В TNG Holdings построили система электронного документооборота на базе «1C:Document Management». Созданы шаблоны процессов, специфические для подразделений / компаний. Организовано централизованное хранение документов. Теперь все сотрудники имеют доступ к документам из любой точки мира. Сокращено время передачи документов между отделами.
TNG Holdings — один из крупнейших холдингов во Вьетнаме в таких областях, как: девелопмент и управление недвижимостью, аренда недвижимости, торговля и услуги, гостиницы и курорты, энергетика, сельское хозяйство, финансовые и банковские услуги.
Основная цель проекта: обеспечить централизованное управление документами и потоком задач внутри холдинга, имеющего сложную управленческую структуру.
Основные задачи проекта:
- Цифровизировать и организовать контроль сложных многоступенчатых процессов, настроенных в соответствии с требованиями департаментов, субхолдингов и их дочерних компаний.
- Централизовать управление документами (документы, договоры, запросы) в департаментах, субхолдингах и их дочерних компаниях.
- Повысить эффективность обработки документов и выполнении заданий.
- Организовать архив с быстрым доступом для тысяч документов.
- Быстро получать отчеты, связанные с документами, задачами и исполнительской дисциплиной.
- Обеспечить быстрый поиск документов в любое время и в любом месте, в также легкий обмен информацией.
В течение более чем 25 лет развития «TNG Holdings Vietnam» всегда уделял особое внимание применению информационных технологий в операционной и коммерческой деятельности холдинга, для повышения производительности труда сотрудников, а также улучшения качества обслуживания клиентов.
Для реализации проекта «Трансформация методов работы» «TNG Holdings Vietnam» выбрал программный продукт «1С» как одно из решений для улучшения методов управления, обработки и хранения документов внутри холдинга. За 6 месяцев реализации проект помог сделать этапы обработки документов прозрачными и улучшить процессы и процедуры внутреннего документооборота.
Ситуация до старта проекта:
- Часть документов хранилась на локальных персональных компьютерах.
- Потеря документов при увольнении/переходе сотрудника. После увольнения или ухода не все бумажные и электронные документы передавались ответственному сотруднику, что вело к потере и сложности в поиске документа.
- Существенные затраты на канцелярские материалы и печать, a также на пересылку документов.
- Процесс и обмен информации между сотрудниками и компаниями происходили с помощью «зоопарка» систем обмена текстовыми сообщениями (мессенджеров и email).
- Процесс утверждения документов, договоров и заявок осуществлялся по традиционному способу, то есть «ногами».
- Cотрудники испытывали трудности в отслеживании состояния документа после отправки на обработку: утвержден ли документ руководством, где находится, у кого на руках документ.
Система электронного документооборота построена на базе «1C:Document Management». Автоматизированы следующие функции:
- Управление документами.
- Управление процессами.
- Учет и планирование рабочего времени.
- Контроль исполнительской дисциплины.
- Мобильное приложение.
- Архив документов.
Особенности технической архитектуры:
- Аутентификация через сервер OpenID заказчика.
- Повышенная отказоустойчивость — реализована через фронтенд на серверах «NGINX» в режиме отказоустойчивости с помощью keepalive, связкой кластера серверов «1С» и веб-серверов Apache в режиме отказоустойчивости.
- Кластер серверов «1С», обеспечивающий отказоустойчивость, работает также в режиме распределения нагрузки между рабочими серверами.
Основные характеристики проекта, которые определили его уникальность:
- Масштаб и архитектура.
- Три языка интерфейса (вьетнамский\английский\русский)
- Объем загруженного в «1C:Document Management» (внутр. назв. у Заказчика — «E-OFFICE») архива документов.
- Шаблоны процессов, специфические для подразделений/компаний с разграничением доступа по правам.
- Инструкции и видео инструкции созданы под конкретные особенности TNG.
- Созданы шаблоны процессов, специфические для подразделений / компаний.
- Организовано централизованное хранение документов. Теперь все сотрудники имеют доступ к документам согласно правам из любой точки мира.
- Организован быстрый обмен информацией между сотрудниками разных компаний.
- Сокращено время передачи документов между отделами, обеспечено быстрое согласование и утверждение внутренних документов на мобильном приложении.
- Доступно отслеживание состояния документа после отправки на обработку без «головной боли» и потери времени.
- Быстрое получение отчетов — фактор, помогающий руководителям с высокой точностью и надежностью оценить эффективность работы каждого сотрудника.
- Несомненно, TNG положительно оценит, дальнейшее развитие решения «1С:Document Management» («E-OFFICE») в части современного и дружественного интерфейса, оптимизации действий при работе пользователей, чтобы сделать решение еще более легким в использовании.
