ГАУ Свердловской области «Фармация» построила систему автоматизации оптово-розничной торговли лекарственными препаратами на базе «1С:ERP Управление предприятием 2» и других решений на платформе «1С:Предприятие». В результате проекта удалось построить единую систему управления предприятием, с полноценным учетом движения маркированных лекарственных препаратов. На предприятии выстроено управление ценообразованием в оптовой и розничной торговле. Для учета движения вакцин во время пандемии COVID, кроме поддержки системы маркировки лекарственных препаратов, реализован специальный учет движения вакцин, результатов которого является комплекс детальных отчетов для министерства здравоохранения
Государственное автономное учреждение Свердловской области «Фармация» занимается обеспечением льготных категорий граждан лекарственными препаратами, медицинскими изделиями и специализированными продуктами лечебного питания. Кроме центрального офиса и примерно 10 складов, у предприятия имеется сеть аптек по всей Свердловской области — около 75 аптек. Численность сотрудников — 400 человек.
Основная цель проекта: подготовить предприятие к работе с маркированными лекарственными препаратами.
Также решалась важная задача перевода всех управленческих информационных систем, используемых на предприятии, на единую платформу «1С:Предприятие 8» для снижения затрат на ИТ и повышения управляемости бизнеса.
К началу проекта во второй половине 2019 года на одном из крупнейших предприятий Свердловской области в качестве управленческой системы использовалась устаревшая АИС «Склад», основной функционал которой разработан был еще в прошлом тысячелетии, в течение 2000-2019 г.г. неоднократно предпринимались попытки перевода управления предприятием на единые современные платформы, но этому мешали разные причины.
К 2019 году на предприятии, да и на рынке труда уже не осталось специалистов, способных поддерживать и развивать систему при приемлемых временных и финансовых затратах. К тому же неизбежно приближалась маркировка лекарственных препаратов на всей цепочке их движения от производителя/импортера к потребителю.
На предприятии была автоматизирована часть приемки товара в «1С:ERP. Управление предприятием 2», остальная работа с лекарственными препаратами выполнялась в технологически устаревших программных продуктах. Также не были интегрированы между собой используемые на предприятии системы «1С:Бухгалтерия», «1С:Документооборот КОРП», «1С:Розница 8. Аптека», «1С:Зарплата и управление персоналом».
Система автоматизации оптово-розничной торговли лекарственными препаратами построена на базе решений:
- «1С:ERP. Управление предприятием 2» 150 рабочих мест;
- «1С:Розница 8. Аптека» — 130 рабочих мест;
- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» — 100 рабочих мест;
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» — 25 рабочих мест.
Всего автоматизировано 405 рабочих мест.
Отдельным подпроектом была интеграция информационных систем предприятия между собой. В результате удалось интегрировать между собой «1С:Управление предприятием 2» и «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения», «1С:Зарпдлата и кадры бюджетного учреждения», «1С:Розница 8. Аптека», «1С:Документооборот 8. КОРП».
Кроме того, выполнены интеграции
- в финансовой части реализована интеграция с информационной системой, используемой казначейством, для возможности использования привычной подсистемы «Клиент банк» для загрузки и разноски платежей финансовой службой;
- с системой, используемой для учета льготного обеспечения в части обмена заданиями на перевозку;
- с городскими порталами, информирующими о наличии и ценах на лекарственные препараты в различных аптеках города;
- с системой «Сводный заказ», используемых оптовыми продавцами и закупщиками в качестве электронной площадки для торговли;
- реализован обмен электронными документами с большинством поставщиков и покупателей;
- реализованы http-сервисы для выгрузки и анализа детальных данных в BI-системе.
Схема архитектуры системы
ГАУ СО «Фармация» — ключевое предприятие в обеспечении лекарственными препаратами населения Свердловской области. Многие препараты требуют особых условий хранения и перевозки, что накладывает свои требования на организацию управленческих процессов. При этом многие лекарства (в частности, вакцины) должны попадать в ЛПУ точно в срок, что дополнительно усложняет процессы планирования логистики.
На сегодняшний день деятельность одного из крупнейших предприятий Свердловской области полностью отражается в единой информационной системе «1С:ERP. Управление предприятием 2».
