Компания Strauss построила информационную систему на базе «1С:ERP Управление предприятием». Практически весь проект выполнялся удаленно во время карантина. При этом компания работает в режиме 24×7, поэтому любой простой по вине неработающей системы был недопустим — требовалось организовать быструю и бесперебойную поддержку пользователей предприятия. В результате проекта автоматизированы управление продажами и взаимоотношениями с клиентами, закупками и складской логистикой, производственный, регламентированный учет. Управленческая отчетность формируется на 50% быстрее, на 10% сократились сроки обработки и исполнения заказов.
«Strauss Group» — крупная международная компания в секторе продуктов питания. Главным международным бизнесом «Strauss» является кофе. На рынке СНГ компания Strauss работает с 1992 года, представляя такие широко известные бренды как: «TOTTI CAFE», «Черная Карта», «Ambassador», «Elite Health Line», «Le Café, FORT». Во Владимирской области построена и работает собственная фабрика компании «Strauss».
Цели проекта:
- Цифровизация процессов продаж.
- Минимизация трудозатрат на ведение учета.
Задачи проекта: комплексная автоматизация предприятия на базе «1С:ERP Управление предприятием».
Предприятие имеет давнюю историю автоматизации на базе программных продуктов фирмы «1С» — с 2009 года в качестве основной системы учета использовалось конфигурация «1С:Управление производственным предприятием 1.3». В связи с тем, что фирма «1С» планировала прекратить поддержку данной конфигурации, в 2020 году было принято решение провести модернизацию своей учетной системы и перейти на новую платформу «1С:ERP Управление предприятием 2».
Основные задачи, которые должны были быть решены в рамках данного проекта:
- Перевод на новую платформу всего функционала управления — продажами, закупками, производством и пр. А также сбор затрат, расчет себестоимости и формирование бухгалтерской и налоговой отчетности.
- Перенос в новую систему специфических доработок, связанных с особенностью работы предприятия, особенно в части интеграции с другими системами и организации сбыта по разным каналам продаж.
- Вынесение функций кадрового учета и расчета заработной платы в отдельную систему на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП».
- Отказ от отдельного решения «1С:CRM» и перевод этой функциональности во внедряемую систему «1С:ERP Управление предприятием 2».
Информационная система компании построена на базе «1С:ERP Управление предприятием».
Автоматизированы следующие подсистемы:
- Управление продажами.
- Управление закупками.
- Управление складом и запасами.
- Управление производством.
- Управление затратами и расчет себестоимости.
- Казначейство.
- Регламентированный учет.
- Ведение учета по МСФО.
- Управление персоналом.
- Кадровый учет.
- Расчет заработной платы и налогов
Предприятие имеет сложный ИТ-ландшафт, который состоит из учетного «ядра» на базе внедренной системы и сопутствующих специализированных решений, с которыми настроены механизмы интеграции:
- Расчет перспективного плана сбыта по статистике продаж прошлых периодов ведется в Microsoft Excel, осуществляется загрузка плановых данных.
- Прием заказов от клиентов осуществляется на сайте компании или через системы электронного документооборота — созданы несколько шлюзов, для загрузки новых заказов.
- На сайте компании также ведется прием заявок на сервисное обслуживание оборудования переданного в аренду, информация перегружается в «1С:ERP Управление предприятием».
- Складской учет ведется во внешней WMS-системе автоматизированного склада, куда выгружается информация о распоряжениях на приемку и отгрузку товара со склада.
- Производство продукции ведется на автоматизированных линиях, куда выгружается информация о заказах на производство и откуда загружается информация о фактическом выпуске полуфабрикат и продукции.
- В рамках проекта во внешнюю информационную базу «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» был вынесен функциональный блок работы с персоналом и расчета заработной платы — настроена передача информации между системами.
- Настроен обмен с системой «1С:Документооборот» для согласования документов (заявки на оплату, договоры и пр.).
- Для проведения бизнес-анализа результатов финансово-хозяйственной деятельности настроен обмен с сервером QlickView.
- Также производится выгрузка информации во внешние базы данных региональных представительств компании в странах СНГ.
Схема архитектуры
Компания «Штраус» — это предприятие, которое осуществляет продажи товара в сетевые розничные торговые точки, а также оптовым дистрибьютерам на территории России и стран СНГ. Основная специфика работы предприятия связана с организацией таких сложных и масштабных продаж.
В рамках данного проекта были реализованы следующие механизмы, которые снижают трудоемкость процессов управления сбыта, делают их максимально «безбумажными».
Загрузка заказов клиентов с сайта компании и из систем электронного документооборота
Клиенты компании ежедневно отправляют порядка тысячи заказов на поставку товара, чтобы обработать такой поток информации были разработаны инструменты электронного документооборота — заявки передаются через сайт компании и через провайдеров EDI — эти инструменты были интегрированы с «1С:ERP».
Также чтобы ускорить процесс обработки и дозаполнения поступивших документов был создан механизм значений по умолчанию, с помощью которого для любого документа и справочника системы в разрезе пользователей, контрагентов и пр. можно задать значение реквизитов по умолчанию, которые будет проставлены в объекте при его создании.
Автоматизация процесса ценообразования
Предприятие ведет активную работу по продвижению своего товара на рынке, поэтому требовалось автоматизировать различные средства стимулирования продаж:
- акции,
- скидки,
- бонусы.
Для решения этой задачи был разработан механизм «брифов» — бриф — это документ, который содержит условия продажи и бонусы, которые клиент получит, если эти условия будут соблюдены.
