||
Краткое описание

Государственная транспортная лизинговая компания построила систему управления закупками на базе «1С:Управление холдингом», которая позволяет формировать единый реестр заявок на закупку, план закупок, контролировать отклонение объема закупок у субъектов МСП, передавать сведения на ЕИС. В системе автоматически формируются шаблоны закупочных документов на основании сведений, возникающих в процессе подготовки процедуры инициатором, согласованный проект договора передается из системы электронного документооборота в систему управления закупочной деятельностью. В результате проекта компания получила эффективный инструмент управления закупочной деятельностью, обеспечена необходимая прозрачность. Снизились трудозатраты на подготовку и согласование закупочной документации, уменьшилось количество ошибок при подготовке отчетности.

Государственная транспортная лизинговая компания (АО «ГТЛК»)
Заказчик

Государственная транспортная лизинговая компания (АО «ГТЛК») — крупнейшая лизинговая компания России, инструмент государственной политики управления и устойчивого развития транспортной отрасли России, входит в перечень системообразующих организаций российской экономики. ГТЛК обеспечивает реализацию государственной поддержки транспортной отрасли, формирование эффективной транспортной инфраструктуры, привлечение внебюджетных инвестиций, развитие отечественного машиностроения.

1
Цели и задачи

Цель проекта: создать систему автоматизации управления закупочной деятельностью общества.

Основные задачи, решение которых было возложено на внедряемую информационную систему:

  • унификация бизнес-процессов управления закупочной деятельностью общества;
  • существенное улучшение управляемости и прозрачности бизнес-процессов управления закупочной деятельностью;
  • реализация настраиваемых процессов согласования документов в рамках регламентированных и нерегламентированных закупочных процедур на всех уровнях контроля;
  • управление операционным риском выполнения операций, уменьшение влияния факторов ошибок и человеческого фактора при осуществлении соответствующих направлений деятельности:
    • уменьшение времени на выполнение рутинных операций;
    • снижение вероятности ошибок персонала при вводе данных за счет использования логического контроля, контрольных соотношений, исключения дублирования информации, должного распределения полномочий;
    • повышение производительности труда (в том числе экономия рабочего времени и связанных экономических затрат) при выполнении процессов закупочной деятельности;
  • снижение издержек и повышение скорости принятия решений по ключевым вопросам закупочной деятельности общества;
  • улучшение качества мониторинга, анализа и контроля процессов управления закупочной деятельностью;
  • улучшение качества отчетных и аналитических сведений, скорости их формирования, в том числе – в режиме реального времени;
  • реализация механизмов автоматизированной подготовки, публикации и контроля размещения сведений об исполнении договоров, заключенных в соответствии с Федеральным законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 N 223-ФЗ на протяжении всего жизненного цикла.
2
Ситуация до старта проекта

До старта проекта компания не имела единого автоматизированного решения в рамках деятельности по управлению закупочной деятельностью. Основные факторы, послужившие причинами внедрения системы управления закупочной деятельностью:

  • подготовка частей пакета закупочной документации велась в различных системах, согласование в бумажной форме;
  • подготовка документации о закупке осуществлялась вручную, включая ручное заполнение форм извещения и связанных документов;
  • в компании осуществлялся ручной контроль за соблюдением условий проведенной закупочной процедуры, а также условий заключения и размещения сведений об исполнении договоров на протяжении всего их жизненного цикла;
  •  отсутствовала автоматическая выгрузка данных об исполнении договоров на ЕИС, формирование пакета документов и рамещение на площадках ЭТП/ЕИС производилась в ручном режиме;
  • присутствовала необходимость осуществлять ручной сбор внутренней и внешней отчетности, её консолидацией и передачу сведений на ЕИС.
3
Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизированная системы управления закупками в Государственной транспортной лизинговой компании создана на базе программного продукта «1С:Управление холдингом».

