||
Краткое описание

Группа компаний «Трайтек» построила систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП». В ходе проекта полностью автоматизирован оборот нормативной документации. Появилась возможность создавать новые документы, создавать на основе действующих документов новые версии. Настроен механизм ознакомления с документами (вся история ознакомления хранится в карточке каждого документа). В результате на 20% выросла скорость обработки документации, исполнительская дисциплина на 15%, качество принятия решений повысилось на 15%, а эффективность работы делопроизводителей — на 20%.
 

 Группа Компаний «Трайтек»
Заказчик

Группа компаний «Трайтек» основана в 1996 году и предоставляет услуги обучения сотрудников предприятий. Основные направления деятельности: обучение IT-специалистов, пользователей информационных систем, консалтинг в управлении персоналом, обязательное обучение, тренинги, обучение иностранным языкам и переводы.  Компания имеет филиалы в городах Самара и Энгельс.

Образование
1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Уменьшить объем бумажного документооборота.
  2. Обеспечить контроль исполнения поручений.
  3. Сократить время цикла согласования документов и ознакомления с документами.
  4. Организовать прозрачность бизнес-процессов ГК.
  5. Создать инструмент отчетности для формирования отчетов по поручениям.
  6. Повысить исполнительскую дисциплину руководителей и сотрудников ГК.
  7. Выявить контрольные точки в бизнес-процессах ГК.
  8. Привести локументы ГК к единому стандарту.
  9. Автоматически эскалировать просроченную исполнителем задачи на руководителя.

Перед компанией стояли следующие задачи:

  1. Унифицировать процессы обработки документов делопроизводства.
  2. Унифицировать шаблоны внутренних документов.
  3. Автоматизировать процесс согласования внутренней документации.
  4. Автоматизировать процесс формирования и контроля поручений..
  5. Сократить время обработки документов.
  6. Повысить оперативность получения информации.
  7. Автоматизировать полный цикл работы с документами: от создания документа до его утверждения и ознакомления сотрудников.
2
Ситуация до старта проекта

До старта проекта структурные подразделения ГК «Трайтек» использовали для документооборота корпоративную почту на базе Microsoft Outlook. Контроль исполнения поручений и внутренняя дисциплина никак не контролировались и не учитывались задачи. Задачи сотрудникам ставились в устной форме, письменно либо по электронной почте. Шаблоны внутренних документов не были стандартизированы.

Необходимость внедрения системы электронного документооборота для ГК Трайтек связана со следующими аспектами:

  1. Потребность в централизованной и стандартизированной системе электронного документооборота.
  2. Необходимость контроля за созданием, согласованием, утверждением, ознакомлением, распространением, отменой организационно-распорядительной документации.
  3. Необходимость ознакомления сотрудников с приказами и распоряжениями по ГК, работающих удаленно, в т.ч. в филиалах ГК, с возможностью получения подтверждения об ознакомлении (листы ознакомления).
  4. Необходимость управления процессами, контролем исполнения поручений.
  5. Потребность в формировании отчетности по всем данным и процессам системы.
3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе «1С:Документооборот КОРП». Функциональный объем проекта содержит следующие подсистемы:

  • работа с внутренними документами (ОРД, служебные записки, приказы по сотрудникам, приказы по Организации, документы о приеме на работу сотрудников и увольнении и др.); контроль исполнения поручений;
  • управление мероприятиями (протоколами совещаний);
  • заявки на эксперта по пресейлам внедрения и сопровождения.

Подключение пользователей к продуктивной информационной системе организовано путем подключения к арендованному облачному хранилищу и поддерживается в 2-х режимах:

  1. Тонкий клиент (рабочее место пользователя или терминальный доступ) — основной вид подключения.
  2. Web-клиент — ограниченное подключение к базе через web-браузер с персонального компьютера или мобильного устройства.

1C_Shema_TriTec.jpg

Схема архитектуры

4
Особенности и уникальность проекта

Уникальность данного проекта заключается в том, что в ходе реализации проекта была произведена полная автоматизация оборота нормативной документации. Наконец-то появилась возможность создавать новые документы, создавать на основе действующих документов новые версии.

Также сохраняется истории согласования документации, что очень удобно для понимания кто, когда и с чем возражал. Карточка каждого из документов составлена таким образом, что сотрудник может сделать отбор по документам, по которым он является владельцем, или исполнителем, или получающим информацию и ознакомиться только с теми, которые касаются его деятельности и его зоны ответственности. Все это значительно сокращает время работы с документом.

Настроен механизм ознакомления с документами (вся история ознакомления хранится в карточке каждого документа). Ознакомление, согласование документации можно проводить как в системе, так и через электронную почту Microsoft Outlook. По каждому из документов можно ставить типовые задачи ознакомления, исполнения ответственным сотрудникам.

5
Результаты проекта

Автоматизация системы электронного документооборота позволила:

  1. Сократить время обработки документов.
  2. Повысить оперативность получения информации.
  3. Унифицировать процессы обработки документов делопроизводства.
  4. Автоматизировать процесс согласования договорной документации и формирования и контроля поручений, а также весь цикл работы с документами: от поступления в организацию до архивного хранения или уничтожения по истечении срока хранения.
  5. Автоматизировать полный цикл работы с документами: от создания документа до его утверждения и ознакомления сотрудников.

Под потребности группы компаний доработана электронная подпись приказов по сотрудникам с использованием графического планшета и отображение циклов и истории согласования с комментариями в корпоративной почте (Outlook). Техническая инфраструктура системы основана на облачном сервере, обеспечивающем работу в круглосуточном отказоустойчивом режиме.

Экономический эффект от внедрения:

  • выросла скорость обработки документации на 20%;
  • повысилась исполнительская дисциплина на 15%;
  • выросло качество принятия решений на 15%;
  • повысилась эффективность работы делопроизводителей за счет снижения временных трудозатрат на 20%.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
150
Реал Бизнес Солюшнз
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Июнь 2019 —
Приволжский федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Директор АНО Учебный центр «Трайтек»
Галина Владимировна Золкина
Внедрение системы электронного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП» позволило унифицировать процессы обработки документов делопроизводства, шаблоны внутренних документов, автоматизировать процессы согласования внутренней документации и формирования и контроля поручений. В результате сократился бумажный документооборот, время обработки документов, повысилась оперативность получения информации.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
29 декабря 2021
Фирма «1С» приглашает принять участие в конференциях для разработчиков «1C:DevCon.2» и «1C:SysDevCon.2»

Фирма «1С» приглашает принять участие в конференциях для разработчиков «1C:DevCon.2» и «1C:SysDevCon.2», которые пройдут 22 и 29 января 2022 года в онлайн-формате.

23 декабря 2021
Вышел новый релиз «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» 2.0.41.1

В преддверии нового года специалисты «Деснол Софт» — разработчики «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» выпустили новый релиз системы 2.0.41.1. (выход 22 декабря 2021). Что вошло в новый релиз?