РКП руководителем проекта, запускается процесс согласования. Согласуется документ не целиком, а построчно. Необходимость такого способа согласования объясняется тем, что каждая строка представляет собой товар или работу, за которую отвечают разные отделы и сотрудники. В системе также настроен порядок согласования строк отделами.

Построчное согласование содержания документа РКП ответственными от каждого подразделения позволяет достичь главной цели создания документа: получить наиболее точную информацию о предварительной стоимости и длительности проекта. Для упрощения процесса согласования разработано автоматизированное рабочее место «Утверждение строк».

Для каждого подразделения предусмотрен свой режим. В зависимости от выбранного режима в АРМ отображается информация, необходимая для согласования строки конкретным подразделением. В документе РКП хранится информация о том, кто и когда утвердил ту или иную строку. Если строка редактируется, утверждение другой стороны сбрасывается.

Проектные задачи

В системе заложен стандартный для заказчика порядок этапов работы над проектом, который позволяет корректно устанавливать сроки и оценивать длительность проекта. Данный порядок отражен в процессе формирования проектных задач, которые автоматически создаются на основании утвержденного документа РКП. При этом у части проектов некоторые этапы могут отсутствовать либо указываться дополнительные, что также учтено в системе. Сроки проектных задач рассчитываются автоматически. Разработано два режима расчета: от даты начала проекта и от требуемой даты выполнения обязательств.

Руководитель проекта может отредактировать сформированные проектные задачи. После редактирования автоматически формируются задачи на согласование проектных задач ответственными сотрудниками. При изменении сроков проектной задачи ответственным сотрудником, информация возвращается руководителю проекта. После редактирования проектной задачи одной из сторон, утверждение другой сбрасывается.

Проектные задачи отображаются в системе в виде диаграммы Ганта. На Диаграмме разными цветами отображаются разные состояния проектных задач: зеленая — утверждена РП и ответственным, желтая — утверждена только РП. После запуска проекта на Диаграмме также отображается состояние выполнения проектных задач.

Запуск проекта в работу

Запуск проекта в работу происходит после утверждения документа РКП и всех проектных задач, когда точно известна длительность проекта и каждого этапа проекта, а также определена стоимость товаров и работ.

После утверждения всех проектных задач руководитель проекта одной кнопкой в системе формирует документы:

• «Заказ клиента» (на каждый этап контракта и вид работ);
• «Заявка на выполнение работ» (на каждый вид работ, выполняемых собственными силами).

Информация в них переносится из документа РКП. Заказы клиента и заявки на выполнение работ также утверждаются построчно. Реализована связь между документами: при редактировании материалов в «Заявке на выполнение работ» автоматически пересчитывается плановая себестоимость работы и снимается утверждение строки в «Заказе клиента».

После утверждения всех строк заказы клиента согласуются с юристом, в них устанавливается статус «К выполнению». При изменении статуса «Заказа клиента», автоматически меняется статус «Заявки на выполнение работ» и связанных проектных задач.

Строительное проектирование

Работы над проектом начинаются с этапа строительного проектирования (если этот этап в проекте есть). Руководитель отдела назначает исполнителя и ответственного на каждую проектную задачу с равномерным распределением нагрузки на весь период. По факту выполнения проектной задачи исполнитель создает акт выполненных работ. Ход этапа проекта анализируется в системе по диаграмме Ганта.

Для учета заявок на доставку материалов на строительную площадку доработан типовой АРМ «Доставка»: сотрудник отдела создает «Заявку на доставку», логист включает заявку в «Задание на перевозку».

Управление закупками оборудования

В системе реализована возможность автоматического расчета планируемых дат потребности оборудования и выполнения предпродажных работ исходя из сроков проекта и длительности процесса закупки, доставки и выполнения связанных работ. Даты рассчитываются автоматически при формировании заказов клиентов и заявок на выполнение работ. Отдел закупок формирует заказы поставщикам/подрядчикам по потребностям.

Разработан функционал, который позволяет учитывать связь работ с оборудованием: оборудование считается доступным для отгрузки только после выполнения всех предпродажных работ.

Анализ выполнения данного этапа проекта осуществляется через диаграмму Ганта и отчет «Состояние выполнения заказов», который содержит перечень отгружаемых позиций.

При отгрузке оборудования резервируется определенная сумма на гарантийный ремонт — процент от стоимости оборудования. Эта сумма — планируемый расход, который учитывается при анализе доходов и расходов проекта. По истечении гарантийного срока сумма сторнируется.

Некоторые товары доставляются от поставщика к клиенту напрямую, без поступления на склад компании. Для учета транзитных отгрузок реализован отдельный вид «Заявки на доставку» и «Задания на перевозку».

Работы сервисного центра

Сервисный центр осуществляет предпродажную подготовку оборудования, пусконаладочные работы, курирует поверку в государственных органах. Стоимость работ сервисного центра не указывается в клиентской документации: она включена в стоимость оборудования благодаря использованию двух групп объектов учета в документе РКП.