Система интегрирована в ИТ-ландшафт компании, разработаны механизмы интеграции с внешними системами, такими как:

  • единая информационная система в сфере закупок (ЕИС) — в части обмена данными о заключении и исполнении договоров, а также сопроводительной закупочной информацией. Система использует сервисы интеграции с ЕИС, предоставляемые «1С», доработанные под требования проекта.
  • электронные торговые площадки — в части обмена данными о проведении закупочных процедур. Система использует сервисы интеграции с ЭТП, предоставляемые «1С», доработанные под требования проекта.
4
Особенности и уникальность проекта
Разработанная в ходе внедрения система управления закупочной деятельностью обладает следующими возможностями:
  • подготовка единого реестра заявок на закупку;
  • подготовка плана закупок, контроль на не отклонение объема закупок у субъектов МСП, передача сведений на ЕИС;
  • подготовка документации о закупке – в системе автоматически формируются шаблоны закупочных документов на основании сведений, возникающих в процессе подготовки процедуры инициатором, передача согласованного проекта договора из Системы электронного документооборота (СЭД) в Систему управления закупочной деятельностью;
  • проведение закупочных процедур – проведение многолотовых закупок, интеграция с электронными торговыми площадками РТС-Тендер и Росэлторг (ЭТП);
  • рассмотрение заявок участников – предусмотрен инструмент передачи заявок участников на экспертное заключение в экспертную группу, экспертные заключения рассматриваются на очном заседании закупочной комиссии, результат очного заседания регистрируется в системе секретарем. Предусмотрена возможность автоматического формирования протокола по закупке;
  • заключение и исполнение договора – предусмотрена возможность заключения договора в электронной форме, проект договора размещается на ЭТП для подписания между сторонами в лице  победителя закупочной процедуры и Общества. Сведения об исполнении регистрируются в системе инициатором закупки и интегрируются на ЕИС; 
  • формирование отчетности – сведения об объеме оплат регистрируются и проходят полный цикл согласования в системе, утвержденные сведения консолидируются в ежемесячной и годовой отчетности. Предусмотрена возможность передачи сведений на ЕИС;
  • календарь закупщика – разработано автоматизированное рабочее место закупщика, которое консолидирует важную информацию по закупочным процедурам, информирует о сроках наступления нового этапа процедуры, позволяем передавать сведения (извещения, протоколы по закупке, план закупок, разъяснения закупочной документации и т. д.) на электронные торговые площадки в формате единого окна комплексного мониторинга.
5
Результаты проекта

Бизнес-процесс управления закупочной деятельностью автоматизирован для обеспечения выполнения функций по накоплению, хранению, передаче и обработке информации о закупочной деятельности АО «ГТЛК», осуществляемых в соответствии с нормами положения о закупках и требований Федерального закона «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 N 223-ФЗ.

Достигнутые цели по бизнес-процессу:

  • получен эффективный инструмент управления закупочной деятельностью компании;
  • обеспечена прозрачность, необходимая для управления закупочной деятельностью;
  • документы об инициации и проведении закупки связаны в единое целое с заключенными по итогу проведения процедур Договорами, включая детализированные сведений обо всех циклах прохождения процедуры;
  • обеспечена взаимосвязь процессов СЭД и закупочной деятельности;
  • прозрачность процесса выбора контрагента по регламентированным и нерегламентированным процедурам;
  • сокращение трудозатрат на подготовку и согласование закупочной документации;
  • снижение ошибок при подготовке отчетности.

Экономический эффект от внедрения

  • сокращение трудозатрат в подразделениях: 70%;
  • ускорение получения управленческой отчетности: 70%;
  • ускорение получения регламентированной отчетности: 60%;
  • сокращение производственных издержек: 30%;
  • сокращение операционных и административных расходов: 30%;
  • сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 50%;
  • ускорение обработки заказов 40%.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
320
АКСИОМА-СОФТ
Ноябрь 2019 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Публикации,
связанные
с проектом
Новости
25 ноября 2022
Шестнадцатый Международный конкурс выпускных квалификационных работ с использованием программных продуктов «1С». Организация конкурса в 2022-2023 учебном году

К участию в конкурсе приглашаются выпускники учебных заведений, ВКР которых защищена в 2022-2023 учебном году (период с 1 сентября 2022 г. по 31 августа 2023 г.) и выполнена с использованием платформы «1С:Предприятие 8» и/или конфигураций, созданных на ее основе.

22 ноября 2022
Интерес к решениям «1С» для корпоративного сектора привлек на 9-й Бизнес-форум 1С:ERP более 6000 руководителей и специалистов из 10 стран

28 октября 2022 года фирма «1С» провела 9-й Бизнес-форум 1С:ERP, посвященный внедрениям и развитию решений и сервисов «1С» для корпоративного рынка, предприятий крупного и среднего масштаба. После двух лет ограничений, связанных с пандемией, форум возобновил свою работу в очном формате, с онлайн-трансляцией всех секций.