Проект создания системы управления документами в компании «АЭМ-технологии» был одним из первых проектов на системе «1С:Документооборот». Развитие системы идёт уже более 6 лет. Построенная система управления документами охватывает все производственные площадки и подразделения «АЭМ-технологии» и контролирует все процессы организационного документооборота. Сделан целый ряд интересных дополнений и функциональных находок: использование электронной подписи, тестирование сотрудников и мониторинг проекта «Ценности Росатома». Интересны доработки в подсистеме управления проектами, а также уникальная интеграция системы документооборота с внешней электронной почтой. Масштаб использования системы управления документами впечатляет: в системе зарегистрировано более 3700 пользователей и более 850 активных сессий в день.
АО «АЭМ-технологии» входит в машиностроительный дивизион «Атомэнергомаш» государственной корпорации «Росатом» и является одной из ведущих компаний в области энергетического машиностроения. «АЭМ-технологии» — единственное в России предприятие, которое производит полный комплект оборудования реакторного зала АЭС. Компания включает инжиниринговый центр в Санкт-Петербурге и два филиала — производственные площадки «Петрозаводскмаш» в Петрозаводске и «Атоммаш» в Волгодонске.
Проект развивался в несколько этапов, и на каждом из них стояли свои задачи. Но наиболее общие цели, которые стояли перед компанией, следующие:
- стандартизация и автоматизация процессов организационного документооборота;
- повышение исполнительская дисциплина, обеспечение контроля исполнения поручений и задач;
- сокращение времени согласования документов, повышение скорости принятия управленческих решений;
- автоматизация сквозных и комплексных процессов распределённого предприятия.
«Сложные вопросы в „1С:Документооборот”» — выступление Антона Думина на 6-й международной конференции «Решения 1С для корпоративных клиентов»
Проблемы, с которыми сталкивалась компания «АЭМ-технологии» лдостаточно стандартны для любой распределеннйо окмпании с большим документооборотом;
- отсутствие стандартизации организационного документооборота;
- проблемы контроля исполнительской дисциплины и исполнения поручений и задач;
- достаточно большое время согласования документов, необходимость повышения скорости принятия управленческих решений.
Проект создания системы управления документами на базе «1С:Документооборот» стартовал в декабре 2009 года ещё на бета-версии системы. Компания «АЭМ-технологии» была одним из первых пользователей нового продукта и по сей день остаётся самым активным пользователем системы.
В результате активного развития на протяжении шести лет система управления документами «АЭМ-технологии» охватила все процессы организационного документооборота:
- обработка входящей и исходящей корреспонденции;
- формирование и контроль исполнения служебных поручений;
- регистрация и исполнение приказов и распорядительных документов;
- проведение закупочных процедур;
- согласование договоров с использованием типовых шаблонов;согласование технико-коммерческих предложений;
- составление и подписание авансовых отчётов;
- контроль исполнительской дисциплины;
- приём и увольнение сотрудников.
Масштаб использования системы управления документами весьма впечатляет. На июнь 2016 года в системе «1С:Документооборот» зарегистрировано более 3700 пользователей (руководители, сотрудники производственных подразделений, контроля качества, конструкторских подразделений), которые активно работают в ней — более 850 активных сессий в день. Активное использование системы подтверждается тем, что на середину 2016 года в системе накоплено более 300 000 документов, более 500 000 файлов, запущено более 1,4 млн задач. Изменение основных показателей системы показано в таблице 1. Количество запущенных экземпляров бизнес-процессов — более 450 000. Количество запущенных экземпляров бизнес-процессов показано в таблице 2. Размер информационной базы — 66,82 Гб, размер хранилища файлов — 442 Гб.
| Конец 2013 года | Конец 2015 года | Июнь 2016 года | |
|---|---|---|---|
| Входящие документы | 36 373 | 64 297 | 75 469 |
| Исходящие документы | 21 680 | 45 905 | 60 152 |
| Внутренние документы | 38 790 | 115 423 | 164 246 |
| Количество файлов | 146 991 | 397 831 | 539 174 |
| Количество задач | 332 640 | 958 784 | 1 402 139 |
| Количество одновременно работающий пользователей | 560 | 1337 | 1403 |
Таблица 1. Изменение основных показателей системы.
| Бизнесс-процессы | 2013 | 2015 | 2016 |
|---|---|---|---|
| Ознакомления | 57 597 | 153 977 | 203 370 |
| Поручения | 12 608 | 31 796 | 33 939 |
| Согласования | 21 554 | 62 491 | 106 450 |
| Исполнения | 12 565 | 46 621 | 70 587 |
| Утверждения | 11 636 | 20 853 | 26 359 |
| Комплексных | 7236 | 14 986 | 30 066 |
Таблица 2. Количество запущенных экземпляров бизнес-процессов в системе управления документами.