Когда проект запущен, руководитель сервисного центра анализирует проектные задачи и занятость сотрудников (загружается в систему из «1С:Документооборот»). На каждую работу руководитель формирует отдельную проектную задачу и назначает исполнителя. При выполнении работы в системе фиксируется, для какой серии оборудования выполнена работа.

Транспортная логистика

Процесс отгрузки клиенту товаров и сопроводительной документации доработан в системе так, чтобы можно было точно отслеживать нахождение товара и отгружать товары и документы в несколько этапов в рамках одного проекта.

На основании «Заказа клиента» формируется документ «Расходный ордер», в который включается перечень товаров и документации из документа РКП. Для планирования доставки разработан документ «Заявка на отгрузку», в который включается «Расходный ордер». Заявку на отгрузку проверяют и утверждают менеджеры по доставке.

Перед отгрузкой клиенту товар упаковывается в коробки, на каждую коробку создается документ «Упаковочный лист». Коробки укладываются на паллеты. Через разработанный АРМ «Грузовое место» формируется одноименный документ, в котором указаны номера коробок, готовых к отгрузке. Грузовые места автоматически подтягиваются в Заявку на отгрузку. Склад упаковывает ТМЦ, менеджеры по доставке планируют доставку и формируют документ «Задание на перевозку».

Одна «Заявка на отгрузку» может быть отгружена несколькими машинами в разное время. В «Задание на перевозку» логист подбирает «Грузовые места», которые будут доставлены клиенту на этой машине. При отправке машины автоматически меняется статус расходного ордера. При частичной отгрузке документ разбивается на два.

Каждое «Грузовое место» и каждый «Упаковочный лист» имеют свой номер, благодаря этому всегда можно понять, в какую коробку что было упаковано и на какой машине отправлено. Также реализован функционал по распаковке грузовых мест и упаковочных листов, если необходимо что-то достать и переупаковать.

Учет сопроводительной документации

Необходимость детального учета сопроводительной документации в компании обусловлена тем, что клиенты могут предъявлять разные требования к её составу. Без предоставленной в нужном виде сопроводительной документации клиент может отказать в приемке товаров. Для того, чтобы минимизировать данные риски, в системе «1С:ERP+PM» доработан процесс учета сопроводительной документации.

В системе реализованы разные варианты учета сопроводительной документации: на всю партию, на единицу, на серию. Все номенклатурные позиции разделены на группы, за каждой группой закреплен стандартный список используемой сопроводительной документации. Но, так как у каждого клиента могут быть свои требования к сопроводительной документации, в системе реализована возможность редактировать состав сопроводительной документации в РКП и «Заказе клиента».

В приходном/расходном ордерах разработаны отдельные вкладки для учета поступления/отгрузки сопроводительной документации, также разработаны специальные документы поступления и отгрузки сопроводительной документации, если она поступает или отгружается независимо от ТМЦ. Перед отгрузкой клиенту сопроводительная документация упаковывается в коробки, а в документе «Упаковочный лист» указывается, какая сопроводительная документация упакована в коробку. Для анализа полноты отгрузки сопроводительной документации разработан специальный отчет.

Гарантийное обслуживание

Выполнение гарантийных обязательств — один из этапов проекта. Пока действует гарантия на оборудование, компания осуществляет гарантийный ремонт. Для учета диагностики и ремонта разработан отдельный вид документа РКП — «РКП на диагностику/ремонт».

В «РКП на диагностику/ремонт» производится расчёт необходимых материалов и видов работ для ремонта, рассчитывается плановая себестоимость ремонта. Также указывается место проведения ремонта.

Для вида документа «РКП на ремонт» также реализовано утверждение отделами, после чего формируются проектные задачи и документы «Заказ клиента» и «Заявка на выполнение работ».

Ремонтируемое оборудование от клиента может поступать на склад компании, затем перемещаться в собственный сервисный центр или подрядчику на ремонт. Для учета оборудования, ремонтируемого собственными силами, был доработан документ «Заявка на возврат товаров от клиента». Оборудование, которое ремонтирует подрядчик, учитывается в системе через «Заказы на перемещение». После ремонта оборудование доставляется обратно клиенту.

Закрытие проекта

В системе предусмотрен функционал двойного закрытия проекта. Необходимость двойного закрытия проекта обусловлена тем, что проект не может быть окончательно закрыт до тех пор, пока по проекту есть гарантийные обязательства, которые могут длиться несколько лет.

Если все работы по проекту завершены и на данный проект больше не требуется распределять общехозяйственные расходы, то такой проект может быть предварительно закрыт. Бизнес-процесс по предварительному закрытию проекта запускает руководитель проекта. Автоматически анализируется возможность предварительного закрытия проекта: должны быть выполнены все проектные задачи. В процессе участвуют бухгалтерия и финансовый отдел: для них автоматически формируются задачи для анализа возможности закрытия проекта.

После окончания срока гарантии на реализованное оборудование автоматически сторнируются планируемые расходы на гарантийный ремонт и запускается процесс окончательного закрытия проекта.

