Управляющая компания «ПЕРВАЯ» построила систему электронного документооборота на базе продукта «1С:Документооборот КОРП». В результате сократилось время поиска и обработки необходимой информации, согласования и регистрации документов, повысилась эффективность и исполнительская дисциплина сотрудников.
Управляющая компания «ПЕРВАЯ» — одна из старейших, крупнейших управляющих компаний в РФ. Совокупный объем активов под управлением на 30 сентября 2022 года составляет 1,44 трлн руб.
Цели проекта:
- автоматизировать документооборот;
- организовать единое информационное пространство для обработки и хранения документов.
Задача проекта: создать общекорпоративную систему электронного документооборота (СЭД) на базе программного продукта «1С:Документооборот 8» (ред. 3.0).
Ранее используемая СЭД была реализована на базе ECM-платформы «WSS Docs» (система электронного документооборота на базе MS SharePoint Foundation). Система имела ряд недостатков:
- сложное сопровождение и обновление;
- определенные ограничения по работе с бизнес-процессами;
- отсутствие готовых механизмов для интеграций с другими корпоративными системами.
Кроме того, система морально устарела, как с точки зрения архитектуры, так и в части интерфейса.
Для целей проекта и была выбрана современная ECM-система на платформе «1С:Предприятие 8» самой последней редакции — «1С:Документооборот 8. КОРП. Редакция 3.0». Версия КОРП программного продукта «1С:Документооборот 8» была выбрана как наиболее соответствующая по функционалу и должна была решить вопросы, накопившиеся при использовании исторической СЭД. Кроме того, версия «КОРП» подходила для компаний со сложной организационной структурой и документооборотом.
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот 8. КОРП. Редакция 3.0».
В соответствии с задачами проекта для внедрения СЭД в УК «ПЕРВАЯ» были выбраны модули:
- обработка входящих документов;
- обработка исходящих документов;
- обработка приказов и распоряжений;
- обработка служебных записок;
- обработка договорных документов;
- обработка обращений;
- обработка протоколов;
- учет проектов;
- контроль исполнительской дисциплины.
Схема архитектуры
Масштаб проекта:
- Количество рабочих мест — 400.
- Количество информационных баз — 1.
- Количество документов, обрабатываемых в месяц:
-
- внутренние документы: 300,
- входящие документы: 600,
- исходящие документы: 300.
Данный проект является уникальным по нескольким причинам:
- разработан загрузчик (внешняя обработка) для формирования НСИ в «1С:Документооборот» (справочники структура предприятия, сотрудники, пользователи, контрагенты);
- выполнена настройка хранения файлов в томах на диске, в зависимости от видов электронных документов и различных условий, например «хранение персональных данных»;
- выполнено разграничение прав доступа к документам, в соответствии с различными политиками (вид документа, подразделение, контрагент), использование грифов доступа.
Ускорение процедур согласования документов
Ускорение поиска нужного документа
Внедрение СЭД на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в компании УК «ПЕРВАЯ» позволило:
- сократить время поиска и обработки необходимой информации;
- сократить время на согласование документов;
- сократить длительность регистрации документов;
- повысить эффективность и исполнительскую дисциплину сотрудников;
- обеспечить контроль над своевременный выполнением задач, улучшить взаимодействие между подразделениями;
- повысить управляемость в компании;
- обеспечить безопасное хранение документов с персональными данными контрагентов, сотрудников;
- разграничить доступы к документам по полномочиям и ролям;
- упорядочить структуру хранения документов в компании.
Показатели экономической эффективности:
- Экономия 30% рабочего времени за счет автоматизации стандартных процедур.
- Ускорение процедур согласования документов на 20%.
- Ускорение поиска нужного документа на 20%.
- Сокращение времени подготовки типовых документов 25%.
Параллельно с работами ОПЭ инициирован отдельный проект по развитию СЭД, его главными целями являются построение интеграции с существующей учетной системой «1С:Бухгалтерия некредитной финансовой организации 8» в части договорных документов, а именно: договоры различной направленности (договоры с клиентами, финансовые договоры, хозяйственные договоры, договоры ИТ и т.д), а также протоколы конкурсной комиссии по выбору поставщиков и модулем ЭДО от «СКБ Контур» для обмена договорными документами.
Работы продолжаются в рамках договора на консультационную и методологическую поддержку.
