Создание системы управления финансовой и хозяйственной деятельностью четырёх аэропортов в городах Краснодар, Сочи, Анапа и Геленджик. Система создана на основе целого ряда типовых решений на платформе «1С:Предприятие 8». В результате налажено эффективное управление эксплуатацией транспортных средств, усилен контроль над состоянием техники, повысилась оперативность устранения поломок, сокращена длительность простоев. Вместе с тем обеспечена бесперебойная работа авиалиний в условиях повышенной нагрузки, вызванной различными спортивными мероприятиями, в том числе и зимней Олимпиадой в Сочи. Общие затраты компании сокращены примерно на 5—7%.
«Базэл Аэро» была основана в 2007 году. На момент реализации проекта в «Базэл Аэро» входили аэропорты в Краснодаре, Сочи, Геленджике и Анапе. Аэропорты обслуживали более 7% общего пассажиропотока и 1,5% общего грузопотока России. За 9 месяцев 2013 года аэропорты обслужили более 6,2 млн пассажиров.
Цель проекта — создание системы управления финансовой и хозяйственной деятельностью аэропортов компании «Базэл Аэро».
Задачи проекта:
- обеспечить единую политику учёта и управления во всех аэропортах компании «Базэл Аэро»;
- повысить точность расчёта себестоимости услуг и усилить контроль над затратами предприятия, по возможности сократить их;
- повысить эффективность работы автотранспорта и спецтехники, усилить контроль расхода ГСМ, ускорить формирование путевых листов, организовать эффективное управление ремонтами техники;
- оптимизировать документооборот предприятия, ускорить процессы согласования договоров, планов закупок и других документов;
- обеспечить своевременное формирование консолидированной отчетности по РСБУ и МСФО для внешнего и внутреннего использования.
Работа планировалась по четырём различным направлениям: управление производственными процессами, финансовый учёт, документооборот, управление транспортом.
Подготовка и проведение зимней Олимпиады 2014 года существенно повысили нагрузку на аэропорты в Краснодаре, Сочи, Геленджике и Анапе. Для обеспечения необходимой пропускной способности аэропортов требуется хорошо отлаженная система планирования работы аэропортовых служб, спецтехники и автомашин. Нужно оперативно контролировать состояние техники, своевременно планировать прохождение техосмотров и ремонтов, закупку запчастей и комплектующих. Помимо этого, важен точный расчёт себестоимости услуг и контроль взаиморасчётов с поставщиками и заказчиками.
Ранее в каждом аэропорту использовалась своя информационная система. Было сложно планировать и контролировать текущую деятельность компании «Базэл Аэро» в целом. Например, перечень номенклатурных позиций на складах составляет несколько тысяч наименований, из-за различных интерпретаций одинаковых элементов номенклатуры процесс согласования планов закупок по предприятию значительно затягивался. Состояние транспорта и расход материалов не контролировались в полной мере. Подготовка регламентированной и управленческой отчётности занимала много времени. Данные для внутреннего и внешнего аудита приходилось формировать вручную.
Система управления финансовой и хозяйственной деятельностью аэропортов зафиксировала организационные изменения, направленные на стандартизацию и унификацию бизнес-процессов в аэропортах. Она построена на базе следующих типовых систем: «1С:Управление производственным предприятием 8», «1С:Управление автотранспортом 8», «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Консолидация 8». Система «1С:Управление автотранспортом 8» непосредственно встроена в «1С:Управление производственным предприятием 8». В рамках одной базы данных настроен обмен между оперативным учётом работы спецтранспорта и финансовым учётом.
Система «1С:Документооборот 8 КОРП» используется для обмена данными по справочнику «Контрагенты», а также результатами согласования планов закупок. Система «1С:Консолидация 8» используется для консолидации и трансформация отчётности в формат МСФО.
