Группа компаний «Трайтек» основана в 1996 году и предоставляет услуги обучения сотрудников предприятий. Основные направления деятельности: обучение IT-специалистов, пользователей информационных систем, консалтинг в управлении персоналом, обязательное обучение, тренинги, обучение иностранным языкам и переводы. Компания имеет филиалы в городах Самара и Энгельс.
Цели проекта:
- Уменьшить объем бумажного документооборота.
- Обеспечить контроль исполнения поручений.
- Сократить время цикла согласования документов и ознакомления с документами.
- Организовать прозрачность бизнес-процессов ГК.
- Создать инструмент отчетности для формирования отчетов по поручениям.
- Повысить исполнительскую дисциплину руководителей и сотрудников ГК.
- Выявить контрольные точки в бизнес-процессах ГК.
- Привести локументы ГК к единому стандарту.
- Автоматически эскалировать просроченную исполнителем задачи на руководителя.
Перед компанией стояли следующие задачи:
- Унифицировать процессы обработки документов делопроизводства.
- Унифицировать шаблоны внутренних документов.
- Автоматизировать процесс согласования внутренней документации.
- Автоматизировать процесс формирования и контроля поручений..
- Сократить время обработки документов.
- Повысить оперативность получения информации.
- Автоматизировать полный цикл работы с документами: от создания документа до его утверждения и ознакомления сотрудников.
До старта проекта структурные подразделения ГК «Трайтек» использовали для документооборота корпоративную почту на базе Microsoft Outlook. Контроль исполнения поручений и внутренняя дисциплина никак не контролировались и не учитывались задачи. Задачи сотрудникам ставились в устной форме, письменно либо по электронной почте. Шаблоны внутренних документов не были стандартизированы.
Необходимость внедрения системы электронного документооборота для ГК Трайтек связана со следующими аспектами:
- Потребность в централизованной и стандартизированной системе электронного документооборота.
- Необходимость контроля за созданием, согласованием, утверждением, ознакомлением, распространением, отменой организационно-распорядительной документации.
- Необходимость ознакомления сотрудников с приказами и распоряжениями по ГК, работающих удаленно, в т.ч. в филиалах ГК, с возможностью получения подтверждения об ознакомлении (листы ознакомления).
- Необходимость управления процессами, контролем исполнения поручений.
- Потребность в формировании отчетности по всем данным и процессам системы.
Система электронного документооборота построена на базе «1С:Документооборот КОРП». Функциональный объем проекта содержит следующие подсистемы:
- работа с внутренними документами (ОРД, служебные записки, приказы по сотрудникам, приказы по Организации, документы о приеме на работу сотрудников и увольнении и др.); контроль исполнения поручений;
- управление мероприятиями (протоколами совещаний);
- заявки на эксперта по пресейлам внедрения и сопровождения.
Подключение пользователей к продуктивной информационной системе организовано путем подключения к арендованному облачному хранилищу и поддерживается в 2-х режимах:
- Тонкий клиент (рабочее место пользователя или терминальный доступ) — основной вид подключения.
- Web-клиент — ограниченное подключение к базе через web-браузер с персонального компьютера или мобильного устройства.
Схема архитектуры
Уникальность данного проекта заключается в том, что в ходе реализации проекта была произведена полная автоматизация оборота нормативной документации. Наконец-то появилась возможность создавать новые документы, создавать на основе действующих документов новые версии.
Также сохраняется истории согласования документации, что очень удобно для понимания кто, когда и с чем возражал. Карточка каждого из документов составлена таким образом, что сотрудник может сделать отбор по документам, по которым он является владельцем, или исполнителем, или получающим информацию и ознакомиться только с теми, которые касаются его деятельности и его зоны ответственности. Все это значительно сокращает время работы с документом.
Настроен механизм ознакомления с документами (вся история ознакомления хранится в карточке каждого документа). Ознакомление, согласование документации можно проводить как в системе, так и через электронную почту Microsoft Outlook. По каждому из документов можно ставить типовые задачи ознакомления, исполнения ответственным сотрудникам.
Автоматизация системы электронного документооборота позволила:
- Сократить время обработки документов.
- Повысить оперативность получения информации.
- Унифицировать процессы обработки документов делопроизводства.
- Автоматизировать процесс согласования договорной документации и формирования и контроля поручений, а также весь цикл работы с документами: от поступления в организацию до архивного хранения или уничтожения по истечении срока хранения.
- Автоматизировать полный цикл работы с документами: от создания документа до его утверждения и ознакомления сотрудников.
Под потребности группы компаний доработана электронная подпись приказов по сотрудникам с использованием графического планшета и отображение циклов и истории согласования с комментариями в корпоративной почте (Outlook). Техническая инфраструктура системы основана на облачном сервере, обеспечивающем работу в круглосуточном отказоустойчивом режиме.
Экономический эффект от внедрения:
- выросла скорость обработки документации на 20%;
- повысилась исполнительская дисциплина на 15%;
- выросло качество принятия решений на 15%;
- повысилась эффективность работы делопроизводителей за счет снижения временных трудозатрат на 20%.