Закрытие периода

В системе предусмотрен функционал закрытия периода в несколько этапов. Данный функционал реализован для того, чтобы установить контроль и возможность расчета предварительной себестоимости (по средней/FIFO) товаров и работ, а также ограничить доступ к изменению/добавлению документов системы за отчетный период.

Для АРМ «Закрытие периода» разработан функционал, позволяющий проводить закрытие в несколько этапов: рабочее закрытие, предварительное закрытие и итоговое закрытие. Разработаны роли для пользователей системы, позволяющие работать с тем или иным этапом закрытия.

Рабочее закрытие периода необходимо для предварительной оценки стоимости ТМЦ, поэтому при данном закрытии проводятся только некоторые этапы — этапы до расчета себестоимости. Данная обработка анализирует регистры прочих расходов и запускает регламентную операцию по расчету предварительной себестоимости ТМЦ по средней.

При предварительном закрытии себестоимость рассчитывается по FIFO. Выполняются все процедуры закрытия до расчета распределения доходов и расходов по направлениям деятельности и формирования финансового результата. После запуска обработки вносить изменения в документы по проекту могут только главный бухгалтер и финансовый директор.

При предварительном закрытии анализируются статусы основных документов системы (РТиУ, ПТиУ, списание недостач, возвраты, корректировка реализации и т.п). Работа с документами должна быть завершена.

По итогам предварительного закрытия автоматически генерируется задача финансовому директору о необходимости итогового закрытия и формирования финансового результата. Именно на этом этапе происходит автоматическое распределение доходов и расходов по незакрытым проектам.

Если возникла необходимость внести изменения в документы после итогового закрытия, администратор может откатить процедуру. После внесения изменений система автоматически формирует задачу финансовому директору, информируя, в каком периоде финансовый результат не соответствует ранее рассчитанному.

В АРМе хранится информация о том, какой пользователь и когда запускал закрытие периода. Для хранения этой информации разработан журнал, в котором фиксируется дата запуска закрытия, тип закрытия, сотрудник, запустивший закрытие, и причина (вписывается сотрудником).

Финансовый анализ

Для обеспечения потребности управленческого учета, учета всех доходов и расходов в разрезе рабочих проектов, максимальной автоматизации процессов работы сотрудников финансового контура и оптимизации рабочих процессов, были доработаны подсистемы «Финансовый результат и контроллинг» и «Казначейство».

В подсистеме «Финансовый результат и контроллинг»:

1. Для анализа рентабельности проекта и каждого его этапа требовалось распределять доходы и расходы в разрезе видов работ проекта. Виды работ проекта напрямую связаны с направлениями деятельности, которые автоматически генерируются из документа РКП при формировании проектных задач.
2. Автоматизирован подбор направлений деятельности по продажам и себестоимости от продаж, минуя настройку распределения продаж по направлениям деятельности. Система автоматически определяет направление деятельности через назначение реализованной продукции.
3. Доработаны способы подбора направлений деятельности для распределения прочих доходов/расходов по проектам. Направление деятельности может определяться автоматически или выбираться сотрудником вручную. В совокупности с типовым способом реализовано 16 различных вариантов распределения и подбора направлений деятельности.
4. Для детализации управленческого баланса разработаны дополнительные статьи активов и пассивов, с помощью которых реализована связь хозяйственных операций и целей. Например, при резервировании средств на расчетном счету по банковским гарантиям, в системе фиксируется, под какой проект эти средства зарезервированы. Для отслеживания перемещений ДС разработан отчет «Финансовые вложения БГ».
5. Разработан отчет «Отчет по расходам, понесенным при работе с поставщиками», который позволяет анализировать расходы по поставщикам: закупку ТМЦ и понесенные по этой закупке затраты, которые распределяются в себестоимость товара. В отчете отражены все постатейные расходы, распределяемые на финансовый результат.
6. Реализована возможность анализировать информацию в отчетах «Финансовый результат» и «Управленческий баланс» как с НДС, так и без НДС. Для финансового результата, кроме разреза по направлениям деятельности, теперь доступен анализ по аналитикам статей.

В подсистеме «Казначейство»:

1. Доработана возможность распределения командировочных расходов под конкретный проект. На базе нового документа «Заявка на командировку» в системе автоматически создаются «Заявка на расходование ДС» и «Авансовый отчет». Для того, чтобы взаиморасчёты с подотчетниками контролировались и учитывались по документам и целям/проектам, в систему добавлены новая аналитика «Заявка на командировку» и новый регистр «Взаиморасчеты с подотчетными лицами». Разработан документ «Закрытие задолженности подотчетника», в котором в разрезе документов и аналитик (в том числе заявки на командировку) система автоматически подбирает все документы по списанию и все документы по расходу ДС.
2. Доработка универсальна: она позволяет закрывать не только «Заявку на командировку» и авансовый отчет, но и другие документы по взаиморасчетам с подотчетным лицом.