Компания «Метиз Импекс» построила интегрированную систему учета и управления на базе решения «1С:Комплексная автоматизация». В рамках проекта внедрен типовой функционал, а также выполнен ряд доработок, учитывающих особенности выполнения бизнес-процессов. Настроен монитор целевых показателей для управляющего звена, которые позволяют оперативно отслеживать текущую ситуацию в разрезе показателей продаж. Настроен функционал ведения история изменений в документах и справочниках — обеспечена возможность возврата к более ранней версии в случае допущения ошибок, настроен мобильный клиент. Разработано 68 нетиповых печатных форм, разработано 14 управленческих отчетов.
Компания ООО «Метиз Импекс» является лидером на рынке по реализации продукции протезирования нижних конечностей собственного производства, а также является эксклюзивным дистрибьютором протезной и ортопедической продукции известных зарубежных брендов. Покупателями продукции являются бюджетные и коммерческие организации на территории РФ, значительная доля продаж занимает экспорт в страны ЕАЭС и дальнего зарубежья.
Цели проекта:
- Объединить и оптимизировать бизнес-процессы компании в интегрированной системе учета и управления на базе ПП «1С:Комплексная автоматизация».
- Обеспечить руководство компании достоверной оперативной статистической и аналитической информацией для принятия эффективных управленческих решений.
- Снизить трудоемкость и сократить время обработки данных работниками предприятия.
- Минимизировать стоимость владения информационной системой.
Задачи проекта:
- Перейти на новую систему и сократить количество используемых ИТ-систем.
- Перейти на оперативное отражение всех хозяйственных операций в системе.
- Обеспечить автоматический обмен системы с внешними системами в режиме времени близком к реальному.
- Сохранить обновляемость системы для поддержки дальнейшего развития компании.
Компания «Метиз Импэкс» является торговой компанией и частью бренда «METIZ», включающей также производственную компанию.
Изначально учет деятельности торговой и производственной организаций был организован в единой базе «1С:Управление производственным предприятием», при эксплуатации которой проводились значительные доработки контура подсистем «Управление производством», «Управление продажами», «Управление закупками», «Управление складской логистикой». Систематизация и структурирование доработок отсутствовали.
После внутренних обсуждений было принято решение о разделении учета двух компаний, что способствовало организации двух отдельных информационных баз с единой структурой метаданных. Унаследовав измененную конфигурацию, некоторый функционал сотрудниками торговой организации не использовался — функциональность была избыточна, а состав доработок непонятен.
При появлении новых требований ИТ-служба выполняла запросы пользователей, при этом была вынуждена учитывать имеющуюся структуру решения и уделять время на изучение и анализ, чем среднестатистическая оценка по данному виду работ. Используемый подход с каждым новым требованием приближал компанию к получению «неповоротливой системы». В этом случае стабильность работы снижалась, а риск потери управления системой повышался из-за отсутствия целостной архитектуры бизнес-процессов и методологии внесения изменений в конфигурацию.
Помимо технических сложностей в доработке системы, после разделения компаний на две базы потребовались передача и получение информации от производственной компании. Для этих целей использовался обмен данными (заказы, накладные, НСИ). Задержка во времени, периодические сбои в обмене, потеря данных — это причины, которые не позволяли сотрудникам отделов продаж обладать полной картиной об остатках и замедляли процессы реализации продукции конечным покупателям. Следствие — неэффективная работа, снижение результативности продаж, срыв сроков и/или неполная поставка товара клиенту.
Стоит отметить, что при наличии нескольких направлений продаж, актуальные сведения по остаткам и резервам — это один из важных показателей для организации корректной работы. Зачастую из-за «разрыва» в коммуникациях между подразделениями и неактуальных остатках возникали спорные ситуации и инциденты с дефицитом фактических позиций на складе. Все это сказывалось на порядке в работе бизнес-процесса по продаже, цель которого — доставить продукцию клиенту в нужном объеме в указанный срок. Учитывая значимость отрасли, в которой работает компания, безусловным требованием является бесперебойная и безошибочная работа таких подразделений, как продажи, закупки и склад.
Исходя из вышеперечисленных факторов, можно сделать вывод, что имеющаяся архитектура и функциональность системы не обеспечивали прозрачность и результативность процессов, снижали качество управленческих решений и искажали оценку эффективности работы бизнеса.
Стремление компании применять современные подходы и систематизировать работу в системе привело к принятию решения о переходе на систему класса ERP «1С:Комплексная автоматизация».
Интегрированная система учета и управления построена на базе решения «1С:Комплексная автоматизация». Автоматизированы следующие блоки.
- CRM и маркетинг.
- Продажи.
- Закупки.
- Склад и доставка.
- Кадры.
- Зарплата.
- Казначейство.
- Финансовый результат и контроллинг.
- Внеоборотные активы.
- Регламентированный учет.
- Мониторинг целевых показателей.
В части взаимодействия с внешними системами:
- для учета обувной продукции настроена типовая выгрузка и загрузка данных из системы «Честный знак»;
- для обмена данными о заказах клиента и заказах поставщику, реализация товаров и услуг и приобретениях товаров и услуг разработан обмен с функцией логирования результатов выгрузки/загрузки.
Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование
Дополнительно приобретены и внедрены программные продукты «1С:Документооборот КОРП» и «1С:Сервер взаимодействия».
