В группе компаний «Грейн Холдинг» реализовали портфель проектов цифровизации задач холдинга на базе комплекса прикладных решений «1С:Корпорация. Корпоративная электронная поставка». В результате компания компания получила новую цифровую платформу, позволяющую формировать план-факт продаж и рассчитывать КПЭ менеджеров продаж. Формировать и анализировать клиентский опыт в части работы клиента с компанией, внедрять лучшие практики площадок. Планировать и прогнозировать выпуск продукции с учетом планов продаж и планов маркетинговых акций. Анализировать отклонения производственных планов и заданий. После реализации проекта трудозатраты в подразделениях сократились на 15%.
ГК «Грейн Холдинг» — это вертикально интегрированный холдинг, основанный в 1997 году. Предприятие осуществляет полный цикл собственного производства муки торговой марки «Рязаночка» и хлебобулочных изделий «Русский хлеб». Холдинг объединяет 4 завода по производству хлебобулочных изделий и мельницы, на которых работает более 1200 сотрудников. Объем производства составляет свыше 1700 тонн высококачественной муки и 250 тонн хлебобулочных изделий в сутки.
В рамках сотрудничества ГК «Грейн Холдинг» c «1С-Рарус» реализовали портфель проектов с целью комплексной цифровизации задач холдинга.
Цели сформулированы для каждого реализованного проекта.
Цели проекта разработки архитектуры и дорожной карты ERP-системы холдинга:
- собрать, систематизировать и расставить приоритеты клиентских требований. На основе выявленных требований:
- выбрать программные продукты из линейки «1С:Предприятие 8» в качестве базовых продуктов с учетом пожеланий минимальной адаптации;
- определить количество информационных баз и взаимосвязи между ними;
- разработать порядок замены используемых программ на новые.
Цели внедрения информационной системы управления централизованной нормативно-справочной информацией с использованием «1С:Управление холдингом 8»:
- изменить подход к аналитическому пространству холдинга для:
- безопасности регистрации и изменения чувствительных данных через изменение точки ввода стратегически важной информации;
- единства информации;
- исключения дублирования ввода;
- нормализации НСИ и ведению «чистых данных».
Цели внедрения «1С:ERP Управление предприятием», включая модуль «1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2» в ООО «Торговый дом «Русский хлеб»:
- получить полное досье клиента компании в единой точке;
- повысить достоверность и прозрачность информации по отгрузкам;
- стандартизировать и унифицировать процессы по площадкам отгрузки;
- получить прослеживаемость данных от первичного заказа клиента до оформления корректировок и анализа рекламаций.
Цели автоматизации количественно-качественного учета хлебобулочного производства с использованием «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Хлебобулочное и кондитерское производство 2. Модуль для 1С:ERP» в ООО «Русский хлеб»:
- борьба с издержками производства и учет брака;
- планирование выпуска продукции на основе анализа продаж с учетом акций торговых сетей;
- контроль выполнения производственного заказа в условиях динамически меняющегося плана продаж и короткого производственного цикла;
- контроль выхода готовой продукции и количественно-качественный учет;
- унификация процессов четырех хлебобулочных заводов с использованием лучших практик группы и отрасли.
Цели автоматизация доставки заказов в группе компаний «Грейн Холдинг»:
- оперативное управление и планирование доставок;
- прозрачность учета работы автотранспорта;
- снижение затрат на перевозки;
- сокращение времени простоев;
- оперативное получение необходимой аналитической отчетности, уменьшение времени принятия управленческих решений;
- роботизация рутинных действий, высвобождение времени сотрудников на приоритетные задачи.
Цели внедрения системы электронного документооборота в ГК «Грейн Холдинг»:
- организовать учет договоров;
- реализовать в информационной базе возможность управления процессами обработки счетов и договоров;
- получать оперативную отчетность по состоянию договоров и приложений к ним.
Цели по автоматизации взаиморасчетов с персоналом и кадрового учета в ГК «Грейн Холдинг»:
- создание системы расчета начислений по заработной плате и кадровый учет с минимальными изменениями функционала типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом»;
- обеспечение работы пользователей ООО Торговый дом «Русский хлеб» и ООО «Русский хлеб» в единой централизованной базе данных «1С:Зарплата и управление персоналом»;
- ведение кадрового учета и расчета заработной платы в новой информационной базе «1С:Зарплата и управление персоналом» с января 2021 года.
