Компания «МаксимаТелеком» автоматизировала бюджетирование на базе решения «1С:Управление холдингом». Проект был направлен на унификацию процессов и форм бюджетов. Опираясь на это, специалисты EFSOL спроектировали формы бюджетов, состав статей и показателей бюджетов таким образом, чтобы максимально использовать типовой функционал решения. Создана универсальная, простая в обслуживании система, которая готова к масштабированию. После реализации проекта на 50% уменьшилось время заполнения бюджетов сотрудниками различных ЦФО, а подготовка и сдача управленческой отчетности ускорилась на 50%.
«МаксимаТелеком» развивает цифровые сервисы и реализует высокотехнологичные инфраструктурные проекты для бизнеса и государства. Входит в число системообразующих предприятий, обеспечивет непрерывную работу компонентов критической инфраструктуры и предоставляет сеть передачи данных для единого доступа к городским цифровым сервисам Москве.
Основная цель проекта: получать достоверную и своевременную информацию о финансовом состоянии компании.
Задачи проекта:
- Автоматизироватьпроцессы финансового бюджетирование и планирования.
- Лимитировать расходы.
- Делегировать финансовой ответственности по ЦФО.
- Импортировать /экспортировать данные из учетных систем.
- План-фактный анализ результатов деятельности компании.
- Обеспечить контроль целевого использования денежных средств предприятий компании и оперативное управление и мониторинг денежных потоков с учетом хозяйственных договоров и договоров финансовых инструментов.
Основанием автоматизации бюджетирования стали следующие факторы:
- Ручное формирование финансового плана.
- Отсутствие автоматического контроля затрат по проектам.
- Расчет себестоимости проектов в Microsoft Excel.
- Отсутствие инструмента планирования.
Система автоматизации бюджетирования построена на базе решения «1С:Управление холдингом»,
В рамках проекта были выполнены работы:
- Собраны требования заказчика к автоматизированной системе.
- Составлен план этапов работ.
- Спроектирована ИТ-архитектура.
- Прописаны правила получения прогнозных/фактических данных.
- Составлен и утвержден реестр статей бюджета.
- Определены аналитики для статей бюджета.
- Выявлены потребности обогащения первичных документов аналитиками.
- Составлена матрицы доступов по статьям.
- Проведена инвентаризация статей затрат/доходов/ДДС, согласно утвержденным статьям бюджета.
- Спроектированы и утверждены формы для ввода плановых данных и вывода отчетных форм. Проведен редизайн форм.
- Спроектированы и разработаны 30 форм для ввода плановых данных и отчетных форм.
- Настроены виды отчетов «Бюджет ЦФО»:
-
- «Бюджет ЦФО.БДДС»
- «Бюджет ЦФО.БДДС факт»
- «Бюджет ЦФО.БДР»
- «Бюджет ЦФО.БДР факт» и др.
- Настроены виды отчетов «Бюджет ФОТ»:
-
- «Бюджет ФОТ.БДР»
- «Бюджет ФОТ.БДДС»
- Разработан механизм актуализации бюджетов.
- Разработан функционал по импорту/экспорту данных из Microsoft Excel.
- Настроен мэппинг показателей презентации и доп. форм.
- Разработан функционал закрытия периода по УУ.
- Разработан механизм блокировки периодов для видов бюджетов.
Информационные потоки внутри бюджетной модели
Информационные потоки в разрезе конфигураций
Масштаб проекта:
- созданы правила сбора прогноза для статей бюджета (БДДС 170 статей бюджета, БДР 190 статей бюджета, Баланс 30 статей бюджета);
- созданы правила сбора факта для статей бюджета (БДДС 170 статей бюджета, БДР 190 статей бюджета, Баланс 30 статей бюджета).
Компания полностью отказалась от формирования мастер-бюджетов в MS Excel за счет:
- применения единой методологии, отсутствие рисков внесения изменений в НСИ и модель на уровне пользователей;
- организации многопользовательского доступа к данным без блокировок;
- контроля версий данных в системе (отсутствие ручного контроля разных версий файлов).
Особенности проекта автоматизации процессов финансового бюджетирования и планирования:
- Существенно уменьшились сроки согласования и корректировки бюджетов.
- Снижена нагрузка на департамент финансов и уменьшены сроки согласования платежей. Четкий контроль дисциплины исполнения платежей.
- Высокая вовлеченность со стороны заказчика. За счет этого подготовительные работы к проекту были выполнены всего за один месяц.
Уменьшилось время заполнения бюджетов
Ускорилась подготовка отчетности
- Появилась возможность отражать и вести в системе прогноз, план и факт по проектам.
- Сокращено время заполнения бюджетов сотрудниками различных ЦФО.
- Введен реестр статей бюджетов с установленными аналитиками, документы обогащены аналитиками.
- Создан реестр статей затрат/доходов/ДДС.
- Исключены неудобства и ошибки из-за использования Microsoft Excel.
- Составлены матрицы доступов по статьям. Использование механизма RLS (на уровне записей).
- Проработаны правила бюджетного регламента. Создан и утвержден регламент.
- Автоматизированы правила сбора факта/прогноза для 390 статей бюджета (БДДС, БДР и Баланса)
- 100% информации вводится в систему единоразово.
- 100% покрытие функциональных требований на уровне типовой конфигурации «1С:Управление холдингом».
- На 50% уменьшилось время заполнения бюджетов сотрудниками различных ЦФО.
- На 50% ускорилась подготовка и сдача управленческой отчетности.
