Государственная транспортная лизинговая компания построила систему управления закупками на базе «1С:Управление холдингом», которая позволяет формировать единый реестр заявок на закупку, план закупок, контролировать отклонение объема закупок у субъектов МСП, передавать сведения на ЕИС. В системе автоматически формируются шаблоны закупочных документов на основании сведений, возникающих в процессе подготовки процедуры инициатором, согласованный проект договора передается из системы электронного документооборота в систему управления закупочной деятельностью. В результате проекта компания получила эффективный инструмент управления закупочной деятельностью, обеспечена необходимая прозрачность. Снизились трудозатраты на подготовку и согласование закупочной документации, уменьшилось количество ошибок при подготовке отчетности.
Государственная транспортная лизинговая компания (АО «ГТЛК») — крупнейшая лизинговая компания России, инструмент государственной политики управления и устойчивого развития транспортной отрасли России, входит в перечень системообразующих организаций российской экономики. ГТЛК обеспечивает реализацию государственной поддержки транспортной отрасли, формирование эффективной транспортной инфраструктуры, привлечение внебюджетных инвестиций, развитие отечественного машиностроения.
Цель проекта: создать систему автоматизации управления закупочной деятельностью общества.
Основные задачи, решение которых было возложено на внедряемую информационную систему:
- унификация бизнес-процессов управления закупочной деятельностью общества;
- существенное улучшение управляемости и прозрачности бизнес-процессов управления закупочной деятельностью;
- реализация настраиваемых процессов согласования документов в рамках регламентированных и нерегламентированных закупочных процедур на всех уровнях контроля;
- управление операционным риском выполнения операций, уменьшение влияния факторов ошибок и человеческого фактора при осуществлении соответствующих направлений деятельности:
- уменьшение времени на выполнение рутинных операций;
- снижение вероятности ошибок персонала при вводе данных за счет использования логического контроля, контрольных соотношений, исключения дублирования информации, должного распределения полномочий;
- повышение производительности труда (в том числе экономия рабочего времени и связанных экономических затрат) при выполнении процессов закупочной деятельности;
- снижение издержек и повышение скорости принятия решений по ключевым вопросам закупочной деятельности общества;
- улучшение качества мониторинга, анализа и контроля процессов управления закупочной деятельностью;
- улучшение качества отчетных и аналитических сведений, скорости их формирования, в том числе – в режиме реального времени;
- реализация механизмов автоматизированной подготовки, публикации и контроля размещения сведений об исполнении договоров, заключенных в соответствии с Федеральным законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 N 223-ФЗ на протяжении всего жизненного цикла.
До старта проекта компания не имела единого автоматизированного решения в рамках деятельности по управлению закупочной деятельностью. Основные факторы, послужившие причинами внедрения системы управления закупочной деятельностью:
- подготовка частей пакета закупочной документации велась в различных системах, согласование в бумажной форме;
- подготовка документации о закупке осуществлялась вручную, включая ручное заполнение форм извещения и связанных документов;
- в компании осуществлялся ручной контроль за соблюдением условий проведенной закупочной процедуры, а также условий заключения и размещения сведений об исполнении договоров на протяжении всего их жизненного цикла;
- отсутствовала автоматическая выгрузка данных об исполнении договоров на ЕИС, формирование пакета документов и рамещение на площадках ЭТП/ЕИС производилась в ручном режиме;
- присутствовала необходимость осуществлять ручной сбор внутренней и внешней отчетности, её консолидацией и передачу сведений на ЕИС.
Автоматизированная системы управления закупками в Государственной транспортной лизинговой компании создана на базе программного продукта «1С:Управление холдингом».
Система интегрирована в ИТ-ландшафт компании, разработаны механизмы интеграции с внешними системами, такими как:
- единая информационная система в сфере закупок (ЕИС) — в части обмена данными о заключении и исполнении договоров, а также сопроводительной закупочной информацией. Система использует сервисы интеграции с ЕИС, предоставляемые «1С», доработанные под требования проекта.
- электронные торговые площадки — в части обмена данными о проведении закупочных процедур. Система использует сервисы интеграции с ЭТП, предоставляемые «1С», доработанные под требования проекта.
- подготовка единого реестра заявок на закупку;
- подготовка плана закупок, контроль на не отклонение объема закупок у субъектов МСП, передача сведений на ЕИС;
- подготовка документации о закупке – в системе автоматически формируются шаблоны закупочных документов на основании сведений, возникающих в процессе подготовки процедуры инициатором, передача согласованного проекта договора из Системы электронного документооборота (СЭД) в Систему управления закупочной деятельностью;
- проведение закупочных процедур – проведение многолотовых закупок, интеграция с электронными торговыми площадками РТС-Тендер и Росэлторг (ЭТП);
- рассмотрение заявок участников – предусмотрен инструмент передачи заявок участников на экспертное заключение в экспертную группу, экспертные заключения рассматриваются на очном заседании закупочной комиссии, результат очного заседания регистрируется в системе секретарем. Предусмотрена возможность автоматического формирования протокола по закупке;
- заключение и исполнение договора – предусмотрена возможность заключения договора в электронной форме, проект договора размещается на ЭТП для подписания между сторонами в лице победителя закупочной процедуры и Общества. Сведения об исполнении регистрируются в системе инициатором закупки и интегрируются на ЕИС;
- формирование отчетности – сведения об объеме оплат регистрируются и проходят полный цикл согласования в системе, утвержденные сведения консолидируются в ежемесячной и годовой отчетности. Предусмотрена возможность передачи сведений на ЕИС;
- календарь закупщика – разработано автоматизированное рабочее место закупщика, которое консолидирует важную информацию по закупочным процедурам, информирует о сроках наступления нового этапа процедуры, позволяем передавать сведения (извещения, протоколы по закупке, план закупок, разъяснения закупочной документации и т. д.) на электронные торговые площадки в формате единого окна комплексного мониторинга.
Бизнес-процесс управления закупочной деятельностью автоматизирован для обеспечения выполнения функций по накоплению, хранению, передаче и обработке информации о закупочной деятельности АО «ГТЛК», осуществляемых в соответствии с нормами положения о закупках и требований Федерального закона «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 N 223-ФЗ.
Достигнутые цели по бизнес-процессу:
- получен эффективный инструмент управления закупочной деятельностью компании;
- обеспечена прозрачность, необходимая для управления закупочной деятельностью;
- документы об инициации и проведении закупки связаны в единое целое с заключенными по итогу проведения процедур Договорами, включая детализированные сведений обо всех циклах прохождения процедуры;
- обеспечена взаимосвязь процессов СЭД и закупочной деятельности;
- прозрачность процесса выбора контрагента по регламентированным и нерегламентированным процедурам;
- сокращение трудозатрат на подготовку и согласование закупочной документации;
- снижение ошибок при подготовке отчетности.
Экономический эффект от внедрения
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 70%;
- ускорение получения управленческой отчетности: 70%;
- ускорение получения регламентированной отчетности: 60%;
- сокращение производственных издержек: 30%;
- сокращение операционных и административных расходов: 30%;
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 50%;
- ускорение обработки заказов 40%.
