В ходе создания корпоративной системы управления основными бизнес-процессами в российском подразделении TMD Friction Eurasia автоматизировали процесс согласования заказов клиентов с учетом всех выставленных условий. Для покрытия необходимого контура задач использовано решение «1С:Документооборот 8 КОРП», интегрированное с основной учетной системой компании на базе платформы «1С:Предприятие 8». В результате автоматизации необходимых процессов и унификации систем TMD Friction Eurasia сотрудники компании обеспечены удобным инструментом для оперативной обратной связи с текущими клиентами, а также используют его для обмена электронными документами в рамках партнерской сети.
Цели проекта:
- Автоматизировать процесс согласования предварительных заказов клиентов по выставленным условиям.
- Сократить время цикла согласования документов и ознакомления с ними.
- Адаптировать новую систему в IT-ландшафте компании.
- Обеспечить возможность внутреннего обмена деловой корреспонденцией между партнерами TMD Friction.
Задачи проекта:
- Внедрить современный программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП».
- Провести работы по адаптации внедренного решения.
- Провести бесшовную интеграцию с основной учетной системой на базе «1С:ERP Управление предприятием 2».
- Обеспечить возможность оперативного контроля исполнения поручений
- Организовать электронное архивное хранение.
- Настроить мобильный пользовательский доступ к системе.
В ходе эксплуатации ранее внедренного продукта «1C:ERP Управление предприятием 2» в TMD Friction Eurasia дополнительно возникла необходимость в реализации бизнес-процесса согласования предварительных заказов клиентов с определенными условиями. Между вариантом доработки соответствующего процесса в «1С:ERP 2» и внедрением типовой конфигурации «1С:Документооборота 8 КОРП» заказчик выбрал второй вариант. Это было обусловлено значительно меньшими трудозатратами и наибольшей универсальностью в использовании для решения бизнес-задач в дальнейшем.
Система автоматизации оформления заказов клиентов построена на базе рещения «1С:Документооборот». Автоматизированы функции:
- Оформление заказов покупателей.
- Оптовая торговля.
- Учет и хранение документов.
Схема архитектуры информационной системы
Автоматизировано 150 рабочих мест с расчетом активного использования системы «1С:Документооборот» сотрудниками и партнерами компании.
В ходе адаптации «1С:Документооборота» был реализован ряд требований TMD Friction Eurasia, в том числе:
- Создание в «1С:Документооборот» процесса предзаказа (с номером в формате RU_Наименование клиента_Дата). В «1C:ERP Управление предприятием 2» пользователи создают предварительный заказ клиента:
- загрузка из внешнего файла в поля «Артикул», «Кол-во» данных из заказа клиента;
- формирование файла шаблона для проверки данных в TecCom — B2B-платформе для свободного рынка автозапчастей в Европе;
- импорт в TecCom выгруженного файла из «1С:ERP» с дальнейшей обратной выгрузкой в формате xml файла в предзаказ;
При смене статуса документа «Предварительный заказ клиента» в 1C:ERP на «На согласовании» автоматически запускается комплексный бизнес-процесс в «1С:Документооборот» с помощью бесшовной интеграции.
Внутренний процесс согласования предварительного заказа в «1С:Документооборот 8 КОРП»
По настроенной схеме бизнес-процессов проходит обработка, и в случае согласования без замечаний статус у документ предварительный заказ меняется на «Согласовано». Только после этого в 1C:ERP появляется возможность сформировать на основании предварительного заказа документ «Заказ клиента».
При статусе «Не согласовано» — создание заказа клиента будет заблокировано. При необходимости менеджер может внести изменения в предварительный заказ и снова поменять статус на «На согласовании», после чего бизнес-процесс согласования запустится повторно.
- Дополнительно настроено автоматическое обновление мобильного приложения по текущим задачам пользователей. Мобильное приложение используется при отсутствии исполнителей задач бизнес-процессов на рабочем месте. С его помощью они могут согласовывать предварительные заказы через приложение.
- Внедрена и унифицирована система для оперативной обработки, проверки и согласования предзаказов клиентов с адаптацией под потребности TMD Friction Eurasia.
- Помимо сотрудников компании, чья работа полностью автоматизирована, данным программным решением пользуются также партнеры компании — дистрибьюторы, торговые агенты — для обмена электронными документами.
- Подключено мобильное приложение в части согласования заказов клиентов.
- Клиенты компании оперативно получают обратную связь от ответственного сотрудника TMD Friction в локации РФ и стран ЕАЭС.
- Настроена и реализована структура хранения служебных и различных внутренних документов.
- Настроены нумераторы и номенклатура дел.
- В 3 раза ускорился процесс оформления потребностей клиента.
- В 3 раза сократилось время на поиск необходимых документов.
- На 25% увеличилась скорость согласования предзаказов.
- На 10% снизились трудозатраты на учет данных операций в системе.
