Сеть клиник ЭКО и репродукции «Эмбрио» построила единую цифровую систему работы, провела автоматизацию и стандартизацию рабочих процессов. Система построена на базе решений «1С:Медицина. Больница» и «1С: Бухгалтерия 8». Особенность проекта заключается в получении полного контроля над рабочими процессами и эффективностью работы специалистов, а также бесшовной интеграции решения на базе «1С» с лабораторной информационной системой Helix (Хеликс) в сети клиник (г. Краснодар, г. Сочи). Внедренное решение позволило сократить трудозатраты в подразделениях на 25%, ускорить получение управленческой отчетности на 60%, а медицинской отчетности — на 70%, а также снизить количество ошибок в работе регистратуры и колл-центра на 60%.
Эмбрио — ведущий центр ЭКО и репродукции на Юге России. Вот уже 15 лет клиника предоставляет пациентам медицинскую помощь в диагностике и лечении любых форм бесплодия. Клиника объединила команду экспертов в области репродуктологии и эмбриологии, в том числе стоявших у истоков развития ЭКО в России. Пациентам клиники доступны все виды программ вспомогательной репродукции, криобанк донорских половых клеток, а также криохранилище для собственного биоматериала пациентов.
Цели проекта:
- Внедрить комплексную автоматизированную систему управления клиническими и административными процессами для оптимизации и повышения качества работы клиники, повышения лояльности пациентов.
- Настроить интеграцию с ЛИС Helix.
Задачи проекта
- внедрить ведение электронных медицинских карт;
- стандартизировать и оптимизировать работу с медицинской документацией;
- организовать кассовую дисциплину в соответствии с нормативными требованиями законодательства;
- повысить качество и скорость оформления документации на входе;
- объединить работу всех отделений и сотрудников клиники в одной системе;
- повысить эффективность взаимодействия отделов клиники;
- повысить эффективность планирования приемов и медицинских манипуляций;
- организовать автоматическое формирование медицинских и эмбриологических отчетов, помогающих отслеживать и улучшать эффективность программ лечения в клинике;
- сократить время формирования ежегодного отчета о результативности программ ВРТ (вспомогательных репродуктивных технологий) для передачи в Российскую Ассоциацию Репродукции Человека;
- автоматизировать учет оплат находящегося на хранении в криохранилище биоматериала;
- повысить лояльность пациентов и сократить нагрузку сотрудников клиники за счет автоматического информирования пациентов.
Вспомогательная репродукция — область, в которой большую роль играет согласованная работа всех отделений, особенно репродуктологии и эмбриологии и необходим регулярный анализ проведенных программ ЭКО и их результативности.
До старта проекта в клинике «Эмбрио» отсутствовала единая цифровая рабочая среда для всех отделений. Медицинские карты заполнялись от руки или в документах Microsoft Word. Это усложняло контроль за соблюдением стандартов ведения документации, затрудняло доступ к медицинской информации о пациентах. Медицинские отчеты формировались вручную, что требовало больших ресурсных затрат. В связи с этим отчеты могли содержать погрешности.
Была внедрена простая МИС, с которой работу вела только регистратура для записи пациентов, формирования расписания докторов, проведения оплаты. Договора заполнялись администраторами вручную, что тормозило работу клиники. Данная программа не удовлетворяла потребностям компании во многих аспектах, в том числе не могла обеспечить оперативную и корректную связь данных различных отделений клиники, оцифровку данных криохранилища биоматериала.
Учет деятельности отделения эмбриологии велся в бумажном виде и в документах Microsoft Excel . Эмбриологи не имели оперативного доступа к расписанию манипуляций, что создавало проблемы в планировании рабочего времени специалистов.
Для повышения качества оказания услуг пациентам и построения платформы для развития клиники, руководство приняло решение внедрить автоматизированную систему управленческого и регламентированного учета, связанную с деятельностью компании в сфере репродукции человека.
Автоматизированная система управленческого и регламентированного учета построена на базе решений «1С:Медицина. Больница» и «1С:Бухгалтерия 8».
В рамках автоматизации работы колл-центра и регистратуры была реализована:
- Оптимизация работы с пациентами: регистрация пациента, планирование и управление предварительной записью на прием, исследование или манипуляцию, формирование заказов.
- Автоматическая блокировка времени в расписании врача при записи специалисту манипуляции в операционном кабинете.
- Оплата услуг в соответствии с действующими требованиями законодательства.
- Определение пациента по номеру телефона, направление уведомлений и рассылок пациентам.
- Регистрация электронной амбулаторной карты клиента.
- Регистрация электронной стационарной карты клиента.
- Оперативный доступ ко всем необходимым данным пациента и оказанным пациентам услугам (оплата, назначения, рекомендации).
- Регистрация договоров с клиентами, автоматическое формирование и заполнение данными пациента договора на оказание медицинских услуг, согласия на обработку персональных данных.
