Компания «Штраус» — это предприятие, которое осуществляет продажи товара в сетевые розничные торговые точки, а также оптовым дистрибьютерам на территории России и стран СНГ. Основная специфика работы предприятия связана с организацией таких сложных и масштабных продаж.

В рамках данного проекта были реализованы следующие механизмы, которые снижают трудоемкость процессов управления сбыта, делают их максимально «безбумажными».

Загрузка заказов клиентов с сайта компании и из систем электронного документооборота

Клиенты компании ежедневно отправляют порядка тысячи заказов на поставку товара, чтобы обработать такой поток информации были разработаны инструменты электронного документооборота — заявки передаются через сайт компании и через провайдеров EDI — эти инструменты были интегрированы с «1С:ERP».

Также чтобы ускорить процесс обработки и дозаполнения поступивших документов был создан механизм значений по умолчанию, с помощью которого для любого документа и справочника системы в разрезе пользователей, контрагентов и пр. можно задать значение реквизитов по умолчанию, которые будет проставлены в объекте при его создании.

Автоматизация процесса ценообразования

Предприятие ведет активную работу по продвижению своего товара на рынке, поэтому требовалось автоматизировать различные средства стимулирования продаж:

• акции,
• скидки,
• бонусы.

Для решения этой задачи был разработан механизм «брифов» — бриф — это документ, который содержит условия продажи и бонусы, которые клиент получит, если эти условия будут соблюдены.

В качестве бонусов могут выступать скидки, которые предоставляются клиенту в момент оформления заказа или бонусные деньги, которые могут быть зачтены клиенту по завершению месяца — скорректирована сумма задолженности или произведена отгрузка товара на накопившуюся сумму бонуса.

Полностью автоматизирована работа с брифами — документ проходит процедуру согласования, на основании брифов рассчитывается и согласуется стимулирующее вознаграждение клиента, по брифам ведется сбор статистики по эффективности таких методов продвижения.

Автоматизация печати сопроводительных документов на отгрузку

Так как ежедневно происходят отгрузки в несколько тысяч торговых точек, важным является оперативная распечатка всех необходимых сопроводительных документов. Ситуацию усугубляет то, что у каждой торговой сети и крупного дистрибьютера есть свои уникальные требования к оформлению документов. Причем несоблюдение этих условий влечет за собой значительные штрафа и возможную блокировку приемки товара клиентом.

Для решения этой задачи в системе был разработан механизм параметризации печати, когда базовые макеты ТОРГ12, счета фактуры и УПД дополняются дополнительными данными, исходя из заданных для клиента настроек. На данный момент в системе задано порядка 200 вариантов печати под разных заказчиков.

Контроль за расчетами с клиентами

В силу большого количества клиентов и невысокой маржинальности продаж, достаточно большую роль для предприятия играет оперативный контроль за расчетами с клиентами. Для автоматизации этой задачи были созданы механизмы контроля лимитов задолженности, автоматически блокирующие отгрузку, а также рабочие места для управления лимитами и графиками оплат.

Автоматизация претензионной работы

В случае если клиент компании перестал своевременно выполнять договорные условия (задерживает оплату отгруженного товара) требуется оперативно выставить претензию клиенту, а если урегулировать проблему в добровольном порядке не получилось, то и оформить исковое заявление в суд. Для решения этой задачи был создан механизм (документ) претензионной работы, в котором пользователь:

1. Может по данным системы заполнить список своевременно неоплаченных документов.
2. Оформить и направить клиенту форму претензии.
3. Рассчитать сумму искового заявления и подготовить его к передаче в суд.

Комплексная отчетность по сбыту

Для оценки эффективности работы отдела продаж, а также для прогнозирования сбыта был разработан комплект отчетов, которые содержат информацию о объемах сбыта, маржинальности, предоставленных скидках, акциях и прочее.

Так как для анализа текущей ситуации важна информация о продажах за прошлые годы, были разработаны механизмы для загрузки и хранения данных из исторической системы и базовые отчеты были модифицированы таким образом, чтобы они демонстрировали цельную картину продаж за всю историю работы предприятия.

Комплексный контроль прав доступа к объектам

В силу масштаба деятельности предприятия доступ к информации строго разграничен — каждый менеджер должен видеть только своих клиентов и только те инструменты, которые относятся к его деятельности. Данные правила доступа регулярно проверяются аудиторами из головного офиса компании. Для автоматизации проверки созданы отчеты, которые позволяют вывести для любого сотрудника чек-лист с указанием его допусков, а также есть возможность посмотреть для выбранного объекта, какие сотрудники какие права доступа имеют к объекту.

Практически весь проект выполнялся удаленно – причиной был карантин и определенная удаленность клиента. При этом клиент работает в режиме 24х7, поэтому любой простой по вине неработающей системы был недопустим – требовалось организовать быструю и бесперебойную поддержку пользователей предприятия.

Для решения этой задачи во внедряемую систему был интегрирован механизм технической поддержки – пользователи, не выходя из программу, могли отправить заявку консультантам, а консультанты через механизм взаимодействий 1С могли связаться с пользователями и задать ему уточняющие вопросы.

Также на основании обращений пользователей и полученных решений в системе формировалась база знаний с готовыми ответами – консультант не только отрабатывал обращение, но и мог его определить как типовое и поместить в базу знаний, так, чтобы в дальнейшем сотрудники предприятия могли самостоятельно разобраться с возникшим препятствием.

В этой же базе знаний хранились инструкции по работе с программой и видеоролики с обучения. Все это было связано с объектами конфигурации и доступно из форм справочников и документов, с которыми работают специалисты.

Также в системе были созданы механизмы контрольных проверок – это мини-отчеты, которые настраиваются для группы пользователей и автоматически собирают их ошибки – где какие документы или справочники были недооформлены или оформлены с нарушением. Руководитель группы видит эти ошибки и может предметно работать со своими подчиненными.