В качестве бонусов могут выступать скидки, которые предоставляются клиенту в момент оформления заказа или бонусные деньги, которые могут быть зачтены клиенту по завершению месяца — скорректирована сумма задолженности или произведена отгрузка товара на накопившуюся сумму бонуса.
Полностью автоматизирована работа с брифами — документ проходит процедуру согласования, на основании брифов рассчитывается и согласуется стимулирующее вознаграждение клиента, по брифам ведется сбор статистики по эффективности таких методов продвижения.
Автоматизация печати сопроводительных документов на отгрузку
Так как ежедневно происходят отгрузки в несколько тысяч торговых точек, важным является оперативная распечатка всех необходимых сопроводительных документов. Ситуацию усугубляет то, что у каждой торговой сети и крупного дистрибьютера есть свои уникальные требования к оформлению документов. Причем несоблюдение этих условий влечет за собой значительные штрафа и возможную блокировку приемки товара клиентом.
Для решения этой задачи в системе был разработан механизм параметризации печати, когда базовые макеты ТОРГ12, счета фактуры и УПД дополняются дополнительными данными, исходя из заданных для клиента настроек. На данный момент в системе задано порядка 200 вариантов печати под разных заказчиков.
Контроль за расчетами с клиентами
В силу большого количества клиентов и невысокой маржинальности продаж, достаточно большую роль для предприятия играет оперативный контроль за расчетами с клиентами. Для автоматизации этой задачи были созданы механизмы контроля лимитов задолженности, автоматически блокирующие отгрузку, а также рабочие места для управления лимитами и графиками оплат.
Автоматизация претензионной работы
В случае если клиент компании перестал своевременно выполнять договорные условия (задерживает оплату отгруженного товара) требуется оперативно выставить претензию клиенту, а если урегулировать проблему в добровольном порядке не получилось, то и оформить исковое заявление в суд. Для решения этой задачи был создан механизм (документ) претензионной работы, в котором пользователь:
- Может по данным системы заполнить список своевременно неоплаченных документов.
- Оформить и направить клиенту форму претензии.
- Рассчитать сумму искового заявления и подготовить его к передаче в суд.
Комплексная отчетность по сбыту
Для оценки эффективности работы отдела продаж, а также для прогнозирования сбыта был разработан комплект отчетов, которые содержат информацию о объемах сбыта, маржинальности, предоставленных скидках, акциях и прочее.
Так как для анализа текущей ситуации важна информация о продажах за прошлые годы, были разработаны механизмы для загрузки и хранения данных из исторической системы и базовые отчеты были модифицированы таким образом, чтобы они демонстрировали цельную картину продаж за всю историю работы предприятия.
Комплексный контроль прав доступа к объектам
В силу масштаба деятельности предприятия доступ к информации строго разграничен — каждый менеджер должен видеть только своих клиентов и только те инструменты, которые относятся к его деятельности. Данные правила доступа регулярно проверяются аудиторами из головного офиса компании. Для автоматизации проверки созданы отчеты, которые позволяют вывести для любого сотрудника чек-лист с указанием его допусков, а также есть возможность посмотреть для выбранного объекта, какие сотрудники какие права доступа имеют к объекту.
Практически весь проект выполнялся удаленно – причиной был карантин и определенная удаленность клиента. При этом клиент работает в режиме 24х7, поэтому любой простой по вине неработающей системы был недопустим – требовалось организовать быструю и бесперебойную поддержку пользователей предприятия.
Для решения этой задачи во внедряемую систему был интегрирован механизм технической поддержки – пользователи, не выходя из программу, могли отправить заявку консультантам, а консультанты через механизм взаимодействий 1С могли связаться с пользователями и задать ему уточняющие вопросы.
Также на основании обращений пользователей и полученных решений в системе формировалась база знаний с готовыми ответами – консультант не только отрабатывал обращение, но и мог его определить как типовое и поместить в базу знаний, так, чтобы в дальнейшем сотрудники предприятия могли самостоятельно разобраться с возникшим препятствием.
В этой же базе знаний хранились инструкции по работе с программой и видеоролики с обучения. Все это было связано с объектами конфигурации и доступно из форм справочников и документов, с которыми работают специалисты.
Также в системе были созданы механизмы контрольных проверок – это мини-отчеты, которые настраиваются для группы пользователей и автоматически собирают их ошибки – где какие документы или справочники были недооформлены или оформлены с нарушением. Руководитель группы видит эти ошибки и может предметно работать со своими подчиненными.
В рамках проекта автоматизированы следующие разделы управления:
- Управление продажами и взаимоотношениями с клиентами (CRM).
- Производственный учет.
- Управление закупками и складской логистикой.
- Управление денежными средствами (казначейство).
- Регламентированный учет (БУ и НУ) и сдача отчетности.
- Сбор отчетности по МСФО по правилам заданным заказчиком (была реализована возможность оценки материальных ценностей по среднему). Также в рамках задачи по МСФО были разработаны дополнительные регистры, которые используются для закрытия отчетности в целом по международному холдингу.
- Управление кадрами и расчет заработной платы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП».
- Интеграция с внешними системами:
- «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП»;
- «1С:Документооборот»;
- WMS сторннего вендора;
- с сайтами по загрузке заказов клиентов.
Также важным результатом проекта является возможность получения аналитических отчетов в BI-системе — была организована on-line выгрузка данных из системы «1С:ERP Управление персоналом» во внешнюю базу данных этой системы.
Экономический эффект от внедрения:
- управленческая отчетность формируется на 50% быстрее;
- на 10% сократились сроки обработки и исполнения заказов.