В рамках автоматизации работы договорного отдела:
- автоматизировано оформление документов для всех типов программ ВРТ;
- автоматизировано оформление документов для выполнения генетических исследований в рамках программ ВРТ;
- обеспечен оперативный доступ к информации о сроках оплаты хранения биоматериала в криохранилище клиники;
- реализовано формирование отчета по задолженностям оплат криохранения и возможность рассылки по адресатам из отчета напоминания о продлении хранения.
В рамках автоматизации амбулаторных приемов было выполнено:
- внедрение электронных медицинских карт формы 025-у, их автоматическое заполнение из данных карточки пациента;
- внедрение единых шаблонов документов приема для докторов одной специальности, возможность быстро переносить данные между документами, в том числе информацию из амбулаторных приемов в документы, связанные с программами ВРТ.
- оформление документов для манипуляции «Эхогистеросальпингоскопия»;
- бесшовное взаимодействие с ЛИС Helix (автоматическое формирование заявок, отправление заказов и получения результатов без необходимости взаимодействия со сторонней системой).
В рамках автоматизации деятельности, связанной с репродукцией, было выполнено:
- Регистрация документов «Ввод в программу ВРТ (ЭКО/ИКСИ)».
- Регистрация документов «Осложнение или отмена ВРТ (ЭКО/ИКСИ)».
- Регистрация документов «Протокол стимуляции».
- Регистрация документов «УЗИ фоллликулометрия»
- Регистрация документов «Пункция».
- Регистрация документов «Эмбриологический протокол».
- Регистрация документов «Перенос эмбрионов».
- Регистрация документов «Внутриматочная инсеминация».
- Регистрация документов «Спермограмма».
- Регистрация документов беременности.
- Регистрация документов родов.
Созданы отчеты:
- Журнал деятельности репродуктолога (стандартный и расширенный)
- Журнал криопереносов
- Журнал пункций
- Отчет для РАРЧ
В рамках автоматизации подсистемы дневного стационара было выполнено:
- Внедрение электронных медицинских карт формы 003/у, их автоматическое заполнение из данных карточки пациента.
- Оформление и автоматизация заполнения пакета документов для манипуляции «Гистероскопия» (Дневник при поступлении, Протокол операции, Дневник наблюдения, Выписка из истории болезни).
- Оформление и автоматизация заполнения пакета документов для манипуляции «Биопсия яичка» (Осмотр уролога, Обоснование клинического диагноза, Предоперационный эпикриз, Протокол операции, Дневник наблюдения, Выписной эпикриз).
- Оформление и автоматизация заполнения пакета документов для госпитализации в дневной стационар в рамках программ ВРТ (Дневник при поступлении, Дневник наблюдения, Выписка после пункции фолликулов, Выписка из истории болезни).
Созданы отчеты:
-
- Журнал Гистероскопий;
- Журнал Биопсий яичка;
- Блок «Пациенты отделения дневного стационара».
В рамках автоматизации деятельности, связанной с эмбриологической лабораторией, было выполнено:
- Регистрация документов «Спермограмма».
- Регистрация документов «Эмбриологический протокол».
- Регистрация документов «Перенос эмбрионов».
- Регистрация связи спермограммы и программы ВРТ (ЭКО/ИКСИ).
- Регистрация связи спермограммы и программы инсеминации.
- Создание возможности в документе эмбриологического протокола указывать информацию о биопсии, диагнозе PGT для каждого эмбриона.
- Реализована возможность проведения сложных эмбриологических протоколов, одновременно включающих в себя помимо оплодотворения разморозку собственных и донорских ооцитов и эмбрионов пациентки в рамках одного протокола.
- В документе эмбриологического протокола добавлена возможность выбора инкубаторов для культивирования эмбрионов. Для инкубатора Эмбриоскоп реализована возможность регистрации оценки, присвоенной эмбрионам модулем искусственного интеллекта.
В рамках автоматизации процессов криоконсервации, хранения и перемещения биоматериала (ооциты, сперма, эмбрионы) пациентов было выполнено:
- Организовано управление расписанием процедур разморозки эмбрионов и ооцитов, использования дополнительных сред.
- Регистрация документов «Криоконсервация» с указанием эмбриолога заморозки, метода заморозки, криопротектора, качества биоматериала, дьюара, стакана, соломины (включая цветовую гамму и номера соломины). Для материала, транспортированного из других клиник, создана специальная отметка «Из другой клиники».
- Создание криожурнала, отображающего актуальную информацию о хранящемся в клинике биоматериале.
- Регистрация документов «Разморозка криоконсервированных ооцитов и эмбрионов».
- Регистрация документов «Утилизация /транспортировка криоконсервированного биоматериала».
- Регистрация документов «Передача ооцитов/эмбрионов клиники пациентке» для фиксирования передачи донорского материала из криобанка клиники пациентке для проведения программ ВРТ.
- Формирование отчета «История хранения биоматериала», с помощью которого можно отследить все действия, выполненные с материалом за все время его нахождения в клинике.