Система управления финансовой и хозяйственной деятельностью аэропортов интегрирована со следующими системами:
- СОУОВС (Система оперативного учёта обслуживания воздушных судов) — система, разработанная на платформе «1С:Предприятие 8» для автоматизации оперативного учёта услуг оказанных воздушным судам и выписки акта. Интеграция обеспечивает обмен данными по актам оказанных услуг, а также по справочнику «Контрагенты».
- «Кобра» (Система учёта оперативного обслуживания воздушных судов) — интеграция обеспечивает обмен данными по услугам, оказанным воздушным судам, графикам сменно-суточных полетов, а также по справочнику «Контрагенты».
Упрощенно архитектура системы управления деятельностью аэропортов и поток данных показаны на схеме:
В системе реализован учёт затрат и расчёт себестоимости по требованиям Приказа Минтранса РФ от 5 декабря 2011 г. № 303 «Об утверждении Порядка ведения раздельного учёта доходов и расходов по видам деятельности, связанной с оказанием услуг субъектов естественных монополий в аэропортах».
Доработки типовой системы «1С:Управление производственным предприятием 8» затронули практически все типовые блоки системы, были разработаны новые документы, справочники и роли, печатные формы и отчёты.
В результате реинжиниринга, унификации и стандартизации как производственных, так и учётных бизнес-процессов всех аэропортов группы существенно повысилась прозрачность получаемой информации и уровень аналитики.
Контроль над затратами и расчёт себестоимости услуг. Обеспечена прозрачность себестоимости услуг с учётом индивидуальных схем распределения затрат для разных видов услуг. Процесс расчёта себестоимости существенно упростился, повысилась точность расчётов. Появилась возможность оперативно контролировать расходы предприятия и принимать меры к их снижению. В итоге общие затраты компании сокращены примерно на 5-7%.
На 10% сократилась дебиторская задолженность, данные о дебиторской задолженности авиакомпании обновляются в онлайн режиме (сразу после завершения рейса). Интеграция с системой организации полётов позволила оперативно формировать перечень услуг, оказанных авиаперевозчикам. Принятие управленческих решений по предоставлению специальных условий (перечень оказываемых услуг, отсрочки платежа, периоды выставления счетов и актов) сократилось до нескольких часов, тогда как ранее этот процесс мог занимать несколько дней.
Эффективность работы автотранспорта и спецтехники. В два раза ускорилась выписка и обработка путевых листов, а также заявок на транспортные средства. За счёт усиления контроля над состоянием транспортных средств, появилась возможность своевременно планировать прохождение техосмотров и ремонтов.
Унификация нормативно-справочной информации позволила устранить разночтения при заказе и приёмке запчастей и расходных материалов. Менеджеры оперативно формируют планы закупок с учётом складских остатков и планов по ремонту транспортных средств. Время на согласование планов закупок существенно сокращено. Это позволило обеспечить постоянное наличие на складе требуемых запчастей и расходных материалов. В итоге удалось сократить простои техники, обеспечить бесперебойную работу транспорта, снизить затраты на ГСМ почти на 10%.
Документооборот. Система электронного документооборота ускорила все процессы, связанные с согласованием и утверждением договоров и других документов. В случае отсутствия кого-либо из ответственных за подписание лиц, его полномочия автоматически делегируются группе сотрудников с аналогичными компетенциями и должностными обязанностями.
Формирование консолидированной отчётности и отчётности для Минтранса РФ. Повысилась скорость формирования консолидированной отчётности по российским и международным стандартам: компания отчитывается по РСБУ отчётности не позднее 28 февраля, проаудированная МСФО отчётность группы подписывается 12 марта. Группа отчитывается по МСФО одной из первых на рынке. Решены проблемы с корректным формированием отраслевой отчётности для Минтранса РФ, автоматизировано формирование отчётов для Федеральной службы по тарифам.
В ходе проекта создана мощная ИТ-платформа для централизации финансовых функций, что положило начало новым направлениям развития.
