Компания «Континентал Тайрс РУС» перешла с зарубежной системы на отечественное ПО на базе платформы «1С:Предприятие». В ходе проекта была решена задача по сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности за 2022 год. Автоматизирован процесс взаиморасчетов с клиентами, документооборот, в том числе согласование договоров и цепочек согласования, подписание договоров по ЭДО, а также казначейство и процессы оперативного учета.
Континентал Тайрс РУС — это российская дочерняя компания немецкого производителя автомобильных шин Continental Tires. Компания занимается производством и поставкой автомобильных, промышленных и специальных шин, а также других резинотехнических изделий.
Цели проекта:
- Повысить эффективность бухгалтерского, налогового и управленческого учета.
- Повысить качество принятия управленческих решений за счет оперативности представления, полноты отображения информации в учетной системе, с которой работает пользователь.
- Настроить документооборот, в том числе согласование договоров и цепочек согласования, подписание договоров по ЭДО.
Задачи автоматизации бухгалтерского и налогового и управленческого учета:
- своевременно и корректно закрывать периодыв системе;
- своевременно предоставлять корректную налоговую отчетность в налоговые органы;
- обеспечить сравнительный баланс между РСБУ и НУ;
Задачи автоматизации казначейства:
- создать заявку на расходование ДС по первичным документам, если документ проверен и есть признак переноса в оплату;
- напоминать о существующих неоплаченных документах, если есть первичный документ, но не создана заявка на расходование ДС;
- заполнять дату оплаты, просчитывая дату первичного документа, а также отсрочку из договора;
- считывать, распознавать и заводить документы в базе по сканам документов.
Задачи автоматизации документооборота:
- настроить процессы согласования договоров;
- интегрировать процессы согласования заявок на расходование д/с;
- интегрировать процессы согласования заявок на закупку.
Задачи автоматизаци оперативного учета:
- автоматизировать бонусную систему;
- скидки (на группы клиентов, иерархия скидок, индивидуальные скидки);
- продажи;
- контрагентов;
- ценообразование;
- склад и логистику (типы хранения шин, размещение шин, поступление, подбор товаров, инвентаризация, утилизация шин);
- сезонные заказы;
- рекламации;
- автопарки.
На момент старта проекта компания более 15 лет работала в учетной системе зарубежного вендора. Все бизнес-процессы оперативного и регламентированного учета (по российским стандартам) велись в данной учетной системе. При этом, многие операции по регламентированному учету оформлялись в существующей учетной системе вручную и не были автоматизированы.
Например:
- поступление ТМЦ по схеме неотфактурованной поставки;
- распределение доп. расходов на партии товаров при покупке;
- начисление резервов под обесценение запасов;
- начисление резервов по просроченной дебиторской задолженности;
- зачеты авансов контрагентов;
- начисление курсовых разниц по операциям с валютой;
- переоценка валютных средств и курсовые разницы по расчетам в у.е.;
- расчет налога на прибыль и отложенных налогов;
- учет по ФСБУ 25;
- учет по ФСБУ 6;
- формирование книги покупок и продаж по НДС.
В связи со сложившейся ситуацией, заказчик принял решение перейти на отечественную учетную систему. Выбор пал на «1C:ERP Управление предприятием».
Комплексная информационная система построена на базе программных продуктов:
«1С:Документооборот КОРП».
«1С:ERP Управление предприятием».
Автоматизированы функции
Бухгалтерский учет
Налоговый учет
Бюджетирование, финансовое планирование
Финансовый анализ
Анализ данных и прогнозирование
Управление денежными средствами (казначейство)
Управленческий учет
Учет по МСФО
Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS)
Управление персоналом и кадровый учет (HRM)
Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками
Реализованы интеграции:
Интеграция по web-сервису между «1С:ERP Управление предприятием», ред. 2.5 — «1С:WMS Логистика. Управление складом» , ред. 5.0.
