ООО «Зульцер Турбо Сервисес Рус» — российское отделение швейцарской компании «Зульцер» (Sulzer), один из крупнейших независимых поставщиков сервисного обслуживания газотурбинных установок в России. Сервисный центр расположен в г. Екатеринбурге, также у компании есть офисы в Москве, Подмосковье и Санкт-Петербурге.
Цели проекта:
- унифицировать процессы обработки документов;
- автоматизировать процессы согласования договорной документации, формирования, контроля порученийК
- уменьшить время на постановку и контроль задач;
- сократить время обработки и согласования документов;
- повысить оперативность получения информации.
Задачи проекта:
- автоматизировать согласование и контроль расходов по проектам;
- согласование и контроль платежей по проектам;
- согласование бюджетов проектов;
- согласование командировок;
- интегрировать систему документооборота с «1С:ERP Управление предприятием 2».
Проект внедрения должен был выполнятся с учетом следующих ключевых требований руководства компании:
- Максимальное использование типовых возможностей «1С:Документооборот КОРП» и минимизация доработок.
- Выполнение проекта с использованием быстрой технологии, начало использования системы компанией с начала 2020 г.
До начала проекта в компании отсутствовала система электронного документооборота. Не было информационных систем для управления процессами и документами. Документы и решения нужно было согласовывать по электронной почте.
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Внедрены следующие подсистемы:
- Согласование и контроль расходов по проектам.
- Согласование и контроль платежей по проектам.
- Согласование бюджетов проектов.
- Согласование командировок.
- Интеграция с СЭД «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2».
С помощью интеграции с «1С:ERP Управление предприятием 2» были решены следующие задачи документооборота компании:
- Согласование заявок на расход денежных средств.
- Согласование договоров и спецификаций.
- Согласование контрагентов.
- Согласование заказов поставщикам.
- Согласования закупок без заказов и сверх заказа.
- Согласование бюджета проектов.
- Согласование заявок на приобретение и модернизацию оборудования (CAPEX request).
- Согласование заявок на командировку (Travel request).
- Согласование ТКП.
Схема архитектуры системы
В связи с необходимостью обеспечить высокие темпы работ были использованы следующие особенности быстрого внедрения:
- Работы были разбиты на параллельные участки, которые могли выполнятся одновременно:
-
- перенос НСИ;
- настройка типового модуля интеграции с «1С:ERP Управление предприятием 2»;
- внедрение системы учета расходов по проектам;
- согласование и контроль расходов по проектам;
- согласование и контроль платежей по проектам;
- согласование бюджетов проектов;
- согласование командировок.
- Для направления, требующего существенных доработок для соответствия системы специфике деятельности заказчика работы были организованы по технологии моделирования и состояли из следующих этапов:
-
- моделирование согласований расходов, заказов, платежей и т.д.;
- разработка дополнительных механизмов согласования расходов с учетом требований.
- Быстрая доработка системы по требованиям пользователей в ходе тестовой эксплуатации, активная помощь пользователям в ходе запуска и тестовой эксплуатации системы.
Сократилось время на согласование документов
Уменьшилось время на постановку и контроль задач
- Контроль расходов по проектам. Разработана методика ведения проектного учета компании в «1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП».
- Контроль платежей по проектам. Внедрены функции работы с заявками на расход денежных средств, а также платежного календаря.
- Интеграция с «1С:ERP Управление предприятием 2». Организовано согласование заявок на расход денежных средств и договоров в «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2», согласование реализовано с использованием механизма бесшовной интеграции.
- Максимальное использование типовых возможностей «1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП» и минимизация доработок. Доработки системы в соответствии с требованиями компании были произведены точечно, с сохранением возможности обновления релизов «1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП».
Система позволила унифицировать процессы обработки документов, автоматизировать процесс согласования договорной документации, формирование, контроль поручений, сократилось время обработки документов и увеличилась оперативность получения информации. После внедрения в среднем в 2-2,5 раза сократилось время на согласование документов. Уменьшилось время на постановку и контроль задач в среднем в 2 раза.
В начале мая 2020 года был произведен ввод системы в промышленную эксплуатацию, успешно завершено все внедрение автоматизированной системы электронного документооборота.