В рамках автоматизации работы эмбриологов с донорами половых клеток были внедрены:
- Регистрация доноров с присвоением зашифрованного кода.
- Ведение донорских анкет с описанием внешности доноров.
- Автоматизированное формирование актуальных каталогов доноров ооцитов, спермы и донорских эмбрионов на основании данных криохранилища.
- Созданы отчеты:
- Журнал ВМИ;
- Журнал деятельности эмбриолога (стандартный и расширенный);
- Отчет по криопереносам (вариант формирования по врачам и по эмбриологам);
- Отчет по ЭКО/ИКСИ;
- Группа отчетов «Статистика эмбриологов» (варианты отчетов: Основной, Расширенный, для Свежих переносов, для Криопереносов).
В результате реализации проекта автоматизированы следующие функции:
- работа регистратуры;
- деятельность договорного отдела;
- контроль исполнения медицинских услуг;
- контроль работы эмбриологической лаборатории;
- контроль передвижения и хранения биоматериала в криохранилище;
- формирование отчетности;
- взаимодействие с ЛИС HELIX;
- взаимодействие с PACS и медицинским оборудованием по DICOM 3.
Схема архитектуры
- Количество внедренных подсистем отдельных решений 1С — 11 шт.
- Суммарное количество АРМ — 60 шт.
Особенность проекта заключается в формировании единого рабочего пространства для всех отделений клиники с многоступенчатым контролем всей вносимой информации.
Также реализована бесшовная интеграция решения на базе «1С» с лабораторной информационной системой «Helix» в сети клиник (г. Краснодар, г. Сочи).
Более того, система дает возможность быстрого формирования точных отчетов, что позволяет контролировать качество оказываемых медицинских услуг.
Проект сделал возможными следующие функции:
- создавать вводы ВРТ с различными комбинациями (с суррогатными мамами, с донорами спермы, донорами ооцитов, двойные протоколы с двумя пункциями в рамках одной программы);
- отслеживать наличие и историю хранения криоконсервированных биоматериалов с помощью разработанного «Криожурнала» (показывает актуальную информацию из криохранилища клиники) и отчетов типа «История хранения биоматериалов»;
- проводить сложные эмбриопротоколы, в том числе со «свежими» и размороженными эмбрионами и ооцитами в рамках одной программы;
- фиксировать полную информацию о клетках и эмбрионах в эмбриологическом протоколе, в том числе указывать диагноз PGT для каждого эмбриона;
- вести электронные амбулаторные и стационарные карты клиента;
- предоставлять информацию о пациентах в любое время для врачей;
- использовать разработанные стандартизированные шаблоны медицинских документов.
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Снижение количества ошибок в работе регистратуры
Ускорение получения медицинской отчетности
В результате внедрения системы клиника «Эмбрио» получила следующие преимущества:
- 25% сокращение трудозатрат в подразделениях;
- 60% ускорение получения управленческой отчетности;
- 30% ускорение получения регламентированной отчетности;
- 60% снижение количества ошибок в работе регистратуры и колл-центра;
- 70% ускорение получения медицинской отчетности.
Анна Морозова, заместитель директора по развитию клиники «Эмбрио»
«Внедрение „1С:Медицина. Больница“ позволило нам пересмотреть и оптимизировать многие процессы. Мы провели огромную работу над стандартизацией всех бланков и документов амбулаторного и стационарного отделений. Автоматизация заполнения карт, заявлений и договоров позволила ускорить работу договорного отдела и регистратуры, что оценили наши пациенты. При этом доля ошибок при оформлении документов минимизирована.
Также мы добились грамотного формирования расписания работы докторов: администраторы видят операционный график специалистов и могут строить запись на амбулаторный прием без пересечений с ним. Это снизило количество переносов приемов из-за накладок с операционным расписанием доктора.
Интеграция „1С“ с ЛИС Helix позволяет нам ускорить работу процедурного кабинета и удобно хранить результаты исследований в нашей рабочей системе. Все это очень важно для качественного оказания услуг и положительно отражается на лояльности пациентов клиники».
Кирилл Кропмаер, к.м.н., ведущий эмбриолог клиники «Эмбрио»
«Совместно со специалистами „Интерсофт“ мы создали и внедрили подробные автоматически формирующиеся отчеты. С их помощью мы можем просмотреть результаты работы с каждым пациентом, отследить статистику для каждого репродуктолога и эмбриолога за любой заданный период времени, оценить работу в связках репродуктолог + эмбриолог. Отчеты позволяют вести четкий контроль работы специалистов и результативности программ ВРТ, оценивать влияние различных факторов: видов протоколов стимуляции, триггеров, возраста пациентов, типа оплодотворения, используемых сред и инкубаторов и т.д. Это помогает оперативно корректировать подходы к выбору методов лечения, выявлять необходимость улучшения навыков специалистов или оснащения лаборатории».