Синхронизация между 1С:ERP, ред. 2.5 — «1С:Зарплата управление персоналом» (1С:ЗУП), ред. 3.1
Создана подсистема с интерфейсом «Автопарки», дающая возможность:
- создавать документ «Сервисный отчет»;
- заполнять данные по заявке;
- выбирать шины и ось транспортных средств, которые будут заменены/обслужены;
- указывать дополнительные артикулы сервиса;
- заносить детали заказа (дату и время начала и окончания сервиса, данные по водителю и мастеру);
- выбирать, какие шины сняты, серийные номера снятых шин, остаточную глубину протектора, давление, причину снятия, состояние каркаса;
- выбрать, какие шины будут установлены, серийные номера, оказанные услуги, дополнительные артикулы сервиса.
При этом документ «Сервисный отчет» доступен как для организации ООО «Континентал Тайрс РУС», так и для клиента и для партнера. Для документа «Сервисный отчет» есть возможность распечатать его по заданному шаблону. Создан интерфейс (личный кабинет) для клиентов и для партнеров с возможностью формировать отчет по статистике оказанных сервисов.
В подсистеме «Справочники» подсистемы «Автопарк» созданы следующие справочники:
- Автопарки.
- Виды ТС.
- Виды контактной информации (автопарк).
- Водители.
- Дополнительные артикулы сервиса.
- Конфигурации ТС.
- Макеты ТС.
- Марки.
- Мастеры.
- Модели транспортных средств и оборудования.
- Размерности шин.
- Свидетельства о регистрации.
- Сервисы.
- Состояния ТС.
- Типы кузовов.
- Типы ТС.
- Типы шин.
- Транспортные средства.
Созданы реквизиты в справочнике «Водители», «Дополнительные артикулы сервиса», «Макеты ТС», «Модели транспортных средств и оборудования», «Свидетельства о регистрации», «Сервисы», «Транспортные средства», «Сервисный отчет»,
Создан отчет «Отчет по статистике оказанного сервиса» со следующими данными:
- информация о снятых шинах;
- информация об установленных шинах;
- артикул;
- наименование;
- перечень оказанных услуг;
- давление в шинах;
- номер сервисного отчета.
Интерфейс подсистемы «Автопарки»
Внедрена подсистема онлайн-обмена данными по web-сервису между «1С:ERP Управление предприятием», ред. 2.5 и «1С:WMS Логистика. Управление складом», реда. 5.0. В 1С:ERP настроена выгрузка справочников и документов и загрузка документов из 1С:WMS.
Узлы онлайн-обмена по web-сервису
Настройки узлов обмена
Регистрация изменений для обмена по web-сервису
Также в ходе проекта были автоматизированы многие бизнес-процессы взаимоотношений с клиентами.
Добавлен функционал отсрочек в договоры клиентов, теперь расчет может быть в разных вариантах:
- Фиксированное количество дней.
- Конец первого месяца отгрузки + заданное количество дней.
- Конец второго месяца отгрузки + заданное количество дней и оплата с разбивкой по месяцам.
- В разделе Ценообразование создан документ «Установка скидок и цен».
Данный документ дает возможность:
- установить базовую цену на номенклатуру (Гросс цена);
- установить скидку на: группу клиентов(Прайсинг группу);
- иерархию номенклатуры (созданный справочник), на конкретный договор и конкретную номенклатуру.
Добавлен функционал применения скидок, которые будут применяться после вычета остальных скидок (каскадирующая скидка). Также появилась возможность установить конкретную цену (специальная цена) на договор или на номенклатуру. В заказе клиента и реализации товаров и услуг добавлен функционал расчета цен.
Настроены аналитические отчеты, в том числе по марже, по специальному бизнесу заказчика Конти 360, по бонусам клиентов и другие. Настроен входящий и исходящий документооборот в ЭДО, в том числе согласование договоров и цепочек согласования, подписание договоров в «1С:Документооборот».
Автоматизировано казначейство — настроена интеграция с системой клиент-банк. Настроена интеграция с блоком кадрового учета, начисления и расчета зарплаты и взносов в 1С:ЗУП, ред. 3.1. Полностью типовой обмен, сводный учет по сотрудникам.