Развитие компании, с одной стороны, и высококонкурентный рынок, с другой, требуют от «Грейн Холдинг» оперативно реагировать на факторы внешней среды и внутренних процессов:
- Колебание цен на сырье побуждает оперативно анализировать сырьевую себестоимость продукции.
- Рост предложений на рынке хлебобулочных изделий и частые акции торговых сетей требуют гибкого управления маржинальностью готового изделия для оперативного принятия решений.
- Управление процессами холдинга требует оперативного контроля цепочки «Заказано — Отгружено», а также динамического мониторинга показателей по ключевым местам процессов для управления рисками.
- Гибкая работа с контрагентами, клиентским опытом и контроль за работой с важнейшими клиентами компании требуют наличия программы для управления отношениями с клиентами.
- Позиционирование хлебобулочных изделий как низкомаржинальной и социально значимой продукции требует от производителя постоянной борьбы с издержками, что означает сокращение прямых и косвенных потерь в процессе производства.
- Растущие требования к качеству как со стороны конечного потребителя, так и со стороны торговых сетей и государства требуют организации прослеживаемости партий сырья и готовой продукции.
Началом сотрудничества стало обращение группы компаний «Грейн Холдинг» в «1С-Рарус» для улучшения автоматизации и создания новой цифровой платформы.
Формирование сводной управленческой отчетности по предприятиям холдинга было осложнено различиями методологии учета и структуры информационных систем, большим объемом ручных операций в электронных таблицах, что негативно отражалось на цифрах BI-системы.
В качестве учетных программ использовались «1С:Управление производственным предприятием» и собственные разработки на платформе «1С:Предприятие 8», развивавшиеся исторически разрозненно. Существующий ИТ-ландшафт использовал сложные многочисленные обмены разноплатформенных решений. В холдинге не было единой методологии выполнения процессов, работа с дебиторской задолженностью требовала серьезной проработки.
Проектная команда остановила выбор на комплексе прикладных решений «1С:Корпорация. Корпоративная электронная поставка», который решает следующие задачи:
- Получить набор готовых цифровых решений для автоматизации холдинга.
- Решить правовые вопросы использования продукта в холдинге со снижением фискальных рисков и возможностью сдавать в аренду программные продукты аффилированным предприятиям из группы компаний.
- Приобрести необходимые лицензии в единой поставке.
Компексная цифровизация бизнес-процессов осуществлена с помощью следующих решений:
- 1С:Корпорация.
- 1С:ERP Управление предприятием.
- 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП.
- 1С:Документооборот КОРП.
- 1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП.
- 1С:Хлебобулочное и кондитерское производство 2. Модуль для 1С:ERP.
- 1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2.
На основе анализа нескольких тысяч бизнес-требований разработана целевая функциональная, интеграционная и техническая архитектура программных решений. Для принятия решения использовалась система баллов и весов, дающая общий результат оценки с очищенными от статистических погрешностей данными.
Схема архитектуры системы
В ходе определения концепции проекта принято решение о построении целевой ИТ-архитектуры и реализации дорожной карты портфеля проектов, что позволило сконцентрировать экспертизу, проектный опыт, управляемость во всех автоматизируемых областях и выполнить работы в сжатые сроки.
Проектная команда «1С-Рарус» выполнила:
- Концептуальное проектирование ERP-системы холдинга с определением архитектуры и порядка замены унаследованных программных решений. Портфель проектов в цифрах: 6 проектов выполнялись параллельно, 7 программных решений заменены на 3, запуск в промышленную эксплуатацию 8 проектов выполнен за 1,5 года в условиях графика работы заказчика 24×7. Проектная команда со стороны «1С-Рарус» — 70 человек, со стороны заказчика — 2 сотрудника IT-отдела и ключевые бизнес-пользователи.
- Внедрение информационной системы управления централизованной нормативно-справочной информацией с использованием «1С:Управление холдингом 8». Централизованно 11 справочников, 20 тыс. точек доставки, 1 тыс. контрагентов, перенесены данные из исторических систем с проведением нормализации. Создан отдел централизованной НСИ — 2 человека.
- Внедрение «1С:ERP Управление предприятием», включая модуль «1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2» в ООО «Торговый дом «Русский хлеб». Запуск выполнен при режиме работы компании 24×7, в информационной системе ежедневно обрабатывается до 10 тыс. заказов, ведется учет работы 40 торговых представителей, анализируется 30 тыс. точек продаж конкурентов. Работа менеджеров по продажам централизована в единой базе данных, в которой обеспечена прослеживаемость от изначального заказа клиента до вычерков и корректировок клиентами — порядка 40 менеджеров продаж по различным направлениям. Упрощен расчет ключевых показателей эффективности менеджеров, таких как средний чек, средний тоннаж по заказу клиента и другие.
