Группа «РусГидро» создала информационную систему обработки, электронного архива первичных финансово-хозяйственных документов и ЮЗЭДО на базе «1С:Документооборот». По завершению проекта повысилась прозрачность процессов ведения общехозяйственной деятельности в четырех компаниях, входящих в РусГидро. До 50% ускорилось получение управленческой отчетности, регламентированная отчетность формируется на 60% быстрее. Расходы на материальные ресурсы сократились на 5%.
Основые цели проекта:
- повысить прозрачность и управляемости процессов документооборота, отражающего хозяйственную деятельность подконтрольных обществ группы «РусГидро»;
- повысить эффективность и скорость обработки документов;
- сократить затраты на ведение бухгалтерского учета;
- оптимизировать корпоративные бизнес-процесы.
Детализация целей проекта включает следующие подзадачи:
- организация единого электронного хранилища скан-образов бумажных и электронных первичных бухгалтерских документов;
- оптимизация и автоматизация процессов взаимной передачи первичных финансово-хозяйственных документов дочерних зависимых обществ группы (далее — ДЗО) с контрагентами;
- оптимизация процессов поиска, подбора документов по запросам внешних потребителей (аудиторы, контролирующие органы, суды) и коммерческим потребностям;
- повышение уровня контроля качества, полноты и достаточности содержания финансово-хозяйственных документов;
- повышение уровня контроля полноты и корректности отражения в учете первичных учетных документов;
- сокращение бумажного документооборота;
- исключение потери документов;
- ускорение процессов отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете (далее — БНУ) и сокращение сроков закрытия периодов;
- создание предпосылок для дальнейшего перевода всех процессов группы, ориентированных на работу с первичными бухгалтерскими документами, на работу с электронными скан-образами документов в системе электронного архива (далее — СЭА) и электронными документами в юридически значимом электронном документооброте.
Для реализации основной цели проекта было необходимо создание единой системы обработки и хранения первичных финансово-хозяйственных документов, а также обмена юридически значимыми электронными документами (далее — ЮЗЭДО) на базе «1С:Документооборот» для 10 подконтрольных обществ группы «РусГидро» (далее — группа).
В рамках проекта требовалось обеспечить автоматизацию процессов:
- приемки, регистрации и учета поступающих документов;
- регистрации и отправки документов контрагентам;
- штрихкодирования и сканирования документов;
- контроля возвратов оригиналов первичных документов, отправленных контрагентам;
- передачи документов между центрами приема первичной документации и центрами отражения в БНУ;
- внутреннего согласования (акцептации), утверждения, подписания электронными подписями документов, направляемых или получаемых от контрагентов;
- формирования отчетности по операциям обработки финансово-хозяйственных документов.
- регистрации и хранения договоров в электронном виде.
Задачи проекта:
- Формирование схем процессов обработки первичных финансово-хозяйственных документов в логике передачи бухгалтерской функции в ОЦО.
- Проектирование и разработка шаблонного решения, которое в дальнейшем подлежит тиражированию на подконтрольные общества Группы «РусГидро».
- Настройка интеграции с учетной системой «1С:Управление производственным предприятием» и сторонним оператором ЭДО.
- Пилотное внедрение проекта.
- Тиражирование решения на подконтрольные общества.
- Проведение нагрузочного тестирования.
- Миграция исторических данных.
В августе 2018 года в «РусГидро» была образована рабочая группа, которая состояла из представителей разных департаментов и служб. Последующие несколько месяцев ушли на изучение и обобщение опыта работы общих центров обслуживания, который наработали коллеги как в аналогичной отрасли, так и в смежных отраслях.
Основными предпосылками создания общего центра обслуживания (далее — ОЦО) в Группе «РусГидро» были:
- Наличие у материнской компании большой сети филиалов с широкой географической разветвленностью по территории всей страны — от Дальнего Востока до европейской части России, в которой работал персонал, ведущий бухгалтерский и налоговый учет.
- В группу входит большое количество дочерних обществ (ДЗО), которые занимаются различными сферами деятельности в энергетике и в других смежных областях. Каждая организация имела собственные бухгалтерские и учетные службы со своим расширенным штатом сотрудников.
- Перед каждой компанией группы стояли задачи по сокращению затрат на обслуживающие функции, а также задачи по повышению производительности труда и снижению сроков подготовки различных видов отчетности без потери качества.
- Требовалась единая методология учета и отчетности по всей группе.
- Существовала постоянная потребность повышать уровень автоматизации обслуживающих функций и реализовывать лучшие практики.
В результате создания ОЦО планировалось:
- повысить эффективность бухгалтерской функции и сократить затраты, за счет внедрения единого подхода к операциям, повысить качество бизнес-процессов;
- сократить сроки подготовки отчетов и реагирование на любые запросы;
- увеличить уровень доверия к отчетности со стороны любых проверяющих и контролирующих органов за счет применения единых правил и подходов к подготовке отчетности (аудиторы, налоговая инспекция, Счетная палата, Минэнерго или любые другие структуры).
01.07.2019 было создан общий центр обслуживания, выполняющий функции бухгалтерского и налогового учета и формирования отчетности в группе «РусГидро».
Для достижения поставленных для ОЦО целей требовалась автоматизация процессов работы с первичными финансово-хозяйственными документами.
Для обеспечения этой задачи был инициирован проект по внедрению системы электронного архива первичных финансово-хозяйственных документов и электронного обмена юридически значимыми документами на базе «1С:Документооборот».