Проект создания системы управления документами на базе «1С:Документооборот» длится уже более 6 лет. За это время система прошла восемь этапов развития (таблица 3).
| Даты | Основные задачи | Основные результаты и проблемы |
|---|---|---|
| Декабрь 2009 — январь 2010 гг. | Пилотный проект на «1С:Документооборот» — автоматизация архива в управляющей компании | Выяснены возможности системы «1С:Документооборот». Подготовлены документы для дальнейшего развития системы: «Положение о договорной работе» и описание ряда бизнес-процессов. |
| Февраль — апрель 2010 г. | Старт проекта. Автоматизация работы с входящей и исходящей корреспонденцией, а также договорными документами в управляющей компании | В системе работают 100 сотрудников. Подготовлены процессные инструкции для сотрудников и «Положение по электронному документообороту». |
| Апрель — октябрь 2010 г. | Тиражирование системы управления документами на площадку «Петрозаводскмаш» | Автоматизированы основные процессы: согласование и ознакомление с приказами, исполнение протоколов совещаний, проведена интеграция с учётными системами. Система охватила управляющий состав «Петрозаводскмаш» (120 человек). |
| Июль 2010 — ноябрь 2011 гг. | Построение и автоматизация сквозных бизнес-процессов между управляющей компанией и «Петрозаводскмаш» | Расширение системы на производственную площадку было сделано с использованием разных информационных баз. Однако при автоматизации сквозных процессов компания столкнулась с трудностями обмена и через полтора года было решено изменить архитектуру решения и построить его на единой информационной базе. "Это стало возможным благодаря тому, что система «1С:Документооборот» хорошо работает как на медленных, так и на быстрых каналах связи, — считает Антон Думин, директор по ИТ «АЭМ Технологии». — И с этого момента началось бурное развитие системы управления документами». |
| Июль — сентябрь 2012 г. | Тиражирование системы на вторую производственную площадку «Атоммаш» | Система управления документами охватила всё предприятие. В 2012 году в компании решили, что каждый менеджер компании будет пользователем системы документооборота. С этого момента количество пользователей системы существенно выросло. |
| Март 2013 г. | Запуск комплексных процессов | Описаны, оптимизированы и автоматизированы процессы согласования договоров и технико-коммерческих предложений, сквозные закупочные процедуры. К настоящему моменту автоматизированы 30 комплексных процессов. |
| Март — октябрь 2014 г. | Запуск подсистемы управления проектами в «1С:Документооборот» | Автоматизировано управление частью проектов: ИТ-проекты, НИОКР, управление графиками проектов уровня 2а. Реализовано прогнозирование сроков завершения проектов. |
| Октябрь 2015 г. | Повышение производительности и поддержание требуемого уровня стабильности работающей системы | В связи с ростом количества пользователей и задач мы столкнулись со снижением быстродействия. В связи с этим выполнен переход на «1С:Документооборот» редакции 2.0 и платформу «1С:Предприятие 8 КОРП», проведена оптимизация технических систем, построен кластер из трёх серверов. Сейчас проблем с производительностью и стабильностью нет. |
Таблица 3. Восемь этапов развития системы управления документами.
За 6 лет специалисты «АЭМ-технологии» разработали целый ряд интересных дополнений типового функционала системы: использование электронной подписи, тестирование сотрудников и мониторинг проекта «Ценности Росатома». Сделаны интересные доработки в подсистеме управления проектами, а также проведена уникальная интеграция системы документооборота с внешней электронной почтой.
На сегодня оптимизирован и автоматизирован 31 комплексный бизнес-процесс. Расскажем о некоторых из них подробнее.
- Комплексный процесс закупочных процедур. Это сложный комплексный процесс, ранее состоящий из четырёх разных процессов: формирование технического задания, прохождение закупочной процедуры, согласование проекта договора и согласование окончательной версии договора.
- Инструмент работы с договорами. Так как типовые договоры не меняются, сотрудники стали доверять инструменту, и в результате мы сильно сократили сроки согласования договоров».
- Подпроцесс досогласования. Если кто-то внёс изменения, то можно не запускать повторное полное согласование, а запустить более короткий подпроцесс досогласования.
- Комплексный процесс претензионной деятельности. Все копии документов вкладываются в единую карточку документа, что позволяет проследить историю их появления и наглядно просмотреть весь состав дела.
- Комплексный процесс подготовки и согласования технико-коммерческих предложений. В этом процессе задействовано более семи подразделений: конструкторские службы предоставляют планово-материальную ведомость, нормировщики — трудоёмкость, далее выполняется расценка планово-материальной ведомости и калькуляция стоимости.
- Электронные авансовые отчёты. Авансовые отчёты можно оформлять в произвольной форме. К учёту принимаются документы, которые входят в состав авансового отчета (билеты, чеки и т. д.). Поэтому в компании создали относительно несложный комплексный процесс.
Сокращено кол-во неисполненных поручений
Сокращён срок согласования документов
Снижены свободные остатки на складах
Снижено кол-во простоев оборудования
Построенная система управления документами охватывает все производственные площадки и подразделения «АЭМ-технологии» и все процессы организационного документооборота. Оптимизированы бизнес-процессы, в том числе 31 сложный комплексный процесс: закупочные процедуры, подготовка и согласование технико-коммерческих предложений, претензионная деятельность, подпроцесс досогласования и электронные авансовые отчёты и т. д. Значительно сократилось время на выполнение рутинных операций, обеспечена прозрачность процессов, повышена управляемость и эффективность управленческой деятельности, сокращены сроки принятия управленческих решений.
Из количественных показателей:
- срок согласования документов сократился более чем в 5 раз;
- количество неисполненных поручений сократилось в 20 раз.