- Внедрение «1С:ERP Управление предприятием», включая модуль «1С:Хлебобулочное и кондитерское производство 2. Модуль для 1С:ERP» в ООО «Русский хлеб». Учтены особенности бизнеса — работа 24×7, один цикл — 3 часа, срок годности продукции 3 суток, до 100 позиций SКU.
- Автоматизация доставки заказов в группе компаний «Грейн Холдинг» на базе решения «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП». Информационная база развернута на 4 производственных площадках, ежедневно обеспечивается доставка свыше 8000 заказов. Ведется учет 350 единиц транспортных средств. Выполняется маршрутизация транспорта «последней мили».
- Внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП» для группы компаний. Отражено 10 маршрутов согласования. Проектная документация согласована в электронном виде с помощью «1С:Документооборота».
- Внедрение «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» для группы компаний в части ООО «Русский хлеб» и ООО «Торговый дом «Русский хлеб». Проект охватил управление 1200 сотрудниками, выполняется расчет 49 начислений.
- Организация и внедрение центра компетенций. Организована 1 база знаний по 1С, линия поддержки 24×7, 6 консультантов 1С, 3295 тикетов в SD за время ОПЭ.
Снизился производственный брак
Сократились производственные издержки
Ускорилось получение отчетности
Результаты сформулированы для каждого реализованного проекта.
Результаты проекта разработки архитектуры и дорожной карты ERP-системы холдинга:
- Проектная документация, обеспечивающая прослеживаемость бизнес-требований и выбранной архитектуры ERP-системы холдинга.
- Снижены риски возврата к доработкам программ после внедрения.
- Дорожная карта проектов с этапами работ.
- Подготовлены рекомендации по управлению ERP-системой со стороны заказчика.
В результате внедрения информационной системы управления централизованной нормативно-справочной информацией с использованием «1С:Управление холдингом 8» проектная команда «1С-Рарус» разработала:
- архитектуру централизации мастер-данных в целевой системе;
- методики и правила нормализации информации, интеграции мастер-данных;
- пореквизитный состав централизации.
В результате проекта внедрения «1С:ERP Управление предприятием», включая модуль «1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2» в ООО «Торговый дом «Русский хлеб» компания получила новую цифровую платформу, позволяющую:
- Формировать план-факт продаж и рассчитывать КПЭ менеджеров продаж по видам продукции, SKU, торговым точкам с учетом акций и цен.
- Формировать и анализировать клиентский опыт в части работы клиента с компанией, внедрять лучшие практики площадок.
- Накапливать базу знаний по работе с клиентами по площадкам и регионам присутствия — CRM.
- Рассчитывать средний чек по заказам в разрезе веса, стоимости, ассортимента продукции по клиенту, бизнес-регионам, менеджерам, конкретным торговым точкам и другой аналитике.
- Анализировать цепочку «Заказано — Отгружено» для управления уровнем клиентского сервиса.
- Контролировать приход денег и анализировать дебиторскую задолженность.
- Планировать маржинальность сделок на основе таких параметров как прямая себестоимость готовой продукции, затраты на логистику, маркетинговые и прочие издержки, а также показателей динамики цен конкурентов, уходимости товара с полки магазина, планируемых объемов продаж и других.
- Вести бухгалтерский и налоговый учет в единой базе с оперативным учетом, повышая качество и скорость появления первичных документов в регламентированном учете.
В результате автоматизации количественно-качественного учета хлебобулочного производства с использованием «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Хлебобулочное и кондитерское производство 2. Модуль для 1С:ERP» в ООО «Русский хлеб» заказчик получил новую цифровую платформу, позволяющую:
- Планировать и прогнозировать выпуск продукции с учетом планов продаж и планов маркетинговых акций.
- Анализировать отклонения производственных планов и заданий.
- Списывать сырье на конкретные производственные заказы, обеспечивая прослеживаемость готовой продукции.
- Контролировать выполнение суточных планов в оперативном режиме.
- Контролировать списание сырья в производство.
- Инвентаризировать запасы и выпуск при передаче смены.
- Вести учет перемещений сырья и готовой продукции между собственными заводами холдинга.