Выбор основного программного продукта был связан, прежде всего, с тем, что функциональные возможности программного продукта соответствовали требованиям группы:
- соответствие функциональным требованиям, российским нормам документооборота: функциональность электронного архива;
- поддержка распределенной архитектуры;
- работоспособность при больших объемах данных;
- приемлемая стоимость лицензий, программного обеспечения и стоимости владения системой;
- распространенность на рынке, перспективность развития;
- возможность сопровождения и развития силами внутренней команды.
Для реализации целевых процессов была спроектирована и разработана «Информационная система обработки электронного архива первичных финансово-хозяйственных документов и электронного обмена юридически значимыми документами» (далее — система) на основе продукта «1С:Документооборот».
Этапы проекта:
- На первом этапе проводилось обследование процессов подконтрольных обществ группы «РусГидро».
- На основании данных обследования были спроектированы целевые процессы обработки первичных бухгалтерских документов и договоров, которые позволяли обеспечить взаимодействие между сотрудниками бизнес-подразделений Обществ и сотрудниками Общего центра обслуживания (далее — ОЦО), выполняющего бухгалтерскую функцию в данных обществах.
- Пилотное внедрение прототипа системы проходило в компании АО «Дальневосточная генерирующая компания».
Прототип системы на этапе пилота включал следующие блоки:
- Блок работы с договорными документами, включающий в себя карточку договора, в которую были добавлены 40 реквизитов, и интеграция между «1С:Документооборот» и «1С:Управление производственным предприятием» (далее «1С:УПП») для обеспечения миграции договорных документов и процессы для работы с договорами.
- Блок работы с первичными бухгалтерскими документами, включающий карточку бухгалтерского документа (добавлены 15 реквизитов), специально разработанный процесс обработки бухгалтерских документов, механизм штрихкодирования исходящих документов формируемых в «1С:УПП», рабочее место сканировщика и интеграцию между «1С:Документооборот» и «1С:УПП» для передачи данных штрихкодированных документов.
- Интеграция между «1С:Документооборот» и «1С:УПП» для централизованного ведения нормативно-справочной информации.
Общая архитектура ЮЗЭДО
Блок штрихокдирования позволяет распознать штрих-код на бланке документа и автоматически прикрепить скан-образ документа в карточку документа, которая заранее автоматически создается на основе данных, полученных с помощью интеграции с «1С:Управление производственным предприятием».
Основные показатели масштаба проекта:
- 10 предприятий группы;
- более 500 доработок функционала типового решения,
- 22649 человеко-часов,
- 8119 АРМ;
- большой объем интеграционных требований со сторонними корпоративными системами;
- произведена миграция более 500 000 объектов исторических данных.
- Реализован «Интерфейс сканировщика», позволяющий через интерфейс «1С:Документооборота» выполнять операции со страницами отсканированных документов (разделение на документы, пере сканирование отдельных страниц, изменение порядка, вставка штрих-кода), работать с пакетами, заполнять необходимые реквизиты, проводить правку документов.
- Обеспечение взаимодействия «1С:Документооборота» с оператором ЭДО, который не входит в типовое решение 1С-ЭДО.
- Бесшовная интеграция модуля сторонней системы ЭДО и «1С:Документооборот», с помощью которой работа пользователя происходит в одном окне: прием и отправка электронных документов осуществляется напрямую в системе «1С:Документооборот», что существенно упрощает работу пользователей. Старт процессов обработки документов по входящим электронным документам происходит автоматически на основании созданной карточки документа.
- Реализован функционал бесшовной интеграции с системой «1С:Управление производственным предприятием», который отсутствует в типовом решении данного программного продукта.
- Широкая географическая распределенность подразделений, входящих в контур автоматизации (от г. Нижнего Новгорода (на западе) до г. Петропавсковск-Камчатский (на востоке), от г. Анадырь (на севере) до г. Владивосток (на юге)).
- Работа компании в разных часовых поясах (разница во времени достигает 9-ти часов).
- Сложный организационный контур управления проектом: участие в проекте сотрудников управляющей компании ПАО «РусГидро», большого количества подконтрольных Обществ, сервисной организации «РусГидро ИТ Сервис» и нескольких ИТ-подрядчиков со стороны «РусГидро».
- Большое количество пользователей (более 8000).
Ускорилось получение управленческой отчетности
Сократились расходы на материальные ресурсы
По завершению проекта повысилась прозрачность процессов ведения общехозяйственной деятельности в компаниях, входящих в Группу «РусГидро».
Автоматизация процессов обработки финансовых документов способствовала:
- оптимизации процессов взаимной передачи первичных финансово-хозяйственных документов подконтрольных обществ с контрагентами, как внутри группы, так и с внешними контрагентами;
- оптимизации процессов поиска, подбора документов по запросам внешних потребителей (аудиторы, контролирующие органы, суды) и коммерческим потребностям;
- повышению уровня контроля качества, полноты и достаточности содержания финансово-хозяйственных документов;
- повышению уровня контроля полноты и корректности отражения в учете первичных учетных документов;
- созданию предпосылок для дальнейшего перевода иных процессов группы, использующих первичные хозяйственные документы на работу, со скан-образами и электронными документами посредством электронного архива в системе;
- сокращению бумажного документооборота;
- исключению потери документов;
- ускорению процессов отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете.
- до 50% ускорилось получение управленческой отчетности;
- до 60% ускорилось получение регламентированной отчетности;
- на 5% сократились расходы на материальные ресурсы.
