Аптечная сеть «Губернские аптеки» построила единое цифровое пространство на базе решения «1С:Управление аптечной сетью». Разработана подсистема по управлению интернет-заказами с сайта, call-центра и мобильного приложения. Создана общая база, в которой работают все структурные подразделения. Организован обмен данными с государственными системами по контролю товарооборота, в том числе с учетом частичной приемки. Интеграция с сайтом выполняется online в режиме реального времени. В результате проекта прибыль компании выросла на 5%.
АО «Губернские аптеки» — крупнейшая аптечная сеть Красноярского края и республики Хакасия, включающая 418 структурных подразделений, в том числе на территориях Крайнего Севера. Это аптеки, аптечные пункты и аптечные киоски, ортопедические салоны и салоны оптики, ветеринарные и производственные аптеки, центральный офис и складской комплекс.
Автоматизация работы аптечной сети направлена на оптимизацию трудозатрат, минимизацию издержек и, как следствие, увеличение прибыли компании.
Основные цели проекта:
- Нивелировать плюрализм используемых компанией систем и привести информационную систему к единообразной платформе «1С:Предприятие» с открытым кодом.
- Импортозаместить ПО, СУБД и операционную систему.
- Нивелировать зависимость от единственного разработчика ПО.
Задачи проекта:
- Создать информационную систему с возможностью обмена данными между структурными подразделениями в режиме реального времени.
- Реализовать систему таким образом, чтобы обеспечить возможность в режиме «Предприятие» менять процессы в системе без помощи разработчиков.
- Централизовать систему управления закупками.
- Организовать процесс ценообразования по установленным правилами (ЖНВЛП, льготные лекарства, НС, ПВ и т.д.) и в соответствии с действующим законодательством.
- Сократить трудозатраты в подразделениях, в том числе ускорить расчет потребности.
- Обеспечить возможность качественной интеграции с различными государственными системами, в частности настроить процессы маркировки и обмена с «Честным знаком».
- Увеличить оборачиваемость складских запасов, в том числе за счет частичной приемки.
- Увеличить объемы продаж за счет автоматизации альтернативных каналов сбыта и повышения скорости обслуживания клиентов в розничных магазинах.
АО «Губернские аптеки» использовали системы автоматизации аптек и розничной торговли стороннего вендора. В связи с ростом компании, увеличением количества структурных подразделений и увеличением товарооборота, изменениями в законодательстве и во внутренних процессах компании, появилась необходимость в более гибкой системе, с возможностью оперативного внесения доработок и изменений.
В каждом структурном подразделении стояла своя система для автоматизации аптек, отдельная центральная система была установлена в центральном офисе, в связи с чем возникала проблема с обменом данными между структурными подразделениями, и между подразделениями и центром. Например, товар мог уже поступить на склад одного из подразделений, а информации в центральной базе об этом еще не было.
Подсистема, отвечающая за расчет потребности, рассчитывала заказ неправильно, т.к. в центральной базе не было актуальной информации о фактических продажах и остатках.
Аптеки вручную загружали электронные накладные от поставщиков.
В связи с системно ограниченным набором условий приходилось делать много моделей ценообразования.
С территориально удаленными структурными подразделениями обмен данных был низкого качества. Так как возникала необходимость отправки большого объема данных единоразово, то иногда это приходилось делать при помощи физических носителей. Например, нередки были ситуации, когда заказчику приходилось выгружать данные на USB — флеш—накопитель и физически перевозить данные из центрального офиса в удаленное структурное подразделение.
Нагрузка на отдел сопровождения по обновлению ПО была так велика, что приходилось ночами обновлять все аптеки вручную. Это приводило к увеличению ФОТ.
При выходе из строя сервера кассового ПО, структурное подразделение могло торговать только с одного рабочего места. Были большие очереди, что влекло потерю клиентов.
Наблюдалась низкая оборачиваемость складских запасов по причине отсутствия возможности частичной приемки.
Интеграция с сайтом не была настроена, был offline обмен, что порождало расхождения по остаткам между товарной системой и сайтом.
Для появления актуальной информации о движении товаров в аптечной сети необходимо было вручную сделать выгрузку и запустить ее в «1С:Бухгалтерии».
Система автоматизации аптек и розничной торговли построена на базе решения «1С:Управление аптечной сетью». Автоматизированы:
- CRM и маркетинг.
- Закупки.
- Склад и доставка.
- Интернет-аптека.
- Льгота.
- Мониторинг системы.
- Производство.
- Расчет и обеспечение потребности.
