||
Краткое описание

В TNG Holdings построили система электронного документооборота на базе «1C:Document Management». Созданы шаблоны процессов, специфические для подразделений / компаний. Организовано централизованное хранение документов. Теперь все сотрудники имеют доступ к документам из любой точки мира. Сокращено время передачи документов между отделами.

TNG Holdings
Заказчик

TNG Holdings — один из крупнейших холдингов во Вьетнаме в таких областях, как: девелопмент и управление недвижимостью, аренда недвижимости, торговля и услуги, гостиницы и курорты, энергетика, сельское хозяйство, финансовые и банковские услуги.

1
Цели и задачи

Основная цель проекта: обеспечить централизованное управление документами и потоком задач внутри холдинга, имеющего сложную управленческую структуру.

Основные задачи проекта:

  1. Цифровизировать и организовать контроль сложных многоступенчатых процессов, настроенных в соответствии с требованиями департаментов, субхолдингов и их дочерних компаний.
  2. Централизовать управление документами (документы, договоры, запросы) в департаментах, субхолдингах и их дочерних компаниях.
  3. Повысить эффективность обработки документов и выполнении заданий.
  4. Организовать архив с быстрым доступом для тысяч документов.
  5. Быстро получать отчеты, связанные с документами, задачами и исполнительской дисциплиной.
  6. Обеспечить быстрый поиск документов в любое время и в любом месте, в также легкий обмен информацией.
2
Ситуация до старта проекта

В течение более чем 25 лет развития «TNG Holdings Vietnam» всегда уделял особое внимание применению информационных технологий в операционной и коммерческой деятельности холдинга, для повышения производительности труда сотрудников, а также улучшения качества обслуживания клиентов.

Для реализации проекта «Трансформация методов работы» «TNG Holdings Vietnam» выбрал программный продукт «1С» как одно из решений для улучшения методов управления, обработки и хранения документов внутри холдинга. За 6 месяцев реализации проект помог сделать этапы обработки документов прозрачными и улучшить процессы и процедуры внутреннего документооборота.

Ситуация до старта проекта:

  1. Часть документов хранилась на локальных персональных компьютерах.
  2. Потеря документов при увольнении/переходе сотрудника. После увольнения или ухода не все бумажные и электронные документы передавались ответственному сотруднику, что вело к потере и сложности в поиске документа.
  3. Существенные затраты на канцелярские материалы и печать, a также на пересылку документов.
  4. Процесс и обмен информации между сотрудниками и компаниями происходили с помощью «зоопарка» систем обмена текстовыми сообщениями (мессенджеров и email).
  5. Процесс утверждения документов, договоров и заявок осуществлялся по традиционному способу, то есть «ногами».
  6. Cотрудники испытывали трудности в отслеживании состояния документа после отправки на обработку: утвержден ли документ руководством, где находится, у кого на руках документ.
3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе «1C:Document Management». Автоматизированы следующие функции:

  1. Управление документами.
  2. Управление процессами.
  3. Учет и планирование рабочего времени.
  4. Контроль исполнительской дисциплины.
  5. Мобильное приложение.
  6. Архив документов.

Особенности технической архитектуры:

  1. Аутентификация через сервер OpenID заказчика.
  2. Повышенная отказоустойчивость — реализована через фронтенд на серверах «NGINX» в режиме отказоустойчивости с помощью keepalive, связкой кластера серверов «1С» и веб-серверов Apache в режиме отказоустойчивости.
  3. Кластер серверов «1С», обеспечивающий отказоустойчивость, работает также в режиме распределения нагрузки между рабочими серверами.
4
Особенности и уникальность проекта

Основные характеристики проекта, которые определили его уникальность:

  1. Масштаб и архитектура.
  2. Три языка интерфейса (вьетнамский\английский\русский)
  3. Объем загруженного в «1C:Document Management» (внутр. назв. у Заказчика — «E-OFFICE») архива документов.
  4. Шаблоны процессов, специфические для подразделений/компаний с разграничением доступа по правам.
  5. Инструкции и видео инструкции созданы под конкретные особенности TNG.
5
Результаты проекта
  1. Созданы шаблоны процессов, специфические для подразделений / компаний.
  2. Организовано централизованное хранение документов. Теперь все сотрудники имеют доступ к документам согласно правам из любой точки мира.
  3. Организован быстрый обмен информацией между сотрудниками разных компаний.
  4. Сокращено время передачи документов между отделами, обеспечено быстрое согласование и утверждение внутренних документов на мобильном приложении.
  5. Доступно отслеживание состояния документа после отправки на обработку без «головной боли» и потери времени.
  6. Быстрое получение отчетов — фактор, помогающий руководителям с высокой точностью и надежностью оценить эффективность работы каждого сотрудника.
  7. Несомненно, TNG положительно оценит, дальнейшее развитие решения «1С:Document Management» («E-OFFICE») в части современного и дружественного интерфейса, оптимизации действий при работе пользователей, чтобы сделать решение еще более легким в использовании.
Версия для печати
Вход для
партнеров
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Публикации,
связанные
с проектом
Новости
31 января 2023
Стартует конкурс для преподавателей вузов «Внедрение учебных дисциплин по тематике ERP в образовательный процесс высших учебных заведений» 2023/2024 учебного года. Приз победителю - 1 млн рублей!

Общественно полезные цели проведения Конкурса – подготовка квалифицированных специалистов для решения задач автоматизации и цифровизации предприятий и организаций страны, в том числе, разработки и внедрения современных программных продуктов для автоматизации и цифровизации бизнеса. Подача заявок: до 15 декабря 2023 года включительно.

31 января 2023
Подведены итоги конкурса для преподавателей вузов «Внедрение учебных дисциплин по тематике ERP в образовательный процесс высших учебных заведений» 2022/2023 учебного года

В 2022/2023 учебном году участники конкурса должны были внедрить в учебные планы и реализовать дисциплины из разработанных фирмой «1С» шаблонных образовательных программ бакалавриата и магистратуры по прикладной разработке...