В «Аэроэкспрессе» внедрили современную учетную систему для управления коммерческой недвижимостью и учета арендной деятельности на базе «1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP». Особенность работы в информационной заключается в том, что основными пользователями являются представители сторонней управляющей компании. Разработанная система позволяет не только видеть весь учет по аренде, но и автоматически собирать данные, рассчитывать и проводить все расчеты с агентом-УК. Компания ведет управленческий и бухгалтерский учет по аренде недвижимости в единой базе данных. Вырос уровень контроля за дебиторской задолженностью.
ООО «Аэроэкспресс» — динамично развивающаяся компания, осуществляющая железнодорожные пассажирские перевозки между столицей и аэропортами Московского авиационного узла (Внуково, Домодедово и Шереметьево). Одним из основных направлений деятельности компании является сдача в аренду торговых, офисных и складских помещений в терминалах аэропортов и на вокзалах.
Цель проекта: внедрить современную учетную систему для управления коммерческой недвижимостью и учета арендной деятельности на базе «1С:Аренда и управление недвижимостью».
Задачи проекта:
- Произвести системно-аналитическое обследование объекта автоматизации.
- Интегрировать продукт «1С:Аренда и управление недвижимостью» с «1С:ERP. Управление холдингом».
- Перенести исторические данные из прежней системы зарубежного вендора.
- Сформировать первоначальные данные для работы в системе.
- Разработать модель автоматизации.
- Автоматизировать работу системы по бизнес-процессам:
-
- управление реестром объектов недвижимости;
- управление договорами аренды;
- управление взаиморасчетами с арендодателями;
- управление взаиморасчетами с управляющей компанией, агентская схема;
- управленческая отчетность;
- бухгалтерский учет аренды.
- Подготовить инструкции и обучить пользователей.
В процессе развития компании обозначился ряд проблем, связанных с управлением недвижимостью и арендной деятельностью:
- Дублирование данных в разных базах.
- Расхождение данных по начислениям в управляющей компании и бухгалтерии.
- Невозможность оперативно посчитать агентские выплаты за период.
- Расхождение в данных о планировках и аналитике по объектам недвижимости.
- Низкий уровень оперативного контроля.
- Невозможность оперативно формировать управленческую отчетность.
Для их решения было принято решено консолидировать информацию в единой базе данных и использовать для этого продукт «1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP», интегрированный с «1С:ERP. Управление холдингом».
Система автоматизации учета аренды построена на базе решения «1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP». Автоматизированы следующие функции:
- Управленческий учет.
- Учет договоров.
- Управление реестром объектов недвижимости.
- Продажи.
- Взаиморасчеты с покупателями.
- Управление ДС.
- Учет агентских услуг.
Продукт «1С:Аренда и управление недвижимостью» интегрирован с «1С:ERP. Управление холдингом». Под управлением находится Терминал «Шереметьево» общей площадью более 50 000 кв.м.
Основным требованием при внедрении был быстрый старт работы в системе. С начала 2020 года пользователи должны были начать выставлять счета и оформлять договора в новой информационной базе. Для того, чтобы выполнить это требование и безболезненно перевести пользователей на новый для них формат, все задачи проекта были приоритезированы и выделены те, которые позволяли получить жизнеспособный продукт в короткий срок.
Особенность работы в информационной заключается в том, что основными пользователями являются представители сторонней управляющей компании. Разработанная система позволяет ООО «Аэроэкспресс» не только видеть весь учет по аренде, но и автоматически собирать данные, рассчитывать и проводить все расчеты с агентом-УК.
Выросла прибыль компании
Сократились трудозатраты
Уменьшились расходы
Снизилась дебиторка
В ходе реализации проекта автоматизации были решены следующие задачи:
- Реализован перенос остатков и взаиморасчетов по аренде в единую информационную систему.
- Загружены условия договоров.
- Систематизировано ведение реестра объектов недвижимости.
- Настроены и адаптированы процедуры автоматической индексации.
- Адаптировано пакетное формирование счетов и актов по аренде в зависимости от принадлежности услуги к тому или иному типу с учетом обмена с контрагентами через ЭДО.
- Разработана система отчетов и уведомлений для контроля своевременности и полноты начислений, возникновения задолженностей и просрочек.
- Разработаны инструменты работы по претензиям.
- Проведена адаптация модуля по зависимости условий арендной платы от пассажирского трафика.
- Разработана отчетность управляющей компании перед собственником с расчетом агентского вознаграждения на основе этих данных.
- Реализован пакет управленческой отчетности.
Эффекты автоматизации:
- Возможность ведения управленческого и бухгалтерского учета по аренде недвижимости в единой базе данных.
- Упрощение обмена информацией между подразделениями.
- Повышение уровня контроля за дебиторской задолженностью.
- Повышение прозрачности данных для оперативного контроля и принятия управленческих решений.
- Возможность масштабирования системы для управления другими объектами недвижимости.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях — 20%,
- ускорение получения управленческой отчетности −20%
- ускорение получения регламентированной отчетности — 20%,
- сокращение операционных и административных расходов — 3%,
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг — 20%,
- рост прибыли — 3%,
- ускорение обработки заказов — 20%,
- сокращение дебиторской задолженности — 20%.
