||
Краткое описание

Группа «РусГидро» создала информационную систему обработки, электронного архива первичных финансово-хозяйственных документов и ЮЗЭДО на базе «1С:Документооборот». По завершению проекта повысилась прозрачность процессов ведения общехозяйственной деятельности в четырех компаниях, входящих в РусГидро. До 50% ускорилось получение управленческой отчетности, регламентированная отчетность формируется на 60% быстрее. Расходы на материальные ресурсы сократились на 5%. 

ПАО «РусГидро»
Заказчик

ПАО «РусГидро» — крупнейший российский энергетический холдинг, лидер в производстве энергии на базе возобновляемых источников. Группа объединяет более 60 гидроэлектростанций в России, тепловые электростанции и электросетевые активы на Дальнем Востоке, а также энергосбытовые компании и научно-проектные институты.

1
Цели и задачи

Основые цели проекта:

  • повысить прозрачность и управляемости процессов документооборота, отражающего хозяйственную деятельность подконтрольных обществ группы «РусГидро»;
  • повысить эффективность и скорость обработки документов;
  • сократить затраты на ведение бухгалтерского учета;
  • оптимизировать корпоративные бизнес-процесы.

Детализация целей проекта включает следующие подзадачи:

  • организация единого электронного хранилища скан-образов бумажных и электронных первичных бухгалтерских документов;
  • оптимизация и автоматизация процессов взаимной передачи первичных финансово-хозяйственных документов дочерних зависимых обществ группы (далее — ДЗО) с контрагентами;
  • оптимизация процессов поиска, подбора документов по запросам внешних потребителей (аудиторы, контролирующие органы, суды) и коммерческим потребностям;
  • повышение уровня контроля качества, полноты и достаточности содержания финансово-хозяйственных документов;
  • повышение уровня контроля полноты и корректности отражения в учете первичных учетных документов;
  • сокращение бумажного документооборота;
  • исключение потери документов;
  • ускорение процессов отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете (далее — БНУ) и сокращение сроков закрытия периодов;
  • создание предпосылок для дальнейшего перевода всех процессов группы, ориентированных на работу с первичными бухгалтерскими документами, на работу с электронными скан-образами документов в системе электронного архива (далее — СЭА) и электронными документами в юридически значимом электронном документооброте.

Для реализации основной цели проекта было необходимо создание единой системы обработки и хранения первичных финансово-хозяйственных документов, а также обмена юридически значимыми электронными документами (далее — ЮЗЭДО) на базе «1С:Документооборот» для 10 подконтрольных обществ группы «РусГидро» (далее — группа).

В рамках проекта требовалось обеспечить автоматизацию процессов:

  • приемки, регистрации и учета поступающих документов;
  • регистрации и отправки документов контрагентам;
  • штрихкодирования и сканирования документов;
  • контроля возвратов оригиналов первичных документов, отправленных контрагентам;
  • передачи документов между центрами приема первичной документации и центрами отражения в БНУ;
  • внутреннего согласования (акцептации), утверждения, подписания электронными подписями документов, направляемых или получаемых от контрагентов;
  • формирования отчетности по операциям обработки финансово-хозяйственных документов.
  • регистрации и хранения договоров в электронном виде.

Задачи проекта:

  1. Формирование схем процессов обработки первичных финансово-хозяйственных документов в логике передачи бухгалтерской функции в ОЦО.
  2. Проектирование и разработка шаблонного решения, которое в дальнейшем подлежит тиражированию на подконтрольные общества Группы «РусГидро».
  3. Настройка интеграции с учетной системой «1С:Управление производственным предприятием» и сторонним оператором ЭДО.
  4. Пилотное внедрение проекта.
  5. Тиражирование решения на подконтрольные общества.
  6. Проведение нагрузочного тестирования.
  7. Миграция исторических данных.
2
Ситуация до старта проекта

В августе 2018 года в «РусГидро» была образована рабочая группа, которая состояла из представителей разных департаментов и служб. Последующие несколько месяцев ушли на изучение и обобщение опыта работы общих центров обслуживания, который наработали коллеги как в аналогичной отрасли, так и в смежных отраслях.

