Строительная компания «ТАМАК» автоматизировала процессы корпоративного делопроизводства с помощью программного продукта «1С:Документооборот КОРП». Проект был осуществлен совместно со специалистами компании «НЭП» и позволил за короткое время перейти с действующей СЭД (на базе «Directum»). В результате проекта осуществлена миграция данных, оптимизированы процессы взаимодействия между подразделениями компании, структурирована система хранения документов. Настроен сервис «1С-ЭДО» для работы с контрагентами.
АО «ТАМАК» — крупнейшее в России предприятие по проектированию, производству и строительству быстровозводимых домов и домов из клееного бруса. Общий штат предприятия — более 600 сотрудников, в том числе эксперты и инженеры из Западной Европы. Общая площадь производства составляет 50 000 кв. м. Склады и складские площади составляют 180 000 кв. м.
Цели проекта:
- выведение из эксплуатации действующей СЭД (на базе «Directum»);
- реализация бизнес-процессов обработки входящих, исходящих и внутренних документов (на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП»);
- настройка сервиса «1С-ЭДО» (для обмена документами с контрагентами).
Задачи проекта:
- обеспечить перенос данных из действующей СЭД («Directum») в новую СЭД («1С:Документооборот 8 КОРП»);
- разработать реестр автоматизируемых бизнес-процессов;
- выработать механизм формирования НСИ, сформировать НСИ;
- согласно реестру автоматизируемых бизнес-процессов обеспечить автоматизацию документооборота и делопроизводства на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП»;
- обеспечить формирование аналитической и статистической отчетности, позволяющей контролировать процессы обработки документов;
- провести обучение персонала.
В июле 2022 года руководство компании «ТАМАК» приняло решение об инициировании проекта внедрения программных продуктов на платформе «1С:Предприятие», а именно — «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот 8 КОРП» с их дальнейшей интеграцией.
На момент начала проекта в компании уже была система электронного документооборота на базе программы «Directum». Эксплуатация данного продукта ограничивалась как функциональными, так и ресурсными возможностями. К тому же возникли сложности при интеграции с продуктами на базе платформы «1С:Предприятие 8».
Поэтому для автоматизации делопроизводства было выбрано решение «1С:Документооборот 8 КОРП», которое соответствовало предъявленным требованиям, а именно: удобный интерфейс, доступ к документам с учетом прав пользователей, работа с документами любых типов, возможность бесшовной интеграции с другими системами на платформе «1С:Предприятие 8».
Для выполнения целей и задач проекта решено построить систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП».
Организован обмен с программным продуктом «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» (выгрузка данных по структуре организации, должностям и сотрудникам). Сервис «1С-ЭДО» организовывает прием и отправку входящих и исходящих документов (письма, договоры).
С помощью специально созданного загрузчика в «1С:Документооборот КОРП» сформирована нормативно-справочная информация для корректной работы «1С:Документооборот КОРП» на основании данных «1С:Управление производством».
Внедрение СЭД на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП») осуществлялось в несколько этапов:
- Предпроектное обследование — сбор требований к организации процессов в «1С:Документооборот 8 КОРП»
- Проектирование, настройка «1С:Документооборот 8 КОРП»
- Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации:
-
- создание продуктивной среды СЭД;
- перенос исторического архива в полном объеме силами заказчика;
- подготовка пользовательских инструкций и обучение пользователей.
- Опытно-промышленная эксплуатация:
-
- консультационная поддержка пользователей;
- исправление продуктивной среды СЭД по выявленным замечаниям;
- актуализация эксплуатационной документации.
Автоматизированы блоки:
- Обработка входящей документации.
- Обработка исходящей документации.
- Обработка внутренних документов.
Схема архитектуры
Сложность проекта изначально заключалась в миграции данных из программы «Directum» в программный продукт «1С:Документооборот КОРП». Ввиду специфичности данного продукта и отсутствия типовых механизмов (для построения обмена/выгрузки), были привлечены специалисты компании «НЭП», которые оказывали методическое сопровождение при реализации миграции. Техническую сторону миграции успешно реализовали специалисты компании «ТАМАК».
Еще одной уникальной особенностью данного проекта было создание в «1С:Документооборот 8 КОРП» специального модуля, который автоматизировал работу с документами — «Конкурентный лист». Ввиду специфики работы с подрядчиками специалистам «ТАМАК» необходимо проводить детальный анализ поступающей по ним документации и проводить их тщательный отбор по определенным показателям. В результате составялется рейтинг подрядчиков по бальной системе. Созданная процедура позволяла в кратчайшие сроки и высокой релевантностью подобрать подрядчика для выполнения работ от компании «ТАМАК», который соответствовал всем требованиям внутренней конкурсной процедуры.
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Ускорение получения управленческой отчетности
Сокращение расходов на материальные ресурсы
Внедрение СЭД на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в компании «ТАМАК» позволило:
- ускорить процессы рассмотрения, согласования и регистрации документов;
- систематизировать документооборот компании, а также улучшить взаимодействие между подразделениями;
- сократить финансовые затраты, время на обмен документами с контрагентами, а также минимизировать ведение бумажного архива;
- настроить доступ сотрудников к документам: ограничение прав доступа не только обеспечивает информационную безопасность, но и помогает оптимизировать работу пользователей, скрывая множество лишней информации, оставляя только самое необходимое.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 15%.
- ускорение получения управленческой отчетности: 20%;
- сокращение расходов на материальные ресурсы: 5%.
