В компании «Гиперскейл Менеджмент» построили современную систему электронного документооборота, автоматизирующую учет входящих, исходящих и внутренних документов на базе решения «1С:Документообот». Реализованы функции оперативной проверки надежности контрагентов и детальный контроль всех этапов согласования. Благодаря этим доработкам компания существенно ускорила обработку документов, повысила прозрачность процессов и укрепила информационную безопасность.
Гиперскейл Менеджмент — ведущий российский оператор, управляющий масштабными дата-центрами нового поколения. Строит и обслуживает цифровую инфраструктуру для крупнейших корпораций, государственных органов и инновационных стартапов.
Цели проекта:
- Обеспечить централизованное, контролируемое и безопасное управление всеми документами компании, сохраняя возможность интеграции с другими внутренними сервисами.
- Максимально устранить влияние человеческого фактора на этапе согласования документов, чтобы снизить риски ошибок или задержек.
- Свести к минимуму опасность мошеннических действий со стороны контрагентов за счет комплексной проверки и прозрачности операций.
Задачи проекта:
- Перенести процессы передачи документов и контроля исполнения сроков из разрозненных каналов в единую автоматизированную систему.
- Зафиксировать ответственных сотрудников на каждом этапе обработки документа и встроить контрольные точки для повышения управляемости процессов.
До внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП» согласование документов и взаимодействие с контрагентами осуществлялись преимущественно через электронную почту. Такой подход приводил к потере контроля над сроками рассмотрения и подписания документов, увеличивал нагрузку на сотрудников и повышал риски для информационной безопасности компании. В отсутствии единого пространства для работы с документами возникали сложности при поиске и отслеживании статусов, а процесс утверждения мог затягиваться из-за человеческого фактора или утерянной внутренней переписки.
Система электронного документооборота построена на базе «1С:Документооборот 8 КОРП».
Для получения максимально прозрачного, гибкого и безопасного управления документами было реализовано комплексное решение:
- Заведены виды документов в соответствии с требованиями компании (договорные документы, закрывающие документы, бухгалтерские документы).
- Настроены маршруты согласования расходных и доходных договоров, бухгалтерских и закрывающих документов с использованием ролевой адресации задач. Заведены условия адресации задач с разделением по статьям движения денежных средств и юридическим лицам.
- Настроено ограничение прав доступа к документам, а также настроен функционал локальных администраторов для возможности службы документационного обеспечения управления контролировать статусы документов, запущенных на согласование.
- В обработках документов создан отдельный этап проверки срока согласования для того, чтобы служба документационного обеспечения управления могла вовремя получать уведомления о том, на каком этапе согласования находится документ.
- Проанализирован бизнес-процесс по контролю благонадежности контрагентов, предложено автоматизированное решение для обеспечения процесса контроля благонадежности контрагентов.
- Настроен процесс для организации проверки благонадежности контрагента: сотрудник непосредственно из карточки контрагента может инициировать процесс проверки благонадежности, что ускоряет получение задач ответственными лицами. После завершения процесса ответственному за контрагента приходит уведомление о том, что проверка благонадежности завершена; при этом в карточке контрагента появляется статус благонадежности, что позволяет сотруднику принять решение о дальнейшей работе с контрагентом.
- Настроено хранение приложенных файлов в томе на диске, чтобы минимизировать риск утери файлов и сделать возможным создание резервных копий средствами 1С.
- Настроен маршрут согласования исходящих документов, а также настроен вид документа «Входящие письма» для контроля входящей корреспонденции.
Схема архитектуры
- Прямая проверка контрагента: сотрудники могут запустить проверку надежности партнера прямо из карточки документа, получая актуальную информацию автоматически и в два раза быстрее, чем ранее.
- Контроль дедлайнов: на каждом этапе внедрён дополнительный механизм автоматизированных напоминаний и оповещений для сотрудников, чтобы исключить задержки в согласовании. Контроль выполнения задач и прозрачность сроков обеспечены встроенными отчетами.
- Индивидуальные права доступа: система ролей полностью переработана: для каждого юридического лица компании назначен собственный администратор. Это сделало управление доступом прозрачным и максимально защищённым — подход, который редко реализуется в стандартных решениях.
- Маршруты под любой сценарий: внедрены уникальные сценарии для работы с входящими и исходящими письмами, что позволяет отслеживать путь любого документа и строить детальную отчетность как по отдельным документам, так и по бизнес-направлениям.
Сократились сроки согласования
- Полная оцифровка и учет всех ключевых типов документов компании.
- Сокращение сроков согласования на 35%.
- Устранение дублирующих маршрутов и избыточных процессов для инициаторов.
- Мгновенное получение информации о благонадежности контрагентов.
- Безопасное и резервируемое хранение файлов, устойчивое к потере данных.
- Система автоматизированного контроля работы сотрудников службы документационного обеспечения управления, своевременное реагирование на задержки.