Основными предпосылками создания общего центра обслуживания (далее — ОЦО) в Группе «РусГидро» были:

  1. Наличие у материнской компании большой сети филиалов с широкой географической разветвленностью по территории всей страны — от Дальнего Востока до европейской части России, в которой работал персонал, ведущий бухгалтерский и налоговый учет.
  2. В группу входит большое количество дочерних обществ (ДЗО), которые занимаются различными сферами деятельности в энергетике и в других смежных областях. Каждая организация имела собственные бухгалтерские и учетные службы со своим расширенным штатом сотрудников.
  3. Перед каждой компанией группы стояли задачи по сокращению затрат на обслуживающие функции, а также задачи по повышению производительности труда и снижению сроков подготовки различных видов отчетности без потери качества.
  4. Требовалась единая методология учета и отчетности по всей группе.
  5. Существовала постоянная потребность повышать уровень автоматизации обслуживающих функций и реализовывать лучшие практики.

В результате создания ОЦО планировалось:

  • повысить эффективность бухгалтерской функции и сократить затраты, за счет внедрения единого подхода к операциям, повысить качество бизнес-процессов;
  • сократить сроки подготовки отчетов и реагирование на любые запросы;
  • увеличить уровень доверия к отчетности со стороны любых проверяющих и контролирующих органов за счет применения единых правил и подходов к подготовке отчетности (аудиторы, налоговая инспекция, Счетная палата, Минэнерго или любые другие структуры).

01.07.2019 было создан общий центр обслуживания, выполняющий функции бухгалтерского и налогового учета и формирования отчетности в группе «РусГидро».

Для достижения поставленных для ОЦО целей требовалась автоматизация процессов работы с первичными финансово-хозяйственными документами.

Для обеспечения этой задачи был инициирован проект по внедрению системы электронного архива первичных финансово-хозяйственных документов и электронного обмена юридически значимыми документами на базе «1С:Документооборот».

Выбор основного программного продукта был связан, прежде всего, с тем, что функциональные возможности программного продукта соответствовали требованиям группы:

  • соответствие функциональным требованиям, российским нормам документооборота: функциональность электронного архива;
  • поддержка распределенной архитектуры;
  • работоспособность при больших объемах данных;
  • приемлемая стоимость лицензий, программного обеспечения и стоимости владения системой;
  • распространенность на рынке, перспективность развития;
  • возможность сопровождения и развития силами внутренней команды.
3
Архитектура решения и масштаб проекта

Для реализации целевых процессов была спроектирована и разработана «Информационная система обработки электронного архива первичных финансово-хозяйственных документов и электронного обмена юридически значимыми документами» (далее — система) на основе продукта «1С:Документооборот».

Этапы проекта:

  1. На первом этапе проводилось обследование процессов подконтрольных обществ группы «РусГидро».
  2. На основании данных обследования были спроектированы целевые процессы обработки первичных бухгалтерских документов и договоров, которые позволяли обеспечить взаимодействие между сотрудниками бизнес-подразделений Обществ и сотрудниками Общего центра обслуживания (далее — ОЦО), выполняющего бухгалтерскую функцию в данных обществах.
  3. Пилотное внедрение прототипа системы проходило в компании АО «Дальневосточная генерирующая компания».

Прототип системы на этапе пилота включал следующие блоки:

  1. Блок работы с договорными документами, включающий в себя карточку договора, в которую были добавлены 40 реквизитов, и интеграция между «1С:Документооборот» и «1С:Управление производственным предприятием» (далее «1С:УПП») для обеспечения миграции договорных документов и процессы для работы с договорами.
  2. Блок работы с первичными бухгалтерскими документами, включающий карточку бухгалтерского документа (добавлены 15 реквизитов), специально разработанный процесс обработки бухгалтерских документов, механизм штрихкодирования исходящих документов формируемых в «1С:УПП», рабочее место сканировщика и интеграцию между «1С:Документооборот» и «1С:УПП» для передачи данных штрихкодированных документов.
  3. Интеграция между «1С:Документооборот» и «1С:УПП» для централизованного ведения нормативно-справочной информации.



1C_RUS_Hydro_Shema_1.jpg

Общая архитектура ЮЗЭДО

1C_RUS_Hydro_Shema_2.jpg

Блок штрихкодирования

Блок штрихокдирования позволяет распознать штрих-код на бланке документа и автоматически прикрепить скан-образ документа в карточку документа, которая заранее автоматически создается на основе данных, полученных с помощью интеграции с «1С:Управление производственным предприятием».