- Анализировать загрузку производственных мощностей в разрезе производственных линий.
В результате автоматизации доставки заказов в группе компаний «Грейн Холдинг» информационная база «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП» используется на 4 производственных площадках, ежедневно доставляется свыше 8000 заказов. Ведется учет 350 единиц транспорта. Внедренное цифровое решение для бизнеса позволило повысить эффективность работы службы доставки.
Результаты внедрения системы электронного документооборота в ГК «Грейн Холдинг»:
- В «1С:Документооборот КОРП» отражен бизнес-процесс работы с документами, начиная с подготовки проекта, многоуровневого согласования до сдачи на хранение подписанного заказчиком экземпляра.
- Обеспечено единое цифровое хранилище сопутствующих файлов, например, шаблоны договоров заказчика, текстовые пожелания и комментарии контрагентов, а также внутренние файлы с информацией, необходимой для принятия решения согласующими лицами.
- Часть полей электронного документа заполняется автоматически по утвержденным стандартам, это облегчает дальнейший поиск и снижает трудоемкость заведения информации.
- С помощью инструмента «Вопросы по задаче» возможно запросить уточняющую информацию по договору и повторить цикл согласования. Каждый из этапов работы отражен статусом, поэтому отследить состояние договора или счета занимает минимум времени и усилий.
- В информационной базе «1С:Документооборот КОРП» ведется работа со счетами поставщиков. Процесс передачи информации для оплаты и согласование происходит прозрачно и быстро. Упростился механизм взаимодействия между сотрудниками разных структурных подразделений.
- Разработан инструмент ввода договора в учетную систему по завершении согласования в «1С:Документооборот КОРП» и заполнения необходимых реквизитов.
Результаты автоматизации взаиморасчетов с персоналом и кадрового учета в ГК «Грейн Холдинг»:
- «1С:Зарплата и управление персоналом» — это централизованная программа кадрового учета и расчета заработной платы. В единой информационной базе получена консолидированная информация по сотрудникам холдинга.
- Осуществляется управление организационной структурой и штатным расписанием.
- Вводятся и хранятся личные данные сотрудников, реализовано автоматическое формирование необходимых обязательств и соглашений.
- Оформляются требуемые формы трудовых договоров и дополнительных соглашений.
- Ведется миграционный учет иностранных работников.
- В части учета рабочего времени реализовано отображение графиков работы, в том числе время начала и окончания рабочего дня, перерывов для приема пищи. Формируются табели учета рабочего времени.
- Реализовано планирование и учет отпусков. Формируются печатные формы и отчетность по отпускам. Выполняется автоматическая рассылка уведомлений о приближающихся отпусках в соответствии с графиком.
- Оформляются и автоматически выводятся на печать гражданско-правовые договоры и акты выполненных работ.
- Выполняются контрольные процедуры перед расчетом заработной платы, в том числе, контроль назначения плановых начислений, контроль наличия табелей по сотруднику.
- В «1С:Зарплата и управление персоналом» рассчитываются начисления и удержания, НДФЛ, страховые взносы. Формируются ведомости на выплату в рамках зарплатного проекта и выполняются перечисления на личные счета сотрудников. Сделана выгрузка реестров перечислений зарплаты по формату банка.
- Ведется учет и зачет авансовых платежей по НДФЛ с иностранных граждан. Учет перечислений НДФЛ в разрезе регистраций в налоговых органах по нескольким ведомостям. Учет возвратов НДФЛ при перечислении НДФЛ.
- Формируется регламентированная отчетность. Выполняется предварительная проверка отчетности по региональным обособленным подразделениям. Консолидация информации в единый отчет по холдингу.
- Ведется учет подбора персонала — регистрация вакансий, учет кандидатов, отражение решений о приеме на работу.
- Реализована отправка регламентированной отчетности с контролирующими органами с использованием сервиса «1С-Отчетность».
- Выполнено разграничение прав доступа для разных групп пользователей.
- Настроен обмен с используемыми базами «1C:ERP Управление предприятием» по каждой организации, в том числе с блоком «Казначейство».
- Реализована выгрузка элементов справочника физических лиц в учетные системы «1C:ERP Управление предприятием» и «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП».
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях — 15%;
- ускорение получения управленческой отчетности — 30%;
- сокращение расходов на материальные ресурсы — 10%;
- сокращение производственных издержек — 15%;
- ускорение обработки заказов — 15%;
- cнижение производственного брака — 30%.