Автоматизированы бизнес-процессы оперативного учета, в том числе расчет и начисление бонусов клиентам при реализации, претензионный блок, отсрочки по договорам клиентов, блок сезонных заказов, ценообразование.
Настроен и доработан онлайн обмен в 1С:ERP с 1С:WMS по WEB-сервисам. Были выполнены работы по адаптации типового онлайн обмена в 1С:ERP, ред. 2.5 под требования компании.
Выполнены следующие доработки:
- xdto-пакета «axExchange»;
- обмена по web-сервису в части выгрузки справочника номенклатуры с нетиповыми реквизитами;
- в части выгрузки только номенклатуры определенных видов и только документов по ордерным складам, для чего была доработана настройка узла;
- выгрузки характеристик в документах;
- выгрузки документов «Возврат товаров от клиента» и «Расходный ордер»;
- в части загрузки документов приходного ордера и статуса факта отгрузки в расходный ордер.
Основные сложности перехода были сопряжены со сжатыми сроками и переходом в середине финансового года. Но несмотря на сложность задачи, автоматизация всех бизнес-процессов заказчика на платформе «1С:Предприятие» практически была организована с нуля. Были успешно перенесены НСИ и остатки, что позволило заказчику своевременно сдать годовую регламентированную отчетность за 2022 в полном объеме уже из новой учетной системы на базе решения «1С:ERP Управление предприятием».
Также были автоматизированы все взаиморасчеты с клиентами. Кроме того, автоматизированы процессы, которые в зарубежной системе оформлялись вручную, например, созданы отчеты по расчету маржи и маржи по специальному бизнесу компании «Конти 360».
Также особенностью проекта является внедренная подсистема с интерфейсом «Автопарки», который был разработан специально под требования и бизнес-процессы компании Заказчика.
Кроме того, одной из особенностей проекта была настройка интеграции между «1С:ERP Управление предприятием», ред. 2.5 и «1С:WMS Логистика и управление складом», ред. 5.0 по web-сервису, а также 1С:ERP и 1С:ЗУП, ред. 3.1, которые выполнялись разными командами. Со стороны 1С:WMS и со стороны 1С:ЗУП настройку интеграции делали другие компании и, не смотря на сложности в коммуникации и в процессе тестирования, задачи были успешно решены своевременно и в полном объеме.
Сократились сроки исполнения заказов
Ускорилось получение отчетности
С помощью автоматизации достигнуты следующие результаты:
- Появилась возможность проще и оперативнее обрабатывать большие массивы данных благодаря объединению данных в единой системе.
- Снижены трудовые и временные затраты на обработку данных.
- Удалось сблизить финансовый (бухгалтерский) и управленческий учет между собой, чтобы не было расхождений в суммах расходов в бухучете и управленческом учете.
- Упростили процессы прогнозирования по расходам и доходам в конкретные периоды.
- Сократили влияние человеческих факторов при формировании и обработке данных, таким образом уменьшились риски возникновения ошибок.
- Появилась возможность оперативно согласовывать и оформлять заявки на расходование ДС.
- Появились новые отчеты, которые позволяют отслеживать процесс хозяйственной деятельности в режиме онлайн, что позволяет руководству компании оперативно принимать управленческие решения.
- Доработан и настроен обмен данными по web-сервису между «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:WMS»,
- В 1С:ERP создана подсистема «Автопарки».
- Автоматизированы бизнес-процессы, которые делались до этого в ручном режиме.
- Получение управленческой и регламентированной отчетности ускорилось на 50%.
- Сроки исполнения заказов сократились на 70%.
- Процесс обработки заказов ускорился на 70%.
Екатерина Бутенко, финансовый директор ООО «Континентал Тайрс РУС»
Благодаря автоматизации мы получили единую систему, в которой стало проще и быстрее обрабатывать большие объемы информации. Также сейчас в компании значительно уменьшилось количество ручных операций. В целом, бизнес-процессы ускорились, и это позволяет компании активно развиваться дальше.