Основные показатели масштаба проекта:

  • 10 предприятий группы;
  • более 500 доработок функционала типового решения, 
  • 22649 человеко-часов, 
  • 8119 АРМ;
  • большой объем интеграционных требований со сторонними корпоративными системами;
  • произведена миграция более 500 000 объектов исторических данных.
4
Особенности и уникальность проекта
  1. Реализован «Интерфейс сканировщика», позволяющий через интерфейс «1С:Документооборота» выполнять операции со страницами отсканированных документов (разделение на документы, пере сканирование отдельных страниц, изменение порядка, вставка штрих-кода), работать с пакетами, заполнять необходимые реквизиты, проводить правку документов.
  2. Обеспечение взаимодействия «1С:Документооборота» с оператором ЭДО, который не входит в типовое решение 1С-ЭДО.
  3. Бесшовная интеграция модуля сторонней системы ЭДО и «1С:Документооборот», с помощью которой работа пользователя происходит в одном окне: прием и отправка электронных документов осуществляется напрямую в системе «1С:Документооборот», что существенно упрощает работу пользователей. Старт процессов обработки документов по входящим электронным документам происходит автоматически на основании созданной карточки документа.
  4. Реализован функционал бесшовной интеграции с системой «1С:Управление производственным предприятием», который отсутствует в типовом решении данного программного продукта.
  5. Широкая географическая распределенность подразделений, входящих в контур автоматизации (от г. Нижнего Новгорода (на западе) до г. Петропавсковск-Камчатский (на востоке), от г. Анадырь (на севере) до г. Владивосток (на юге)).
  6. Работа компании в разных часовых поясах (разница во времени достигает 9-ти часов).
  7. Сложный организационный контур управления проектом: участие в проекте сотрудников управляющей компании ПАО «РусГидро», большого количества подконтрольных Обществ, сервисной организации «РусГидро ИТ Сервис» и нескольких ИТ-подрядчиков со стороны «РусГидро».
  8. Большое количество пользователей (более 8000).
5
Результаты проекта

Ускорилось получение управленческой отчетности

50%

Сократились расходы на материальные ресурсы

5%

По завершению проекта повысилась прозрачность процессов ведения общехозяйственной деятельности в компаниях, входящих в Группу «РусГидро».
Автоматизация процессов обработки финансовых документов способствовала:

  • оптимизации процессов взаимной передачи первичных финансово-хозяйственных документов подконтрольных обществ с контрагентами, как внутри группы, так и с внешними контрагентами;
  • оптимизации процессов поиска, подбора документов по запросам внешних потребителей (аудиторы, контролирующие органы, суды) и коммерческим потребностям;
  • повышению уровня контроля качества, полноты и достаточности содержания финансово-хозяйственных документов;
  • повышению уровня контроля полноты и корректности отражения в учете первичных учетных документов;
  • созданию предпосылок для дальнейшего перевода иных процессов группы, использующих первичные хозяйственные документы на работу, со скан-образами и электронными документами посредством электронного архива в системе;
  • сокращению бумажного документооборота;
  • исключению потери документов;
  • ускорению процессов отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете.
После ввода в эксплуатацию удалось посчитать некоторые показатели экономической эффективности от проекта:
  • до 50% ускорилось получение управленческой отчетности;
  • до 60% ускорилось получение регламентированной отчетности;
  • на 5% сократились расходы на материальные ресурсы.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
8,1
тыс
Отрасль
Банки
1С-КПД
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Октябрь 2019 —
Федеральный масштаб
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Новости
31 января 2023
Стартует конкурс для преподавателей вузов «Внедрение учебных дисциплин по тематике ERP в образовательный процесс высших учебных заведений» 2023/2024 учебного года. Приз победителю - 1 млн рублей!

Общественно полезные цели проведения Конкурса – подготовка квалифицированных специалистов для решения задач автоматизации и цифровизации предприятий и организаций страны, в том числе, разработки и внедрения современных программных продуктов для автоматизации и цифровизации бизнеса. Подача заявок: до 15 декабря 2023 года включительно.

31 января 2023
Подведены итоги конкурса для преподавателей вузов «Внедрение учебных дисциплин по тематике ERP в образовательный процесс высших учебных заведений» 2022/2023 учебного года

В 2022/2023 учебном году участники конкурса должны были внедрить в учебные планы и реализовать дисциплины из разработанных фирмой «1С» шаблонных образовательных программ бакалавриата и магистратуры по прикладной разработке...