В ходе исполнения проекта автоматизации в систему «1С:ERP. Управление предприятием 2» внедрена библиотека МДЛП, что позволило продолжить использовать передовое решение от компании «1С» для централизованного управления оптово-розничной торговлей лекарственных препаратов от приемки в «1С:ERP. Управление предприятием» до чека в «1С:Розница 8. Аптека».
Также в мае 2020 года произошла реорганизация предприятия из ГУП в Государственное автономное учреждение, что потребовало смены коммерческого бухгалтерского учета на бюджетный учет, параллельной трансформации всего учета, внедрения программных продуктов «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» и оперативной интеграции с «1С:ERP. Управление предприятием 2» и во все процессы.
Сократились трудозатраты в подразделениях
Ускорилось получение отчетности
Сократилась дебиторская задолженность
В результате проекта удалось построить единую систему управления предприятием, с полноценным учетом движения маркированных лекарственных препаратов.
На предприятии выстроено управление ценообразованием в оптовой и розничной торговле. Причем, что важно, ГАО СО «Фармация» продает лекарственные препараты в разных субъектах федерации, которые самостоятельно устанавливают наценки на жизненно-важные лекарственные препараты (ЖНВЛП) и наркотические и психотропные вещества (НСиПТВ). Эти особенности также учтены в подсистеме ценообразования и сегодня большая часть цен рассчитываются и назначаются автоматически с учетом принадлежности к спискам ЖНВЛП, НСиПТВ, ценовой группы, территории продажи, формата торговой точки и т.д.
Большая часть процессов автоматизирована штатными средствами «1С:Управление предприятием 2». Но также учтены особенности работы предприятия, например:
- Управление закупками не пономенклатурно, а по категориям лекарственных препаратов. Создан инструмент для расчета и покрытия потребностей в опте и рознице (с точностью до каждой торговой точки).
- Управление складской логистикой, автоматическое формирование заданий на сборку на склад за сутки до отгрузки и «робот печати» для автоматической адресации пакетов печатных документов по складам и подразделениям предприятия.
- Также на складе учтены процессы сертификации лекарственных препаратов в сторонней лаборатории и учет наличия сертификатов для выпуска препаратов в продажу, сборка и контроль сборки с формированием уведомлений о продаже маркированного товара в «Честный знак». Специалисты ООО «Рассвет» предложили оптимизировать процесс складской логистики для существенного ускорения движения препаратов от разгрузки от отпуска в рейс клиентам.
- Управление транспортной логистикой — формирование рейсов в соответствии с графиками отгрузок по направлениям, учет готовности рейса к отправке; автоматический расчет километража, стоимости прочих работ за перевозчика и автоматическое формирование входящих актов за перевозчиков.
- На предприятии используются разные договоры, т.к. есть коммерческие продажи, есть исполнение госконтрактов, поставки в ЛПУ и т.д. Автоматизирован учет всех видов договоров и расчетов по ним, реализованы все шаблоны договоров, используемых при продаже. Это позволяет менеджерам оперативно печатать договор сразу после согласования условий.
- Для учета движения вакцин во время пандемии COVID, кроме поддержки системы маркировки лекарственных препаратов, реализован специальный учет движения вакцин, результатов которого является комплекс детальных отчетов для министерства здравоохранения
- Для упрощения бюджетного учета в «1С:ERP» в различных документах реализованы реквизиты специфичные для бюджетного учета: КФО, КОСГУ, КПС и т.д. Данные реквизиты автоматически подставляются в документы, где это возможно и передаются в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» вместе с документами для автоматического подбора типовой операции.
Экономический эффект от внедрения:
- на 20% сократились трудозатраты в подразделениях;
- на 50% ускорилось получение управленческой и регламентированной отчетности;
- на 10% снизились объемы материальных запасов;
- на 20% сократились расходы на материальные ресурсы;
- на 5% сократились оперционные и административные расходы;
- на 20% выросла оборачиваемость складских запасов;
- на 30% сократились сроки исполнения заказов / оказания услуг;
- на 10% сократилась дебиторская задолженность.