Итоговая ИТ-структура организации
АО «Губернские аптеки» насчитывает 418 структурных подразделений, в том числе на территориях Крайнего Севера, которые до сих пор отличаются отсутствием стабильного, качественного интернет-соединения. Учитывая данную особенность, команда проекта внедрила в систему такой инструмент, как брокер сообщений. Таким образом, интеграция «1С:Управление аптечной сетью» (1С:УАС) с АРМ кассира идет маленькими пакетами, работает событийный обмен, и каждое маленькое событие выгружается даже при плохом качестве интернет-соединения. В случае, когда интернет-соединения нет вообще, структурное подразделение может продолжать работу в автономном режиме через АРМ кассира.
Работа с территориями Крайнего Севера характерна и логистическими особенностями. По сути, есть только два способа доставить товар на Север — через авиасообщение, что очень дорого и несет определенные ограничения по единоразово перевозимому объему товара, и через доставку по воде, что значительно дешевле, однако ограничено сезонностью, а именно осуществимо только с мая по сентябрь. В связи с вышеизложенным, команда проекта сделала систему планирования, расчета и обеспечения потребности, которая учитывает такие дополнительные параметры, как периоды доставки и сезонность.
АО «Губернские аптеки» — основной поставщик льготных лекарств населению Красноярского края. Команда проекта выполнила работу по интеграции с процессинговым центром МЗ КК и реализовала подсистемы по настройке работы внутри системы, таким образом организовала учет льготной продукции.
В связи с обширностью сети — 418 структурных подразделений, 900 АРМ и 90 Эвоторов — была потребность в большом количестве оперативных обменов данными как между структурным подразделением, так и обмен с сайтом и с бухгалтерией. Команда проекта реализовала эту потребность таким образом, что данные выгружаются один раз в брокер сообщений, и далее каждый получатель самостоятельно забирают из брокера сообщений нужный им объем. Отдельно сторонняя система — DWH — забирает данные из системы. Кроме того, система обмена информацией настроена так, что каждое структурное подразделение самостоятельно обменивается с «Честным знаком» данными по маркировке.
Для организации частичной приемки команда проекта реализовала интеграцию с 1С:Бухгалтерия и адаптировали учет под частичную приемку.
АО «Губернские аптеки» — уникальное предприятие, которое не только продает готовые фармацевтические препараты, но и самостоятельно производит лекарственные и косметические средства. В связи с этим команда проекта внутри 1С:УАС написала подсистему для производства лекарств как для розничной продажи, так и для медицинских организаций (МО). Подсистему отличает возможность учета разного ценообразования и возможность формировать потребность на основе спецификации, загружаемой из ЕИС (при работе с заказами от МО).
Рост прибыли
- В «1С:Управление аптечной сетью» переведены 5 подсистем (CRM и маркетинг, закупки, склад и доставка, производство, расчет и обеспечение потребности).
- Осуществлена интеграция единой платформы 1С:УАС с АРМ кассира.
- В рамках конфигурации 1С:УАС разработана подсистема по управлению интернет-заказами с сайта, call-центра и мобильного приложения.
- Создана общая база, в которой работают все структурные подразделения. База при помощи брокера сообщений выгружает большой объем данных в АРМы, бухгалтерию, DWH, сайт и т.д. В сутки база принимает порядка 80 000 пакетов данных и отдает порядка 1,5 млн.
- Настроена система мониторинга, отслеживающая работоспособность обмена и сопутствующих систем. В частности, в рамках мониторинга функционирует чат-бот в Telegram, который позволяет отслеживать информацию о найденных ошибках и их исправлении.
- Ценообразование и расчет потребности сделаны как гибкие подсистемы с возможностью настройки в режиме «1С:Предприятие» без участия разработчика.
- Централизованная система закупок функционирует таким образом, что 90% накладных от поставщиков загружается и сортируются по аптекам и видам деятельности (льгота, розница и т.д.) с автоматическим расчетом цен. Кроме того, организован процесс взаимодействия структурных подразделений с интернет-агрегаторами лекарственных средств с тем, чтобы интернет-заказы этих агрегаторов можно было забирать с розничных точек заказчика. В сутки обрабатывается в среднем 10 000 накладных.
- Автоматизировали большую часть процессов, задействованных в расчете потребности, тем самым сократив трудозатраты.
- Организовали обмен данными с государственными системами по контролю товарооборота, в том числе с учетом частичной приемки. Например, выгрузка данных в «Честный знак» идет в несколько потоков в целях экономии временного ресурса. Обмен адаптирован под специфические требования заказчика.
- Документы из аптечной сети загружаются в «1С:Бухгалтерию» в режиме реального времени.
- Выполнена интеграция сайта с 1С:УАС. Обмен данными выполняется online в режиме реального времени.
Экономический эффект от внедрения:
- рост прибыли — 5%;
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг — 11%;
- сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 13%;
- сокращение длительности простоев оборудования −30%;
- ускорение обработки заказов — 15%;
- ускорение получения управленческой отчетности −50%;
- ускорение получения регламентированной отчетности — 50%.