Система взаимодействует со следующим торговым оборудованием:
- сканеры для работы на складе при приемке и отгрузке товара и в бухгалтерии для обработки накладных;
- принтер этикеток — для вывода на печать штрихкодов товара;
- эквайринговый терминал — для загрузки данных по безналичным оплатам.
Схема архитектуры системы
В рамках проекта в большей степени использовался типовой функционал, что потребовало внесение изменений в текущие бизнес-процессы и адаптацию персонала. Доработки осуществлялись в рамках расширений с целью снижения нагрузки при обновлении системы.
Изменение процессов, их стандартизация и унификация способствовали накоплению в информационной системе данных, на основании которых возможно принимать решение. Также это позволило настроить и использовать на ежедневной основе «Монитор целевых показателей» для руководящих лиц компании, отслеживая данные об обороте и остатках денежных средств, оценивая продуктивность работы отделов продаж по направлениям.
В данном случае уникальность проекта заключается в предоставлении компании платформы для совершенствования своих процессов, дальнейшему развитию анализа данных и цифровизации — движению к системе эры «пост-ERP».
Снизилась себестоимость
Выросла прибыль компании
Ускорилась обработка заказов
Сократилась дебиторка
Продолжительность проекта по переходу на современную систему составила 9 месяцев.
В результате был внедрен типовой функционал программного решения «1С:Комплексная автоматизация», а также выполнен ряд доработок, учитывающих особенности выполнения бизнес-процессов:
- 76 печатных форм;
- 6 отчетных форм;
- двунаправленный обмен с расширенным логирование до номенклатуры с базой «1С:ERP» производственной организации;
- рабочее место по расширенному анализу заказа клиентов и формированию общей заявки на поставщика;
- добавление собственной методики и формулы расчета пополнения минимальных остатков на складе;
- изменения логики приемки товаров: оформление приходного ордера на товары на основании приобретения товаров и услуг (при наличии заказа поставщику);
- оформление ГТД на импорт: автоматическое заполнение разделов в соответствии с кодами ТНВЭД;
- загрузка заявок от клиента в заказ клиента в соответствии с форматом Microsoft Excel заказчика;
- собственная форма отражения учета аналогов в карточке заказа клиента;
- быстрая форма отображения остатков и цен в форме списка номенклатуры;
- калькулятор по расчету таможенных пошлин и платежей, учитывая заказы поставщику и приобретения товаров и услуг;
- учет бракованных импортных изделий, недостач и излишков по поставщикам;
- учет спецификаций госконтрактов и контроль остатков по ней при оформлении заказа клиента;
- рабочее место по массовому созданию расходных ордеров на товары на основании реализации товаров и услуг (при условии наличия заказа клиента);
- рабочее место по массовой обработке накладных с помощью сканера штрихкодов.
В результате использования типовых механизмов резервирования товаров и обеспечения закупки под назначения исключены ситуации «двойного» бронирования — менеджеры по продажам могут отгрузить только то, что предназначено для заказа и/или имеется на складе в свободном остатке. Благодаря изменениям в процедуре бронирования была решена одна из главных проблем в предыдущей системе — некорректные остатки — что позволило снизить фактор срыва поставок клиенту.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях — 25%;
- ускорение получения управленческой отчетности — 30%;
- ускорение получения регламентированной отчетности — 20%;
- снижение объемов материальных запасов — 5%;
- сокращение расходов на материальные ресурсы — 10%;
- сокращение операционных и административных расходов — 10%;
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг — 40%;
- снижение себестоимости продукции / услуг — 5%;
- увеличение объема выпускаемой продукции / оказываемых услуг — 20%;
- рост прибыли — 20%;
- ускорение обработки заказов — 50%;
- сокращение дебиторской задолженности — 10%.
Евгений Заика, директор по экономике ООО «МЕТИЗ ИМПЭКС»
В результате проекта:
- автоматизировано 60 рабочих мест;
- внедрена подсистема регламентированного учета;
- внедрена подсистема расчета заработной платы и управления персоналом (включая настройку не типовых начислений — подарки, оплата фитнеса, парковок и т.д.);
- внедрены подсистемы управления закупками, продажами, складом, казначейство;
- настроен монитор целевых показателей для управляющего звена, которые позволяют оперативно отслеживать текущую ситуацию в разрезе показателей продаж;
- упрощена процедура работы отдела продаж — снижен документооборот в системе «1C» в части функционала с заказами клиента и резервированием;
- обеспечен функционал резервирования «под заказ» — настроен функционал обособленных поставок;
- снижена доля ошибок в остатках на складах за счет резервирования «под заказ»;
- настроен функционал ведения история изменений в документах и справочниках — обеспечена возможность возврата к более ранней версии в случае допущения ошибок;
- разработан отчет в виде рабочего места для отделов продаж, позволяющий проводить расширенный анализ статуса обеспечения заказов клиента;
- создан функционал, позволяющий вести учет недополученного от поставщика товара, товара по замене брака, излишков — обеспечена прозрачность в учете TMЦ;
- разработан двухсторонний обмен с системой «1C:ERP» компании «Метиз Производство»;
- настроен мобильный клиент;
- настроена работа программного продукта «Склад 15» компании «Клеверенс» и его интеграция с системой «1C:КА 2»;
- разработано 68 нетиповых печатных форм, разработано 14 управленческих отчетов.
