||
Краткое описание

Управляющая компания «ПЕРВАЯ» построила систему электронного документооборота на базе продукта «1С:Документооборот КОРП». В результате сократилось время поиска и обработки необходимой информации, согласования и регистрации документов, повысилась эффективность и исполнительская дисциплина сотрудников.

АО УК «ПЕРВАЯ»
Заказчик

Управляющая компания «ПЕРВАЯ» — одна из старейших, крупнейших управляющих компаний в РФ. Совокупный объем активов под управлением на 30 сентября 2022 года составляет 1,44 трлн руб. 

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  • автоматизировать документооборот;
  • организовать единое информационное пространство для обработки и хранения документов.

Задача проекта: создать общекорпоративную систему электронного документооборота (СЭД) на базе программного продукта «1С:Документооборот 8» (ред. 3.0).

2
Ситуация до старта проекта

Ранее используемая СЭД была реализована на базе ECM-платформы «WSS Docs» (система электронного документооборота на базе MS SharePoint Foundation). Система имела ряд недостатков:

  • сложное сопровождение и обновление;
  • определенные ограничения по работе с бизнес-процессами;
  • отсутствие готовых механизмов для интеграций с другими корпоративными системами.

Кроме того, система морально устарела, как с точки зрения архитектуры, так и в части интерфейса.

Для целей проекта и была выбрана современная ECM-система на платформе «1С:Предприятие 8» самой последней редакции — «1С:Документооборот 8. КОРП. Редакция 3.0». Версия КОРП программного продукта «1С:Документооборот 8» была выбрана как наиболее соответствующая по функционалу и должна была решить вопросы, накопившиеся при использовании исторической СЭД. Кроме того, версия «КОРП» подходила для компаний со сложной организационной структурой и документооборотом.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот 8. КОРП. Редакция 3.0».

В соответствии с задачами проекта для внедрения СЭД в УК «ПЕРВАЯ» были выбраны модули:

  • обработка входящих документов;
  • обработка исходящих документов;
  • обработка приказов и распоряжений;
  • обработка служебных записок;
  • обработка договорных документов;
  • обработка обращений;
  • обработка протоколов;
  • учет проектов;
  • контроль исполнительской дисциплины.

UK_Pervaya_Shema.jpg

Схема архитектуры

Масштаб проекта:

  1. Количество рабочих мест — 400.
  2. Количество информационных баз — 1.
  3. Количество документов, обрабатываемых в месяц:
    • внутренние документы: 300,
    • входящие документы: 600,
    • исходящие документы: 300.
4
Особенности и уникальность проекта

Данный проект является уникальным по нескольким причинам:

  • разработан загрузчик (внешняя обработка) для формирования НСИ в «1С:Документооборот» (справочники структура предприятия, сотрудники, пользователи, контрагенты);
  • выполнена настройка хранения файлов в томах на диске, в зависимости от видов электронных документов и различных условий, например «хранение персональных данных»;
  • выполнено разграничение прав доступа к документам, в соответствии с различными политиками (вид документа, подразделение, контрагент), использование грифов доступа.
5
Результаты проекта

Ускорение процедур согласования документов

20%

Ускорение поиска нужного документа

20%

Внедрение СЭД на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в компании УК «ПЕРВАЯ» позволило:

  • сократить время поиска и обработки необходимой информации;
  • сократить время на согласование документов;
  • сократить длительность регистрации документов;
  • повысить эффективность и исполнительскую дисциплину сотрудников;
  • обеспечить контроль над своевременный выполнением задач, улучшить взаимодействие между подразделениями;
  • повысить управляемость в компании;
  • обеспечить безопасное хранение документов с персональными данными контрагентов, сотрудников;
  • разграничить доступы к документам по полномочиям и ролям;
  • упорядочить структуру хранения документов в компании.

Показатели экономической эффективности:

  1. Экономия 30% рабочего времени за счет автоматизации стандартных процедур.
  2. Ускорение процедур согласования документов на 20%.
  3. Ускорение поиска нужного документа на 20%.
  4. Сокращение времени подготовки типовых документов 25%.

Параллельно с работами ОПЭ инициирован отдельный проект по развитию СЭД, его главными целями являются построение интеграции с существующей учетной системой «1С:Бухгалтерия некредитной финансовой организации 8» в части договорных документов, а именно: договоры различной направленности (договоры с клиентами, финансовые договоры, хозяйственные договоры, договоры ИТ и т.д), а также протоколы конкурсной комиссии по выбору поставщиков и модулем ЭДО от «СКБ Контур» для обмена договорными документами.

Работы продолжаются в рамках договора на консультационную и методологическую поддержку.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
400
НЭП
Платформа
1С:Предприятие 8 ПРОФ
Сентябрь 2021 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Публикации,
связанные
с проектом
Новости
13 ноября 2023
10 ярких осенних акцентов для пользователей 1С:ТОИР КОРП в новом релизе 3.0.8.1

Генерация QR-кодов объектов ремонта, функционал почасового планирования, детализация затрат подрядчиков, улучшение контроля незакрытых заказов на внутреннее потребление, автоматизация работы с минимальными остатками на складах и возможность видеть доступные аналоги номенклатуры в рабочем месте специалиста по обеспечению.

08 ноября 2023
Изменения цен на продукты системы «1С:Предприятие 8» с апреля и с июля 2024 года

Информация публикуется заблаговременно, чтобы у пользователей и партнеров была возможность спокойно оценить ситуацию и принять взвешенное решение о покупке или апгрейде продуктов по текущим ценам.